3.3.3.1. Cơ cấu tổ chức nhân sự
57
3.3.3.2. Vai trò trách nhiệm của các thành viên trong dự án đầu tƣ
Cơ cấu tổ chức nhân sự trong dự án thƣờng đƣợc chia làm 3 cấp độ
a)Cấp lãnh đạo
Ban chỉ đạo dự án gồm có Bảo trợ dự án và thành viên Ban chỉ đạo dự án
Bảo trợ dự án sẽ chịu trách nhiệm cao nhất về kết quả dự án, trực tiếp chỉ đạo và giải quyết các vấn đề của dự án, ra quyết định cuối cùng đối với các vấn đề của dự án do Giám đốc dự án hoặc Trƣởng dự án đệ trình trong phạm vi dự án đã đƣợc cấp có thẩm quyền phê duyệt.
Thành viên Ban chỉ đạo dự án: Thƣờng là lãnh đạo của các đơn vị có liên quan đến dự án (đƣợc hƣởng lợi ích hoặc bị ảnh hƣởng bởi dự án). Có trách nhiệm:
Điều động nhân sự của đơn vị mình tham gia dự án, chỉ đạo về mặt chuyên môn cho các nhân sự đại diện của đơn vị mình tham gia dự án.
Xem xét, chỉ đạo chuyên môn các vấn đề do tổ dự án đƣa ra. Tham mƣu cho Trƣởng ban chỉ đạo dự án các vấn đề chuyên môn
b)Cấp điều hành
Cấp điều hành có thể là Giám đốc dự án hoặc Trƣởng dự án, có chức năng, nhiệm vụ: Quản lý và điều phối công tác triển khai dự án theo kế hoạch đã đƣợc phê
duyệt.
Quản lý công việc hàng ngày của các thành viên dự án, các vấn đề phát sinh liên quan đến dự án, giám sát phòng ngừa rủi ro của dự án có thể xảy ra, đề xuất và thực hiện các biện pháp nhằm hạn chế tối thiểu các rủi ro dự án, đảm bảo kết quả chuyển giao dự án có chất lƣợng, đúng tiến độ, trong ngân sách đã đƣợc phê duyệt.
Báo cáo thƣờng xuyên Ban chỉ đạo dự án về tiến độ và công tác triển khai dự án, xin ý kiến chỉ đạo kịp thời.
c) Cấp thực hiện
58
Nhóm nghiệp vụ có chức năng xây dựng phần yêu cầu nghiệp vụ của đơn vị mình trong đầu bài hồ sơ mời thầu và chịu trách nhiệm đánh giá phần đáp ứng yêu cầu của đối tác trong hồ sơ dự thầu.
Thực hiện việc đàm phán những hạng mục nghiệp vụ trong hợp đồng với đối tác.
Nhóm triển khai giải pháp và công nghệ
Nhóm triển khai giải pháp và công nghệ cũng có chức năng xây dựng phần yêu cầu về công nghệ trong hồ sơ mời thầu và cũng chịu trách nhiệm đánh giá phần đáp ứng yêu cầu của đối tác trong hồ sơ dự thầu.
Trong giai đoạn triển khai, nhóm triển khai chịu trách nhiệm xây dựng kiến trúc và thiết kế giải pháp, triển khai và quản trị hệ thống.
Nhóm thƣơng mại và hỗ trợ dự án
Nhóm này chịu trách nhiệm thực hiện những nhiệm vụ liên quan đến công tác hành chính và hỗ trợ vấn đề thƣơng mại dự án nhƣ mua sắm, đánh giá năng lực tài chính, kinh nghiệm của nhà thầu và các vấn đề liên quan đến pháp lý.
