4. Kết quả thực tập theo đề tà
3.2.2.4. Giải pháp 4: Mở rộng và phát triển thị trường, đa dạng hóa phân khúc
khúc khách hàng dựa trên thế mạnh về thương hiệu.
Giải pháp được dựa trên chiến lược kết hợp S1-S3-S4-S6 + O1-O2-O3-O4- O6, S1-S3-S4 + T3-T4, W2-W3 + O2-O6
Nội dung giải pháp:
Sotrans là một công ty có sự uy tín hàng đầu về ngành giao nhận vận tải hàng hóa xuất nhập khẩu. Qua 40 năm hoạt động, thương hiệu của công ty gần như đã được nổi tiếng trên hầu hết các tỉnh thành quốc gia, và đã có nhiều đại lý trên thế giới. Đây là một sự phát trển vượt bậc của Sotrans, chính vì lẽ này Sotrans F&W phải tận dụng thương hiệu của công ty mẹ là SOTRANS để tiến hành phát triển lâu dài về ngành giao nhận hàng hóa và kho vận, vốn là thế mạnh của Sotrans F&W. Và những nội dung chính của giải pháp gồm:
Khảo sát thị trường, nắm thông tin về đối thủ cũng như về nhóm khách hàng tiềm năng.
Thiết lập 1 nhóm bán hàng tập trung phát triển thị trường mới.
Đào tạo nghiệp vụ cho nhân viên phòng giao nhận để có thể xử lý hàng rút ruột tại cảng.
Bước 1: Trưởng phòng sẽ là người lập kế hoạch chuẩn bị chi tiết theo mẫu sau như sau:
Thời gian Mục tiêu
Nhân sự lãnh đạo Mô tả công việc Nhân sự hỗ trợ Mô tả công việc Kết quả công việc Đánh giá
Thời gian được đề ra dựa theo khả năng tài chính của Xí nghiệp, lựa chọn cân
nhắc và so sánh với các dự án đầu tư khác để đảm bảo tính thanh khoản của dòng tiền.
Mục tiêu đề ra tuân thủ theo thứ tự ưu tiên như sau:
1. Thiết lập được 1 nhóm bán hàng được đào tạo nghiệp vụ để tập trung tìm kiếm cũng như tiếp cận phân khúc khách hàng mới. Thời gian đào tạo trong vòng 1 tháng, kiểm tra hiệu suất hoạt động sau 2 tháng. Hoàn tất giai đoạn chuẩn bị về nguồn lực vào giữa năm 2014
2. Nắm bắt được thông tin thị trường về giá cả, thị phần, ưu thế cũng điểm yếu của đối thủ cạnh tranh trực tiếp và gián tiếp tại thị trường giao nhận TP. HCM trong 3 năm 2014 – 2017. Thời gian tiến hành trong vòng 2 tuần kể từ ngày có quyết định của Ban Giám Đốc.
3. Dự đoán được nhu cầu sử dụng dịch vụ giao nhận, khai thuê hải quan của các doanh nghiệp nhỏ, doanh nghiệp vừa mới thành lập hoặc các công ty forwarding quy mô nhỏ, chưa có đội giao nhận riêng biệt tại TP. HCM, Đồng Nai, Bình Dương, Vũng Tàu… Thời gian tiến hành trong vòng 1 tháng kể từ ngày có quyết định của Ban Giám Đốc.
4. Trong 6 tháng cuối năm 2014, phải tiến hàng tìm kiếm, tiếp cận và chào giá tối thiểu 50 khách hàng trên địa bàn TP. HCM (bao gồm khách hàng là công ty sản xuất xuất nhập khẩu, đại lý logistics, công ty forwarding). Trong đó có khoảng 10 khách hàng đã sử dụng dịch vụ của Sotrans.
5. Duy trì và tăng trưởng thị phần bằng cách gia tăng số lượng khách hàng (khoảng 30 khách hàng) trong thời gian 6 tháng đầu năm 2015.
6. Thiết lập chỉ tiêu về doanh số để động viên và thúc đẩy nhân viên làm việc hiệu quả hơn.
Nhân sự chính sẽ bố trí những nhân viên có kinh nghiệm, năng động, chịu được áp lực chỉ tiêu và thích nghi tốt trong môi trường cạnh tranh. Nhân sự chính sẽ có nhiệm vụ tuyển thành viên cho nhóm của mình (nhân sự hỗ trợ) và kiểm soát tiến độ công việc dựa theo mục tiêu đã đề ra.
