Để lập và quản trị kế hoạch dự án, nhà quản trị dự án cần thực hiện các bƣớc sau:
Bƣớc 1: Thực hiện phân tách công việc
Phân tách công việc của một dự án là việc phân chia công việc dự án thành các công việc con khác nhau theo trình tự cấp bậc, đƣợc thực hiện sau khi xây dựng xong ý tƣởng dự án.
Ngƣời thực hiện phân tách công việc sẽ là quản trị dự án. Các bộ phận chức năng có liên quan trong dự án có nhiệm vụ thảo luận, xem xét từng giai đoạn thuộc phạm vi công việc của mình.
Trong mỗi cấp bậc công việc con, cần liệt kê và lập bảng giải thích chi tiết cho từng công việc cần thực hiện trong dự án. Các cấp bậc thấp dần thể hiện mức độ chi tiết của mục tiêu. Cấp độ thấp nhất là những công việc cụ thể.
Dựa trên sơ đồ phân tách công việc, quản trị dự án có thể giao nhiệm vụ, xác định trách nhiệm cụ thể của từng cá nhân, bộ phận chức năng đối với mỗi công việc dự án. WBS (Work Break Struture) giúp các nhóm chức năng hiểu đƣợc yêu cầu của nhóm mình và của các nhóm khác có liên quan.
Sơ đồ phân tách công việc là cơ sở lập kế hoạch chi tiết và điều chỉnh các kế hoạch tiến độ thời gian, phân bổ các nguồn lực cho từng công việc dự án và cũng là cơ sở để đánh giá hiện trạng và kết quả thực hiện các công việc dự án trong từng thời kỳ.
Với sơ đồ phân tách công việc, quản trị dự án sẽ tránh đƣợc những sai sót hoặc bỏ quên một số công việc nào đó.
Bƣớc 2: Thiết lập mạng công việc
Mạng công việc là kỹ thuật trình bày kế hoạch tiến độ, mô tả dƣới dạng sơ đồ mối quan hệ liên tục giữa các công việc đã đƣợc phân tách thời gian và thứ tự trƣớc sau. Mạng công việc là sự kết nối các công việc và các sự kiện, phản ánh mối quan hệ tƣơng tác giữa các nhiệm vụ, công việc của dự án. Trong bảng kế hoạch dự án thể hiện ngày bắt đầu và ngày kết thúc dự án, nguồn lực cần thiết để thực hiện dự án
21
Quản lý thời gian và tiến độ dự án chính là quá trình thiết lập mạng công việc, xác định thời gian thực hiện từng công việc cũng nhƣ toàn bộ dự án và quản lý tiến trình thực hiện các công việc dự án trên cơ sở các nguồn lực cho phép và những yêu cầu về chất lƣợng đã định.
Bƣớc 3: Biển diễn mạng công việc, sử dụng biểu đồ Gantt
Để xây dựng mạng công việc cần xác định mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau giữa các công việc của dự án. Có một số loại quan hệ phụ thuộc chủ yếu giữa các công việc dự án sau:
o Phụ thuộc bắt buộc: Là mối quan hệ phụ thuộc, bắt buộc phải tuân theo tuần tự.
o Phụ thuộc tùy ý: Là mối quan hệ có thể thực hiện theo thứ tự hoặc song song.
o Phụ thuộc bên ngoài: Là mối quan hệ phụ thuộc giữa các công việc dự án với các công việc không thuộc dự án, là sự phụ thuộc của các dự án với các yếu tố bên ngoài.
Để biểu diễn mạng công việc, tác giả lựa chọn phƣơng pháp biểu đồ GANTT
Khái niệm và cấu trúc của GANTT
Biểu đồ GANTT đƣợc giới thiệu năm 1917 bởi GANTT. Biểu đồ GANTT là phƣơng pháp trình bày tiến trình thực tế cũng nhƣ kế hoạch thực hiện các công việc của dự án theo trình tự thời gian. Mục đích của GANTT là xác định một tiến độ hợp lý nhất để thực hiện các công việc khác nhau của dự án. Tiến độ này tùy thuộc vào độ dài công việc, những điều kiện ràng buộc và kỳ hạn phải tuân thủ.
Cấu trúc của biểu đồ:
Cấu trúc của biểu đồ GANTT gồm các thành phần sau: - Các hạng mục công việc cần thực hiện
- Tổng thời gian thực hiện
- Thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc - Nguồn lực thực hiện công việc
- Tiến độ hoàn thành công việc - Thứ tự ƣu tiên công việc trƣớc, sau
22
Hình 1.3: Cấu trúc biểu đồ Gantt