59
3.3.3.3. Đánh giá năng lực điều phối và quản trị nhân sự dự án dựa trên kết quả nghiên cứu định lƣợng nghiên cứu định lƣợng
(Nguồn: Tác giả thống kê và phân tích từ kết quả khảo sát)
Biểu đồ 3.4: Kết quả khảo sát năng lực điều phối và quản trị dự án Bảng 3.7: Chú thích các vấn đề về năng lực điều phối và quản trị nhân sự dự án
Vấn đề 18 Vai trò của anh/chị trong dự án này đúng với chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, bộ phận anh/chị Vấn đề 19 Công việc của dự án đúng với chuyên môn của anh/chị
Vấn đề 20 Khối lƣợng công việc của dự án có bị chồng lấp lên các công việc khác Vấn đề 21 Mức độ chỉ đạo của cấp lãnh đạo với đơn vị chức năng của anh/chị Vấn đề 22 Mức độ điều hành của cấp điều hành với các đơn vị chức năng của anh/chị Vấn đề 23 Mức độ phối hợp giữa đơn vị anh/chị với các đơn vị/khác
Vấn đề 24 Mức độ tổ chức các buổi họp Ban chỉ đạo dự án Vấn đề 25 Mức độ tổ chức các buổi họp định kỳ dự án Vấn đề 26 Mức độ xảy ra mâu thuẫn nhân sự trong dự án (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
6.7% 3.0% 8.6% 4.8% 3.3% 6.3% 6.2% 5.0% 5.3% 13.3% 12.1% 28.6% 6.3% 8.2% 12.5% 10.8% 15.0% 21.1% 46.7% 54.5% 40.0% 60.3% 52.5% 53.1% 43.1% 41.7% 56.1% 33.3% 30.3% 22.9% 28.6% 36.1% 28.1% 40.0% 38.3% 17.5% 0% 20% 40% 60% 80% 100% Vấn đề 18 Vấn đề 19 Vấn đề 20 Vấn đề 21 Vấn đề 22 Vấn đề 23 Vấn đề 24 Vấn đề 25 Vấn đề 26 Mức thấp Mức trung bình Mức cao Mức rất cao
60
Dựa vào kết quả khảo sát tại biểu đồ 3.4, tác giả có nhận định nhƣ sau:
Nhận xét chung: Năng lực điều phối và quản trị nhân sự dự án đánh giá chung là đạt mức 3 (mức cao). Mặc dù tất cả các vấn đề trong công tác điều phối và quản trị nhân sự đều có đánh giá là “ thấp”, tuy nhiên, ngƣỡng “cao”+ “ rất cao” đều đạt trên 60%
Ƣu điểm: Ƣu điểm nổi trội hơn hẳn trong công tác điều phối và quản trị nhân sự dự án đó là có sự quan tâm và chỉ đạo sát sao của các cấp lãnh đạo và cấp điều hành.
Dựa vào kết quả khảo sát trong biểu đồ 3.4, tác giả nhận thấy mức độ chỉ đạo và điều hành của các cấp lãnh đạo đạt mức (“cao”+ “ rất cao”) là trên 88%
Nhƣợc điểm:
Kết quả khảo sát trong biểu đồ 3.4 cho thấy, tất cả các vấn đề trong công tác điều phối và quản trị nhân sự đều có điểm đánh giá “ thấp”. Trong đó có các vấn đề sau cần đƣợc quan tâm lƣu ý
Vấn đề 20: Dƣới ngƣỡng trung bình (% thấp+% trung bình) =37,2% Vấn đề 26: Dƣới ngƣỡng trung bình (% thấp+% trung bình) =26,4%
3.3.3.4. Đánh giá năng lực điều phối và quản trị nhân sự dự án dựa trên kết quả nghiên cứu định tính nghiên cứu định tính
Nhận định vấn đề tồn tại trong công tác điều phối và quản trị nhân sự dự án, Bảo trợ dự án và thành viên ban chỉ đạo dự án cho rằng vấn đề lớn nhất hiện nay là việc chồng chéo nhân sự trong các dự án. Nguyên nhân sâu xa của vấn đề này chính là do chƣa biết cách sắp xếp và tổ chức nhân sự giữa các dự án với nhau và chƣa phân định đƣợc rõ công việc chức năng và công việc dự án của nhân sự tham gia.
Các chuyên gia cho rằng vấn đề tồn tại trong công tác tổ chức nhân sự dự án chính là sự phối hợp giữa các đơn vị dự án với nhau, chƣa làm rõ đƣợc trách nhiệm, vai trò của các đơn vị khi tham gia dự án nên đôi khi dẫn tới việc mâu thuẫn trong dự án.
