3.1.5.1 Hình thức kế toán áp dụng
Áp dụng hình thức “Nhật kí chung”. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán “Nhật kí chung” là căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “Nhật kí chung”, việc ghi sổ kế toán bao gồm:
- Ghi theo trình tự thời gian trên sổ nhật kí chung. - Ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái.
Nhật kí chung do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế.
Nhật kí chung được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm có chứng từ kế toán đính kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi vào sổ kế toán.
3.1.5.2 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán
Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Cổ Phần VINAFOR Cần Thơ được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung, đặc trưng của mô hình này là mỗi công việc của kế toán tại Công ty như: chỉnh lý, ghi sổ, kế toán chi tiết, kế toán tổng hợp kinh doanh, tổng hợp số liệu, báo cáo tài khoản,… toàn bộ công việc này được tập trung tại phòng kế toán Công ty. Theo hình thức này, toàn Công ty chỉ tổ chức một phòng kế toán tập trung. Phòng kế toán tập trung thực hiện toàn bộ công tác kế toán ở Công ty chịu trách nhiệm thu nhận, xử lý và hệ
thống hóa toàn bộ thông tin kế toán phục vụ cho quản lý kinh tế, tài chính của Công ty. Phòng kế toán lưu trữ, bảo quản toàn bộ hồ sơ, tài liệu kế toán của Công ty.
Ưu điểm:
- Thu thập, xử lý thông tin kế toán một cách đầy đủ, chính xác, kip thời thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của công tác kế toán.
- Lãnh đạo, chỉ đạo kịp thời, nhanh chóng đáp ứng yêu cầu của công tác kế toán.
- Việc chuyên môn hóa nhân viên được thực hiện dễ dàng. Trình độ chuyên môn hóa của nhân viên được nâng lên.
- Bộ máy kế toán gọn nhẹ, linh hoạt, tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả kinh doanh của Công ty.
- Cơ sở vật chất, kỹ thuật phục vụ cho công tác kế toán được nâng cao và ngày càng hoàn thiện.
Nhược điểm:
Chỉ phù hợp với các đơn vị vừa và nhỏ, địa bàn hoạt động hẹp.
3.1.5.3 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Hình 3.2. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
3.1.5.4 Chức năng, nhiệm vụ các bộ phận kế toán
- Kế toán trưởng: là người đứng đầu bộ máy kế toán trực tiếp chỉ đạo các nhân viên kế toán, có quyền yêu cầu các bộ phận khác chuyển đầy đủ và kịp thời những tài liệu cần thiết cho công việc kế toán. Kiểm tra giám sát các khoản thu chi tài chính, các nghĩa vụ thu - nộp thuế, thanh toán nợ và các khoản thu. Kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản. Phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật. Tổ chức phổ biến và hướng dẫn thi hành kịp thời các chế độ, chính sách tài chính của Nhà nước và Công ty, thông tin kế toán cho các bộ phận có liên quan. Ngoài ra kế toán trưởng còn có trách nhiệm
KẾ TOÁN TRƯỞNG Kế toán tổng hợp Kế toán tiền lương Kế toán bán hàng Kế toán thu chi Thủ quỹ
cụ tài chính của Công ty, phân tích HĐKD một cách thường xuyên, cải tiến quản lý kinh doanh. Hàng năm lập kế hoạch thu - chi để cân đối tài chính: tháng, quý, năm.
- Kế toán tổng hợp: Tập hợp tất cả các chứng từ sổ sách, số liệu từ các bộ phận kế toán và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Hạch toán các tài khoản, nhập sổ và kết sổ. Kiểm tra các chứng từ, sổ sách để lập báo cáo tài chính vào mỗi niên độ kế toán.
- Kế toán tiền lương: Có nhiệm vụ tính lương, các khoản trích theo lương cho cán bộ, công nhân viên trong Công ty. Thanh toán lương thưởng phụ cấp cho các đơn vị theo lệnh của Giám đốc; thanh toán BHXH, BHYT cho người lao động theo quy định; theo dõi việc trích lập và sử dụng quỹ lương của Công ty; thanh toán các khoản thu, chi của công đoàn.
- Kế toán thu chi: Kiểm tra tính hợp pháp của các chứng từ trước khi lập phiếu thu, chi. Chịu trách nhiệm theo dõi, thanh toán công nợ, theo dõi tình hình thu, chi tiền mặt tại quỹ. Thực hiện thu, chi theo kế hoạch. Đôn đốc thu công nợ từ khách hàng và lập báo cáo công nợ.
- Kế toán bán hàng: Theo dõi tình hình bán hàng tại đơn vị. Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ mua bán hàng hóa để tổng hợp số lượng hàng hóa nhập, xuất. Định kỳ kiểm kê, đối chiếu với kho để so sánh số lượng hàng hóa tồn kho thực tế và trên sổ sách, có biện pháp khắc phục kịp thời khi xảy ra chênh lệch.
