doanh, kế toán tài chính, kế hoạch lao động tiền lƣơng, kế hoạch đầu tƣ phát triển sản xuất… Hàng năm trình công ty duyệt và tổ chức thực hiện tốt các kế hoạch đã đƣợc duyệt.
Thực hiện đầy đủ các chế độ, chính sách đối với ngƣời lao động hiện hành, hoàn thành nghĩa vụ đối với nhà nƣớc, tự chịu trách nhiệm kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị.
Không ngừng phát triển kinh doanh để chiếm lĩnh thị trƣờng và nâng cao chất lƣợng dịch vụ. Đầu tƣ hiện đại cơ sở vật chất kỹ thuật bảo đảm an toàn trong kinh doanh, bảo vệ môi trƣờng và tiết kiệm chi phí.
Nghiên cứu, áp dụng các ứng dụng khoa học kỹ thuật trong công tác quản lý ho ạt động sản xuất kinh doanh, nâng cao chất lƣợng phục vụ khách hàng nhƣ: Phƣơng thức phục vụ thông minh, trang thiết bị, phƣơng tiện kỹ thuật hiện đại, áp dụng các định mức khoa học kỹ thuật tiên tiến, biện pháp quản lý gọn nhẹ, hiệu quả…
3.3 CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY TNHH G AS PETROLIMEX CẦN THƠ PETROLIMEX CẦN THƠ 3.3.1 Cơ cấu tổ chức Chủ tịch công ty Phó giám đốc Giám đốc Phòng quản lý kỹ thuật Các kho Phòng tổ chức hành chính Phòng kinh doanh Phòng kế toán- tài chính Các cửa hàng
Nguồn: Phòng kế toán công ty
33
Với quy mô kinh doanh rộng, doanh số tƣơng đối lớn nên việc kết hợp giữa các bộ phận, giữa Ban Giám đốc và phòng ban phải chặt chẽ để đạt kết quả tốt, mang lại hiệu quả kinh tế cao.
Ban lãnh đạo gồm một chủ tịch công ty và bên dƣới là một Giám đốc, một phó giám đốc và các tổ trƣởng các phòng ban.
Chủ tịch công ty Gas Petrolimex Cần Thơ tổ chức mọi hoạt động của công ty theo chế độ thủ trƣởng, là ngƣời đại diện cho mọi quyền và nghĩa vụ của công ty trƣớc pháp luật, nhà nƣớc và cấp trên về các ho ạt động. Chủ tịch do Hội đồng quản trị công ty Cổ phần Gas Petrolimex Cần Thơ bổ nhiệm, miễn nhiệm.
Phó Giám đốc là ngƣời đƣợc Giám đốc Công ty Gas Petrolimex Cần Thơ phân công và ủy quyền trực tiếp một số mặt công tác hoặc một số công việc cụ thể, đồng thời chịu trách nhiệm về phần việc đƣợc giao.
3.3.2 Chức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban
3.3.2.1 P hò ng K ế toán - Tài chín h
a ) C h ức n ă n g
Phòng Kế toán - Tài chính là phòng nghiệp vụ có chức năng tham mƣu giúp Giám đốc công ty tổ chức, quản lý, chỉ đạo, điều hành, kiểm tra, giám sát, các nhiệm vụ công tác thuộc lĩnh vực Kế toán - Tài chính.
- Quản lý chi phí, tài sản. - Bảo toàn và phát triển vốn. - Quản lý công nợ.
b) Nhiệm v ụ
- Xây dựng kế ho ạch tài chính hàng năm c ủa công ty.
- Tổ chức và thực hiện công tác hoạch toán kế toán đảm bảo phản ánh đúng, đầy đủ và chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của công ty bao gồm: Kế toán kho hàng, kế toán công nợ, kế toán tài sản vật tƣ, công c ụ dụng cụ, kế toán chi phí, kế toán tổng hợp.
- Tham gia xây dựng bán hàng hóa, vật tƣ thiết bị sự kiện, đơn giá xây dựng, sửa chữa, lắp đặt gia công, khảo sát thị trƣờng để mua sắm vật tƣ, công cụ… phục vụ sản xuất kinh doanh c ủa công ty.
- Thực hiện việc trích lập theo dõi, đề xuất sử dụng các quỹ của công ty. Quan hệ với các cơ quan chức năng nhà nƣớc, Cục thuế, Kho bạc nhà nƣớc, Ngân hàng để phục vụ các nghiệp vụ tài chính của công ty.
