Khái niệm quản lý được định nghĩa theo nhiều cách khác nhau dựa trên cơ sở những cách tiếp cận khác nhau.
Xét ở góc độ chung nhất thì quản lý là việc đặt ra mục tiêu cho bộ máy, lựa chọn phương tiện, điều kiện tác động đến bộ máy để đạt tới mục tiêu.
Từ góc độ kinh tế: quản lý là tính toán sử dụng hợp lý các nguồn lực nhằm đạt tới mục tiêu đề ra.
Hoạt động quản lý là sự tác động có ý thức, hợp quy luật của chủ thể quản lý lên khách thể quản lý nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức.
Hiện nay hoạt động quản lý được định nghĩa rõ hơn: quản lý là quá trình đạt đến mục tiêu của tổ chức bằng cách vận dụng các hoạt động (chức năng) kế hoạch hóa, tổ chức, chỉ đạo (lãnh đạo) và kiểm tra [8, tr. 9].
Quy trình là cách thức tốt nhất thực hiện một quá trình công việc để tạo ra giá trị cho tổ chức. Quy trình quy định rõ: việc gì cần phải làm, kết quả nào phải đạt được, ai làm, làm lúc nào, ở đâu và như thế nào. Thực hiện công việc theo quy trình bảo đảm chất lượng, tiến độ và năng suất. Các rủi ro cũng được phòng ngừa. Các quy trình còn là cơ sở cho việc cải tiến liên tục.
Quy trình quản lý CPĐT thông thường bao gồm các bước sau:
Bước 1: Xây dựng định mức chi:
Định mức chi là cơ sở quan trọng để lập dự toán chi, cấp các khoản chi, giám sát tình hình sử dụng và quyết toán. Định mức chi phải đảm bảo được xây dựng một cách khoa học từ việc phân loại đối tượng đến trình tự, cách thức xây dựng định mức. Ngoài ra, định mức chi phải có tính thực tiễn cao, nghĩa là nó phải phản ánh được mức độ phù hợp của các định mức với nhu cầu kinh phí cho các hoạt động.
Bước 2: Lập dự toán:
Khi lập dự toán chi phải dựa trên các căn cứ sau: chỉ tiêu kế hoạch phát triển giáo dục – đào tạo như số lượng sinh viên, giảng viên….; căn cứ vào nhu cầu kinh phí, khả năng huy động các nguồn thu trong kỳ kế hoạch để lập dự toán.
Bước 3: Chấp hành dự toán:
Thực hiện kế hoạch chi theo định mức đã được duyệt nhưng cần chú ý đảm bảo phân phối nguồn vốn một cách hợp lý, đầy đủ, kịp thời, tránh gây lãng phí, tuân thủ đúng chính sách chế độ nhằm nâng cao hiệu quả kinh tế - xã
hội của mỗi khoản chi. Đơn vị phụ trách tài chính phải thường xuyên xem xét khả năng đảm bảo kinh phí cho hoạt động giáo dục – đào tạo, bàn bạc với lãnh đạo nhà trường để điều chỉnh kịp thời dự toán chi trong phạm vi cho phép, hướng dẫn các đơn vị trong nhà trường thực hiện tốt các chế độ theo đúng chính sách và quy chế quản lý tài chính của nhà trường.
Bước 4: Quyết toán và kiểm toán các khoản chi:
Mục đích của công việc này là tổng hợp, phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch chi, từ đó rút ra những ưu – nhược điểm trong quản lý để có biện pháp khắc phục. Công việc cụ thể được tiến hành là kiểm tra, quyết toán các khoản chi. Trong quá trình kiểm tra, quyết toán các khoản chi phải chú ý đến các yêu cầu cơ bản sau:
Phải lập đầy đủ các loại chứng từ thanh toán theo quy định;
Số liệu trong các chứng từ đó phải đảm bảo tính chính xác, trung thực. Nội dung ghi trong chứng từ thanh toán phải tuân thủ theo đúng nội dung đã ghi trong dự toán;
Không được để xảy ra tình trạng quyết toán chi lớn hơn thu;
Khi các yêu cầu trên được tôn trọng đầy đủ thì công tác quyết toán sẽ được tiến hành thuận lợi. Đồng thời, nó sẽ tạo cơ sở vững chắc cho việc phân tích đánh giá quá trình chấp hành dự toán một cách chính xác, trung thực và khách quan.
