- Tập trung kinh doanh các mặt hàng chủ lực nhằm tăng doanh thu, ổn định giá gas trên địa bàn đồng thời tìm kiếm những mặt hàng mới đƣa vào sản xuất kinh doanh.
- Tiếp tục giữ chân khách hàng cũ đồng thời mở rộng thị phần, tìm khách hàng mới.
- Huấn luyện chu đáo đội ngũ nhân viên bán hàng để đáp ứng kịp thời những nhu cầu của khách hàng trong quá trình kinh doanh.
- Chiếm lĩnh thị trƣờng, nâng cao thị phần, vững chắt thƣơng hiệu Gas Petrolimex để đạt hiệu quả cao trong kinh doanh.
- Đảm báo và cải thiện đời sống cán bộ công nhân viên, thực hiện đầy đủ các chính sách chế độ do Nhà nƣớc quy định.
47
CHƢƠNG 4
KỂ TOÁN XÁC ĐỊNH VÀ PHÂN TÍCH HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY TNHH GAS PETROLIMEX
CẦN THƠ
4.1 ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG VÀ KINH DOANH TẠI CÔNG TY 4.1.1 Đặc điểm tiêu thụ sản phẩm
Hiện tại, công ty TNHH Gas Petrolimex Cần Thơ có 2 kênh phân phối sản phẩm là kho đầu mối và khối cửa hàng. Trong đó kho đầu mối chuyên cung cấp gas qua công ty xăng dầu thành viên, bán qua đại lý, bán trực tiếp khách hàng công nghiệp, bán cho các hàng khác. Riêng kênh khối cửa hàng có các cửa hàng ho ạt động trên khắp các tỉnh Đồng bằng Sông Cửu Long, các cửa hàng chuyên bán buôn và bán lẽ cho các nhà hàng, công ty, trƣờng học và hộ gia đình.
Công ty có hệ thống xe tải, xe ôtô, xe bồn chở gas không bao bì đảm bảo an toàn cháy nổ và giao hàng đúng thời gian. Hàng tuần công ty sẽ gởi bảng báo giá đến các đại lý, nhà phân phối. Nếu khách hàng mua hàng với số lƣợng lớn có thể trực tiếp đến công ty để ký hợp đồng hoặc mua hàng qua điện thoại, fax. Công ty sẽ chuyển gas từ kho đầu mối đến đại lý nhà phân phối. Nếu khách hàng là nhà hàng, hộ gia đình, trƣờng học trên địa bàng thành phố cần thơ có thể mua hàng từ các cửa hàng. Hàng ngày kho đầu mối đều chuyển hàng đến các cửa hàng để đảm bảo không đứt hàng, thiếu hàng, đảm bảo hoạt động liên tục.
Các sản phẩm chủ yếu của công ty là gas không bao bì, gas bình 12kg, gas bình 13kg, gas bình 48kg. Mỗi loại sản phẩm có khối lƣợng khác nhau đƣợc nghiên cứu phù hợp với từng nhu cầu chung của khách hàng. Bên cạnh các mặt hàng chính của công ty còn kinh doanh thêm các mặt hàng nhƣ: các loại bếp gas và các phụ kiện đi kèm theo. Nhƣ vậy, trong công ty có rất nhiều mặt hàng nên trong phân tích nên trong phân tích dƣới đây chỉ lấy số liệu của một số mặt hàng chủ yếu để làm đ ại diện.
4.1.1.1 Các phương thức tiêu thụ
Hiện nay để đẩy mạnh khối lƣợng tiêu thụ hàng hoá, các doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều phƣơng thức bán hàng phù hợp với đ ặc điểm sản xuất kinh doanh, mặt hàng tiêu thụ của mình. Công tác tiêu thụ thành phẩm công ty có thể tiến hành theo nhiều phƣơng thức sau.
