8. Cấu trúc của đề tài
2.5 Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động tăng cƣờng nguồn lực
thông tin tại thƣ viện Bắc Giang
Trong thời đại hiện nay, công nghệ thông tin đóng vai trò hết sức quan trọng trong việc ứng dụng các thiết bị hiện đại vào việc phát triển các ngành nghề của tất lĩnh vực hoạt động làm thay đổi tƣ duy, đặc biệt hoạt động thông tin thƣ viện cũng chịu sự tác động này. Nhờ có sự hỗ trợ về CNTT mà công tác tổ chức, xử lý, khai thác nguồn lực thông tin và các sản phẩm, dịch vụ thông tin thƣ viện đã có những bƣớc thay đổi lớn đáp ứng nhu cầu ngày càng tốt của bạn đọc. Chính vì vậy Thƣ viện tỉnh Bắc Giang đã chủ trƣơng đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, theo hƣớng tăng cƣờng tin học hóa để nâng cao năng lực trong các hoạt động thông tin thƣ viện, nhằm phục vụ ngày càng hiệu quả hơn cho bạn đọc tỉnh Bắc Giang, tiến tới xây dựng thƣ viện tỉnh Bắc Giang trở thành thƣ viện điện tử.
Năm 2000, Thƣ viện tỉnh Bắc Giang đƣợc Thƣ viện Quốc gia trang bị một máy tính và phần mềm CDS/ISIS. Để có thể áp dụng hiệu quả phần mềm CDS/ISIS, năm 2001-2002, Thƣ viện tỉnh bắt đầu tiến hành xử lý dữ liệu dƣới dạng các worksheet (biểu mẫu nhập tin), sau đó in phích và xuất bản một số loại hình thƣ mục phục vụ cán bộ nghiệp vụ trong ngành và đơn vị. Lúc này thƣ viện mới chỉ có 5 máy tính.
Từ năm 2002 đến năm 2004, là giai đoạn có sự chuyển biến lớn trong các hoạt động của Thƣ viện tỉnh, đặc biệt là việc đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực thƣ viện. Năm 2002, đƣợc Đảng và Nhà nƣớc quan tâm đầu tƣ xây dựng trụ sở làm việc mới khang trang, đƣợc đầu tƣ về đội ngũ cán bộ có trình độ, có hiểu biết về công nghệ thông tin, thƣ viện tỉnh
Bắc Giang bắt tay vào việc cập nhật trên máy toàn bộ cơ sở dữ liệu theo đúng tiêu chuẩn nghiệp vụ thƣ viện.
Với sự phát triển không ngừng của công nghệ thông tin, thì phần mềm ISIS, WinISIS không đáp ứng hết các yêu cầu mới đặt ra, chính vì vậy, sau khi nghiên cứu, tìm hiểu, trao đổi với các thƣ viện trung ƣơng và địa phƣơng khác, năm 2005, Thƣ viện tỉnh Bắc Giang quyết định áp dụng phần mềm mới, phần mềm thƣ viện điện tử tích hợp ILIB của Công ty CMC. Đây là một phần mềm với các module đƣợc thiết kế nhằm đáp ứng nhu cầu của các thƣ viện trong nƣớc, từ các thƣ viện công cộng đến các thƣ viện trƣờng đại học, thƣ viện chuyên ngành đến các trung tâm thông tin trong toàn quốc. Đây là một phần mềm rất ƣu việt với nhiều tính năng, nhƣ: tạo ra môi trƣờng khai thác thông tin nhanh chóng, chính xác và thuận tiện cho bạn đọc; việc tích hợp mã vạch thiết bị từ giúp cho các thao tác nghiệp vụ đƣợc thuận tiện; là công cụ hiệu quả để xây dựng các cơ sở dữ liệu thƣ mục, dữ liệu số; kiểm soát chất lƣợng các biểu ghi thƣ mục theo chuẩn MACR21. Phần mềm này đã đƣợc một số thƣ viện lớn áp dụng, nhƣ Thƣ viện Quốc gia Việt Nam, Thƣ viện Đại học Cần Thơ, Trung tâm Thông tin Bộ Quốc phòng…