61
Từ kết quả nghiên cứu định tính và kết quả nghiên cứu định lƣợng, tác giả nhận thấy rằng vấn đề trong công tác điều phối và quản trị nhân sự dự án chính là việc thiếu nhân sự cho các dự án, dẫn tới việc chồng chéo nhân sự trong dự án.
Do thiếu nhân sự cho dự án nên một nhân sự đôi khi phải đảm nhiệm thêm phần công việc của đơn vị khác, dẫn tới việc mâu thuẫn dự án và thiếu sự phối hợp giữa các đơn vị khác trong dự án.
3.3.4. Thực trạng năng lực đánh giá, lựa chọn đối tác và công nghệ
Sau khi đã lập kế hoạch điều động nguồn lực tham gia dự án và thành lập cơ cấu tổ chức dự án. Tổ dự án sẽ thực hiện bƣớc tiếp theo là đánh giá, lựa chọn giải pháp công nghệ cần đầu tƣ.
3.3.4.1. Các giai đoạn công tác đánh giá, lựa chọn đối tác và công nghệ
Giai đoạn này bao gồm các bƣớc sau:
Xây dựng HSMT ( Xây dựng đầu bài) Phát hành HSMT
Đánh giá hồ sơ dự thầu giai đoạn 1(Chấm thầu giai đoạn 1) Đánh giá hồ sơ dự thầu giai đoạn 2 (Chấm thầu giai đoạn 2) Đàm phán hợp đồng
Lựa chọn đối tác và giải pháp
a) Xây dựng HSMT
Quản trị dự án chủ trì, phối hợp cùng các đơn vị, phòng ban khác liên quan bao gồm: Nhóm nghiệp vụ, nhóm triển khai dự án, nhóm thƣơng mại và hỗ trợ dự án tiến hành xây dựng HSMT và các tiêu chí.
- Xây dựng bản đặc tả các yêu cầu, tiêu chí về mặt nghiệp vụ và công nghệ - Xây dựng các yêu cầu về thƣơng mại
- Xây dựng các tiêu chí chấm điểm giải pháp và nhà thầu - Xây dựng bảng chấm điểm
62
b) Phát hành HSMT
Sau khi HSMT đƣợc cấp có thẩm quyền phê duyệt, đơn vị đại diện của VPBank sẽ phát hành HSMT và tiến hành tiếp nhận các Hồ sơ dự thầu của đối tác.
c) Chấm thầu giai đoạn 1 và giai đoạn 2 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Chấm thầu giai đoạn 1 (Chấm giải pháp và công nghệ): Quản trị dự án phối
hợp đơn vị nghiệp vụ và đơn vị công nghệ tiến hành chấm các tiêu chí về nghiệp vụ và giải pháp công nghệ theo bảng tiêu chí đã đƣợc phê duyệt.
Chấm thầu giai đoạn 2 (năng lực tài chính và kinh nghiệm): Quản trị dự án
phối hợp đơn vị mua sắm, đơn vị tài chính kế toán, đơn vị pháp chế tiến hành chấm thầu giai đoạn 2 về năng lực tài chính và kinh nghiệm triển khai dự án.
Sau giai đoạn chấm thầu, quản trị dự án tập hợp kết quả và trình kết quả cho Ban chỉ đạo dự án. Nội dung trình kết quả chấm thầu bao gồm các thông tin sau:
o Báo cáo kết quả chấm
o Danh sách các nhà cung cấp (gồm 3 nhà thầu) có kết quả cao nhất để đƣa vào vòng đàm phán giá và hợp đồng.