48
a. Phương thức bán sỉ
Bán sỉ là việc bán thành phẩm, hàng hoá cho các doanh nghiệp thƣơng mại, cửa hàng, đại lý... với số lƣợng lớn để các đơn vị đó trực tiếp chuyển hay bán nguyên vật liệu cho đơn vị sản xuất hoặc bán hàng cho các tổ chức nhằm thoả mãn các nhu c ầu kinh tế, phƣơng thức bán sỉ có đặc điểm là sản phẩm sau khi tiêu thụ vẫn nằm trong lĩnh vực lƣu thông, có 2 phƣơng thức sau:
* Bán hàng qua kho
Theo phƣơng thức này thành phẩm hàng hoá đƣợc xuất tại kho của doanh nghiệp để chuyển bán cho khách hàng bao gồm 2 trƣờng hợp cụ thể: - Bán buôn trực tiếp tại kho của doanh nghiệp: Căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết, doanh nghiệp xuất thành phẩm từ kho giao cho ngƣời mua đến nhận tại kho của doanh nghiệp, ngƣời mua tự chịu trách nhiệm vận chuyển, chứng từ sử dụng trong phƣơng thức này là hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, hoá đơn bán hàng do doanh nghiệp lập.
- Bán hàng theo phƣơng thức chuyển hàng: Căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký, doanh nghiệp vận chuyển hàng đến cho khách hàng bằng phƣơng tiện tự có hoặc thuê ngoài.
b. Các phương thức bán lẻ
Là phƣơng thức bán hàng trực tiếp cho ngƣời tiêu dùng nhằm thoả mãn nhu cầu sinh ho ạt cá nhân và một số bộ phận nhu cầu kinh tế của tập thể, số lƣợng nhỏ. Có nhiều phƣơng thức bán lẻ:
* Phương thức bán hàng thu tiền tập trung:
Trong phƣơng thức này nhiệm vụ thu tiền và giao hàng tách rời nhau, mỗi quầy hàng bố trí một số nhân viên làm nhiệm vụ thu tiền của khách hàng và viết tích kê cho khách hàng, khách hàng dùng tích kê nhận hàng tại nhân viên giao hàng. Cuối ca, cuối ngày nhân viên thu ngân làm giấy nộp tiền bán hàng, ngƣời giao hàng kiểm kê số hàng để xác định lƣợng hàng đã giao cho khách, sau đó lập báo cáo bán hàng. Hai chứng từ trên đƣợc làm căn cứ để kế toán ghi sổ, lƣợng thành phẩm hàng hoá bán ra đƣợc xác định:
* Bán lẻ thu tiền trực tiếp
Theo hình thức này, tại các cửa hàng của công ty nhân viên bán hàng vừa là ngƣời trực tiếp thu tiền, giao hàng cho khách. Cuối ngày hoặc cuối ca nhân Số lƣợng bán ra Số lƣợng tồn đầu kỳ Số lƣợng nhập trong kỳ Số lƣợng tồn cuối kỳ = + - (2.14)
49
viên bán hàng kiểm tiền, nộp tiền đồng thời kiểm kê hàng hoá, xác định lƣợng hàng đã bán và lập bảng kê bán hàng.
4.1.1.2 Phương thức thanh toán
- Phƣơng thức thanh toán bằng tiền mặt, ngân phiếu, kế toán ghi phiếu thu đồng thời với hóa đơn. Thủ quỹ sẽ thu tiền ghi trên hóa đơn và phiếu thu. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Phƣơng thức thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng: Nếu số tiền quá lớn hoặc khách hàng ở xa, có thể thanh toán tiền bằng chuyển khoản qua Ngân hàng. Phƣơng thức thanh toán này có thể giảm đƣợc tình trạng thất thoát, biển thủ.
- Phƣơng thức thanh toán trả sau: Kế toán phải ghi rõ thời hạn thanh toán, lãi suất trả chậm. Lãi suất nay quy định bằng số % nào đó trên số tiền bán hàng phải thu, tùy theo thời gian trả chậm của khách hàng.
