Giai đoạn này bao gồm các bƣớc sau:
Xây dựng HSMT ( Xây dựng đầu bài) Phát hành HSMT
Đánh giá hồ sơ dự thầu giai đoạn 1(Chấm thầu giai đoạn 1) Đánh giá hồ sơ dự thầu giai đoạn 2 (Chấm thầu giai đoạn 2) Đàm phán hợp đồng
Lựa chọn đối tác và giải pháp
a) Xây dựng HSMT
Quản trị dự án chủ trì, phối hợp cùng các đơn vị, phòng ban khác liên quan bao gồm: Nhóm nghiệp vụ, nhóm triển khai dự án, nhóm thƣơng mại và hỗ trợ dự án tiến hành xây dựng HSMT và các tiêu chí.
- Xây dựng bản đặc tả các yêu cầu, tiêu chí về mặt nghiệp vụ và công nghệ - Xây dựng các yêu cầu về thƣơng mại
- Xây dựng các tiêu chí chấm điểm giải pháp và nhà thầu - Xây dựng bảng chấm điểm
62
b) Phát hành HSMT
Sau khi HSMT đƣợc cấp có thẩm quyền phê duyệt, đơn vị đại diện của VPBank sẽ phát hành HSMT và tiến hành tiếp nhận các Hồ sơ dự thầu của đối tác.
c) Chấm thầu giai đoạn 1 và giai đoạn 2
Chấm thầu giai đoạn 1 (Chấm giải pháp và công nghệ): Quản trị dự án phối
hợp đơn vị nghiệp vụ và đơn vị công nghệ tiến hành chấm các tiêu chí về nghiệp vụ và giải pháp công nghệ theo bảng tiêu chí đã đƣợc phê duyệt.
Chấm thầu giai đoạn 2 (năng lực tài chính và kinh nghiệm): Quản trị dự án
phối hợp đơn vị mua sắm, đơn vị tài chính kế toán, đơn vị pháp chế tiến hành chấm thầu giai đoạn 2 về năng lực tài chính và kinh nghiệm triển khai dự án.
Sau giai đoạn chấm thầu, quản trị dự án tập hợp kết quả và trình kết quả cho Ban chỉ đạo dự án. Nội dung trình kết quả chấm thầu bao gồm các thông tin sau:
o Báo cáo kết quả chấm
o Danh sách các nhà cung cấp (gồm 3 nhà thầu) có kết quả cao nhất để đƣa vào vòng đàm phán giá và hợp đồng.
d) Đàm phán giá và hợp đồng
Đơn vị mua sắm tập phối hợp cùng quản trị dự án và một số đơn vị khác trong tổ dự án do quản trị dự án hoặc giám đốc dự án điều phối, tiến hành đàm phán với đối tác đã đƣợc Ban chỉ đạo phê duyệt. Nội dung đàm phán hợp đồng sẽ bao gồm:
- Đàm phán về phạm triển khai vi dự án - Đàm phán các điều khoản hỗ trợ - Đàm phán các điều khoản thƣơng mại