2. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ PHÂN TÍCH TÌNH
2.3.1Giai đoạn chuẩn bị phân tích
Là một khâu quan trọng, ảnh hưởng nhiều đến chất lượng, thời hạn và tác dụng của phân tích hoạt động tài chính. Công tác chuẩn bị bao gồm việc xây dựng chương trình, kế hoạch phân tích và thu thập, xử lý tài liệu phân tích.
Kế hoạch phân tích phải xác định rõ nội dung phân tích (toàn bộ hoạt
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 23 một vài bộ phận), thời gian tiến hành phân tích (kể cả thời gian chuẩn bị), phân công trách nhiệm cho các cá nhân, bộ phận và xác định hình thức hội nghị phân tích (Ban giám đốc hay toàn thể người lao động). Đặc biệt, trong kế hoạch phân tích phải xác định rõ loại hình phân tích được lựa chọn. Tùy thuộc vào cách thức tiếp cận, có thể kể ra một số loại hình phân tích chủ yếu sau:
Dựa vào phạm vi phân tích, phân tích tài chính được chia thành phân tích toàn bộ và phân tích bộ phận. Phân tích toàn bộ là việc phân tích toàn bộ hoạt
động tài chính trên tất cả các khía cạnh nhằm làm rõ các mặt của hoạt động tài chính trong mối quan hệ nhân quả giữa chúng cũng như dưới tác động của các nguyên nhân, nhân tố bên ngoài. Phân tích bộ phận hay là phân tích chuyên đề là việc tập trung vào một hay một vài khía cạnh cụ thể, trong phạm vi nào đó trong hoạt động tài chính.
Dựa vào thời điểm tiến hành phân tích hoạt động tài chính, phân tích tài chính được chia thành phân tích dự đoán, phân tích thực hiện và phân tích hiện hành. Phân tích dự đoán (phân tích trước, phân tích dự báo) là việc phân tích hướng vào dự đoán các hiện tượng có thể xảy ra, các mục tiêu có thể đạt
được trong tương lai. Phân tích thực hiện (phân tích đánh giá, phân tích quá khứ) là việc phân tích tình hình đã và đang diễn ra trong quá trình tiến hành các hoạt động tài chính nhằm đánh giá thực hiện, kiểm tra thường xuyên trên cơ sở đó điều chỉnh những sai lệch, phát hiện nguyên nhân giúp nhận thức
được tình hình thực hiện làm căn cứ đưa ra các quyết định. Phân tích hiện hành là việc phân tích các nghiệp vụ hay kết quả thuộc hoạt động tài chính
đang diễn ra nhằm xác minh tính đúng đắn của các kế hoạch hay dự toán tài chính để có biện pháp điều chỉnh kịp thời những bất hợp lý trong các dự toán, kế hoạch tài chính.
Dựa vào thời điểm lập báo cáo phân tích, phân tích tài chính được chia thành phân tích thường xuyên và phân tích định kỳ. Phân tích thường xuyên
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 24 chỉnh các hoạt động một cách thường xuyên. Phân tích định kỳ được đặt ra sau mỗi kỳ hoạt động, thường được thực hiện sau khi kết thúc hoạt động. Kết quả phân tích của từng kỳ là cơ sở để xây dựng mục tiêu và ra quyết định cho kỳ sau.
Bên cạnh việc lập kế hoạch phân tích, cần phải tiến hành sưu tầm và kiểm tra tài liệu, bảo đảm yêu cầu đủ, không thiếu, không thừa. Nếu thiếu, kết luận phân tích sẽ không xác đáng, nếu thừa sẽ lãng phí thời gian, công sức và tiền của. Tuỳ theo yêu cầu, nội dung, phạm vi và nhiệm vụ từng đợt phân tích cụ thể để tiến hành thu thập, lựa chọn, xử lý tài liệu. Tài liệu phục vụ cho việc phân tích bao gồm toàn bộ hệ thống báo cáo tài chính liên quan, kể cả các báo cáo kế hoạch, dự toán, định mức, các biên bản kiểm tra, xử lý có liên quan. Các tài liệu trên cần được kiểm tra tính chính xác, tính hợp pháp, kiểm tra các
điều kiện có thể so sánh được rồi mới sử dụng để tiến hành phân tích.