Phòng tổng hợp, giải quyết khiếu nại tố cáo và phòng chống tham những (sơ đồ 3.1) gọi tắt là phòng thanh tra 5, là bộ phận đƣợc giao nhiệm vụ thực hiện việc theo dõi khắc phục chỉnh sửa sau thanh tra đối với các TCTD, trong đó có QTDND.
68
Lãnh đạo phòng thanh tra 5 đã phân công 3 cán bộ trực tiếp theo dõi việc thực hiện kiến nghị thanh tra đối với các QTDND.
Thanh tra, giám sát Chi nhánh thực hiện theo quy trình theo dõi, đôn đốc theo quy định tại Thông tƣ 01/2013/TT-TTCP ngày 01/05/2013 của Thanh tra Chính phủ.
Quy trình này gồm 3 giai đoạn: giai đoạn theo dõi, giai đoạn đôn đốc và giai đoạn kiểm tra.
Hết giai đoạn theo dõi, QTDND chƣa khắc phục xong các tồn tại, sai phạm đƣợc nêu trong kết luận thanh tra, thanh tra, giám sát Chi nhánh sẽ chuyển sang giai đoạn đôn đốc (thời hạn tối đa 25 ngày kể từ ngày ra quyết định đôn đốc). Hết giai đoạn đôn đốc, QTDND vẫn chƣa thực hiện đầy đủ các kiến nghị, sẽ chuyển sang giai đoạn kiểm tra tại QTDND để đánh giá kết quả khắc phục chỉnh sửa; xác định nguyên nhân khách quan, chủ quan, trách nhiệm cá nhân của lãnh đạo, nhân viên QTDND trong việc chƣa hoàn thành các kiến nghị thanh tra, từ đó đề ra các biện pháp xử lý phù hợp.
Kết quả theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện kiến nghị thanh tra của Thanh tra, giám sát Chi nhánh nhƣ sau:
Bảng 3.6: Số kiến nghị của đoàn thanh tra và số kiến nghị đã đƣợc các QTDND khắc phục, chỉnh sửa Năm Số cuộc thanh tra Số kiển nghị của đoàn thanh tra Số kiến nghị đã đƣợc QTDND khắc phục, chỉnh sửa Số văn bản đôn đốc, chỉ đạo thực hiện khắc phục, chỉnh sửa 2012 48 420 350 134 2013 47 400 370 131 2014 37 365 345 80
69
Số liệu bảng 3.6 cho thấy, tỷ lệ kiến nghị đã đƣợc QTDND khắc phục chỉnh sửa tăng dần qua từng năm. Năm 2012 là 350/420 kiến nghị, đạt 83%. Năm 2013 là 370/400 kiến nghị, đạt 92,5%, tăng so với năm 2012 là 9,5%. Năm 2014 là 345/365 kiến nghị, đạt 94,5%. Số lƣợng văn bản đôn đốc khắc phục chỉnh sửa giảm dần. Năm 2012 là 134 văn bản, năm 2013 là 131 văn bản, năm 2014 là 80 văn bản.
3.2.4.Ví dụ minh họa
Quy trình thanh tra tại chỗ đối với QTDND Kim Sơn sẽ minh họa cụ thể cho hoạt động thanh tra tại chỗ của thanh tra, giám sát Chi nhánh
- Giai đoạn chuẩn bị thanh tra Bƣớc 1: ra quyết định thanh tra
Căn cứ kế hoạch thanh tra đã đƣợc phê duyệt, Chánh thanh tra, giám sát đã ủy quyền bằng văn bản cho Phó chánh thanh tra, giám sát phụ trách QTDND ra quyết định thanh tra hoạt động QTDND Kim Sơn, thị xã Sơn Tây, Hà Nội.
Ngoài các căn cứ về pháp luật, quyết định thanh tra nêu rõ các nội dung thanh tra, thời hạn thanh tra, thành phần Đoàn thanh tra.
Sau khi Phó chánh thanh tra ký ban hành, quyết định thanh tra đƣợc gửi cho từng thành viên Đoàn thanh tra.
Bƣớc 2: xây dựng và phê duyệt kế hoạch tiến hành thanh tra
Khi nhận đƣợc quyết định thanh tra, Trƣởng đoàn thanh tra xây dựng dự thảo kế hoạch tiến hành thanh tra trình ngƣời ra quyết định thanh tra phê duyệt. Kế hoạch tiến hành thanh tra gồm những nội dung sau: mục đích, yêu cầu, nội dung thanh tra, đối tƣợng thanh tra, thời kỳ thanh tra, thời hạn thanh tra, phƣơng pháp tiến hành thanh tra, tiến độ thực hiện, chế độ thông tin báo cáo, việc sử dụng phƣơng tiện, thiết bị, kinh phí và những điều kiện vật chất cần thiết khác phục vụ hoạt động của Đoàn thanh tra.