Mô tả công việc bao gồm: yêu cầu về kỹ năng, kinh nghiệm, tên và mô tả công việc chi tiết, cụ thể. Mô tả công việc được thống nhất giữa trưởng bộ phận kinh doanh, nhân sự chịu trách nhiệm chính và nhân sự hỗ trợ. Các công việc cụ thể bao gồm:
Mục tiêu 1: Lựa chọn nhân viên hỗ trợ dựa trên mô tả công việc cho mục tiêu 2, 3, 4, 5… Yêu cầu có kỹ năng làm việc theo kế hoạch, chịu đựng được áp lực công việc, có kinh nghiệm ít nhất 2 năm trong lĩnh vực kinh doanh dịch vụ giao nhận.
Mục tiêu 2: Lập bảng so sánh, đánh giá đối thủ cạnh tranh dựa trên thông tin từ các mối quan hệ với nhân viên cùng ngành trên địa bàn TP. HCM. Yêu cầu có khả năng khai thác thông tin sơ cấp tốt và biết tận dụng các mối quan hệ để đảm bảo chất lượng thông tin thu thập được. Đáp ứng được thời hạn công việc.
Mục tiêu 3: Lập bảng khảo sát và tiến hành thực hiện khảo sát đối với các công ty Logistics, công ty xuất nhập khẩu nhỏ, vừa mới thành lập và đang có dự án phát triển xuất nhập khẩu trên địa bàn TP. HCM và các tỉnh lân cận. Có thể thuê ngoài công ty khảo sát thị trường để đạt hiệu quả công việc cao hơn. Yêu cầu là nhân sự có kỹ năng đọc hiểu kết quả khảo sát, thiết kế bảng khảo sát để có nguồn thông tin hữu ích. Kiểm soát được tiến độ công việc để đảm bảo có được kết quả khảo sát và đánh giá đúng thời hạn.
Mục tiêu 4: Dựa trên kết quả khảo sát để tiến hành sàng lọc khách hàng, lựa chọn và tập trung nguồn lực đối với các khách hàng tiềm năng. Yêu cầu nhân sự có kỹ năng đánh giá tiềm năng khách hàng dựa trên các thông tin về cơ sở vật chất, tài chính, lĩnh vực kinh doanh tác động đến nhu cầu xuất nhập khẩu. Phải đảm bảo đạt được mục tiêu đúng thời hạn quy định.
Mục tiêu 5: Duy trì mối quan hệ với khách hàng, tiếp tục tìm kiếm khách hàng mới. Yêu cầu nhân sự có kỹ năng chăm sóc khách hàng tốt, giải quyết các vấn đề phát sinh phải đảm bảo lợi ích của khách hàng, có kỹ năng lập kế hoạch phát triển nguồn khách hàng của cá nhân.
Mục tiêu 6: Nhân sự chính thảo luận với nhân sự hỗ trợ để thiết lập chỉ tiêu kinh doanh phù hợp. Yêu cầu nhân viên chính nắm vững kiến thức về lĩnh vực quản trị bán hàng, chỉ tiêu phải đáp ứng được yêu cầu , cụ thể như phải rõ ràng, dễ đo lường tính toán, hợp lý, phần thưởng hấp dẫn và được sự đồng thuận của tất cả nhân viên. Ghi nhận kết quả công việc và đánh giá dựa trên mục tiêu đã đề ra (theo tỷ lệ %) do nhân sự chính chịu trách nhiệm. Trưởng phòng cũng như ban giám đốc phải theo dõi và điều chỉnh kịp thời nếu có vấn đề xảy ra.
Bước 2: Phòng nhân sự công bố kế hoạch và tuyển nhân sự. Dự kiến sẽ tuyển
2 nhân sự chính để kiểm soát và 2 nhân sự hỗ trợ.
Bước 3: Nhân sự chính và nhân sự hỗ trợ sẽ họp nội bộ với ban giám đốc và
trưởng phòng kinh doanh của Xí nghiệp để thống nhất lại mục tiêu, mô tả công việc cũng như cách đánh giá kết quả công việc.
Bước 4: Trưởng phòng giao nhận tiến hành thực hiện kế hoạch. Thực hiện lần
lượt các mục tiêu.
Bước 5: Ghi nhận và đánh giá kết quả công việc. Đánh giá ngay khi kết thúc
thời gian dành cho từng mục tiêu.
Bước 6: Nếu có vấn đề xảy ra hoặc không đạt được mục tiêu đề ra, tìm hiểu
nguyên nhân cụ thể và tiến hành các giải pháp sau: – Điều chỉnh lại mục tiêu nếu chưa phù hợp.
