1.2.4.1. Khái niệm về lập kế hoạch dự án
“Lập kế hoạch dự án là việc lập tiến độ tổ chức dự án theo một trình tự logic, xác định mục tiêu và các phƣơng pháp để đạt đƣợc mục đích của dự án, dự tính những công việc cần làm, nguồn lực và thời gian thực hiện những công việc đó nhằm hoàn thành tốt mục tiêu đã đƣợc xác định của của dự án. Lập kế hoạch dự án là tiến hành chi tiết hóa những mục tiêu của dự án thành các công việc cụ thể và hoạch định một chƣơng trình biện pháp để thực hiện các công việc đó.” (Từ Quang Phƣơng, 2005, trang 56)
Việc lập kế hoạch dự án là cơ sở cho việc kiểm tra, giám sát và đánh giá chất lƣợng thực hiện công việc. Trong bản kế hoạch dự án cần chỉ rõ
Phạm vi công việc thuộc dự án.
Xác định thời điểm bắt đầu và thời điểm kết thúc của mỗi công việc con trong dự án, từng giai đoạn dự án và thời gian thực hiện toàn bộ dự án. Xây dựng mối quan hệ giữa các công việc trong dự án. Trong bản kế hoạch
20
1.2.4.2. Phƣơng pháp lập và quản trị kế hoạch dự án
Để lập và quản trị kế hoạch dự án, nhà quản trị dự án cần thực hiện các bƣớc sau:
Bƣớc 1: Thực hiện phân tách công việc
Phân tách công việc của một dự án là việc phân chia công việc dự án thành các công việc con khác nhau theo trình tự cấp bậc, đƣợc thực hiện sau khi xây dựng xong ý tƣởng dự án.
Ngƣời thực hiện phân tách công việc sẽ là quản trị dự án. Các bộ phận chức năng có liên quan trong dự án có nhiệm vụ thảo luận, xem xét từng giai đoạn thuộc phạm vi công việc của mình.
Trong mỗi cấp bậc công việc con, cần liệt kê và lập bảng giải thích chi tiết cho từng công việc cần thực hiện trong dự án. Các cấp bậc thấp dần thể hiện mức độ chi tiết của mục tiêu. Cấp độ thấp nhất là những công việc cụ thể.
Dựa trên sơ đồ phân tách công việc, quản trị dự án có thể giao nhiệm vụ, xác định trách nhiệm cụ thể của từng cá nhân, bộ phận chức năng đối với mỗi công việc dự án. WBS (Work Break Struture) giúp các nhóm chức năng hiểu đƣợc yêu cầu của nhóm mình và của các nhóm khác có liên quan.
Sơ đồ phân tách công việc là cơ sở lập kế hoạch chi tiết và điều chỉnh các kế hoạch tiến độ thời gian, phân bổ các nguồn lực cho từng công việc dự án và cũng là cơ sở để đánh giá hiện trạng và kết quả thực hiện các công việc dự án trong từng thời kỳ.
Với sơ đồ phân tách công việc, quản trị dự án sẽ tránh đƣợc những sai sót hoặc bỏ quên một số công việc nào đó.
Bƣớc 2: Thiết lập mạng công việc
Mạng công việc là kỹ thuật trình bày kế hoạch tiến độ, mô tả dƣới dạng sơ đồ mối quan hệ liên tục giữa các công việc đã đƣợc phân tách thời gian và thứ tự trƣớc sau. Mạng công việc là sự kết nối các công việc và các sự kiện, phản ánh mối quan hệ tƣơng tác giữa các nhiệm vụ, công việc của dự án. Trong bảng kế hoạch dự án thể hiện ngày bắt đầu và ngày kết thúc dự án, nguồn lực cần thiết để thực hiện dự án
21
Quản lý thời gian và tiến độ dự án chính là quá trình thiết lập mạng công việc, xác định thời gian thực hiện từng công việc cũng nhƣ toàn bộ dự án và quản lý tiến trình thực hiện các công việc dự án trên cơ sở các nguồn lực cho phép và những yêu cầu về chất lƣợng đã định.
Bƣớc 3: Biển diễn mạng công việc, sử dụng biểu đồ Gantt
Để xây dựng mạng công việc cần xác định mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau giữa các công việc của dự án. Có một số loại quan hệ phụ thuộc chủ yếu giữa các công việc dự án sau:
o Phụ thuộc bắt buộc: Là mối quan hệ phụ thuộc, bắt buộc phải tuân theo tuần tự.
o Phụ thuộc tùy ý: Là mối quan hệ có thể thực hiện theo thứ tự hoặc song song.
o Phụ thuộc bên ngoài: Là mối quan hệ phụ thuộc giữa các công việc dự án với các công việc không thuộc dự án, là sự phụ thuộc của các dự án với các yếu tố bên ngoài.