70
Sau khi kế hoạch tiến hành thanh tra đƣợc phê duyệt, Trƣởng đoàn thanh tra tổ chức họp Đoàn thanh tra để phổ biến kế hoạch tiến hành thanh tra và phân công nhiệm vụ cho các thành viên của Đoàn thanh tra; thảo luận về phƣơng pháp, cách thức tổ chức tiến hành thanh tra, sự phối hợp giữa, các thành viên trong Đoàn.
Bƣớc 4: xây dựng đề cƣơng yêu cầu đối tƣợng thanh tra báo cáo
Căn cứ nội dung thanh tra, kế hoạch tiến hành thanh tra, Trƣởng đoàn thanh tra cùng các thành viên trong Đoàn thanh tra xây dựng đề cƣơng yêu cầu đối tƣợng thanh tra báo cáo. Trƣởng đoàn thanh tra có văn bản gửi cho đối tƣợng thanh tra (kèm theo đề cƣơng yêu cầu báo cáo). Thời hạn yêu cầu nộp báo cáo khi đoàn thanh tra xuống công bố quyết định thanh tra.
Bƣớc 5: thông báo về việc công bố quyết định thanh tra
Trƣởng đoàn thanh tra thông báo bằng văn bản đến QTDND Kim Sơn về việc công bố quyết định thanh tra. Thông báo nêu rõ về thời gian, địa điểm, thành phần tham dự buổi công bố quyết định thanh tra.
- Giai đoạn tiến hành thanh tra Bƣớc 1: công bố quyết định thanh tra
Sau 05 ngày kể từ ngày ra quyết định thanh tra, Trƣởng đoàn thanh tra thực hiện công bố quyết định thanh tra với QTDND Kim Sơn.
Trƣởng đoàn thanh tra chủ trì buổi công bố quyết định thanh tra, đọc toàn văn quyết định thanh tra, nêu rõ mục đích, yêu cầu, cách thức và phƣơng thức làm việc của Đoàn thanh tra, quyền và nghĩa vụ của đối tƣợng thanh tra, chƣơng trình làm việc cụ thể và những công việc khác có liên quan đến hoạt động của Đoàn thanh tra.
Đoàn thanh tra yêu cầu Giám đốc QTDND Kim Sơn báo cáo trực tiếp về những nội dung thanh tra theo đề cƣơng đã gửi.
71
Trƣởng đoàn thanh tra phân công thành viên Đoàn thanh tra ghi biên bản về việc công bố quyết định thanh tra. Biên bản đƣợc ký giữa Trƣởng đoàn thanh tra và đại diện QTDND Kim Sơn.
Bƣớc 2: thu thập thông tin, tài liệu liên quan đến nội dung thanh tra Trƣởng đoàn thanh tra yêu cầu đối tƣợng thanh tra cung cấp hồ sơ, tài liệu có liên quan đến nội dung thanh tra. Cụ thể: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Hoạt động quản trị điều hành: sổ nghị quyết, điều lệ Quỹ, giấy phép, giấy đăng ký kinh doanh, các quy chế hoạt động của QTDND Kim Sơn, các hồ sơ xét kết nạp thành viên, cho ra khỏi thành viên, sổ theo dõi vốn góp…
Hoạt động của Ban kiểm soát: quy chế hoạt động của Ban kiểm soát, các báo cáo của Ban kiểm soát;
Hoạt động huy động vốn: biểu lãi suất huy động, sao kê tiền gửi tiết kiệm, tiền gửi tại các tổ chức tín dụng khác;
Hoạt động cho vay: cân đối tài khoản, sao kê tiền vay, báo cáo phân loại nợ và trích lập dự phòng rủi ro, một số hồ sơ tín dụng đƣợc chọn mẫu (150/225 hồ sơ);
Công tác kế toán- tài chính: cân đối tài khoản, hồ sơ tài sản cố định, các chứng từ thu, chi đƣợc chọn mẫu;
Công tác an toàn kho quỹ: sổ quỹ, sổ ra vào kho.
Việc cung cấp hồ sơ, tài liệu đƣợc lập thành biên bản giao nhận giữa Đoàn thanh tra và QTDND Kim Sơn.
Bƣớc 3: kiểm tra, xác minh thông tin, tài liệu
Trên cơ sở báo cáo của đối tƣợng thanh tra và các thông tin, tài liệu đã thu thập đƣợc, Đoàn thanh tra tiến hành nghiên cứu, phân tích, đối chiếu, so sánh, đánh giá; yêu cầu QTDND Kim Sơn giải trình về những vấn đề liên quan đến nội dung thanh tra; tiến hành kiểm tra, xác minh thực tế đối với một số hộ vay vốn (80 hộ vay)
72
Kết quả kiểm tra, xác minh đƣợc lập thành biên bản gồm: biên bản về hoạt động quản trị, điều hành, ban kiểm soát; biên bản về hoạt động tín dụng; biên bản về hoạt động tài chính, kế toán, an toàn kho quỹ; biên bản xác minh khách hàng vay vốn. Biên bản đƣợc lập thành 02 bản Đoàn thanh tra giữ một bản, QTDND Kim Sơn giữ một bản, có ký nhận giữa Đoàn thanh tra và QTDND Kim Sơn.
