2.2.1 Phƣơng pháp thu thập số liệu
Đề tài này đƣợc thực hiện dựa vào số liệu thứ cấp thu thập từ phòng kế toán nhƣ các sổ chi tiết, báo cáo bán hàng quý II năm 2013 và các báo cáo tài chính của công ty trong 3 năm (2010-2012), 6 tháng đầu năm 2013. Kết hợp với việc ghi nhận những nhận xét, đánh giá về tình hình hoạt động kinh doanh của công ty do các phòng ban cung cấp. Đồng thời thu thập thêm một số thông tin từ tập chí, từ nguồn Internet để phục vụ cho việc phân tích.
2.2.2 Phƣơng pháp phân tích số liệu
2.2.2.1 Phương pháp so sánh
Sử dụng phƣơng pháp so sánh trong phân tích để đối chiếu các chỉ tiêu, các hiện tƣợng kinh tế đã đƣợc lƣợng hóa có cùng một nội dung, một tính chất tƣơng tự để xác định xu hƣớng và mức độ biến độ ng của các chỉ tiêu đó. Nó cho phép chúng ta tổng hợp đƣợc những nét chung, tách ra đƣợc những nét riêng của hiện tƣơng kinh tế đƣa ra so sánh, trên cơ sở đó đánh giá đƣợc các mặt phát triển hay kém phát triển, hiệu quả hay kém hiệu quả để tìm ra giải pháp nhằm quản lý tối ƣu trong mỗi trƣờng hợp cụ thể.
Phƣơng pháp so sánh số tuyệt đối: Là so sánh giữa trị số của chỉ tiêu kỳ phân tích so với kỳ gốc hoặc kỳ phân tích với kỳ kế hoạch.
y = yt – y0
Trong đó:
y0 : Chỉ tiêu năm gốc
yt : Chỉ tiêu năm đang nghiên cứu
y : Là phần chênh lệch tăng, giảm của các chỉ tiêu kinh tế.
Phƣơng pháp này sử dụng để so sánh số liệu năm nghiên cứu với số liệu năm gốc của các chỉ tiêu để xác định mức biến động về khối lƣợng, quy mô của hiện tƣợng kinh tế.
- Phƣơng pháp so sánh số tƣơng đối: So sánh bằng số tƣơng đối là tỷ lệ (%) của chỉ tiêu kỳ phân tích với chỉ tiêu kỳ gốc, thể hiện ở mức độ hoàn thành hoặc tỷ lệ của số chênh lệch tuyệt đối so với chỉ tiêu gốc để nói lên tốc độ tăng trƣởng. Kết quả so sánh biểu hiện kết cấu, mối quan hệ, tốc độ phát triển, mức phổ biến của các hiện tƣơng kinh tế.
Số ngày tồn kho =
Số ngày trong năm Số vòng quay hàng tồn kho
29
2.2.2.2 Phương pháp chỉ số
Phƣơng pháp này sử dụng các chỉ số tài chính để đo lƣờng và đ ánh giá tình hình tài chính, hiệu quả ho ạt động của công ty. Số liệu dùng để phân tích đƣợc thu thập từ bảng bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty. Phƣơng pháp này giúp cho các nhà quản lý có một cái nhìn tổng thể về tình hình kinh doanh để tìm ra những giải pháp cải thiện tình hình tài chính và nâng cao hiệu quả kinh doanh, đồng thời giúp các nhà đầu tƣ có thể đánh giá hiệu quả, lợi nhuận, rủi ro và triển vọng phát triển của công ty trong tƣơng lai.
2.2.2.3 Phương pháp hạch toán
Hằng ngày khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh căn cứ vào các chứng từ gốc kế toán tiến hành ghi sổ tổng hợp sau đó ghi sổ chi tiết theo từng tài khoản hoặc mặt hàng theo đúng quy định. Cuối kỳ kế toán tiến hành lập báo cáo tài chính để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ.