Để áp dụng hiệu quả phần mềm ILIB trong các hoạt động của mình, Thƣ viện tỉnh Bắc Giang đã phải đầu tƣ rất nhiều kinh phí, thời gian và công sức để mua phần mềm ILib, mua máy; trang bị máy vi tính cho các phòng nghiệp vụ và phục vụ; xử lý lại toàn bộ tài liệu trong kho của mình với trên 9 vạn bản sách. Ở các tỉnh khác, nhƣ Hải Phòng, Phú Yên, Thái Bình… khi xây dựng Thƣ viện điện tử thƣờng đƣợc UBND phê duyệt dự án vài trăm triệu đồng nhƣng dù trong điều kiện tỉnh nghèo, không đƣợc lập dự án, không đƣợc Bộ Văn hóa tài trợ, nhƣng với sự nỗ lực, cố gắng không ngừng của các vị lãnh đạo, các cán bộ thƣ viện, phần mềm ilib bƣớc đầu đƣợc ứng dụng và đã mang lại hiệu quả cao. Toàn bộ các hoạt động nghiệp vụ thƣ viện đã đƣợc tự động hóa.
Lãnh đạo Thƣ viện đã phải đầu tƣ rất nhiều trí lực để tìm hƣớng giải quyết về vần đề kinh phí cho việc áp dụng phần mềm Ilib, bằng cách sử dụng nguồn kinh phí hàng năm để chi trả. Phải mất đến 2 năm liền, thƣ viện mới thanh toán xong việc mua phần mềm, máy chủ…Năm 2005, Thƣ viện tỉnh Bắc Giang đã úng dụng thành công phần mềm thƣ viện điện tử tích hợp ILib trong điều kiện nhiều thƣ viện tỉnh thành lớn trong cả nƣớc chƣa làm đƣợc. Những cố gắng của Thƣ viện tỉnh Bắc Giang đã đƣợc Bộ Văn hóa Thông tin nhìn nhận và đánh giá cao, coi đó là con đƣờng đi đúng đắn, hiệu quả và tiết kiệm, xứng đáng là mô hình học tập cho các tỉnh khác noi theo. Năm 2006, Thƣ viện tỉnh Bắc Giang đã đƣợc Bộ Văn hóa - Thông tin tặng Bằng khen về thành tích Ứng dụng Công nghệ thông tin.
Để có thể vận hành thành thạo các hoạt động thƣ viện trên phần mềm Ilib, Thƣ viện tỉnh Bắc Giang đã phải tiến hành đào tạo công nghệ thông tin cho các cán bộ, đặc biệt là cán bộ quản trị mạng, tạo điều kiện cho anh em đi học tập kinh nghiệm, trao đổi nghiệp vụ với các thƣ viện tỉnh, thành phố đã áp dụng thành công phần mềm Ilib. Trƣớc đây, các hoạt động của thƣ viện thƣờng làm theo kiểu thủ công, nay vận hành hoàn toàn trên máy, nên lúc đầu các cán bộ thƣ viện cũng gặp khá nhiều khó khăn, đặc biệt là với những cán bộ có tuổi. Chỉ sau một thời gian ngắn đƣợc đào tạo, những bỡ ngỡ ban đầu qua đi thì mọi công việc của thƣ viện đều đƣợc các cán bộ thƣ viện làm rất tốt. Với 1 máy chủ và 19 máy trạm, các hoạt động của thƣ viện đã đƣợc tự động hóa hoàn toàn từ các khâu làm thẻ, in phích, in thƣ mục, phục vụ bạn đọc, tra cứu tìm tin…
Tuy nhiên, việc đáp ứng thông tin cho bạn đọc mới chỉ đƣợc thực hiện trên cơ sở mạng LAN tại thƣ viện, điều đó chƣa đáp ứng hết nhu cầu của bạn đọc trong thời kỳ hiện nay. Chính vì vậy, việc phục vụ bạn đọc mọi lúc, mọi nơi là vấn đề cấp thiết, đƣợc Thƣ viện đặt ra. Để có thể làm đƣợc điều này, thƣ viện phải giúp bạn đọc tra cứu thông tin thƣ viện trên mạng thông tin toàn cầu
Internet bằng việc xây dựng thƣ viện điện tử. Thƣ viện điện tử sẽ giúp bạn đọc tra cứu thông tin một cách nhanh chóng, có thể phục vụ nhiều bạn đọc trong cùng một thời điểm, một tài liệu có thể phục vụ cho nhiều ngƣời đọc, và họ có thể đọc tài liệu của thƣ viện ở mọi lúc, mọi nơi . Thƣ viện điện tử có rất nhiều ƣu việt và nó là xu hƣớng phát triển của các thƣ viện trong tƣơng lai.
