6. Tổng quan tài liệu
2.1.2. Sơ đồ tổ chức và chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận
a. Sơ đồ tổ chức (phụ lục 1)
Bộ máy quản lý của khách sạn được tổ chức theo nguyên tắc trực tuyến- tham mưu. Việc lựa chọn hình thức tổ chức này giúp cho công việc trong khách sạn được trôi chảy và linh hoạt tạo điều kiện cho sự phát triển của khách sạn.
b. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận
* Giám đốc: Là người quyết định và điều hành khách sạn trước pháp luật. Có nhiệm vụ điều hành, giám sát theo dõi việc thực hiện mệnh lệnh của cấp dưới, chịu trách nhiệm về sự phát triển của khách sạn cũng như tuân thủ pháp luật và quy tắc an toàn trong khách sạn.
* Tổng quản lý : Là người chịu trách nhiệm quản lý, đôn đốc nhân viên
các bộ phận trực tiếp như các bộ phận : Lễ tân, Buồng phòng, Nhà hàng... .
* Bộ phận Sale và Marketing: Có nhiệm vụ nghiên cứu thị trường, xây
dựng các chương trình khuyến mãi, giao dịch, bán và kí hợp đồng với các hãng du lịch, các đại lý, công ty trong nước cũng như quốc tế, tổ chức các chương trình quảng các cho khách sạn trên các phương tiện thông tin đại chúng. Kết hợp với các hãng hàng không để tạo luồng khách đến, ngoài ra còn là nơi tiếp nhận yêu cầu đặt phòng trước của khách sạn, sau đó đưa danh
sách cho bộ phận Lễ tân.
* Bộ phận Nhân sự: Có nhiệm vụ xây dựng các mô hình, tổ chức bố trí
nhân lực theo yêu cầu phục vụ của khách sao cho phù hợp với quy mô và đặc điểm của khách sạn, triển khai việc thực hiện các chính sách về lương, các loại bảo hiểm, các chính sách khen thưởng cho người lao động theo pháp luật Việt Nam, và theo chính sách của tổng công ty. Ngoài ra còn giám sát việc tập huấn và phát triển nhân lực trong khách sạn, tuyển dụng nhân sự và các hoạt động tham mưu khác cho ban giám đốc.
* Bộ phận Kế toán: Có nhiệm vụ thu thập, phân loại, xử lý và tổng hợp
số liệu và thông tin về các hoạt động tài chính mỗi ngày nhằm xác định, cung cấp thông tin cần thiết cho các đối tượng cần sử dụng thông tin.Phản ánh các chi phí phát sinh trong kỳ và kết quả thu được từ hoạt động kinh doanh của các bộ phận nhằm phản ánh đầy đủ và cụ thể các loại vốn, từng loại tài sản, giúp cho việc kiểm tra, giám sát tính hiệu quả trong việc sử dụng vốn và tính chủ động trong kinh doanh.
* Bộ phận Lễ tân: Là bộ phận cầu nối giữa khách đến khách sạn và các
dịch vụ trong khách sạn. Nhận tất cả cuộc gọi vào khách sạn, chịu trách nhiệm nối máy đến đúng bộ phận yêu cầu cần gặp, làm tất cả các thủ tục đăng kí phòng, thanh toán phòng cho khách đến lưu trú, trả lời tất cả thắc mắc của khách hàng về các dịch vụ khác trong khách sạn. Hàng quầy lưu niệm bán những sản phẩm lưu niệm cho khách và hàng ký gởi của các công ty. Ngoài ra còn trực tiếp quản lý việc điều hành xe đưa đón khách tại khách sạn.
* Bộ phận Nhà hàng: Có nhiệm vụ tìm hiểu thị trường ăn uống để đề ra
các giải pháp cái tiến chất lượng, thay đổi thực đơn cho phù hợp với nhu cầu của thực khách. Sắp sếp bàn tiệc, hội nghị theo yêu cầu khách hàng, lập kế hoạch, lên danh sách mua sắm thêm dụng cụ mới thay thế những dụng cụ bị hư hỏng.
tươi sống và chế biến thức ăn theo thực đơn cũng như theo yêu cầu của khách, gồm: bếp Á, bếp Âu, bếp bánh, phụ bếp .
* Bộ phận Buồng phòng: Có trách nhiệm về khâu vệ sinh cho toàn bộ
khách sạn: phòng khách ở, văn phòng làm việc, phòng hội nghị, hành lang, tiền sảnh, toilet... Đảm bảo vệ sinh phòng đạt tiêu chuẩn trước khi khách đến, ở và đi. Theo dõi quản lí tài sản, hàng hoá trong các phòng khách lưu trú.
* Bộ phận giải trí: Có nhiệm vụ cung cấp các dịch vụ giải trí: cafe, karaoke... tốt nhất cho khách trong và ngoài đến với khách sạn.
* Bộ phận Spa: Có nhiệm vụ cung cấp các dịch vụ làm đẹp, thư giãn cho khách trong và ngoài khách sạn.
* Bộ phận Kỹ thuật: Có nhiệm vụ sửa chữa, bảo trì, bảo dưỡng máy móc thiết bị tại khách sạn.
* Bộ phận IT: Có nhiệm vụ đảm bảo hệ thống thông tin trong khách sạn
được thông suốt giữa các bộ phận. Xử lý các sự cố các chương trình phần mềm máy tính của khách sạn.
* Bộ phận Bảo vệ: Có nhiệm vụ quản lý mọi hoạt động an ninh trong
khách sạn, kiểm tra việc ra - vào của nhân viên trong khách sạn, ghi nhận và phát hiện mọi hoạt động bất thường trong khách sạn để báo về cho Ban giám đốc kịp thời giải quyết.