34
- Tổ chức, quản lý sử dụng tiền vốn của đơn vị đạt hiệu quả cao nhất. - Có trách nhiệm tổ chức các mối quan hệ với các cơ quan chức năng c ấp trên và các cơ quan hữu quan, phối hợp chặt chẽ với các phòng nghiệp vụ khác và các đơn vị trực thuộc, để thực hiện tốt chức năng và nhiệm vụ của phòng và nhiệm vụ sản xuất kinh doanh chung của công ty.
3.3.2.2 P hò ng kin h do a nh
a ) C h ức n ă n g
Phòng kinh doanh là phòng nghiệp vụ có chức năng tham mƣu giúp Giám đốc công ty tổ chức, quản lý, chỉ đạo, điều hành, kiểm hành, kiểm tra, giám sát các hoạt động sản xuất kinh doanh của toàn công ty đ ảm bảo hiệu quả và tuân thủ đúng theo quy định của công ty, pháp luật của nhà nƣớc trên lĩnh vực sau:
- Xây dựng chiến lƣợc kinh doanh. - Phát triển thị trƣờng.
- Đảm bảo nguồn hàng, quản lý hàng hóa…
b ) N hi ệ m v ụ
- Xây dƣng chiến lƣợc kinh doanh ngắn hạn và dài hạn của công ty phù hợp với chiến lƣợc kinh doanh của công ty.
- Xây dựng, đề xuất giá bán hàng hóa cho từng đối tƣợng kinh doanh (phối hợp phòng Kế toán - Tài chính) trong từng thời kỳ (tháng, tuần) đảm bảo công tác kinh doanh đạt hiệu quả cao nhất.
- Xây dựng và thực hiện kế hoạch tiếp thị, quảng cáo, khuyến mãi, đề xuất và lập dự án đầu tƣ (hỗ trợ bán hàng, bán hàng tr ả chậm, liên kết liên doanh…) cho khách hàng để phát triển kinh doanh hiệu quả.
- Nghiên c ứu tình hình thị trƣờng.
- Nghiên cứu các chính sách c ủa đối thủ cạnh tranh để tìm ra chiến lƣợc, sách lƣợc kinh doanh của công ty.
- Phát triển thị trƣờng kinh doanh của công ty.
- Quản lý các cửa hàng bán lẻ của công ty, đề xuất các chính sách c ủa từng cửa hàng, từng thời kỳ, chƣơng trình khuyến mãi để phát triển mạng lƣới bán lẻ.
- Kịp thời phát hiện và báo cáo Giám đốc những trƣờng hợp có dấu hiệu bất thƣờng về tài chính.
35
- Có trách nhiệm tổ chức các mối quan hệ với cơ quan chức năng c ấp trên và những cơ quan hữu quan, phối hợp chặt chẽ với các phòng nghiệp vụ khác và các đơn vị trực thuộc, để thực hiện tốt chức năng và nhiệm vụ của phòng và nhiệm vụ sản xuất kinh doanh chung của toàn công ty.
3.3.2.3 P hò ng tổ ch ức h àn h chín h
a ) C h ức n ă n g
Phòng tổ chức hành chính là phòng có chức năng nhiệm vụ tham mƣu giúp Giám đốc công ty tổ chức, quản lý chỉ đạo, điều hành, kiểm tra, giám sát các nhiệm vụ công tác thuộc lĩnh vực tổ chức sản xuất, lao động tiền lƣơng, hành chính quản trị thể hiện trên các mặt công tác chủ yếu sau:
- Công tác tổ chức cán bộ, tổ chức tiền lƣơng. - Hành chính quản trị, thanh tra bảo vệ.
- An toàn vệ sinh lao động, bảo hộ lao động.
b ) N hi ệ m v ụ
- Xây dựng và đề xuất mô hình tổ chức bộ máy nhân sự của toàn công ty phù hợp, đảm bảo ho ạt động sản xuất kinh doanh của công ty phát triển và đ ạt hiệu quả cao nhất trong từng giai đoạn phát triển.
- Xây dựng và hoàn thiện quy trình quản lý lao động, quản lý và quy hoạch cán bộ, xây dựng tiêu chuẩn chức danh công việc cho tất cả chức danh của công ty.
