Việc thực hiện các cuộc họp vào buổi sáng: nhƣ hiện tại chƣa đƣợc
thực hiện nghiêm túc và đúng quy trình nên cần phải thay đổi để hiệu quả hơn. Hàng ngày các bộ phận tự tổ chức các cuộc họp 10 phút vào mỗi buổi sáng trƣớc khi làm việc theo quy trình: (Ngƣời chủ trì họp buổi sáng do các thành viên luân phiên nhau đảm nhiệm)
- Lên kế hoạch làm việc của từng cá nhân lên đó và trực quan hóa trên bảng Họp buổi sáng.
- Xác nhận việc ăn cơm trƣa, nghỉ. - Hoạt động KY.
- Câu chuyện 1 phút và hô khẩu hiệu.
Khi họp buổi sáng, dự định công việc ngày hôm đó sẽ đƣợc trực quan hóa lên bảng nên cá nhân sẽ chú trọng đƣợc nội dung công việc trong ngày và nó đƣợc chia sẻ với tất cả các nhân viên khác.
Nhờ việc trực quan hóa từng nội dung công việc, các nhân viên có thể sẽ kế hoạch làm việc của bản thân cũng nhƣ những vấn đề khó khăn đang gặp phải, vì vậy việc hợp tác để giải quyết vấn đề sẽ trở nên thuận lợi hơn.
Mặt khác, bản thân ngƣời chủ trì họp buổi sáng cũng thƣờng xuyên đƣợc tập luyện đứng trƣớc đám đông để truyền đạt thông tin nhanh và dễ hiểu, kỹ năng nắm bắt đƣợc mấu chốt vấn đề cũng nhƣ năng lực truyền đạt sẽ đƣợc nâng cao rất nhiều.
Hoạt động KY đƣợc tiến hành trong họp buổi sáng để cho mọi ngƣời biết đƣợc những công việc hay những hoạt động mà độ an toàn không cao, từ đó mọi ngƣời cùng bàn thảo và đƣa ra phƣơng án xử lý hoặc phòng tránh.
Dán kết quả KPI của phòng và phổ biến cho tất cả mọi thành viên: Có
bảng kết quả này, mọi nhân viên có thể nắm đƣợc tình trạng hoạt động của phòng ban cũng nhƣ công ty, từ đó thấy đƣợc sức tham gia của cá nhân vào
68
tập thể chung nhƣ thế nào, từ đó mỗi bản thân tự nhận thấy vai trò của mình trong tập thể để cố gắng.
Tiến hành công việc không phải bằng trí nhớ mà bằng ghi chép: Cán
bộ nhân viên không quản lý công việc bằng cách ghi mà mà triệt để thực hiện việc lƣu lại các ghi chép. Công cụ tiêu chuẩn hóa phƣơng pháp ghi chép công việc chính là ―Anken sheet‖ (Bảng quản lý dự án). Khi nhận đƣợc yêu cầu của khách hàng (theo khái niệm lean) hay cấp trên, ngay lập tức ngƣời phụ trách sẽ ghi chép các thông tin nhƣ nội dung yêu cầu, kế hoạch triển khai, chi phí cần thiết, kế quả dự kiến,… lên Anken sheet. Khi thực hiện dự án, ngƣời phụ trách sẽ đính kèm toàn bộ các tài liệu liên quan, đồng thời liên tục cập nhật quá trình thực hiện. Nhƣ vậy mọi ngƣời sẽ không bị quên việc, mặt khác khi ngƣời phụ trách chính không có mặt thì những ngƣời khác cũng có thể nhanh chóng đối ứng vì có đầy đủ tài liệu, thông tin. Tất cả các Anken sheet đangtriển khai hiện nay đều đƣợc treo trên tƣờng tại vị trí quy định. Nếu nhƣ có Anken sheet đã kết thúc mà vẫn đƣợc treo, khi cán bộ phụ trách lean kiểm tra đột xuất và phát hiện thì bộ phận đó sẽ bị phạt.
Luôn luôn tâm niệm “ Nghĩ cho người khác”: Mỗi nhân viên luôn coi việc
―Nghĩ cho ngƣời khác‖ là nền tảng cơ bản cho mọi hành động của phòng ban.