5. Kết cấu luận văn
4.2.4. Phương tiện hữu hình
Tuy đạt được sự hài lòng cao từ NNT, nhưng chi cục cần chú trọng áp dụng công nghệ thông tin, công cụ của Chính phủ điện tử vào hệ thống công vụ nhiều hơn. Mục đích của Chính phủ điện tử là nâng cao chất lượng của thể chế dân chủ, tăng cường sự tham gia của công dân vào quản lý nhà nước; tăng hiệu quả hợp tác giữa các cơ quan; đơn giản hoá thủ tục hành chính và tạo thuận lợi cho người dân khi đến tiếp xúc và giao dịch với các cơ quan nhà nước. Cần có các chỉ dẫn để người tham gia sử dụng được dễ dàng; cập nhật các nội dung, các văn bản mới; kết nối với các cổng điện tử khác (như thuế, hải quan); cấp chữ ký điện tử…
Kết nối với các mạng xã hội khác để trao đổi thông tin. Ngoài việc thực hiện giao dịch thông qua cổng thông tin, vẫn nên duy trì phương thức giao dịch truyền thống (bằng giấy) để người già, người tàn tật có điều kiện thực hiện quyền của mình.
Đến nay phòng tiếp nhận và trả kết quả tại CCT quận Bình Thạnh vẫn chưa có các thiết bị như máy lấy số thứ tự, máy tra cứu tiến độ giải quyết hồ sơ hành chính, máy lấy ý kiến người dân như các cơ quan hành chính khác...
Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả cần sắp xếp khoa học hơn, phòng tiếp nhận hòan trả kết quả cần được mở rộng, vì những lúc cao điểm phòng rất đông người và chật chội. Bố trí từng bộ phận hợp lý hơn, tạo môi trường thân thiện trong giao tiếp giữa công chức và người dân, trang bị thêm tủ để lưu trữ hồ sơ gọn gàng.
Công nghệ thông tin được xem là công cụ hỗ trợ ưu việt cho công tác cải cách hành chính và là tiền đề thuận lợi cho các đơn vị xây dựng và hình thành văn phòng điện tử. Đến nay văn phòng điện tử đã được đưa vào sử dụng nhưng nhiều công chức vẫn chưa sử dụng nhiều vì đã quen với văn hóa giấy.Vì vậy cần trang bị kiến thức về công nghệ thông tin cho các công chức lớn tuổi, tổ chức các buổi tập huấn sử dụng phần mềm chuyên dụng. Từ đó giúp nâng cao trình độ ứng dụng và sử dụng các công cụ công nghệ thông tin, từng bước tạo ra thói quen làm việc trong môi trường mạng và sử dụng thông tin điện tử, nâng cao trình độ quản lý, tạo một bước thay đổi đột phá trong các qui trình xử lý thông tin, giải quyết công việc với sự hỗ trợ hiệu quả của các phần mềm hoạt động trên mạng, góp phần thực hiện cải cách hành chính. Ðồng thời phân rõ thẩm quyền quản lý và khai thác hệ thống mạng; thẩm quyền xử lý, quản lý các loại văn bản đi-đến.. Văn phòng điện tử giúp kiểm soát được tiến độ dễ dàng, cũng như kết quả và trách nhiệm của công chức, lãnh đạo trong việc giải quyết các yêu cầu của người dân; qua đó tạo sự gần gũi, thân thiện giữa chính quyền với người dân và ngược lại
Để nâng cao hơn nữa chất lượng hoạt động của bộ máy hành chính cần sớm hình thành kho lưu trữ điện tử. Ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý nhà nước đã trở thành phổ biến trên tất cả các lĩnh vực trong hoạt động của cơ quan hành chính. Một trong những phương hướng nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động này là phải từng bước hiện đại hoá công tác điều hành và các hoạt động tác nghiệp hàng, tạo điều kiện để các đơn vị tra cứu tham gia giải quyết phần lớn công việc quản lý hành chính nhà nước thông qua quản lý văn bản và hồ sơ công việc theo hệ thống. Qua đó, tin học hoá các qui trình hoạt động tác nghiệp, các hình thức tiếp nhận, lưu trữ, trao đổi, tìm kiếm xử lý thông tin, giải quyết công việc để nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác điều hành cho lãnh đạo Quận, lãnh đạo văn
phòng và các hoạt động của cán bộ chuyên viên các phòng, ban. Một yếu tố cơ bản trong quá trình hình kho lưu trữ điện tử là xây dựng hệ thống kho văn bản điện tử, khắc phục một cách cơ bản việc chậm trễ hoặc thất lạc các loại văn bản (đặc biệt là hồ sơ nhà đất, một số văn bản đã cũ mục rách); cung cấp thông tin cho các cơ quan ban ngành có liên quan, cán bộ quản lý, cán bộ chuyên môn một cách kịp thời, nhanh chóng, thuận lợi, chính xác và có hệ thống.