Để biểu diễn mạng công việc, tác giả lựa chọn phƣơng pháp biểu đồ GANTT
Khái niệm và cấu trúc của GANTT
Biểu đồ GANTT đƣợc giới thiệu năm 1917 bởi GANTT. Biểu đồ GANTT là phƣơng pháp trình bày tiến trình thực tế cũng nhƣ kế hoạch thực hiện các công việc của dự án theo trình tự thời gian. Mục đích của GANTT là xác định một tiến độ hợp lý nhất để thực hiện các công việc khác nhau của dự án. Tiến độ này tùy thuộc vào độ dài công việc, những điều kiện ràng buộc và kỳ hạn phải tuân thủ.
Cấu trúc của biểu đồ:
Cấu trúc của biểu đồ GANTT gồm các thành phần sau: - Các hạng mục công việc cần thực hiện
- Tổng thời gian thực hiện
- Thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc - Nguồn lực thực hiện công việc
- Tiến độ hoàn thành công việc - Thứ tự ƣu tiên công việc trƣớc, sau
22
Hình 1.3: Cấu trúc biểu đồ Gantt
1.2.5. Năng lực điều phối và quản trị nhân sự dự án
1.2.5.1.Vai trò của công tác điều phối và quản trị dự án đầu tƣ
Trong giai đoạn đầu tiên hình thành dự án đầu tƣ, chủ đầu tƣ lập một tổ nghiên cứu khả thi để tiến hành thu thập thông tin cần thiết nhằm đánh giá hiệu quả kinh tế mà dự án mang lại, đánh giá sơ bộ kỹ thuật và giải pháp công nghệ.
Giai đoạn nghiên cứu khả thi là giai đoạn nghiên cứu toàn diện, triệt để và sâu sắc trên nhiều khía cạnh khác nhau. Khối lƣợng công việc trong giai đoạn này khá lớn và phức tạp. Trong giai đoạn nghiên cứu khả thi, ngoài việc nghiên cứu các vấn đề về tài chính, thị trƣờng, giải pháp kỹ thuật, thì cũng cần phải đặc biệt quan tâm nghiên cứu đầy đủ, toàn diện cơ cấu tổ chức quản trị dự án và các bộ phận chức năng liên quan. Trong giai đoạn này, nếu không nghiên cứu kỹ khía cạnh tổ chức quản trị dự án thì sẽ dẫn đến những hạn chế không nhỏ khi đƣa dự án vào vận hành.
Giai đoạn đánh giá, lựa chọn công nghệ, đối tác và giai đoạn triển khai là hai giai đoạn rất quan trọng. Chủ đầu tƣ cần phải có một đội ngũ nhân sự đủ mạnh, giàu
23
năng lực kinh nghiệm và kỹ năng nhằm đánh giá giải pháp và lựa chọn đƣợc đối tác. Nếu chủ đầu tƣ không có đội ngũ nhân sự đủ mạnh trong giai đoạn này thì khả năng thất bại của dự án là rất lớn, có thể gây thiệt hại về kinh tế đầu tƣ.
Nhƣ vậy, công tác tổ chức quản trị dự án giữ vai trò quan trọng trong toàn bộ quá trình hình thành và thực hiện dự án đầu tƣ, từ khi xuất hiện cơ hội đầu tƣ cho đến khi dự án đƣợc triển khai và đƣa vào chính thức hoạt động.
1.2.5.2. Cơ cấu tổ chức quản lý dự án
Mục đích của việc xây dựng cơ cấu tổ chức quản trị dự án là nhằm sử dụng nhân lực trong dự án một cách có hiệu quả nhất. Cơ cấu tổ chức dự án sẽ bao gồm các bên có liên quan nhƣ: Bảo trợ dự án, Ban chỉ đạo dự án, đơn vị hƣởng lợi dự án, đối tác, nhân sự của các đơn vị khác có liên quan trong dự án.
Cơ cấu tổ chức quản trị dự án đƣợc đặc trƣng bởi thành phần, số lƣợng các bộ phận quản trị và cả hệ thống quy chế quy định nhiệm vụ, quyền hạn và những mối liên hệ tác động qua lại giữa các bộ phận trong nội bộ cơ cấu tổ chức của dự án.
Xây dựng một cơ cấu tổ chức dự án cần dựa trên cơ sở nắm vững mục tiêu của dự án, quy mô của các hoạt động trong quá trình vận hành dự án và hình thức tổ chức dự án đã đƣợc chọn.