- Hàng năm xây dựng và bảo vệ với công ty kế hoạch lao động tiền lƣơng phù hợp với kế hoạch sản xuất công ty.
- Xây dựng và tổ chức tốt công tác đào tạo hàng năm, đào tạo nghiệp vụ ngắn hạn về kinh doanh, kế toán, kỹ thuật cho cán bộ công nhân viên.
- Hàng tháng, quý, năm thực hiện công tác báo cáo, thống kê, tổng hợp, phân tích, đánh giá hiệu quả sử dụng lao động.
- Có trách nhiệm tổ chức tốt các mối quan hệ với cơ quan chức năng cấp trên và các cơ quan hữu quan, phối hợp chặt chẽ với các phòng nghiệp vụ khác và các đơn vị trực thuộc, để thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ của phòng và nhiệm vụ sản xuất kinh doanh chung của toàn công ty.
36
3.3.2.4 P hò ng q uả n lý kỹ thu ật
a ) C h ức n ă n g
Phòng quản lý kỹ thuật là phòng nghiệp vụ có chức năng tham mƣu giúp giám đốc công ty tổ chức, quản lý, điều hành, kiểm tra, giám sát các hoạt động thuộc lĩnh vực kỹ thuật công nghệ và đầu tƣ xây dựng cơ bản thể hiện trên các mặt:
- Khai thác và phát triển cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ sản xuất kinh doanh.
- Công tác giao nhận, kỹ thuật hàng hóa.
- Công tác kỹ thuật an toàn, phòng cháy chữa cháy, vệ sinh môi trƣờng.
b) Nhiệm vụ
- Lập kế hoạch và thực hiện công tác đầu tƣ xây dựng mới, cải tạo sửa chữa, mở rộng và nâng cấp cơ sỏ vật chất kỹ thuật trong toàn công ty.
- Tổ chức thực hiện quản lý, kiểm tra công tác kiểm định vỏ bình gas, bồn bể, các thiết bị đo lƣờng, các thiết bị có yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn khác.
- Xây dựng trình ban ngành và giám sát thực hiện các định mức sử dụng nguyên vật liệu, định mức hao hụt hàng hóa (các công đoạn nhập tàu, tồn chứa, đóng nạp…) trong quá trình sản xuất kinh doanh của công ty.
- Quản lý theo dõi tài sản, tài liệu kỹ thuật, chƣơng trình ra quyết định và phối hợp với phòng nghiệp vụ thực hiện quyết định về điều động tài sản, vật tƣ thiết bị theo chƣơng trình của công ty.
- Có trách nhiệm tổ chức tốt các mối quan hệ với cơ quan chức năng cấp trên và các cơ quan hữu quan, phối hợp chặt chẽ với các phòng nghiệp vụ khác và các đơn vị trực thuộc, để thực hiện tốt chức năng và nhiệm vụ của phòng và nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của toàn công ty.
3.3.3 Tổ chức công tác kế toán
3.3.3.1 T ổ chứ c bộ m áy k ế toán
Bộ máy kế toán của một công ty là tập hợp những ngƣời làm kế toán tại đơn vị cùng với các phƣơng tiện trang thiết bị dùng để ghi chép, tính toán xử lý toàn bộ thông tin liên quan đến công tác kế toán tại doanh nghiệp từ khâu thu nhận, kiểm tra, xử lý đến khâu tổng hợp, cung cấp những thông tin kinh tế về các hoạt động của đơn vị.
37
Nguồn: Phòng kế toán công ty TNHH Gas Petrolimex Cần Thơ
Hình 3.2: Sơ đồ bộ máy kế toán
- Kế toán trƣởng: Chỉ đạo hƣớng dẫn việc thực hiện nghiêm chỉnh các nguyên tắc quản lý hành chính, kiểm tra tất cả các công tác hạch toán nắm bắt tình hình biến động vật tƣ, tiền vốn của công ty để tham mƣu cho Giám đốc tổng hợp đối chiếu số liệu giữa các sổ chi tiết, sổ tổng hợp (sổ đăng ký chứng tú ghi sổ, sổ cái) lập báo cáo tài chính hàng năm.
- Kế toán tiền mặt: Theo dõi các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt lập phiếu thu phiếu chi…, nhập số liệu vào các sổ tiền mặt nhƣ nhật ký chứng từ tài khoản 111.