- Thủ quỹ: Có nhiệm vụ quản lý, nhập, xuất tiền mặt khi có phiếu thu, phiếu chi, kèm theo chữ ký của giám đốc và kế toán trưởng. Hằng ngày, thủ quỹ phải kiểm kê toàn bộ số tồn quỹ tiền mặt thực tế và tiến hành đối chiếu với số liệu của sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt. Đồng thời kết hợp với kế toán để đưa ra các kiến nghị, biện pháp xử lý khi có chênh lệch xảy ra.
3.1.5.5 Tổ chức, sử dụng chế độ sổ sách kế toán
Sử dụng theo chế độ kế toán “Nhật kí chung”. Hình thức kế toán “Nhật kí chung” được sử dụng rộng rãi ở các doanh nghiệp có quy mô lớn, vừa và nhỏ hoặc sử dụng để viết phần mềm kế toán.
Đặc trưng cơ bản của hình thức nhật kí chung: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ nhật kí, mà trọng tâm là sổ nhật kí chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ nhật kí để ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. Căn cứ để ghi sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết là các chứng từ gốc. Các loại sổ kế toán chủ yếu:
- Sổ kế toán tổng hợp: Sổ nhật kí chung, sổ nhật kí đặc biệt, sổ cái
+ Sổ nhật kí chung: là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo trình tự thời gian, thực hiện định khoản kế toán để phục vụ việc ghi vào sổ cái.
+ Các sổ nhật kí đặc biệt thông dụng: Sổ nhật kí thu tiền, sổ nhật kí chi tiền, sổ nhật kí bán hàng, sồ nhật kí mua hàng.
+ Sổ cái: Là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong niên độ kế toán theo tài khoản được quy định trong hệ thống tài khoản kế toán áp dụng tại doanh nghiệp. Mỗi một tài khoản được lập trên một hoặc một số trang liên tiếp của sổ cái.
Phương pháp ghi sổ: Ngày đầu tiên trong niên độ kế toán, ghi số dư vào dòng đầu tiên của trang sổ. Cuối trang sổ cộng số phát sinh lũy kế, tính số dư để chuyển sang trang sau. Cuối kì, cuối niên độ kế toán tiến hành khóa sổ: (1) Cộng tổng số phát sinh Nợ, Có. (2) Tính số dư từng tài khoản để lấy số liệu ghi vào bảng cân đối phát sinh và các báo cáo tài chính.
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết: Sổ tài sản cố định, sổ chi tiết vật liệu, sản phẩm, hàng hóa, thẻ kho,…
Các sổ, thẻ kế toán chi tiết dùng để ghi chép chi tiết các đối tượng cần phải theo dõi chi tiết nhằm phục vụ yêu cầu tính toán một số chỉ tiêu, tổng hợp, phân tích và kiểm tra của đơn vị mà sổ kế toán tổng hợp không thể đáp ứng được.
Phương pháp ghi sổ: Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán để ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan vào các cột, hàng phù hợp. Cuối mỗi kì kế toán tiến hành khóa sổ, tổng hợp số liệu và căn cứ vào số liệu này để lập bảng tổng hợp chi tiết. Số liệu trên bảng tổng hợp chi tiết được kiểm tra, đối chiếu với số phát sinh Nợ, Có và số dư của từng tài khoản trên sổ cái. Sau khi số liệu đối chiếu đúng khớp với nhau, số liệu này được sử dụng để lập báo cáo tài chính.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật kí chung
Hình 3.3. Trình tự ghi sổ kế toán của Công ty
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng hoặc định kì Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
- Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ đã kiểm tra để làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật kí chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ nhật kí chung để ghi vào sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ nhật kí chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. Trường hợp đơn vị mở các sổ nhật kí đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật kí đặc biệt liên quan. Định kì (3, 5, 10… ngày) hoặc cuối tháng, tùy khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ nhật kí đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên sổ cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ nhật kí đặc biệt (nếu có).
CHỨNG TỪ GỐC
Sổ Nhật kí chung
Sổ Cái
Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính Sổ Nhật kí
đặc biệt
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
- Cuối kì (tháng, quý, năm), cộng số liệu sổ cái, lập bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ cái vào bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính. Về nguyên tắc tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên sổ nhật kí chung (hoặc sổ nhật kí chung và sổ nhật kí đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên sổ nhật kí đặc biệt) cùng kì.
3.1.5.6 Nhiệm vụ của kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
- Tổ chức hạch toán đúng thời gian, số lượng, chất lượng và kết quả lao động của người lao động, tính đúng và thanh toán kịp thời tiền lương và các khoản tiền khác cho người lao động.
- Tính toán, phân bổ hợp lý chính xác chi phí tiền lương, tiền công và các khoản trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ cho các đối tượng sử dụng liên quan.
- Định kỳ tiến hành phân tích tình hình sử dụng lao động, tình hình quản lý vả chi tiêu quỹ lương. Cung cấp các thông tin kinh tế cần thiết cho các bộ phận có liên quan.