Ngƣời Nhật đã sử dụng 5S (Seiri - phân loại, Seiton - rõ ràng, Seiso - sạch sẽ, Seiketsu - săn sóc, Shitsuke - sẵn sàng) làm các tiêu chí trong quản trị tinh gọn.
+ Seiri (Sort/Segregate) - Sàng lọc: chỉ giữ lại những gì cần thiết, xác
định các nhân tố ―tạo ra giá trị‖ - có ích, loại bỏ các yếu tố gây lãng phí không có giá trị để tạo ra nhiều không gian hơn cho sản xuất và cải thiện quy trình sản xuất. Việc đánh giá và triển khai Seri- Sàng lọc bao gồm:
- Lập kế hoạch và tiến hành tổng vệ sinh định kỳ
- Xây dựng tiêu chí và phân loại đồ vật cần thiết, không cần thiết trong công việc.
- Xác định và phân loại đồ vật cần thiết và không cần thiết theo tiêu chí trên.
- Loại bỏ đồ vật không cần thiết ra khỏi nơi làm việc.
- Xác định nguyên nhân và khắc phục để giảm thiểu việc lƣu trữ những đồ vật không cần thiết tại nơi làm việc.
+ Seiton (Simplify/Straighten) - Sắp xếp: sắp xếp và sử dụng các
công cụ, phƣơng pháp phân tích để cải thiện chu trình sản xuất và giảm lãng phí. Cách đánh giá và duy trì Seiton–Sắp xếp:
- Xây dựng nguyên tắc tổ chức, sắp xếp đồ vật cần thiết nhằm đảm bảo tính sẵn có, thuận tiện, an toàn khi sử dụng nhằm giảm lãng phí - Đảm bảo việc hiểu và thực hành nguyên tắc này tại nơi làm việc - Thực hiện, duy trì dấu hiệu nhận biết với các đồ vật tại nơi làm việc
18
+ Seiso (Shine/Sweep) - Sạch sẽ: dọn dẹp hàng ngày, giữ nơi làm việc
sạch sẽ, gọn gàng, trật tự. Hoạt động Seiso–Sạch sẽ bao gồm: - Lập kế hoạch thực hiện SEISO định kỳ
- Thực hiện vệ sinh kết hợp với kiểm tra
- Xác định rõ trách nhiệm thực hiện, trách nhiệm kiểm tra, cách duy trì sạch sẽ tại từng khu vực
- Ban hành văn bản hƣớng dẫn, chuẩn mực kiểm tra - Tổ chức theo dõi, đánh giá định kỳ
- Xác định nguyên nhân, khắc phục/phòng ngừa thích hợp với các phát hiện trong quá trình thực hiện bao gồm cả việc chặn nguồn gây bẩn + Seiketsu (Standardize - tiêu chuẩn hóa) - Săn sóc: tiêu chuẩn hóa máy móc trang thiết bị, đào tạo đội ngũ nhân viên. Khi áp dụng ở Việt Nam SEIKETSU còn đƣợc hiểu là SĂN SÓC, nghĩa là:
- Tiêu chuẩn hóa hoạt động ―sàng lọc‖, ―sắp xếp‖, ―sạch sẽ‖, đảm bảo ba hoạt động này đƣợc duy trì thƣờng xuyên
- Thiết lập, áp dụng quy tắc về kiểm soát, quản lý trực quan - Thiết lập, áp dụng tiêu chuẩn về mã mầu từng khu vực - Đánh giá định kỳ 5S theo kế hoạch
- Xác định chuẩn mực đánh giá, cán bộ đánh giá 5S phải đủ năng lực, lƣu trữ hồ sơ đánh giá
- Đƣa ra khắc phục kịp thời cho các phát sinh chƣa hợp lý sau đánh giá - Xây dựng cơ chế khuyến khích thực hiện 5S
+ Shitsuke (Sustain/Self - discipline - duy trì trật tự, kỷ luật) - Sẵn
sàng: duy trì bốn nguyên tắc hoạt động trên trong mọi điều kiện và suốt quá
trình hoạt động của DN. Quá trình đánh giá SHITSUKE: - Theo dõi mức độ tuân thủ 5S trong tổ chức
19
- Tuyên truyền, quảng bá về 5S, bài học kinh nghiệm về áp dụng 5S trong tổ chức
- Giáo dục, đào tạo lại về thực hành tốt 5S
Ngƣời Mỹ đã thêm vào 2S nhằm tạo ra và duy trì môi trƣờng làm việc ―tinh gọn‖
+ Safe: sự an toàn trong lao động cần đƣợc duy trì trong cả 5 hoạt động trên.
+ Support/Maintenance: giảm bớt các yếu tố phụ, chƣa đƣợc lên kế
hoạch cụ thể, tốn kém.
Sẵn sàng ( tâm thế) là hoạt động quan trọng nhất, nó chi phối chỉ đạo 5S còn lại, tâm thế sẵn sàng từ việc thay đổi tƣ duy và nhận thức về 4S, tƣ duy về cắt bỏ lãng phí thông qua việc áp dụng 4S là cần thiết, hữu ích cho doanh nghiệp. ngoài ra tâm thế rèn luyện còn tạo ra một thói quen, nề nếp tác phong cho ngƣời lao động khi thực hiện S4, mục tiêu chính của S5 là đào tạo mọi ngƣời tuân theo thói quen làm việc tốt, giám sát nghiêm ngặt nội quy tại nơi làm việc và hƣớng tới cải thiện việc thực hiện 5S trong doanh nghiệp, từ đó nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
20
Sơ đồ 1.1: Phƣơng pháp 5S
Nguồn: Nguyễn Đăng Minh, 2013, Tạp chí khoa học kinh tế và kinh doanh, tập 29, số 1, NXB ĐHQGHN