d) Đàm phán giá và hợp đồng
Đơn vị mua sắm tập phối hợp cùng quản trị dự án và một số đơn vị khác trong tổ dự án do quản trị dự án hoặc giám đốc dự án điều phối, tiến hành đàm phán với đối tác đã đƣợc Ban chỉ đạo phê duyệt. Nội dung đàm phán hợp đồng sẽ bao gồm:
- Đàm phán về phạm triển khai vi dự án - Đàm phán các điều khoản hỗ trợ - Đàm phán các điều khoản thƣơng mại
3.3.4.2. Phƣơng thức đánh giá
Để đánh giá đối tác, tổ dự án tiến hành các bƣớc sau: Bƣớc 1: Xây dựng tỉ trọng điểm cho 3 hạng mục lớn
63
Tỉ trọng điểm về năng lực nghiệp vụ (B – Business ) Tỉ trọng điểm về năng lực công nghệ (T – Technology ) Bƣớc 2: Xây dựng tiêu chí chấm điểm cho mỗi hạng mục lớn
Với mỗi hạng mục lớn, tổ dự án sẽ xây dựng bộ tiêu chí dành riêng cho mỗi hạng mục Bộ tiêu chí đánh giá năng lực tài chính, kinh nghiệm (CF)
Bộ tiêu chí đánh giá năng lực nghiệp vụ (CB) Bộ các tiêu chí đánh giá năng lực đối tác (CT) Thang điểm đánh giá: Từ 0-5
Bƣớc 3: Chấm điểm và đánh giá năng lực đối tác
Chấm điểm theo thang điểm từ 0-5 đã đƣợc xây dựng tại bƣớc 2 Điểm đánh giá cuối cùng đƣợc áp dụng theo công thức
T = F* CF + B*CB+T*CT
3.3.4.3. Đánh giá năng lực đánh giá, lựa chọn đối tác và công nghệ dựa trên kết quả nghiên cứu định lƣợng quả nghiên cứu định lƣợng
(Nguồn: Tác giả thống kê và phân tích từ kết quả khảo sát)
Biểu đồ 3.5: Kết quả khảo sát năng lực đánh giá, lựa chọn đối tác và công nghệ
2.7% 4.1% 5.4% 3.9% 2.9% 4.9% 17.6% 16.4% 21.6% 22.4% 11.4% 14.8% 44.6% 41.1% 43.2% 46.1% 51.4% 37.7% 35.1% 38.4% 29.7% 27.6% 34.3% 42.6% 0% 20% 40% 60% 80% 100% Vấn đề 27 Vấn đề 28 Vấn đề 29 Vấn đề 30 Vấn đề 31 Vấn đề 32 Mức thấp Mức trung bình Mức cao Mức rất cao
64
Bảng 3.8: Chú thích các vấn đề về năng lực đánh giá, lựa chọn đối tác và công nghệ
Vấn đề 27 Sự phù hợp các yêu cầu chức năng kỹ thuật , công nghệ của đơn vị anh/chị trong HSMT Vấn đề 28 Sự phù hợp các yêu cầu về năng lực tài chính, kinh nghiệm trong HSMT
Vấn đề 29 Bảng tiêu chí đánh giá nêu đầy đủ chức năng kỹ thuật, công nghệ Vấn đề 30 Bảng tiêu chí đánh giá nêu đầy đủ năng lực tài chính, kinh nghiệm
Vấn đề 31 Trong quá trình đàm phán hợp đồng với đối tác, mức độ phạm vi dự án đƣợc làm rõ Vấn đề 32 Kết quả lựa chọn đối tác cuối cùng có phù hợp với bảng tiêu chí đánh giá
Dựa vào kết quả khảo sát thể hiện trên biểu đồ 3.5. Tác giả có nhận xét nhƣ sau:
Nhận xét chung: Năng lực đánh giá, lựa chọn đối tác và công nghệ nhìn chung đạt ở mức 3 (mức cao), tỉ lệ (“cao”+”rất cao”) đạt trên 70% (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Ƣu điểm:
Trong công tác đánh giá, lựa chọn đối tác và công nghệ của VPBank, mức độ làm rõ phạm vi dự án đƣợc đánh giá cao. Điều này chứng tỏ đội ngũ công nghệ của VPBank đều là các nhân sự có trình độ chuyên môn tốt và nhiều kinh nghiệm
Nhƣợc điểm:
Tác giả nhận thấy có 2 vấn đề cần đƣợc lƣu tâm nhiều hơn là
- Vấn đề 29: Dƣới ngƣỡng trung bình (% thấp+% trung bình) =27% - Vấn đề 30: Dƣới ngƣỡng trung bình (% thấp+% trung bình) =26,3%
Từ hai vấn đề này, tác giả cho rằng VPBank chƣa nêu đầy đủ chức năng kỹ thuật, công nghệ, tài chính và kinh nghiệm trong bảng tiêu chí chấm điểm.