– Tăng cường hỗ trợ cho nhân đội ngũ nhân sự nếu họ gặp khó khăn trong quá trình làm việc.
– Động viên, giải tỏa áp lực công việc.
– Tổ chức các khóa đào tạo ngắn hạn, mời các chuyên gia tư vấn bên ngoài.
Lợi ích thu được từ giải pháp:
Đa dạng hóa nguồn khách hàng, tạo thế đối trọng trong doanh thu của Xí nghiệp. Đưa thương hiệu giao nhận Sotrans đến gần hơn với các doanh nghiệp nhỏ - nguồn khách hàng có tiềm năng phát triển cao, đặc biệt số lượng doanh nghiệp nhỏ được thành lập mỗi năm rất lớn.
Tạo nên nguồn lợi nhuận cao do tỷ suất lợi nhuận/doanh thu khi bán hàng cho các công ty nhỏ sẽ cao hơn việc ký hợp đồng dài hạn.
Trình độ nghiệp vụ, khả năng linh động của nhân viên được nâng cao do xử lý nhiều loại hàng hóa, thủ tục khác nhau.
3.2.2.5. Giải pháp 5: Cải tiến chất lượng, giá cả hợp lý, không ngừng nâng
cao chất lượng dịch vụ, đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
Giải pháp được dựa trên chiến lược kết hợp: S1-S3-S4-S6+ O1-O2-O3-O4-O6, S1-S4-S6 + O2-O6, S4-S6 + T2-T5, W3 +T4.
Nội dung giải pháp:
Cải tiến chất lượng dịch vụ nhằm mở rộng và phát triển sản xuất kinh doanh. Trong môi trường cạnh tranh gay gắt như hiện nay, ngày càng có nhiều đổi thủ cạnh tranh mạnh cả về số lượng lẫn chất lượng. Do đó, nếu chất lượng dịch vụ của công ty không thể làm hài lòng khách hàng thì việc mất khách hàng là điều không thể tránh khỏi. Cải tiến chất lượng dịch vụ nhằm nâng cao và hoàn thiện các dịch vụ đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của khách hàng, không làm cho khách hàng than phiền.
Các bước thực hiện giải pháp:
Bước 1: Để đáp ứng nhu cầu của khách hàng ngày càng tăng và để chủ động
hơn việc thực hiện hợp đồng giao nhận, Xí nghiệp nên đầu tư thành lập đội xe. Khi có đội xe, Xí nghiệp không chỉ tạo thêm uy tín đối với khách hàng, chủ động phương tiện vận tải mà còn thu lại được các khoản doanh thu lớn. Nếu có đội xe thì Xí nghiệp sẽ có thêm khoản lợi nhuận do dịch vụ chuyên chở đem lại và cắt giảm được chi phí thuê ngoài của mình. Vì chi phí giảm xuống thì khả năng cạnh tranh về giá sẽ được nâng cao.
Bước 2: Để nâng cao hiệu suất làm việc, phòng giao nhận nên phân ra làm hai
bộ phận riêng biệt: bộ phận chuyên xử lý thông tin và bộ phận chuyên thực hiện nghiệp vụ. Bộ phận chuyên xử lý thông tin sẽ đảm nhiệm công việc ở các khâu nhận chứng từ và thông tin từ khách hàng, xử lý thông tin, nhập dữ liệu, lên tờ khai và chuẩn bị chứng từ cần thiết. Bộ phận chuyên thực hiện nghiệp vụ sẽ đảm nhận trách nhiệm việc đem các chứng từ đi khai báo, hoàn thành thủ tục hải quan, liên hệ nhà xe, liên hệ hãng tàu, đi thanh lý cảng...Hai bộ phận này cần phối hợp chặt chẽ và nhịp nhàng với nhau trong cùng một quy trình.
Bước 3: Để thực hiện chuyên môn hóa trong thực hiện nghiệp vụ, để hai bộ
phận xử lý thông tin và bộ phận nghiệp vụ phối hợp nhịp nhàng, một điều rất quan trọng là hệ thống thông tin cần được tổ chức thống nhất, thống nhất về thông tin nhập vào, về cách thức nhập, truy xuất, cách xử lý và trình bày dữ liệu để cho nhân viên nào của công ty cũng có thể tiếp cận được dễ dàng.
Lợi ích thu được:
Chất lương dịch vụ giao nhận hàng bằng đường biển sẽ được nâng cao đáng kể
Nhân viên giao nhận sẽ nâng cao nghiệp vụ, nhạy bén trong các vấn dề phát sinh
Nâng cao uy tín từ việc nâng cao thêm cơ sở vật chất.