5S là công cụ hƣớng dẫn tổ chức nơi làm việc của nhân viên nhằm loại bỏ một số lãng phí nhƣ thời gian chờ đợi và các lãng phí do thao tác.
1) Sàng lọc (Sort): Phân loại những gì cần thiết và những gì không cần thiết để những thứ thƣờng đƣợc cần đến luôn có sẵn gần kề và thật dễ
62
tìm thấy. Những đồ ít dùng hay không cần dùng đến đƣợc chuyển đến nơi khác hay loại bỏ. Nhƣ trong kho để các phƣơng tiện, công cụ dụng cụ ở nơi quy định dễ tìm.
2) Sắp xếp (Straighten): Sắp xếp đồ vật khu làm việc thứ tự để dễ tìm thấy, dễ lấy và dễ trả lại (đặc biệt quan trọng trong việc sắp xếp hàng hóa trong kho). Hàng hóa đƣợc sắp xếp theo thứ tự từng loại hàng, từng lô hạn sử dụng để hàng hóa lấy lần lƣợt đảm bảo theo nguyên tắc nhập trƣớc, xuất trƣớc. Những mặt hàng chủ lực nhƣ KFC, Cosy, Solite đƣợc xuất với số lƣợng lớn hàng ngày và sản xuất liên tục đƣợc sắp xếp ở ngoài cùng gần cửa xuất hàng để hàng hóa đƣợc lấy một cách nhanh chóng, rút ngắn thời gian di chuyển và tìm kiếm.
3) Sạch sẽ (Scrub): Quét dọn vệ sinh sạch sẽ khu vực làm việc. Làm lịch phân công vệ sinh cụ thể trên bảng hoạt động hàng tuần của kho. Hút bụi định kỳ trên bề mặt các sản phẩm để giảm tác nhân chính gây lỗi cho bề mặt thùng hàng thành phẩm. Dùng xe nâng chạy bằng ga trong kho thay cho xe chạy bằng xăng để giảm khói bụi trong kho…
4) Săn sóc (Sustain): Khuyến khích, truyền đạt và huấn luyện về 5S để biến việc áp dụng trở thành văn hóa công ty. Kiểm tra và đánh giá thƣờng xuyên do thành viên của tổ (nhóm, đội) 5S của đơn vị thực hiện.
Treo các khẩu hiệu ở khắp nhà máy, trong phòng để nêu cao tinh thần làm việc của toàn bộ lao động ở kho, nhân viên kho, lái xe . Tạo ra phong trào thi đua giữa các nhóm tập thể nhƣ danh hiệu nón ngôi sao đỏ hàng tháng. Động viên khích lệ những cá nhân, tập thể làm tốt nhƣ thƣởng một chuyến du lịch nƣớc ngoài đối với công nhân đạt 6 lần ngôi sao đỏ trở lên trong năm.
5) Sẵn sàng (Standardize): Đẩy mạnh kiểm tra việc thực hiện 3S đầu tiên thƣờng xuyên hơn với yêu cầu chặt chẽ hơn nhằm tạo cho cán bộ nhân viên thói quen chuẩn thực hiện 5S.
63
Để duy trì và nâng cao thực hiện 5S hàng ngày, thành lập ban kiểm tra 5S, ban đầu là hàng ngày, và khi ý thức của nhân viên đƣợc hình thành thì có thể giảm mật độ xuống hàng tuần. Sau đây là bảng năm phƣơng thức để xây dựng ý thức sẵn sàng áp dụng (Standardize) áp dụng:
Hình 4.1: Năm phƣơng thức để tạo ý thức sẵn sàng
Nguồn:Phòng Hệ thống công ty C ông c ụ thúc đẩ y 5S Đƣ a r a toàn c ông ty Mắng / Khuyê n ră n Đà o tạo ý thức sẵn sà ng 5S hoạt động bền vững (Hình thành ý thức sẵn sàng) Hiện trạng Trực quan hóa
64
Bên cạnh đó, phòng cần xây dựng bảng kế hoạch chi tiết từng công việc cần thực hiện hàng ngày trong khoảng thời gian từ 2-4 năm để tăng cƣờng sự hiệu quả toàn diện 5S