30
CHƢƠNG 3
GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH GAS PETROLIMEX CẦN THƠ
3.1 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH G AS PETROLIMEX CẦN THƠ PETROLIMEX CẦN THƠ
3.1.1 Quá trình hình thành và phát triển
Công ty TNHH Gas Petrolimex Cần Thơ có trụ sở đặt tại số 110 đƣờng Cách Mạng Tháng Tám, Quận Ninh Kiều, Thành phố Cần Thơ.
Điện thoại: (07103) 812889, 812995, 812996, 812997 Fax: (07103) 823 549
Email:pgas.petrolimex.com.vn
Mã số thuế: 1800585409
Công ty TNHH Gas Petrolimex Cần Thơ có trụ sở tại Cần Thơ là 1 trung tâm giao dịch kinh tế lớn của cả nƣớc nói chung và Đồng bằng sông Cửu Long nói riêng rất thuận lợi cho hoạt động giao dịch và sản xuất kinh doanh của công ty.
Thị trƣờng Gas bắt đầu ho ạt động từ những năm 80 nhƣng thực sự là vào những năm gần đây. Vào năm 1999, thấy đƣợc tiềm năng c ủa lĩnh vực kinh doanh mặt hàng này đặc biệt Đồng bằng Sông Cửu Long là vùng kinh tế trọng điểm của các tỉnh miền Tây Nam Bộ, nhƣng chƣa có kho và xƣởng đóng gas quy mô. Do đó Tổng công ty xăng dầu Việt Nam đã quyết định đầu tƣ xây dựng kho và xƣởng đóng gas Trà Nóc thuộc công ty xăng dầu Hậu Giang. Cũng từ đó thị trƣờng gas bắt đầu phát triển mạnh. Vì vậy chi nhánh Gas Cần Thơ - thành viên thứ tƣ của công ty Gas đƣợc thành lập. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Chi nhánh Gas Cần Thơ là đơn vị trực thuộc công ty Gas Petrolimex, đồng thời là đại diện công ty Gas tại địa bàn tỉnh, thành phố đƣợc thành lập theo quyết định 085/QĐ-HĐQT ngày 14/10/1999 của hội đồng quản trị Tổng công ty xăng dầu Việt Nam.
Chi nhánh Gas Cần Thơ hoạt động kinh doanh theo chế độ hạch toán phụ thuộc, có tƣ cách pháp nhân, có con dấu, có tài khoản riêng, đƣợc tổng công ty cấp vốn điều lệ. Chi nhánh tổ chức hoạt động theo điều lệ của tổng công ty xăng dầu Việt Nam do hội đồng quản trị phê chuẩn.
31
Chi nhánh Gas Cần Thơ ra đời nhƣng đến tháng 4 năm 2000 cầu tàu mới đƣợc sử dụng, phải nhận hàng từ chi nhánh Sài Gòn về giao, cầu Bến Lức sập rồi là một thách thức lớn cho những ngày mới thành lập của chi nhánh. Song cũng là may mắn vì có thời gian và điệu kiện để từng bƣớc xây dựng và cũng cố định hƣớng kinh doanh.
Tháng 1 năm 2004, theo lộ trình cổ phấn hóa chung của chính phủ, công ty gas chuyển sang mô hình cổ phần và đổi tên thành công ty cổ phần Gas Petrolimex Cần Thơ.
Tháng 5 năm 2004, các chi nhánh gas trực thuộc Công ty Cổ Phần Gas Petrolimex Cần Thơ chuyển thành công ty TNHH Gas Petrolimex Cần Thơ theo:
- Quyết định số 021/PGC-QĐ-HĐQT ngày 01/04/2005 của hội đồng quản trị công ty Cổ P hần Gas Petrolimex.
- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 570400009 ngày 11/04/2005 của sở KH&ĐT Cần Thơ cấp.
