2.1.2.1 Chứng từ kế toán
Theo QĐ số 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01 tháng 11 năm 1995 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định về chế độ chứng từ kế toán lao động tiền lương, kế toán sử dụng các chứng từ sau:
+ Bảng chấm công số 01 - LĐ - TL + Bảng thanh toán lương số 02 - LĐ - TL + Phiếu chi BHXH số 03 - LĐ - TL
+ Bảng thanh toán BHXH số 04 - LĐ - TL + Bảng thanh toán tiền thưởng số 05 - LĐ - TL
+ Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành số 06 - LĐ - TL. Ngoài các chứng từ bắt buộc theo quy định của Nhà nước, trong các doanh nghiệp có thể sử dụng theo các chứng từ kế toán hướng dẫn như sau:
+ Phiếu làm thêm giờ số 076 - LĐ - TL + Hợp đồng giao khoán số 08 - LĐ - TL
+ Biên bản điều tra tai nạn lao động số 09 - LĐ - TL.
2.1.2.2 Hạch toán chi tiết tiền lương và các khoản trích theo lương
a. Hạch toán số lượng lao động
Là theo dõi tình hình tăng, giảm lao động theo từng loại lao động. Qua đó, làm cơ sở cho việc tính trả lương. Căn cứ vào chứng từ ban đầu là bảng chấm công hàng tháng tại mỗi bộ phận, phòng ban, tổ, nhóm gửi đến phòng kế toán để tập hợp và hạch toán số lượng lao động trong tháng đó tại doanh nghiệp và cũng từ bảng chấm công kế toán có thể nắm được từng ngày có bao nhiêu người làm việc, bao nhiêu người nghỉ với lý do gì.
Hàng ngày tổ trưởng hoặc người có trách nhiệm sẽ chấm công cho từng người tham gia làm việc thực tế trong ngày tại nơi mình quản lý sau đó cuối tháng các phòng ban sẽ gửi bảng chấm công về phòng kế toán. Tại phòng kế toán, kế toán tiền lương sẽ tập hợp và hạch toán số lượng công nhân viên lao động trong tháng.
b. Hạch toán thời gian lao động
Là việc ghi chép kịp thời, chính xác thời gian lao động của từng người trên cơ sở đó tính lương phải trả cho chính xác. Hạch toán lao động phản ánh số ngày, số giờ làm việc thực tế hoặc ngừng sản xuất, nghỉ việc của người lao động, từng bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp. Chứng từ để hạch toán thời gian lao động là bảng chấm công. Bảng chấm công là bảng tổng hợp dùng để theo dõi ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc, ngừng việc, nghỉ BHXH của từng người cụ thể và từ đó có thể căn cứ tính trả lương, BHXH… Bảng do tổ trưởng trực tiếp ghi và để nơi công khai để mọi người giám sát thời gian lao động của từng người. Cuối tháng bảng chấm công được dùng để tổng hợp thời gian lao động và tính lương, thưởng cho từng bộ phận.
c. Hạch toán kết quả lao động
Là ghi chép kịp thời, chính xác số lượng, chất lượng sản phẩm hoàn thành của từng người để từ đó tính lương, thưởng và kiểm tra sự phù hợp của tiền lương phải trả với kết quả hoạt động thực tế, tính toán định mức lao động từng người, từng bộ phận và cả doanh nghiệp. Căn cứ vào phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành. Do phiếu là chứng từ xác nhận số lượng sản phẩm hoặc công việc hoàn thành của đơn vị hoặc cá nhân người lao động nên nó làm cơ sở để kế toán lập bảng thanh toán tiền lương hoặc tiền công cho người lao động. Phiếu này được lập thành 2 liên: 1 liên lưu tại quyển 1 và 1 liên chuyển đến kế toán tiền lương để làm thủ tục thanh toán cho người lao động và phiếu phải có đầy đủ chữ ký của người giao việc, người nhận việc, người kiểm tra chất lượng và người duyệt. Phiếu này được dùng khi doanh nghiệp trả lương theo sản phẩm trực tiếp hoặc lương khoán theo khối lượng công việc.
d. Hạch toán tiền lương cho người lao động
Căn cứ vào Bảng chấm công từ đó từng phòng, ban, tổ, nhóm lập bảng thanh toán tiền lương cho người lao động. Bảng thanh toán tiền lương: là chứng từ làm căn cứ thanh toán tiền lương phụ cấp cho người lao động, kiểm tra việc thanh toán tiền lương cho người lao động làm việc trong các đơn vị sản xuất kinh doanh đồng thời làm căn cứ để thống kê về lao động tiền lương. Bảng thanh toán tiền lương được lập hàng tháng theo từng bộ phận (phòng, ban, tổ chức, nhóm…) tương ứng với bảng chấm công.
