Hiện tại, bộ quy trình xử lý công việc của các bộ phận vẫn chƣa hoàn toàn tối ƣu, các công việc thực hiện chƣa đƣợc xử lý nhanh nhất và hiệu quả nhất, đặc biệt là việc phát sinh ngoài dự kiến. Chính vì thế, cần thiết xây dựng một quy trình làm việc cho tất cả các bộ phận, đồng thời mỗi cá nhân trong bộ phận tự điều chỉnh quy trình phù hợp với công việc đặc thù và lấy làm căn cứ thực hiện các công việc của mình.
Bộ phận xử lý đơn hàng: Củng cố thêm quy trình xử lý phát sinh đơn
hàng nằm ngoài kế hoạch đối với các nhà phân phối, đặc biệt là trong những mùa cao điểm.
Bộ phận kho: Cần hoàn thiện quy trình sắp xếp hàng hóa trong kho:
Thống nhất quy cách gọi tên sản phẩm, ký hiệu sản phẩm trong toàn công ty. Dán nhãn mác tất cả các tên sản phẩm nguyên nhiên vật liệu, thành phẩm: các nhãn hàng hóa dán chỗ để mọi ngƣời dễ nhận biết, bao gồm đủ thông tin để nhận dạng sản phẩm: mã hàng hóa, tên hàng hóa, đơn vị cung cấp, ngày sản xuất, ngày nhập. Vì các nguyên liệu đều đựng trong bao bì (túi nylon) rất giống nhau, dẫn đến khó nhận dạng đối với công nhân lấy liệu, phải đi lại tìm kiếm nguyên liệu. Công nhân dể nhận biết tình trạng hàng hóa, đảm bảo nhận biết lấy hàng nhập trƣớc xuất trƣớc. Quy định sử dụng từng loại pallet riêng đối với từng kho cho thuận tiện. Đối với kho bột, nguyên liệu… dùng pallet nhựa vừa đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm. Kho thành phẩm dùng pallet gỗ xếp hàng thành phẩm, các pallet đƣợc đánh số để kiểm soát. Lập sơ đồ kho và dán ngay ngoài bảng thông báo ở cửa kho. Khi phát sinh hàng hóa hay thay đổi cách sắp xếp phải cập nhập vào sơ đồ kho. Có bảng chỉ báo đối
65
với từng mặt hàng để công nhân lấy nguyên liệu, bốc dỡ hàng hóa, vận chuyển hàng hóa đƣợc nhận biết dễ dàng. Các kệ trong kho đƣợc ký hiệu thành A, B, C, D…theo khu vực, kệ để ở khu vực A ký hiệu A, Khu vực B ký hiệu B, khu vực C ký hiệu C… tầng 1của kệ A là A1, tầng 2 là A2, tầng 3 là A3…Nhãn dán chỉ vị trí của từng ô trong kệ phải có mũi tên chỉ vị trí tƣơng ứng.
Đội xe: Tối ƣu hơn bài toán vận tải bằng cách lên kế hoạch và chốt sản
lƣợng nhà phân phối theo tuần chứ không theo ngày nhƣ hiện tại. Đồng thời các xe chốt nhận khoán cũng theo tuần cùng với kế hoạch sản lƣợng (và kế hoạch bảo dƣỡng xe) để từ đó sắp xếp xe cũng nhƣ lên cung đƣờng cho hợp lý nhất. Đặc biệt đƣa vào sử dụng công nghệ mã vạch để quản lý đội xe, với công nghệ này, tất cả những hoạt động của từng xe sẽ đƣợc tự động tổng hợp và cho ra các kết quả cần thiết phục vụ cho việc tính toán các chi phí cần thiết.