3.3.3.1 T ổ chứ c bộ m áy k ế toán
Bộ máy kế toán của một công ty là tập hợp những ngƣời làm kế toán tại đơn vị cùng với các phƣơng tiện trang thiết bị dùng để ghi chép, tính toán xử lý toàn bộ thông tin liên quan đến công tác kế toán tại doanh nghiệp từ khâu thu nhận, kiểm tra, xử lý đến khâu tổng hợp, cung cấp những thông tin kinh tế về các hoạt động của đơn vị.
37
Nguồn: Phòng kế toán công ty TNHH Gas Petrolimex Cần Thơ
Hình 3.2: Sơ đồ bộ máy kế toán
- Kế toán trƣởng: Chỉ đạo hƣớng dẫn việc thực hiện nghiêm chỉnh các nguyên tắc quản lý hành chính, kiểm tra tất cả các công tác hạch toán nắm bắt tình hình biến động vật tƣ, tiền vốn của công ty để tham mƣu cho Giám đốc tổng hợp đối chiếu số liệu giữa các sổ chi tiết, sổ tổng hợp (sổ đăng ký chứng tú ghi sổ, sổ cái) lập báo cáo tài chính hàng năm.
- Kế toán tiền mặt: Theo dõi các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt lập phiếu thu phiếu chi…, nhập số liệu vào các sổ tiền mặt nhƣ nhật ký chứng từ tài khoản 111.
- Kế toán tiền gửi ngân hàng: Theo dõi các nghiệp vụ liên quan đến tiền ở ngân hàng theo dõi số tiền còn lại ở ngân hàng, căn cứ vào giấy báo của ngân hàng để nhập số liệu vào các số tiền gửi ngân hàng nhƣ sổ cái và sổ thẻ chi tiết tài khoản 112.
- Kế toán công nợ (2 ngƣời): Theo dõi tình hình công nợ với ngƣời mua ngƣời bán trong công ty, căn cứ vào hóa đơn, giấy báo và các chứng từ có liên quan để ghi vào các sổ nhƣ sổ theo dõi công nợ, sổ nhật ký chứng từ tài khoản 131, 331.
- Kế toán kho: Theo dõi tình hình nhập xuất tồn hàng hóa về mặt giá trị và số lƣợng rồi nhập các số liệu liên quan đến hàng hóa mua bán trong doanh nghiệp.
- Kế toán hàng hóa: Theo dõi tình hình mua bán hàng hóa, các khoản chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và lập các hóa đơn về bán hàng.
Kế toán trƣởng Kế toán tổng hợp Kế toán công nợ Kế toán hàng hóa Kế toán tiền gửi NH Kế toán tiền mặt Kế toán kho Thủ quỹ
38
Căn cứ vào các chứng từ liên quan để nhập số liệu về chi phí vào sổ cái, và sổ thẻ chi tiết liên quan đến các tài khoản chi tiết nhƣ: 641, 642, 635…
- Kế toán tổng hợp: Theo dõi và nhập số liệu vào sổ kế toán tổng hợp vào cuối tháng giúp kế toán trƣởng theo dõi, kiểm tra các công việc trong bộ máy kế toán, ngoài ra còn phụ trách phần tạm ứng, lƣơng với nhân viên, thuế với nhà nƣớc…
- Thủ quỹ: Theo dõi tình hình thu, chi tồn quỹ tiền mặt thực tế tại công ty phản ánh kịp thời các nghiệp vụ kế toán vào sổ quỹ và các sổ liên quan.
3.3.3.2 Chí nh sách k ế toán á p dụ ng tại cô ng ty
Công ty áp dụng chế độ kế toán Việt Nam theo quyết định số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trƣởng Bộ tài chính.
- Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 hằng năm. - Hình thức sổ kế toán đang áp dụng: Chứng từ ghi sổ.
- Phƣơng pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thƣờng xuyên. - Phƣơng pháp xác định giá trị hàng tồn kho: FIFO.
- Phƣơng pháp thuế giá trị gia tăng: Khấu trừ.
Công ty hiện áp dụng hình thức kế toán trên máy vi tính. Toàn bộ công tác kế toán đã đƣợc tin học hóa. Hiện tại công ty đang s ử dụng phần mềm kế toán ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ.
PHẦN MỀM KẾ TOÁN CHỨNG TỪ KẾ TOÁN Bảng tổng hợp chứng từ cùng loại
Báo cáo kế toán tài chính Báo cáo kế toán quản trị
SỔ KẾ TOÁN Sổ tổng hợp Sổ chi tiết
MÁY VI TÍNH
Nguồn: Phòng kế toán công ty TNHH Gas Petrolimex Cần Thơ
39 Chú thích:
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
* Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính.
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ cùng loại đã đƣợc kiểm tra, dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản nợ, tài khoản có để nhập vào máy vi tính theo các bảng, các biểu đã thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
Cuối tháng hay tại bất kỳ thời điểm nào cần thiết, kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết đƣợc thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã nhập trong kỳ. Kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính khi đã in ra giấy.
Cuối tháng hay cuối năm, sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết đƣợc in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
3.3.3.3 Hình thức kế toán
Theo quy định của Bộ Tài chính về hình thức chứng từ ghi sổ nhƣ sau: (1) Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã đƣợc kiểm tra, đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó đƣợc dùng để ghi vào sổ cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ đƣợc dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
(2) Cuối tháng, phải khóa sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên số đăng ký c hứng từ ghi sổ, tính ra tổng số phát sinh nợ, tổng số phát sinh có và số dƣ của từng tài khoản trên sổ cái. Căn cứ vào sổ cái lập bảng c ân đối số phát sinh.
(3) Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết (đƣợc lập từ các sổ, thẻ chi tiết) đƣợc dùng để lập báo cáo tài chính.
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải bảo đảm tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có của tất cả các tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng tổng số tiền phát sinh trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
40
tổng số dƣ n ợ và tổng số dƣ có của các tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau, và số dƣ của từng tài kho ản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng số dƣ của từng tài khoản tƣơng ứng trên bảng tổng hợp chi tiết.
Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra