8. Cấu trúc của đề tài
2.2.2 Tổ chức, quản lý bằng hệ thống kho tài liệu
Quản lý bằng hệ thống kho tài liệu là hệ thống quản lý trực tiếp tài liệu. Các tài liệu bổ sung về đƣợc xử lý phân theo các phòng ban phù hợp với từng đối tƣợng ngƣời dùng tin:
- Phòng đọc và phòng mƣợn chủ yếu là sách với đủ các môn loại về kinh tế - chính trị - xã hội - khoa học - nghệ thuật. Tổ chức theo kho đóng và đƣợc sắp xếp theo số đăng ký cá biệt. Ký hiệu kho quy định theo kích cỡ tài liệu nhƣ sau:
Đối với kho mƣợn: MN là ký hiệu của tài liệu có kích thƣớc nhỏ, khổ bé; MV là ký hiệu của tài liệu có kích thƣớc trung bình, khổ vừa; ML là ký hiệu của tài liệu có khổ lớn.
Đối với kho đọc: DN là ký hiệu của tài liệu có kích thƣớc nhỏ, khổ bé; DV là ký hiệu của tài liệu có kích thƣớc trung bình, khổ vừa; DL là ký hiệu của tài liệu có khổ lớn.
- Phòng thiếu nhi chủ yếu phục vụ cho đối tƣợng ngƣời dùng tin nhỏ tuổi nên ở đây thƣ viện tổ chức, sắp xếp những tài liệu cho phù hợp với lứa tuổi nhƣ truyện tranh, truyện cổ tích, truyện khoa học viễn tƣởng. Và chỉ riêng có phòng thiếu nhi là tổ chức kho mở cho các bạn thiếu nhi lựa chọn tài liệu, đƣợc sắp xếp theo môn loại, ký hiệu kho quy định theo kích cỡ tài liệu nhƣ sau: TNN là ký hiệu của tài liệu có kích thƣớc nhỏ, khổ bé; TNV là ký hiệu của tài liệu có kích thƣớc trung bình, khổ vừa; TNL là ký hiệu của tài liệu có khổ lớn.
- Phòng địa chí tập trung tất cả các tài liệu có nội dung về Bắc Giang với nhiều loại nhƣ: sách, báo, bản đồ, ảnh, hƣơng ƣớc, văn bia... bằng nhiều ngôn
ngữ khác nhau. Với vốn tài liệu địa chí nhƣ vậy thƣ viện tỉnh Bắc Giang đã đáp ứng tƣơng đối đầy đủ các nhu cầu của ngƣời dùng tin đến thƣ viện tìm đọc tài liệu nhằm tìm hiểu và nghiên cứu sâu hơn các lĩnh vực của đời sống xã hội, lịch sử Bắc Giang.
Phòng địa chí đƣợc sắp xếp theo số đăng ký cá biệt với ký hiệu kho là SC hoặc DC.