2.1.4.1. Áp dụng định mức chi thường xuyên
Định mức là một trong những căn cứ quan trọng để tổ chức tốt công tác quản lý hoạt động chi thường xuyên của nhà trường.
Trong quản lý các khoản chi, nhất thiết phải có định mức cho từng nhóm mục chi hay cho mỗi đối tượng cụ thể. Nhờ đó mà các đơn vị mới có căn cứ pháp lý để triển khai các công việc cụ thể thuộc quá trình chi thường xuyên.
2.1.4.2. Lập và phân bổ dự toán chi thường xuyên cho giáo dục đào tạo
Quản lý theo dự toán là một nguyên tắc quan trọng trong quản lý hoạt động chi. Khi lập và phân bổ dự toán phải dựa vào những căn cứ khoa học và tiến hành theo một trình tự nhất định. Quy trình lập dự toán được thực hiện như sau:
Hàng năm, căn cứ vào các chỉ tiêu trong kế hoạch đầu năm và các định mức được quy định trong Quy chế chi tiêu nội bộ, từng bộ phận tiến
hành lập dự toán (theo biểu mẫu – Phụ lục 01-06) vào đầu mỗi năm học sau đó bộ phận phụ trách tài chính sẽ tổng hợp số liệu và trình lên lãnh đạo nhà trường xem xét và phê duyệt.
Dựa trên bảng tổng hợp số liệu dự toán (bao gồm cả dự toán thu), bộ phận phụ trách tài chính có nhiệm vụ tham mưu và tư vấn cho lãnh đạo nhà trường để việc ra quyết định phân bổ dự toán được chính xác, đầy đủ, hiệu quả và phải phù hợp với tình hình thực tế hoạt động của nhà trường. Việc phân bổ dự toán dựa trên nguyên tắc phân bổ chi tiết cho từng bộ phận có nhu cầu thiết yếu.
Chấp hành dự toán: việc thực hiện kế hoạch chi phải chú ý phân phối nguồn thu một cách hợp lý, đầy đủ, kịp thời trên cơ sở dự toán đã được duyệt.
2.1.4.3. Quyết toán và kiểm tra các khoản chi thường xuyên cho GDĐT
Quyết toán là khâu cuối cùng trong chu trình quản lý chi thường xuyên. Mục đích chủ yếu của công việc này là tổng hợp, phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch chi, từ đó rút ra những ưu, nhược điểm trong quản lý để có biện pháp khắc phục. Công việc cụ thể được tiến hành là xem xét, kiểm tra, đối chiếu các khoản chi đã được nêu trong hồ sơ quyết toán của các bộ phận, để xác nhận nội dung và định mức các khoản chi theo đúng dự toán, đúng quy chế chi tiêu nội bộ. Công tác này được thực hiện chặt chẽ có tác dụng tăng cường kỷ luật tài chính, kế toán, ngăn ngừa và có biện pháp xử lý kịp thời các trường hợp vi phạm chế độ chính sách tài chính phát sinh. Trong quá trình kiểm tra, quyết toán các khoản chi cần phải chú ý đến các yêu cầu cơ bản sau:
Phải lập đầy đủ chứng từ thanh toán và gửi kịp thời cho bộ phận phụ trách tài chính của nhà trường
Số liệu trong chứng từ thanh toán phải đảm bảo tính chính xác, trung thực. Nội dung của chứng từ thanh toán phải tuân thủ theo đúng nội dung ghi trong dự toán được duyệt và theo đúng quy định trong Quy
Chứng từ thanh toán của các đơn vị phải có đầy đủ chữ ký phê duyệt của trưởng bộ phận trước khi đưa đến phòng phụ trách tài chính.
Số tiền trong hồ sơ quyết toán không được để xảy ra tình trạng nhiều hơn số tiền trong dự toán được duyệt