Cơ sở lập bảng thanh toán tiền lương là các chứng từ về lao động như: Bảng chấm công, bảng tính phụ cấp, trợ cấp, phiếu xác nhận thời gian lao động hoặc công việc hoàn thành. Căn cứ vào các chứng từ liên quan, bộ phận
kế toán tiền lương lập bảng thanh toán tiền lương, chuyển cho kế toán trưởng duyệt để làm căn cứ lập phiếu chi và phát lương. Bảng này lưu tại phòng kế toán. Mỗi lần lĩnh lương người lao động phải trực tiếp ký vào cột "ký nhận" hoặc người nhận hộ phải ký thay.
Từ bảng thanh toán tiền lương và các chứng từ khác có liên quan kế toán tiền lương lập bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương.
2.1.2.3 Sổ sách kế toán
Là những mẫu sổ thiết kế theo quy định thống nhất, có liên hệ chặt chẽ với nhau được dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đúng phương pháp kế toán dựa trên cơ sở các chứng từ gốc hợp lệ.
Việc hạch toán và ghi sổ tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương là phụ thuộc vào hình thức sổ mà doanh nghiệp chọn. Đối với các doanh nghiệp khác nhau có thể áp dụng hình thức sổ kế toán khác nhau. Hình thức sổ kế toán được quy định áp dụng thống nhất bao gồm 4 hình thức:
- Nhật ký chung: Chứng từ kế toán, sổ Nhật ký chung, sổ nhật ký đặc biệt, sổ kế toán chi tiết, sổ cái, bảng tổng hợp chi tiết, bảng cân đối số phát sinh, báo cáo tài chính.
- Nhật ký sổ cái: Chứng từ kế toán, bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, Nhật ký sổ cái, sổ quỹ, sổ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết, báo cáo tài chính.
- Chứng từ ghi sổ: Chứng từ kế toán, bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, Chứng từ ghi sổ, sổ quỹ, sổ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết, sổ cái, bảng cân đối số phát sinh, báo cáo tài chính.
- Nhật ký chứng từ: Chứng từ kế toán và các bảng phân bổ, bảng kê, Nhật ký chứng từ, sổ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết, sổ cái, báo các tài chính.
Tùy theo yêu cầu công việc cụ thể mà áp dụng hình thức kế toán cũng như các loại sổ kế toán cho phù hợp. Đối với kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương thì sử dụng các sổ chi tiết tài khoản 334, 338 và các loại sổ chi tiết có liên quan nhưng phải phù hợp với hình thức kế toán áp dụng tại doanh nghiệp.
2.1.2.4 Luân chuyển chứng từ
- Hàng ngày căn cứ vào thời gian làm việc của cán bộ, công nhân viên, kế toán ghi vào bảng chấm công.
- Từ Bảng chấm công kế toán ghi vào Bảng thanh toán tiền lương, Bảng phân bổ tiền lương và BHXH vào cuối mỗi tháng.
- Cuối quý căn cứ vào những chứng từ đã được duyệt ở mỗi tháng kế toán tổng hợp lại, kế toán khóa sổ và đồng thời lập các sổ chi tiết tài khoản 334, 338 và các tài khoản có liên quan, kết hợp với việc thanh toán tiền lương và các khoản về trợ cấp bảo hiểm cho cán bộ, công nhân viên.
2.1.2.5 Tài khoản sử dụng
a. Tài khoản 334
Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả công nhân viên của doanh nghiệp về tiền lương, tiền công, tiền thưởng, BHXH và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của người công nhân viên và lao động thuê ngoài. Tài khoản 334 có kết cấu như sau:
- Bên Nợ:
+ Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng, BHXH và các khoản khác đã trả, đã chi, đã ứng trước cho công nhân viên.
+ Các khoản khấu trừ vào tiền lương, tiền công của công nhân viên. - Bên Có:
Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng, BHXH và các khoản khác còn phải trả, phải chi cho công nhân viên.
- Số dư bên Có: Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng và các koản khác còn phải trả cho công nhân viên và lao động thuê ngoài.