Cơ cấu tổ chức quản trị dự án thƣờng đƣợc chia làm 3 cấp độ: Cấp lãnh đạo, cấp điều hành và cấp thực hiện.
Cấp lãnh đạo: Thƣờng là thành viên Hội đồng quản trị. Cấp lãnh đạo là đơn vị đại diện cho quyền sở hữu vốn đầu tƣ nên có thể thực hiện công tác tổ chức, quản lý mọi hoạt động vận hành dự án. Chức năng chính của cấp lãnh đạo là những chỉ đạo mang tính chiến lƣợc nhƣ chỉ đạo về kế hoạch tài chính và các vấn đề liên quan đến tài chính, chỉ đạo công tác tổ chức chức nhân sự và ra những quyết định xây dựng phƣơng án đầu tƣ.
Cấp điều hành: Thƣờng là ban giám đốc hoặc tổng giám đốc. Ban giám đốc hoặc tổng giám đốc là cấp điều hành trực tiếp mọi công việc quản lý trên các mặt hoạt động của dự án và ứng phó kịp thời với mọi tình huống thay đổi
24
trong môi trƣờng kinh doanh. Ban giám đốc sẽ chịu trách nhiệm toàn bộ đối với sự phát triển của dự án trƣớc Hội đồng quản trị.
Cấp thực hiện: Đây là cấp trực tiếp thực hiện mọi ý kiến chỉ đạo trong hoạt động của dự án theo tƣ tƣởng chỉ đạo của cấp lãnh đạo và cấp điều hành bằng những nghiệp vụ quản lý cụ thể để đƣa đến những kết quả cụ thể theo mục tiêu của dự án. Cấp thực hiện bao gồm các phòng ban chức năng liên quan mật thiết với nhau trong dự án.
Để xây dựng cơ cấu tổ chức dự án, cần phải tiến hành qua các bƣớc sau:
Bƣớc 1: Xác định khối lƣợng công việc, xác định số lƣợng các phòng, ban chức năng cần có ở một dự án cũng nhƣ số lƣợng nhân viên cần thiết ở mỗi phòng, ban chức năng. Khi xác định khối lƣợng công việc cần đặc biệt chú ý đến mối tƣơng quan giữa khối lƣợng công việc với quỹ thời gian làm việc trong ngày của họ.
Bƣớc 2: Xác định phạm vi công việc cho từng thành viên cụ thể trong mỗi phòng
ban chức năng. Việc xác định này nhằm định rõ phần việc cụ thể cho từng phòng ban, tránh tình trạng chồng chéo, bỏ sót công việc.
Bƣớc 3: Xác định rõ chức năng, nhiệm vụ cụ thể, mối quan hệ giữa các phòng, ban
chức năng, giữa các nhân viên ..v..v. Việc xác định này sẽ giúp phát hiện những trƣờng hợp có việc không có nhân sự thực hiện, không có phòng, ban nào phụ trách hoặc chỉ một việc mà nhiều nhân sự thực hiện, nhiều phòng, ban phụ trách.
Trong quá trình thực hiện dự án, cần tiến hành kiểm tra, giám sát tiến độ thực hiện của dự án, phân tích tình hình thực hiện để nắm bắt đƣợc hiện trạng và có biện pháp giải quyết những vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện. Song song với quá trình giám sát, cần tiến hành đánh giá dự án giữa kỳ và cuối kỳ để tổng kết rút kinh nghiệm, kiến nghị các pha sau của dự án.
Nhƣ vậy, trong quá trình thực hiện dự án. Các nhiệm vụ: Lập kế hoạch, điều phối nguồn lực và giám sát luôn có mối quan hệ chặt chẽ với nhau
25
Hình 1.4: Mối quan hệ giữa Lập kế hoạch – Điều phối – Giám sát 1.2.6. Năng lực đánh giá, lựa chọn đối tác và công nghệ
1.2.6.1. Mục đích của việc đánh giá, lựa chọn đối tác và công nghệ
Nghiên cứu công nghệ của dự án đƣợc hiểu là quá trình phân tích, lựa chọn giải pháp công nghệ, thiết bị phù hợp với mục tiêu dự án đã đặt ra, với những ràng buộc về vốn, trình độ quản lý và kỹ thuật. Nghiên cứu giải pháp công nghệ cho biết dự án nên đƣợc đầu tƣ nhƣ thế nào cho có lợi nhất và có hiệu quả nhất.
Nghiên cứu công nghệ là tiền đề cho việc nghiên cứu đánh giá lựa chọn nhà cung cấp của dự án đầu tƣ.
Mục đích của việc nghiên cứu đánh giá công nghệ là nhằm loại bỏ các phƣơng án không khả thi về mặt kỹ thuật để tránh những việc lãng phí tài chính (F), nguồn lực (HR) và thời gian (T) và giúp giảm thiểu rủi ro trong quá trình thực hiện đầu tƣ và vận hành kết quả đầu tƣ.