3.3.4.4. Đánh giá năng lực lựa chọn đối tác và công nghệ dựa trên kết quả nghiên cứu định tính cứu định tính
Tác giả đã tiến hành phỏng vấn các chuyên gia công nghệ trong và ngoài VPBank. Ý kiến của các chuyên gia cho rằng việc đánh giá, lựa chọn đối tác và công nghệ của VPBank hiện nay không có quá nhiều nhƣợc điểm, tuy nhiên nên xem xét tới vấn đề đƣa ra các tiêu chí đánh giá về mặt kỹ thuật sâu sắc hơn nữa. Không chỉ dừng ở
65
việc đánh giá hồ sơ dự thầu, các dự án nên chú trọng hơn tới công tác Demo/PoC (Demonstration/Proof of Concept) để đánh giá giải pháp công nghệ sâu hơn.
Hiện nay, trong VPBank mới chỉ có một vài dự án lớn thực hiện công tác PoC. Một số dự án nhỏ có thực hiện PoC nhƣng còn chƣa sâu, hoặc bỏ qua giai đoạn PoC dự án.
Dƣới góc độ lãnh đạo và chiến lƣợc, Bảo trợ dự án cho rằng tổ dự án chƣa xem xét kỹ vấn đề về năng lực kinh nghiệm cũng nhƣ năng lực tài chính của nhà thầu. Việc đánh giá không đầy đủ kinh nghiệm triển khai của nhà thầu có thể gây ra rủi ro cho dự án trong quá trình triển khai nhƣ chậm tiến độ, hoặc chất lƣợng dự án không đạt đƣợc nhƣ kỳ vọng, dẫn tới ảnh hƣởng lợi ích kinh tế của ngân hàng.
Tổng hợp kết quả đánh giá của 2 phƣơng pháp trên, tác giả nhận định rằng điểm yếu trong công tác đánh giá, lựa chọn công nghệ của VPBank chính là khả năng đánh giá năng lực kỹ thuật, tài chính, kinh nghiệm nhà thầu của VPBank vẫn còn nhiều hạn chế.
3.3.5. Thực trạng năng lực quản trị chất lƣợng dự án
3.3.5.1. Công tác quản trị chất lƣợng dự án
Công tác quản trị chất lƣợng đƣợc thực hiện nhƣ một phần của quản trị dự án để xác định các tiêu chuẩn chất lƣợng có liên quan đến dự án.
Chất lƣợng dự án đƣợc theo dõi qua các thông số sau:
Thông số tỷ trọng sai hỏng khi bàn giao (Delivered Defect Density): Thông số này áp dụng khi kết thúc yêu cầu dự án.
Thông số tỷ lệ phát hiện sai hỏng theo giai đoạn (Phase-wise Defect Detection Rate): Thông số này chỉ ra hiệu quả của quá trình rà soát và kiểm tra. Thông số này thƣờng để theo dõi chất lƣợng khi kết thúc mỗi giai đoạn của dự án.
66
Bảng 3.9: Các hạng mục thực hiện quản trị chất lƣợng dự án
STT Hạng mục Mô tả
1 Khởi động dự án
- Họp khởi động dự án nhằm xác định phạm vi dự án, các yêu cầu nguồn lực (con ngƣời & cơ sở vật chất) cần thiết để thực hiện dự án và yêu cầu hỗ trợ từ các đơn vị hỗ trợ để thực hiện dự án.
2
Giám sát quy trình dự án (PPM)
- Cán bộ phân tích chất lƣợng tiến hành giám sát quy trình dự án bất ngờ hàng tháng để kiểm tra các quy trình đƣợc tuân thủ trong dự án.