Công ty TNHH Gas Petrolimex Cần Thơ ho ạt động kinh doanh theo chế độ hạch toán phụ thuộc, có tƣ cách pháp nhân, có con dấu, có tài khản riêng, đƣợc tổng công ty cấp vốn điều lệ. Công ty tổ chức hoạt động theo điều lệ do Hội đồng quản trị phê duyệt.
3.1.2 Hoạt động kinh doanh chính của công ty
Công ty chuyên kinh doanh các loại gas nhƣ gas không bao bì, gas bình 12kg, gas 13kg, gas 48kg. Mỗi loại sản phẩm có khối lƣợng khác nhau đƣợc nghiên cứu phù hợp để với nhu cầu của khách hàng và giá cả các loại sản phẩm cũng không bằng nhau trên 1kg gas. Bên cạnh các mặt hàng chính công ty còn kinh doanh thêm các mặt hàng nhƣ: Các loại bếp gas và các phụ kiện và các dịch vụ đi kèm khác.
3.2 CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA CÔNG TY TNHH GAS PETROLIMEX CẦN THƠ PETROLIMEX CẦN THƠ
3.2.1 Chức năng của công ty
Tạo nguồn gas từ việc nhập khẩu hoặc mua gas, bình gas trong nƣớc, nhập máy móc thiết bị, vật tƣ phục vụ cho sản xuất và các phụ kiện đặt trƣng cho Gas Petrolimex.
- Tạm nhập tái xuất chuyên kinh doanh gas. - Liên doanh hợp tác kinh doanh.
32
- Chủ trƣơng đóng bình gas rời cho các đơn vị kinh doanh gas ngoài Tổ ng công ty xăng dầu Việt Nam.
3.2.2 Nhiệm vụ của công ty
Căn cứ vào năng lực của công ty, nhu cầu thị trƣờng, chủ trƣơng của Nhà nƣớc, của ngành và sự chỉ đạo của công ty cổ phấn Gas Petrolimex. Công ty gas Petrolimex Cần Thơ có trách nhiệm xây dựng các kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế toán tài chính, kế hoạch lao động tiền lƣơng, kế hoạch đầu tƣ phát triển sản xuất… Hàng năm trình công ty duyệt và tổ chức thực hiện tốt các kế hoạch đã đƣợc duyệt.
Thực hiện đầy đủ các chế độ, chính sách đối với ngƣời lao động hiện hành, hoàn thành nghĩa vụ đối với nhà nƣớc, tự chịu trách nhiệm kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị.
Không ngừng phát triển kinh doanh để chiếm lĩnh thị trƣờng và nâng cao chất lƣợng dịch vụ. Đầu tƣ hiện đại cơ sở vật chất kỹ thuật bảo đảm an toàn trong kinh doanh, bảo vệ môi trƣờng và tiết kiệm chi phí.
Nghiên cứu, áp dụng các ứng dụng khoa học kỹ thuật trong công tác quản lý ho ạt động sản xuất kinh doanh, nâng cao chất lƣợng phục vụ khách hàng nhƣ: Phƣơng thức phục vụ thông minh, trang thiết bị, phƣơng tiện kỹ thuật hiện đại, áp dụng các định mức khoa học kỹ thuật tiên tiến, biện pháp quản lý gọn nhẹ, hiệu quả…
3.3 CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY TNHH G AS PETROLIMEX CẦN THƠ PETROLIMEX CẦN THƠ 3.3.1 Cơ cấu tổ chức Chủ tịch công ty Phó giám đốc Giám đốc Phòng quản lý kỹ thuật Các kho Phòng tổ chức hành chính Phòng kinh doanh Phòng kế toán- tài chính Các cửa hàng
Nguồn: Phòng kế toán công ty
33
Với quy mô kinh doanh rộng, doanh số tƣơng đối lớn nên việc kết hợp giữa các bộ phận, giữa Ban Giám đốc và phòng ban phải chặt chẽ để đạt kết quả tốt, mang lại hiệu quả kinh tế cao.
Ban lãnh đạo gồm một chủ tịch công ty và bên dƣới là một Giám đốc, một phó giám đốc và các tổ trƣởng các phòng ban.