Nghiên cứu công nghệ là công việc phức tạp, đòi hỏi phải có các chuyên gia kỹ thuật chuyên sâu về từng khía cạnh kỹ thuật của dự án.
26
Hình 1.5: Quy trình thực hiện nghiên cứu công nghệ
1.2.6.2. Nội dung nghiên cứu đánh giá, lựa chọn đối tác và công nghệ
Đánh giá giải pháp công nghệ cần đầu tƣ của dự án đƣợc thể hiện qua các nội dung sau:
Mô tả sản phẩm của dự án:
Cần phải đánh giá đƣợc các đặc điểm về các tiêu chuẩn kỹ thuật, chất lƣợng sản phẩm, giải pháp công nghệ có đáp ứng đƣợc nhu cầu của đơn vị hƣởng lợi không?
Tính năng, công dụng và cách sử dụng sản phẩm công nghệ.
Thực hiện so sánh các tiêu chuẩn kinh tế, kỹ thuật, dịch vụ của sản phẩm dự án với các sản phẩm tƣơng tự trong nƣớc và quốc tế.
27
Lựa chọn hình thức đầu tƣ
Để thực hiện mục tiêu đã đề ra, dự án cần phải xác định hình thức đầu tƣ. Hình thức đầu tƣ mới đƣợc áp dụng đối với các loại trang thiết bị hoàn toàn mới do ít tận dụng đƣợc các hạ tầng hiện tại.
Hình thức đầu tƣ cải tạo, mở rộng, nâng cấp thƣờng đƣợc áp dụng đối với các loại trang thiết bị đã từng sản xuất hoặc xuất hiện ở Việt Nam.
Khi lựa chọn hình thức đầu tƣ, cần phải tính toán cụ thể, chỉ nên quyết định sau khi đã so sánh các phƣơng án về các mặt kinh tế - kỹ thuật, có xét đến khả năng phát triển trong tƣơng lai.
Tiêu chí để lựa chọn giải pháp công nghệ cho dự án
Hiện nay có nhiều khái niệm về công nghệ. Theo Ủy ban Kinh tế và Xã hội khu vực Châu Á – Thái Bình Dƣơng (Economic and Social Commission for Asia and the Pacific – ESCAP) đƣa ra “Công nghệ là kiến thức có hệ thống về quy trình và kỹ thuật dùng để chế biến vật liệu và thông tin. Nó bao gồm kiến thức, kỹ năng, thiết bị, phƣơng pháp và các hệ thống dùng trong việc tạo ra hàng hóa và cung cấp dịch vụ”. Trong Luật khoa học và công nghệ của Việt Nam (2013, trang 1), có nêu “Công nghệ là tập hợp phƣơng pháp, quy trình, kỹ năng, bí quyết, công cụ, phƣơng tiện, dùng để biến đổi các nguồn lực thành sản phẩm.”
Yêu cầu đối với việc lựa chọn công nghệ thích hợp cho dự án có thể dựa vào một số tiêu chí sau:
Công nghệ đó phải có tác dụng nâng cao hiệu suất công việc, giảm chi phí vận hành.
Giá thành của giải pháp công nghệ phải hợp lý, nằm trong ngân sách đƣợc phê duyệt.
Giải pháp công nghệ phải phù hợp với trình độ kiến thức của đội ngũ vận hành. Nếu chƣa phù hợp, cần có kế hoạch đào tạo đội ngũ vận hành, tiếp quản giải pháp công nghệ đó.
Giải pháp công nghệ phải đáp ứng đƣợc mục tiêu ban đầu của dự án đã đề ra. Ngoài ra khi lựa chọn công nghệ cho dự án, cần lƣu ý những điểm sau:
28
o Cần đƣa ra nhiều phƣơng án với những đặc điểm khác nhau để lựa chọn giải pháp công nghệ thích hợp.
o Cần lƣu ý tới vấn đề bản quyền của sản phẩm, nguồn gốc cung cấp giải pháp công nghệ hoặc đối tác của giải pháp công nghệ đó tại Việt Nam.
o Cần lƣu ý tới lợi ích của giải pháp công nghệ và cách thức thanh toán trong quá trình mua bán.
Sau khi tất cả các vấn đề liên quan đến lựa chọn giải pháp công nghệ cho dự án đã hoàn tất, trong báo cáo đánh giá giải pháp công nghệ cần đề cập tới những đặc điểm sau:
Giải pháp công nghệ đƣợc lựa chọn: Cần đề cập tới các đặc điểm, tính năng