Chuẩn hoá quy trình có nghĩa là các quy trình và hƣớng dẫn sản xuất đƣợc qui định và truyền đạt rõ ràng đến mức hết sức chi tiết nhằm tránh sự thiếu nhất quán và giả định sai về cách thức thực hiện một công việc. Mục tiêu của việc chuẩn hoá là để các hoạt động sản xuất luôn đƣợc thực hiện theo một cách thống nhất, ngoại trừ trƣờng hợp quy trình sản xuất đƣợc điều chỉnh
16
một cách có chủ ý. Khi các thủ tục quy trình không đƣợc chuẩn hoá ở mức độ cao, các công nhân có thể có những ý nghĩ khác nhau về cách làm đúng cho một thủ tục quy trình và dễ đƣa đến các giả định sai. Mức độ chuẩn hoá cao về quy trình cũng giúp các công ty mở rộng sản xuất dễ dàng hơn nhờ tránh đƣợc những gián đoạn có thể gặp phải do thiếu các quy trình đƣợc chuẩn hoá.
Việc áp dụng phƣơng pháp quản trị tinh gọn đòi hỏi một quy trình chuẩn, rõ ràng về nội dung, trình tự, thời gian cũng nhƣ tiêu chuẩn cho mỗi công đoạn:
+ Trình tự công việc chuẩn
+ Thời gian chuẩn, takt time, tần suất để một sản phẩm đƣợc làm ra + Mức tồn kho chuẩn: lƣợng nguyên liệu cả trong kho và đang trong công đoạn tối thiểu để quy trình hoạt động ở cƣờng độ mong muốn
Ngƣời Nhật sử dụng hệ thống Kanban để duy trì kiểm soát lƣợng hàng thành phẩm trong quá trình sản xuất nhằm đảm bảo quy trình đƣợc duy trì liên tục.Kanban đƣợc sử dụng rất phổ biến trong phƣơng pháp sản xuất lôi kéo.Trong tiếng Nhật, ―Kanban‖ nghĩa là ―thẻ‖ đƣợc sử dụng để chuyển đổi giữa các phần trong sản xuất.Cách sử dụng cũng nhƣ tác dụng của Kanban đã đƣợc miêu tả nhiều lần nhƣ trong các tài liệu của Hall (1981), Kimura và Tereda (1981), Schonberger (1986).Trong hệ thống Kanban, mỗi thẻ đƣợc sử dụng nhƣ một dấu hiệu đánh dấu cho từng phần cụ thể ngay từ đầu dòng sản xuất.Lƣợng công việc trên thẻ đƣợc xem là lƣợng công việc còn tồn lại và cần đƣợc giải quyết ngay, sau khi đã hoàn thành, thẻ đƣợc gỡ ra.