Năm 2010, đƣợc sự quan tâm của Nhà nƣớc, của các cấp lãnh đạo, Dự án “Ứng dụng Công nghệ Thông tin, xây dựng Thƣ viện điện tử tỉnh Bắc Giang” đã đƣợc Hội đồng khoa học Sở Khoa học Công nghệ phê duyệt. Với tổng kinh phí của dự án là 504.565 triệu đồng, Thƣ viện tỉnh Bắc Giang đã phối hợp với Trung tâm học liệu Thái Nguyên để xây dựng, thiết kế phần mềm và website dành riêng cho Thƣ viện tỉnh Bắc Giang. Với sự đầu tƣ của dự án, Thƣ viện tỉnh Bắc Giang đã số hóa đƣợc gần 25.000 trang tài liệu, 5000 bức ảnh, 400 bản đồ và gần 700 đĩa CD.
Với 2 máy chủ, 34 máy trạm cùng đội ngũ cán bộ thƣ viện có trình độ cao, ngày 18 tháng 6 năm 2011, website của Thƣ viện tỉnh Bắc Giang sẽ đƣợc khai trƣơng, hy vọng rằng từ dự án “Ứng dụng công nghệ thông tin, xây dựng Thƣ viện điện tử tỉnh Bắc Giang” bạn đọc trong và ngoài tỉnh sẽ có cơ hội tiếp cận với các nguồn lực thông tin của Thƣ viện tỉnh. Với sự cố gắng, nỗ lực không ngừng trong các hoạt động thƣ viện, đặc biệt là việc ứng dụng công nghệ thông tin, Thƣ viện tỉnh Bắc Giang đã đƣợc các cấp lãnh đạo ghi nhận và tặng thƣởng nhiều danh hiệu cao quý. Năm 2010, Thƣ viện tỉnh đã đƣợc Chính phủ tặng Huân chƣơng Lao động hạng Ba.
Mặc dù là tỉnh bắt tay vào ứng dụng công nghệ thông tin muộn hơn nhiều so với nhiều tỉnh khác trong cả nƣớc, nhƣng hiện nay, Thƣ viện tỉnh Bắc Giang đã nhanh chóng vƣơn lên ngang tầm với các thƣ viện tỉnh, thành phố lớn. Đặc biệt, khi đƣa đƣợc Website Thƣ viện tỉnh Bắc Giang và Thƣ viện điện tử tỉnh Bắc Giang đi vào hoạt động, chắc chắn có thể đáp ứng hiệu
quả cao các yêu cầu nghiên cứu về các lĩnh vực trong cuộc sống, đặc biệt là nghiên cứu về tỉnh Bắc Giang của bạn đọc trong và ngoài tỉnh. Với việc xây dựng Thƣ viện điện tử sẽ nâng Thƣ viện tỉnh Bắc Giang lên tầm cao mới, trở thành một thƣ viện thực sự hiện đại, xứng đáng là trung tâm thông tin quan trọng của tỉnh.