Quy trình đơn hàng tự động là việc lên kế hoạch sản lƣợng (căn cứ vào chỉ tiêu doanh thu, sản lƣợng tháng trƣớc, sản lƣợng cùng kỳ,..) của nhà phân phối để từ đó xây dựng nên kế hoạch giao hàng cho NPP một cách tự động mà không phải dựa vào đơn đặt hàng của NPP. Hoàn thiện đƣợc quy trình này sẽ giúp cho công ty chủ động trong sản xuất, tính toán các phƣơng án đáp ứng sản lƣợng cho NPP một cách nhanh nhất và giảm rất nhiều các chi phí.
66
Tiến trình Diễn giải
Căn cứ vào kế hoạch sản lƣợng NPP do bộ phận Sales planning gửi.
Căn cứ vào tồn kho tại NPP
Căn cứ vào tình hình thị trƣờng, tốc độ tiêu thụ của từng loại SP tháng trƣớc và cùng kì.
Căn cứ vào các chƣơng trình thúc đầy bán hàng từ phòng Trade Marketing.
File kế hoạch sản lƣợng cho từng NPP
Thời gian gửi kế hoạch đặt hàng : Ngày 26 hàng tháng.
Xem xét bản kế hoạch và lên kế hoạch giao hàng.
Theo dõi việc giao hàng.
Trƣờng hợp thiếu hàng sẽ phải bảo lƣu và xuất bù vào lần lấy hàng tiếp theo của NPP.
Trƣờng hợp bất khả kháng không đủ hàng thì thông báo lại cho bộ phận kế hoạch và NPP để điều chỉnh .
Nhân viên kế hoạch theo dõi tiến độ giao hàn
Phối hợp với với các bên liênquan giải quyết các vƣớng mắc trong việc thực hiện giao hàng theo kế hoạch.
NPP gửi yêu cầu điều chỉnh 10 ngày cuối tháng(nếu có).
Hình 4.2: Quy trình đơn hàng tự động
Nguồn: Phòng Planning công ty
Lập kế hoạch sản lƣợng cho từng NPP Theo dõi và điều chỉnh. Lên kế hoạc giao hàng và giám sát
67