- Số dư bên Nợ: Tài khoản 334 có thể có số dư bên Nợ trong trường hợp rất cá biệt. Số nợ tài khoản 334 (nếu có) phản ánh số tiền đã trả lớn hơn số phải trả về tiền lương, tiền công, tiền thưởng và các khoản khác cho công nhân viên.
- Tài khoản 334 phải hạch toán chi tiết theo 2 nội dung: Thanh toán lương và thanh toán các khoản khác.
b. Tài khoản 338
Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản phải trả, phải nộp ngoài nội dung đã phản ánh ở các tài khoản khác (Từ TK 331 đến TK 336). Tài khoản này được dùng để hạch toán doanh thu nhân trước về các dịch vụ đã cung cấp cho khách hàng. Nội dung và phạm vi phản ánh của tài khoản này gồm các nghiệp vụ chủ yếu sau:
Giá trị tài sản thừa chưa xác định rõ nguyên nhân, còn chờ quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền; Giá trị tài sản thừa phải trả cho cá nhân, tập thể (trong và ngoài đơn vị) theo quyết định của cấp có thẩm quyền ghi trong biên bản xử lý, nếu đã xác định được nguyên nhân; Tình hình trích và thanh toán BHXH, BHYT, BHTN và KPCĐ; Các khoản khấu trừ vào tiền lương của công nhân viên theo quyết định của tóa án (tiền nuôi con khi ly dị, con ngoài giá thú, lệ phí tòa án, các khoản thu hộ, đền bù…); Các khoản phải trả cho đơn vị bên ngoài do nhận ký quỹ, ký cược ngắn hạn; Các khoản lãi phải trả cho các đơn vị liên doanh, cổ tức phải trả cho các cổ đông; Các khoản đi vay, đi mượn vật tư, tiền vốn có tính chất tạm thời; Các khoản tiền nhận từ các đơn vị ủy thác xuất khâu, nhập khẩu hoặc các đại lý bán hàng để nộp các loại thuế xuất, nhập khẩu, thuế GTGT hàng nhập khẩu; Số tiền thu trước của khách hàng trong nhiều kỳ kế toán về cho thuê tài sản, cơ sở hạ tầng (Gọi nhanh là doanh thu chưa thực hiện); Các khoản phải trả, phải nộp khác. Kết cấu tài khoản 338:
- Bên Nợ:
+ Kết chuyển giá trị tài sản thừa vào các tài khoản liên quan theo quyết định trong biên bản xử lý.
+ BHXH phải trả cho công nhân viên. + KPCĐ chi tại đơn vị
+ Số BHXH, BHYT,BHTN, KPCĐ đã nộp cho cơ quan quản lý quỹ BHXH, BHYT, BHTN và KPCĐ.
+ Doanh thu nhận trước tính cho từng kỳ kế toán; trả lại tiền nhận trước cho khách hàng khi không tiếp tục thực hiện việc cho thuê tài sản.
+ Các khoản đã trả và nộp khác.
- Bên có:
+ Giá trị tài sản thừa chờ xử lý (chưa xác định rõ nguyên nhân).
+ Giá trị tài sản thừa phải trả cho cá nhân, tập thể (Trong và ngoài đơn vị) theo quyết định ghi trong biên bảng xử lý do xác định ngay được nguyên nhân.
+ Trích BHXH, BHYT, BHTN và KPCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh.
+ Các khoản thanh toán với CNV về tiền nhà, điện, nước tập thể. + BHXH, KPCĐ chi vượt được cấp bù.
+ Các khoản phải trả khác.
- Số dư bên Có:
+ Số tiền còn phải trả,phải nộp.
+ BHXH, BHYT, BHTN và KPCĐ đã trích chưa nộp cho cơ quan quản lý hoặc số quỹ để lại cho đơn vị chưa chi hết.
+ Giá trị tài sản phát hiện thừa còn chờ giải quyết. + Doanh thu nhận trước của các kỳ kế toán tiếp theo.
- Số dư bên Nợ: Phản anh số đã trả, đã nộp lớn hơn số phải trả, phải nộp hoặc BHXH và KPCĐ chi vượt chưa được cấp bù.