4.2 KẾ TOÁN XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH 4.2.1 Chứng từ, lƣu đồ và quy trình luân chuyển chứng từ 4.2.1 Chứng từ, lƣu đồ và quy trình luân chuyển chứng từ
Trong quá trình tiêu thụ hàng hóa công ty sử dụng một số chứng từ theo thông tƣ 64/2013/TT-BTC hƣớng dẫn nghị định 51/2010/ NĐ-CP quy định về hoá đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ do Bộ trƣởng Bộ Tài chính ban hành.
- Hợp đồng bán.
- Bảng báo giá, biên bản giao nhận hàng, phiếu xuất kho. - Hóa đơn GTGT.
- Giấy báo có. - Phiếu thu.
Dƣới đây là quy trình luân chuyển chứng từ tại công ty.
* Nhận xét lưu đồ: Lưu đồ hình 4.1 trang 50
Công ty thực hiện khá tốt chuẩn mực công tác kế toán theo đúng quyết định của Bộ tài chính ban hành, theo trình tự đảm bảo công việc của từng bộ phận, nhƣng bên cạnh đó còn một số điểm hạn chế nhƣ sau: Trong quy trình xuất hóa đơn của bộ phận xuất hóa đơn chƣa đƣợc chặt chẽ vì bộ phận này chỉ căn cứ vào kế hoạch giao hàng và phiếu yêu cầu xuất hàng đƣợc duyệt thì chƣa đủ điều kiện để xuất hóa đơn mà phải thêm phiếu giao hàng do bộ phận điều hàng chuyển sang, mới đảm bảo tính an toàn cho quá trình xuất hóa đơn.
50
Nhân viên kinh doanh Kế toán xuất hóa đơn Bộ phận điều hàng Bộ phận xuất hóa đơn
Nguồn: Tổng hợp các chứng từ tại các bộ phận liên quan của công ty
Hình 4.1: Lƣu đồ luân chuyển chứng từ bán hàng
Chú thích: KH: Khách hàng. Y/C: Yêu cầu.
BCTC: Báo cáo tài chính. GĐ: Giám đốc. GH: Giao hàng. Bắt đầu KH Đơn đặt hàng Lập phiếu Y/Cxuất hàng
Đơn đặt hàng Phiếu Y/C
xuất hàng Phiếu Y/C xuất hàng đƣợc duyệt Lập phiếu GH và kế hoạch GH Phiếu giao hàng Phiếu Y/C xuất hàng đƣợc duyệt Kế hoạch giao hàng Lái xe Tiến hành giao hàng
Phiếu Y/C xuất hàng
Phiếu Y/C xuất hàng đƣợc
duyệt Không
Thu hồi công nợ và chuyển lên cấp trên Kiểm tra công nợ khách hàng Kế hoạch giao hàng Phiếu Y/C xuất hàng đƣợc duyệt Lập hóa đơn
Hóa đơn Phiếu Y/C
xuất hàng đƣợc duyệt Kế hoạch giao hàng Thu tiền, áp công nợ, lập BCTC Phiếu Y/C xuất hàng đƣợc duyệt Kế hoạch giao hàng BCTC GĐ
51
Giải thích lưu đồ:
- Bƣớc 1: Khi khách hàng đ ặt hàng qua mail, Fax, điện thoại.
- Bƣớc 2: Chuyên viên phòng kinh doanh lập phiếu yêu cầu xuất hàng, phiếu yêu cầu xuất hàng phải đảm bảo đ ầy đ ủ thông tin theo mẫu chuyển cho kế toán bán hàng, trƣờng hợp chuyên viên không có ở văn phòng sẽ gửi bằng tin nhắn cho kế toán bán hàng (phiếu yêu cầu xuất hàng sẽ đƣợc bổ sung sau).