- Kế toán tiền gửi ngân hàng: Theo dõi các nghiệp vụ liên quan đến tiền ở ngân hàng theo dõi số tiền còn lại ở ngân hàng, căn cứ vào giấy báo của ngân hàng để nhập số liệu vào các số tiền gửi ngân hàng nhƣ sổ cái và sổ thẻ chi tiết tài khoản 112.
- Kế toán công nợ (2 ngƣời): Theo dõi tình hình công nợ với ngƣời mua ngƣời bán trong công ty, căn cứ vào hóa đơn, giấy báo và các chứng từ có liên quan để ghi vào các sổ nhƣ sổ theo dõi công nợ, sổ nhật ký chứng từ tài khoản 131, 331.
- Kế toán kho: Theo dõi tình hình nhập xuất tồn hàng hóa về mặt giá trị và số lƣợng rồi nhập các số liệu liên quan đến hàng hóa mua bán trong doanh nghiệp.
- Kế toán hàng hóa: Theo dõi tình hình mua bán hàng hóa, các khoản chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và lập các hóa đơn về bán hàng.
Kế toán trƣởng Kế toán tổng hợp Kế toán công nợ Kế toán hàng hóa Kế toán tiền gửi NH Kế toán tiền mặt Kế toán kho Thủ quỹ
38
Căn cứ vào các chứng từ liên quan để nhập số liệu về chi phí vào sổ cái, và sổ thẻ chi tiết liên quan đến các tài khoản chi tiết nhƣ: 641, 642, 635…
- Kế toán tổng hợp: Theo dõi và nhập số liệu vào sổ kế toán tổng hợp vào cuối tháng giúp kế toán trƣởng theo dõi, kiểm tra các công việc trong bộ máy kế toán, ngoài ra còn phụ trách phần tạm ứng, lƣơng với nhân viên, thuế với nhà nƣớc…
- Thủ quỹ: Theo dõi tình hình thu, chi tồn quỹ tiền mặt thực tế tại công ty phản ánh kịp thời các nghiệp vụ kế toán vào sổ quỹ và các sổ liên quan.
3.3.3.2 Chí nh sách k ế toán á p dụ ng tại cô ng ty
Công ty áp dụng chế độ kế toán Việt Nam theo quyết định số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trƣởng Bộ tài chính.
- Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 hằng năm. - Hình thức sổ kế toán đang áp dụng: Chứng từ ghi sổ.
- Phƣơng pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thƣờng xuyên. - Phƣơng pháp xác định giá trị hàng tồn kho: FIFO.
- Phƣơng pháp thuế giá trị gia tăng: Khấu trừ.
Công ty hiện áp dụng hình thức kế toán trên máy vi tính. Toàn bộ công tác kế toán đã đƣợc tin học hóa. Hiện tại công ty đang s ử dụng phần mềm kế toán ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ.
PHẦN MỀM KẾ TOÁN CHỨNG TỪ KẾ TOÁN Bảng tổng hợp chứng từ cùng loại
Báo cáo kế toán tài chính Báo cáo kế toán quản trị
SỔ KẾ TOÁN Sổ tổng hợp Sổ chi tiết
MÁY VI TÍNH
Nguồn: Phòng kế toán công ty TNHH Gas Petrolimex Cần Thơ
39 Chú thích:
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
* Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính.
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ cùng loại đã đƣợc kiểm tra, dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản nợ, tài khoản có để nhập vào máy vi tính theo các bảng, các biểu đã thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
Cuối tháng hay tại bất kỳ thời điểm nào cần thiết, kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết đƣợc thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã nhập trong kỳ. Kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính khi đã in ra giấy.
Cuối tháng hay cuối năm, sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết đƣợc in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
3.3.3.3 Hình thức kế toán
Theo quy định của Bộ Tài chính về hình thức chứng từ ghi sổ nhƣ sau: (1) Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã đƣợc kiểm tra, đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó đƣợc dùng để ghi vào sổ cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ đƣợc dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
(2) Cuối tháng, phải khóa sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên số đăng ký c hứng từ ghi sổ, tính ra tổng số phát sinh nợ, tổng số phát sinh có và số dƣ của từng tài khoản trên sổ cái. Căn cứ vào sổ cái lập bảng c ân đối số phát sinh.
(3) Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết (đƣợc lập từ các sổ, thẻ chi tiết) đƣợc dùng để lập báo cáo tài