- Tài khoản 338 có 6 tài khoản cấp 2 + TK 3381: Tài sản thừa chờ giải quyết. + TK 3382: KPCĐ
+ TK 3383: BHXH + TK 3384: BHYT
+ TK 3387: Doanh thu chưa thực hiện + TK 3388: Phải trả, phải nộp khác
2.1.2.6 Phương pháp hạch toán
a. Hạch toán tiền lương
- Tính tiền lương, các khoản phụ cấp theo quy định phải trả cho công nhân viên ghi:
Nợ TK 241: Xây dựng cơ bản dở dang Nợ TK 622: Chi phí nhân công trực tiếp Nợ TK 623: Chi phí sử dụng máy thi công Nợ TK 627: Chi phí sản xuất chung
Nợ TK 641: Chi phí bán hàng
Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 334: Phải trả công nhân viên - Tính tiền thưởng phải trả cho công nhân viên, ghi:
Nợ TK 431: Quỹ khen thưởng, phúc lợi Có TK 334: Phải trả cho công nhân viên
- Tính tiền BHXH (ốm đau, thai sản, tai nạn…) phải trả cho công nhân viên, ghi:
Nợ TK 338: Phải trả, phải nộp khác Có TK334: Phải trả công nhân viên
- Tính tiền lương nghỉ hưởng phép thực tế phải trả cho công nhân viên, ghi:
Nợ các TK 622, 623, 627, 641, 642 hoặc Nợ TK 335: Chi phí phải trả
Có TK 334: Phải trả công nhân viên
- Các khoản phải khấu trừ vào lương và thu nhập của công nhân viên như: Tiền tạm ứng, BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ, tiền thu hồi từ quyết định xử lý, ghi:
Nợ TK 334: Phải trả công nhân viên Có TK 141: Tạm ứng
Có TK 338: Phải trả,phải nộp khác Có TK 138: Phải thu khác
- Tính tiền thuế thu nhập của công nhân viên, người lao động phải nộp Nhà nước, ghi:
Nợ TK 334: Phải trả công nhân viên
Có TK 333: Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước (3338) - Khi ứng trước hoặc thực trả tiến lương, tiền công cho lao động thuê ngoài:
Nợ TK 334: Phải trả công nhân viên
Có TK 111, 112: Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng - Thanh toán các khoản phải trả cho công nhân viên, ghi:
Nợ TK 334: Phải trả công nhân viên Có TK 111: Tiền mặt
Có TK 112: Tiền gửi ngân hàng
- Trường hợp trả lương cho công nhân viên bằng sản phẩm, hàng hóa: + Đối với sản phẩm, hàng hóa chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu
Nợ TK 334: Phải trả công nhân viên Có TK 3331:Thuế GTGT phải nộp
Có TK 512: Doanh thu nội bộ (giá bán chưa có thuế GTGT) + Đối với sản phẩm, hàng hóa không chịu thuế GTGT hoặc chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, kế toán phản ánh doanh thu bán hàng theo giá thanh toán, ghi:
Nợ TK 334: Phải trả công nhân viên
Có TK 512: Doanh thu bán hàng nội bộ - Chi phí tiền ăn ca phải chi cho công nhân viên, ghi:
Nợ cácTK 622, 623, 627, 641, 642
Hình 2.1. Sơ đồ hạch toán tiền lương
b. Hạch toán các khoản trích theo lương
- Hàng tháng trích BHXH, BHYT, BHTN và KPCĐ vào chi phí, ghi: Nợ TK 622: Chi phí nhân công trực tiếp
Nợ TK 627: Chi phí sản xuất chung Nợ TK 641: Chi phí bán hàng
Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp
TK 334 - Phải trả CNV
TK 141, 338, 138
SDĐK: xxx
Các khoản khấu trừ vào lương CNV
Tiền lương, phụ cấp phải trả cho CNV
TK 241, 622, 623, 627, 641, 642
TK 333
Tiền thuế thu nhập của CNV phải nộp
TK 111, 112
Ứng trước, thực trả lương và thanh toán các khoản
khác cho CNV
Tiền lương phải trả cho CNV
TK 512
Thanh toán lương bằng SP TK 3331 TK 431 TK 3383 BHXH phải trả cho CNV TK 335 Tiền lương nghỉ phép phải trả CNV SDCK: xxx
- Tính tiền BHXH, BHYT và BHTN trừ vào lương công nhân viên, ghi: Nợ TK 334: Phải trả công nhân viên
Có TK 338: Phải trả, phải nộp khác
- Nộp BHXH, BHTN, KPCĐ và khi mua BHYT cho công nhân viên, ghi:
Nợ TK 338: Phải trả, phải nộp khác Có TK 111: Tiền mặt
Có TK 112: Tiền gửi ngân hàng
- Tính BHXH phải trả cho công nhân viên khi nghỉ ốm đau, thai sản…,