- Bƣớc 3: Kế toán bán hàng kiểm tra công nợ khách hàng và vỏ bình so với định mức công nợ đã đƣợc Ban giám đốc phê duyệt, trƣờng hợp công nợ đảm bảo kế toán bán hàng chuyển Phiếu yêu cầu xuất hàng cho bộ phận điều hàng và kế toán xuất hóa đơn. Trƣờng hợp công nợ vƣợt định mức sẽ phản hồi cho chuyên viên phụ trách khách hàng để xử lý, trƣờng hợp nhận phiếu yêu cầu xuất hàng từ phòng kinh doanh sau 16h sẽ chuyển cho bộ phân điều hàng vào sang ngày hôm sau. Ban giám đốc căn cứ vào tình hình công nợ của khách hàng, khả năng thanh toán của khách hàng để duyệt công nợ vƣợt định mức.
- Bƣớc 4: Bộ phận điều hàng nhận thông tin từ kế toán bán hàng (phiếu yêu cầu xuất hàng); Hóa đơn từ kế toán xuất hóa đơn. Căn cứ vào phiếu yêu cầu xuất hàng bộ phận điều hàng lập phiếu giao hàng cho lái xe. Lập kế hoạch giao hàng ngày hôm sau gửi cho Ban giám đốc, trƣởng phòng kinh doanh, trƣởng phòng kế toán tài chính, kế toán bán hàng, kế toán xuất hóa đơn trƣớc 15h30 phút. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Bƣớc 5: Kế toán xuất hóa đơn căn c ứ vào kế hoạch giao hàng từ bộ phận điều hàng và phiếu yêu cầu xuất hàng từ kế toán bán hàng để xuất hóa đơn. Sau khi xuất hóa đơn chuyển cho bộ phận điều hàng.
- Bƣớc 6: Bộ phận lái xe tiến hành giao hàng. Khi nhận đƣợc hóa đơn bán hàng, phiếu giao hàng từ bộ phận điều hàng và thực hiện đúng theo phiếu giao hàng. Trƣờng hợp khách hàng không thực hiện đúng nhƣ phiếu yêu cầu thanh toán phản ánh cho kế toán bán hàng để có phƣơng án xử lý.
- Bƣớc 7: Kế toán xuất hóa đơn tiến hành thu tiền, áp công nợ, nhập số lƣợng vỏ bình theo số thực tế. Đồng thời gửi số liệu cho kế toán bán hàng.
- Bƣớc 8: Kế toán tiến hành gộp số liệu bán hàng và gửi báo cáo cho ban Giám đốc, trƣởng phòng kinh doanh, trƣởng phòng kế toán tài chính.
4.2.2 Ghi sổ kế toán 4.2.2.1 Sổ tổng hợp 4.2.2.1 Sổ tổng hợp Sổ tổng hợp gồm các sổ sau: KT, ĐC, GN dữ liệu liên quan PT TBTN CSD L
52
- Chứng từ ghi sổ. Công ty áp dụng theo mẫu số S02- DN ban hành theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC, ngày 20/3/2006 của Bộ tài chính.
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Công ty áp dụng theo mẫu S02b – DNN ban hành theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC, ngày 20/3/2006 của Bộ tài chính.
- Sổ cái. Công ty áp dụng theo mẫu S02c1 – DN ban hành theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC, ngày 20/3/2006 của Bộ tài chính.