Bƣớc 4: ghi nhật ký đoàn thanh tra
Hàng ngày, Trƣởng đoàn thanh tra ghi chép những hoạt động của Đoàn thanh tra, những nội dung diễn ra trong ngày.
Bƣớc 5: kết thúc việc thanh tra tại QTDND Kim Sơn
Chuẩn bị kết thúc việc thanh tra tại QTDND Kim Sơn, Trƣởng đoàn thanh tra tổ chức họp Đoàn thanh tra thống nhất các nội dung công việc cần thực hiện cho đến ngày kết thúc thanh tra tại nơi đƣợc thanh tra.
Trƣởng đoàn thanh tra báo cáo với ngƣời ra quyết định thanh tra về dự kiến kết thúc việc thanh tra tại nơi đƣợc thanh tra.
Trƣởng đoàn thanh tra thông báo bằng văn bản về thời gian kết thúc thanh tra tại QTDND Kim Sơn gửi cho Giám đốc QTDND Kim Sơn.
- Giai đoạn kết thúc thanh tra
Bƣớc 1: các thành viên Đoàn thanh tra làm báo cáo kết quả thanh tra gửi Ttrƣởng đoàn thanh tra để tổng hợp.
Vì chƣa có mẫu chuẩn về báo cáo kết quả thanh tra, do đó, mỗi thành viên tự làm báo cáo theo kinh nghiệm của mình, Trƣởng đoàn thanh tra căn cứ vào báo cáo của thành viên để tổng hợp. Trong trƣờng hợp chƣa đủ thông tin, Trƣởng đoàn trao đổi yêu cầu thành viên Đoàn báo cáo làm rõ.
Báo cáo kết quả thanh tra chỉ rõ những vi phạm về hoạt động của HĐQT, Ban điều hành, Ban kiểm soát, những vi phạm trong huy động vốn, cho vay, trong công tác tài chính- kế toán, an toàn kho quỹ, nêu rõ các quy
73
định pháp luật làm căn cứ để xác định hành vi vi phạm pháp luật, kiến nghị biện pháp xử lý vi phạm.
Sau khi thống nhất nội dung với thành viên Đoàn thanh tra, Trƣởng đoàn thanh tra gửi báo cáo kết quả thanh tra cho ngƣời ra quyết định thanh tra.
Bƣớc 2: Xây dựng dự thảo kết luận thanh tra
Sau khi nhận đƣợc báo cáo kết quả thanh tra ngƣời ra quyết định thanh tra chỉ đạo Trƣởng đoàn thanh tra chủ trì xây dựng dự thảo kết luận thanh tra trình ngƣời ra quyết định thanh tra.
Thời gian tiến hành giai đoạn này từ lúc kết thúc tại đơn vị đến khi ban hành dự thảo kết luận thanh tra là 07 ngày làm việc.
Bƣớc 3: công bố dự thảo kết luận thanh tra
Đoàn thanh tra thực hiện công bố dự thảo tại QTDND Kim Sơn. Thành phần buổi công bố dự thảo gồm có Đoàn thanh tra, Phó Chánh thanh tra phụ trách QTDND, lãnh đạo QTDND Kim Sơn và đại diện chính quyền xã Kim Sơn. Việc công bố dự thảo kết luận thanh tra đƣợc lập thành biên bản, có xác nhận của Đoàn thanh tra và QTDND Kim Sơn.
Bƣớc 4: ban hành kết luận thanh tra (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Kết thúc buổi công bố dự thảo, Trƣởng đoàn thanh tra hoàn thiện dự thảo, trình ngƣời ra quyết định thanh tra ký và ban hành kết luận thanh tra.
Bƣớc 5: đoàn thanh tra họp rút kinh nghiệm
Đoàn thanh tra tiến hành họp đoàn, đánh giá những mặt đạt đƣợc, những tồn tại cần khắc phục trong những lần thanh tra tiếp theo. Nội dung buổi họp đƣợc lập thành biên bản lƣu hồ sơ thanh tra.
Bƣớc 6: bàn giao, lƣu trữ hồ sơ thanh tra
Những tài liệu thu thập đƣợc trong quá trình thanh tra đƣợc tập hợp, đóng thành tập hồ sơ và chuyển về phòng tổng hợp, giải quyết khiếu nại tố cáo và phòng chống tham nhũng để lƣu trữ.
74