Chủ tịch công ty Gas Petrolimex Cần Thơ tổ chức mọi hoạt động của công ty theo chế độ thủ trƣởng, là ngƣời đại diện cho mọi quyền và nghĩa vụ của công ty trƣớc pháp luật, nhà nƣớc và cấp trên về các ho ạt động. Chủ tịch do Hội đồng quản trị công ty Cổ phần Gas Petrolimex Cần Thơ bổ nhiệm, miễn nhiệm.
Phó Giám đốc là ngƣời đƣợc Giám đốc Công ty Gas Petrolimex Cần Thơ phân công và ủy quyền trực tiếp một số mặt công tác hoặc một số công việc cụ thể, đồng thời chịu trách nhiệm về phần việc đƣợc giao.
3.3.2 Chức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
3.3.2.1 P hò ng K ế toán - Tài chín h
a ) C h ức n ă n g
Phòng Kế toán - Tài chính là phòng nghiệp vụ có chức năng tham mƣu giúp Giám đốc công ty tổ chức, quản lý, chỉ đạo, điều hành, kiểm tra, giám sát, các nhiệm vụ công tác thuộc lĩnh vực Kế toán - Tài chính.
- Quản lý chi phí, tài sản. - Bảo toàn và phát triển vốn. - Quản lý công nợ.
b) Nhiệm v ụ
- Xây dựng kế ho ạch tài chính hàng năm c ủa công ty.
- Tổ chức và thực hiện công tác hoạch toán kế toán đảm bảo phản ánh đúng, đầy đủ và chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của công ty bao gồm: Kế toán kho hàng, kế toán công nợ, kế toán tài sản vật tƣ, công c ụ dụng cụ, kế toán chi phí, kế toán tổng hợp.
- Tham gia xây dựng bán hàng hóa, vật tƣ thiết bị sự kiện, đơn giá xây dựng, sửa chữa, lắp đặt gia công, khảo sát thị trƣờng để mua sắm vật tƣ, công cụ… phục vụ sản xuất kinh doanh c ủa công ty.
- Thực hiện việc trích lập theo dõi, đề xuất sử dụng các quỹ của công ty. Quan hệ với các cơ quan chức năng nhà nƣớc, Cục thuế, Kho bạc nhà nƣớc, Ngân hàng để phục vụ các nghiệp vụ tài chính của công ty.
34
- Tổ chức, quản lý sử dụng tiền vốn của đơn vị đạt hiệu quả cao nhất. - Có trách nhiệm tổ chức các mối quan hệ với các cơ quan chức năng c ấp trên và các cơ quan hữu quan, phối hợp chặt chẽ với các phòng nghiệp vụ khác và các đơn vị trực thuộc, để thực hiện tốt chức năng và nhiệm vụ của phòng và nhiệm vụ sản xuất kinh doanh chung của công ty.
3.3.2.2 P hò ng kin h do a nh
a ) C h ức n ă n g
Phòng kinh doanh là phòng nghiệp vụ có chức năng tham mƣu giúp Giám đốc công ty tổ chức, quản lý, chỉ đạo, điều hành, kiểm hành, kiểm tra, giám sát các hoạt động sản xuất kinh doanh của toàn công ty đ ảm bảo hiệu quả và tuân thủ đúng theo quy định của công ty, pháp luật của nhà nƣớc trên lĩnh vực sau:
- Xây dựng chiến lƣợc kinh doanh. - Phát triển thị trƣờng.
- Đảm bảo nguồn hàng, quản lý hàng hóa…
b ) N hi ệ m v ụ
- Xây dƣng chiến lƣợc kinh doanh ngắn hạn và dài hạn của công ty phù hợp với chiến lƣợc kinh doanh của công ty.
- Xây dựng, đề xuất giá bán hàng hóa cho từng đối tƣợng kinh doanh (phối hợp phòng Kế toán - Tài chính) trong từng thời kỳ (tháng, tuần) đảm bảo công tác kinh doanh đạt hiệu quả cao nhất.