4.2.2.2 Tình hình t hực hiện công tác ghi sổ kế toán quý II tại công ty
Áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ thì công ty TNHH Gas Petrolimex Cần Thơ thực hiện công tác kế toán trong kỳ nhƣ sau:
- Căn cứ chứng từ gốc lập chứng từ ghi sổ theo trình tự thời gian. - Chứng từ ghi sổ đƣợc lập xong ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. - Sau đó căn cứ vào chứng từ ghi sổ ghi vào sổ cái
Đầu tiên, kế toán căn cứ vào chứng từ gốc lập chứng từ ghi sổ. Bảng 4.1 Tổng hợp chứng từ ghi sổ trong quý II năm 2013
Đơn vị tính:1.000đồng
Chứng từ ghi sổ
Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền chứng Số từ gốc Ngày, tháng Số hiệu Nợ Có 01/04 01/4 Mua văn phòng phẩm 642 111 10.000.000 1 04/04 10/4 Giá vốn hàng bán 632 156 163.524.356 1 08/04 11/4 Doanh thu bán hàng 131 511 187.424.388 2 Thuế GTGT 131 3331 18.742.388 … … … … 05/05 5/5 Trả lãi vay 635 112 26.065.227 1 28/05 45/5 Chi phí nhiên liệu 641 111 9.360.000 1
… … … …
19/06 34/6 Chi phí tiếp khác 642 111 3.923.000 1 26/06 43/6 Giá vốn hàng bán 632 156 13.210.000 1 26/06 44/6 Doanh thu bán hàng 131 511 170.072.640 2
Thuế GTGT 131 3331 17.007.640
27/06 47/6 Lãi tiền gửi 515 112 3.250.000 1
… … … …
Nguồn: Phòng kế toán công ty TNHH Gas Petrolimex Cần Thơ
53
Bảng 4.2 Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ của các nghiệp vụ trong quý II năm 2013
Đơn vị tính : đồng
Chứng từ ghi sổ
Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền
Số hiệu Ngày, tháng Số hiệu Ngày, tháng
A B 1 A B 1 01/4 01/04 10.000.000 07/5 06/05 20.057.600 02/4 03/04 16.394.400 … … … … … … 45/5 28/05 9.360.000 10/4 08/04 206.166.827 … … … 11/4 08/04 163.524.356 34/6 19/06 3.923.000 15/4 14/04 7.856.000 … … … 16/4 14/04 538.000 43/6 26/06 13.210.00 … … … 44/6 26/06 18.779.904 05/5 05/05 26.065.227 … … … 06/5 06/05 733.000 52/6 30/6 208.033.966
- Cộng lũy kế từ đầu quý 3.004.278.335 - Cộng lũy kế từ đầu quý 7.488.927.508 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
54
Bảng 4.3 Sổ cái của tài khoản 511 trong quý II năm 2013
Đơn vị tính: đồng Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Số hiệu tài khoản đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày, tháng Nợ Có A B C D E 1 2
03/04 02/4 03/04 Bán cho đại lý Thanh Xuân 112 14.904.000
… … … …
31/4 62/4 31/4 Kết chuyển doanh thu 911 924.951.467
03/05 04/5 03/05 Bán hàng thu bằng tiền gửi ngân hàng 112 17.072.640
06/05 08/5 06/05 Bán hàng chƣa thu tiền 131 37.677.960
… … … …
31/5 52/5 31/5 Kết chuyển doanh thu 911 764.751.747
02/06 04/6 02/06 Bán hàng thu bằng tiền gửi ngân hàng 112 17.072.640
06/06 07/6 06/06 Bán hàng chƣa thu tiền 131 45.213.552
… … … …
30/06 49/6 30/06 Kết chuyển doanh thu 911 782.684.446
Tổng số phát sinh X 2.472.387.660 2.472.387.660
55
Bảng 4.4 Sổ cái tài kho ản 515 trong quý II năm 2013 Đơn vị tính: đồng
Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Số hiệu tài khoản đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày, tháng Nợ Có A B C D E 1 2
04/4 05/6 04/4 Thu lãi tiền gửi 112 1.156.000
30/4 49/4 30/4 Kết chuyển doanh thu 911 1.156.000
… … … …
27/6 48/6 27/6 Thu lãi tiền gửi 112 1.756.000
30/6 53/6 30/6 Kết chuyển doanh thu 911 1.756.000
Tổng số phát sinh X 4.085.000 4.085.000
Nguồn: Phòng kế toán công ty TNHH Gas Petrolimex Cần Thơ
Bảng 4.5 Sổ cái tài kho ản 711 trong quý II năm 2013 Đơn vị tính: đồng
Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Số hiệu tài