- Xây dựng và thực hiện kế hoạch tiếp thị, quảng cáo, khuyến mãi, đề xuất và lập dự án đầu tƣ (hỗ trợ bán hàng, bán hàng tr ả chậm, liên kết liên doanh…) cho khách hàng để phát triển kinh doanh hiệu quả.
- Nghiên c ứu tình hình thị trƣờng.
- Nghiên cứu các chính sách c ủa đối thủ cạnh tranh để tìm ra chiến lƣợc, sách lƣợc kinh doanh của công ty.
- Phát triển thị trƣờng kinh doanh của công ty.
- Quản lý các cửa hàng bán lẻ của công ty, đề xuất các chính sách c ủa từng cửa hàng, từng thời kỳ, chƣơng trình khuyến mãi để phát triển mạng lƣới bán lẻ.
- Kịp thời phát hiện và báo cáo Giám đốc những trƣờng hợp có dấu hiệu bất thƣờng về tài chính.
35
- Có trách nhiệm tổ chức các mối quan hệ với cơ quan chức năng c ấp trên và những cơ quan hữu quan, phối hợp chặt chẽ với các phòng nghiệp vụ khác và các đơn vị trực thuộc, để thực hiện tốt chức năng và nhiệm vụ của phòng và nhiệm vụ sản xuất kinh doanh chung của toàn công ty.
3.3.2.3 P hò ng tổ ch ức h àn h chín h
a ) C h ức n ă n g
Phòng tổ chức hành chính là phòng có chức năng nhiệm vụ tham mƣu giúp Giám đốc công ty tổ chức, quản lý chỉ đạo, điều hành, kiểm tra, giám sát các nhiệm vụ công tác thuộc lĩnh vực tổ chức sản xuất, lao động tiền lƣơng, hành chính quản trị thể hiện trên các mặt công tác chủ yếu sau: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Công tác tổ chức cán bộ, tổ chức tiền lƣơng. - Hành chính quản trị, thanh tra bảo vệ.
- An toàn vệ sinh lao động, bảo hộ lao động.
b ) N hi ệ m v ụ
- Xây dựng và đề xuất mô hình tổ chức bộ máy nhân sự của toàn công ty phù hợp, đảm bảo ho ạt động sản xuất kinh doanh của công ty phát triển và đ ạt hiệu quả cao nhất trong từng giai đoạn phát triển.
- Xây dựng và hoàn thiện quy trình quản lý lao động, quản lý và quy hoạch cán bộ, xây dựng tiêu chuẩn chức danh công việc cho tất cả chức danh của công ty.
- Hàng năm xây dựng và bảo vệ với công ty kế hoạch lao động tiền lƣơng phù hợp với kế hoạch sản xuất công ty.
- Xây dựng và tổ chức tốt công tác đào tạo hàng năm, đào tạo nghiệp vụ ngắn hạn về kinh doanh, kế toán, kỹ thuật cho cán bộ công nhân viên.
- Hàng tháng, quý, năm thực hiện công tác báo cáo, thống kê, tổng hợp, phân tích, đánh giá hiệu quả sử dụng lao động.
- Có trách nhiệm tổ chức tốt các mối quan hệ với cơ quan chức năng cấp trên và các cơ quan hữu quan, phối hợp chặt chẽ với các phòng nghiệp vụ khác và các đơn vị trực thuộc, để thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ của phòng và nhiệm vụ sản xuất kinh doanh chung của toàn công ty.
36
3.3.2.4 P hò ng q uả n lý kỹ thu ật
a ) C h ức n ă n g
Phòng quản lý kỹ thuật là phòng nghiệp vụ có chức năng tham mƣu giúp giám đốc công ty tổ chức, quản lý, điều hành, kiểm tra, giám sát các hoạt động thuộc lĩnh vực kỹ thuật công nghệ và đầu tƣ xây dựng cơ bản thể hiện trên các mặt: