Dự toán tiêu thụ

1. 1Tìm hiểu chung về dự toán ngân sách

2.3.3.2.1 Dự toán tiêu thụ

Trong quá trình lập ngân sách thì dự toán tiêu thụ được lập đầu tiên, đây là cơ sở để lập các dự toán khác. Dự toán tiêu thụ được lập tương đối chính xác sẽ giúp Công ty tránh được tình trạng thiếu hàng hoặc hàng tồn kho qua nhiều. Dự toán tiêu thụ do Phòng Kinh doanh - Xuất nhập khẩu lập, sau đó gửi cho bộ phận chuyên trách lập dự toán (Như đã giới thiệu ở trên là Kế toán tổng hợp đảm nhiệm).

Dự toán tiêu thụ lập cho một năm tài chính. Dự toán này sẽ được lập chi tiết cho từng mặt hàng và từng khách hàng, bao gồm các chỉ tiêu: Số lượng, đơn giá, thành tiền.

- Số lượng: Thường Phòng kinh doanh – Xuất nhập khẩu đã nhận đơn đặt hàng cho năm tiếp theo, hoặc có các đơn hàng gối đầu. Dựa trên số lượng này, và kết hợp với các nhận định, đánh giá thông qua việc nghiên cứu thị trường, sản lượng tiêu thụ năm hiện tại để ước tính số lượng tiêu thụ năm tiếp theo. Dự kiến năm 2013 Công ty sẽ tiêu thụ 6000 tấn sản phẩm các loại, trong đó phục vụ xuất khẩu chiếm 60%, còn lại là tiêu thụ nội địa.

- Đơn giá: Do Phòng Kinh doanh lập sau khi đã đàm phán với khách hàng và đánh giá tình hình thị trường biến động tốt hay xấu theo từng chu kỳ. Phòng kinh doanh khi nhận đơn hàng, sẽ phân tích kết cấu sản phẩm cho khách hàng biết, ví dụ: sản phẩm này dùng sợi gì, hóa chất gì… Đơn hàng này chuyển qua Phòng Thiết kế định mức để thiết kế sản phẩm theo yêu cầu khách hàng, hoặc đưa ra khăn mẫu tương ứng với đơn đặt hàng. Đơn hàng sau đó tiếp tục được chuyển qua Phòng Kế toán tài chính để ước tính ra đơn giá tiêu thụ.

- Cột thành tiền: sẽ được tính bằng cách lấy số lượng ước tính nhân với đơn giá ước tính.

Hàng quý, Phòng Kinh doanh – Xuất nhập khẩu sẽ so sánh thực tế với kế hoạch tiêu thụ. Biểu này được lập gồm các chỉ tiêu: số thứ tự, tên Khách hàng, đơn vị tính, kế hoạch, thực tế, chênh lệch (%).

(Dự toán tiêu thụ được trình bày chi tiết tại phụ lục 2.2)

2.3.3.2.2. Dự toán sản xuất

Dự toán sản xuất được lập nhằm dự tính số lượng sản phẩm cần sản xuất ra để đảm bảo cho tiêu thụ và số dữ trữ cuối kỳ. Dự toán này lập căn cứ vào số lượng tiêu thụ ước tính, lượng thành phẩm tồn kho đầu kỳ, lượng thành phẩm tồn kho dự tính cuối kỳ. Thông thường, sản lượng sản xuất khác sản lượng tiêu thụ, và thường lớn hơn sản lượng tiêu thụ vì sản lượng sản xuất còn có thêm lượng tồn kho. Ngoài ra, khi tính số lượng sản phẩm cần sản xuất, Công ty cũng lưu ý tới chất lượng sản phẩm. Nếu nhu cầu sản xuất là 6000 tấn, mà chất lượng sản phẩm chỉ đạt 98%, thì cần phải sản xuất: 6000/98%=6112,449 tấn. (112,449 tấn là phế phẩm)

Dự toán sản xuất được lập cho từng mặt hàng bao gồm các chỉ tiêu: số lượng tiêu thụ, số lượng tồn đầu kỳ, số lượng tồn cuối kỳ. Trong đó các chỉ tiêu được xác định như sau:

- Số lượng tiêu thụ: bằng với số lượng tiêu thụ trên dự toán tiêu thụ đã lập.

- Số lượng tồn đầu kỳ: Bằng với số lượng tồn kho kỳ trước hoặc ước tính tồn kho kỳ trước.

- Số lượng tồn cuối kỳ: Bằng với số lượng tồn kho cuối kỳ trên dự toán thành phẩm tồn kho. Số tồn cuối kỳ này được tính sao cho tránh được lượng tồn kho quá nhiều, làm ứ đọng vốn và phát sinh các chi phí bảo quản, lưu kho… , dẫn tới làm tăng các khoản chi phí không cần thiết của Công ty.

- Số lượng sản xuất tính bằng cách lấy số lượng tiêu thụ cộng với số thành phẩm tồn cuối kỳ trừ đi thành phẩm tồn kho đầu kỳ.

Vì mỗi sản phẩm đều phải trải qua 3 giai đoạn: Từ dệt mộc hoàn thành sẽ chuyển qua giai đoạn nhuộm, khi nhuộm màu hoàn thành sẽ chuyển qua khâu may. Nên sản lượng sản xuất này chỉ tính cho công đoạn đầu tiên là dệt mộc.

(Dự toán sản xuất được trình bày chi tiết tại phụ lục 2.3)

2.3.3.2.3. Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Tại Công ty, nguyên vật liệu dùng cho sản xuất sản phẩm gồm:

- Công đoạn dệt mộc: Nguyên vật liệu chính là sợi. Nguyên vật liệu phụ là hồ.

- Công đoạn nhuộm: Nguyên vật liệu chính là giá thành sản phẩm công đoạn dệt mộc. Vật liệu phụ là hóa chất.

- Công đoạn may: Nguyên vật liệu chính là giá thành sản phẩm công đoạn dệt nhuộm. Vật liệu phụ là nhãn gắn lên khăn, bao bì đóng gói…

Dự toán lập nhằm dự tính số lượng nguyên vật liệu và số tiền chi trả để đảm bảo cho sản xuất và dữ trữ cuối kỳ. Dự toán nguyên vật liệu được lập bao gồm các chỉ tiêu:

Lượng NVL sử dụng, đơn giá xuất NVL. Trong đó các chỉ tiêu được xác định như sau:

 Số lượng NVL sử dụng

Căn cứ vào số lượng sản phẩm cần sản xuất ra trên dự toán sản xuất, số lượng tồn kho nguyên vật liệu đầu kỳ của các kỳ trước, số lượng tồn kho cuối kỳ trên dự toán tồn kho nguyên vật liệu, Công ty sẽ tính được số lượng nguyên vật liệu cần sản xuất ra theo công thức sau:

Số lượng NVL sử dụng = tiêu hao theo định mức + Số lượng NVL tồn đầu kỳ - Số lượng NVL tồn cuối kỳ.

Trong đó: tiêu hao theo định mức = Số lượng sản phẩm sản xuất theo dự toán x Định mức NVL

- Định mức nguyên vật liệu: Bảng định mức này phản ánh chi tiết từng loại và lượng nguyên liệu tiêu hao để sản xuất một đơn vị sản phẩm. Trong quá trình sản xuất, các nhà máy kết hợp với Phòng Thiết kế - Định mức để tính ra định mức cho từng loại

nguyên vật liệu. Các định mức này đã được xây dựng và kiểm nghiệm trong quá trình sản xuất nên tương đối chính xác. Ví dụ để sản xuất ra 1 kg khăn Modal, là loại khăn được tạo ra chủ yếu từ 50% cenlulose gỗ cây sồi và 50% bông. Để làm ra 1kg khăn 28*48 cm*58g, thì lượng NVL cần để sản xuất như sau:

Sợi cenlulose-gỗ cây sồi 710,00 g

Sợi 20/1 Cott 710,00 g Sợi 40/2 PE 6279 30,61 g Hồ mềm 7,2 g Hồ Polymer 7,25 g Hồ chống nhàu 2,3 g NAOH 4,10 g NA2CO3 3,78 g Chất kháng nấm 0,4 g

Chất chậm cháy HCPosphor 4,1 g

Nhãn METN009 17,00 cái

(Bộ định mức nguyên vật liệu được trình bày chi tiết tại phụ lục 2.4)

Hàng quý, sẽ báo cáo việc thực hiện tiêu hao nguyên vật liệu so với định mức

- Đơn giá nguyên vật liệu: Nguyên liệu chủ yếu được mua trong nước, còn một số hóa chất dùng ở công đoạn nhuộm thì nhập khẩu. Vào quý III, công ty sẽ ký kết hợp đồng mua nguyên vật liệu cho năm tới, Giá ghi trên hợp đồng là giá bán tại thời điểm ký kết. Trường hợp giá cả NVL năm tới biến động, người bán cũng sẽ điều chỉnh lại giá NVL phù hợp với tình hình thực tế cho Công ty. Đơn giá xuất NVL theo phương pháp bình quân cuối kỳ.

(Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp được trình bày chi tiết tại phụ lục 2.5)

2.3.3.2.4 Dự toán chi phí nhân công trực tiếp

Phòng Hành chính – Nhân sự căn cứ trên kế hoạch sản xuất và định biên lao động, sẽ tính số công nhân sản xuất hiện tại, dự kiến tuyển mới, dự kiến nghỉ, luân chuyển bao nhiêu để tính ra số nhân công dự kiến năm tới của từng phân xưởng. Sau đó

chuyển số liệu này cho Phòng Kế toán tài chính. Ở các phân xưởng hiện nay, lương nhân công được tính dựa trên lương đầu vào và lương sản phẩm.

- Lương đầu vào: là mức lương thấp nhất do Tổng giám đốc quy định cho từng nhà máy.

- Lương sản phẩm: Mức lương công nhân được hưởng tính theo lương sản phẩm, số lương này được tính bằng số lượng sản phẩm làm ra nhân với đơn giá giờ công. Nhưng để đảm bảo quyền lợi cho người lao động thì số lương được hưởng này không được thấp hơn lương đầu vào.

 Đơn giá giờ công: Tại nhà máy dệt mộc và may: Đơn giá giờ công là số tiền tính trên một sản phẩm (1cái). Riêng tại nhà máy nhuộm, thì đơn giá giờ công là số tiền tính trên 1kg sản phẩm nhuộm hoàn thành.

 Ngoài tiền lương phải trả, Công ty cũng ước tính các khoản có tính chất lương khi đọc các thông tư, công văn hướng dẫn của nhà nước sẽ áp dụng cho năm tới. Như vậy, dự toán chi phí nhân công trực tiếp sẽ tính bằng cách lấy tổng quỹ tiền lương của Công ty năm trước đã trả, nếu tính toán sản lượng sản xuất không tăng, mà vẫn giữ nguyên, thì lấy số này cộng với các khoản thưởng, tăng lương năm tới

(Dự toán chi phí chi phí nhân công trực tiếp được trình bày chi tiết tại phụ lục 2.6)

2.3.3.2.5 Dự toán chi phí sản xuất chung

Dự toán chi phí sản xuất chung được tính riêng cho từng nhà máy, và được phân bổ cho các sản phẩm theo định mức nguyên vật liệu chính. Hiện nay, Công ty dự toán chi phí sản xuất chung theo từng nội dung kinh tế cụ thể của chi phí. Tất cả các khoản chi phí này đều chi bằng tiền Việt Nam Đồng ngoại trừ chi phí khấu hao TSCĐ. Chi phí sản xuất chung bao gồm các khoản sau: Chi phí nhân viên phân xưởng, chi phí vật tư phụ tùng, chi phí động lực (điện), chi phí nhiên liệu, chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí sửa chữa TSCĐ, chi phí khác.

Phòng Hành chính – Nhân sự sẽ tính số nhân viên phân xưởng hiện tại, dự kiến tuyển mới, dự kiến nghỉ, luân chuyển để tính ra số nhân viên dự kiến năm tới của từng phân xưởng, từ đó ước tính số lương phải trả cho nhân viên phân xưởng và các khoản có tính chất lương trong một năm. Tiền lương của nhân viên không chỉ bao gồm mức lương căn bản theo quy chế tiền lương do Công ty quy định mà còn gồm cả các khoản phụ cấp lương, BHXH, BHYT, KPCĐ.

- Chi phí vật tư phụ tùng

Chi phí này cũng được Phòng Thiết kế định mức tính toán định mức vật tư phụ tùng theo từng loại máy. Đối với các máy móc đang sử dụng, từ thực tế tiêu hao phụ tùng trong nhiều tháng, tính ra được mức trung bình hàng tháng tiêu hao bao nhiêu. Đối với các máy mới mua về nếu có (Căn cứ vào dự toán đầu tư) thường sẽ ít tiêu hao chi phí vật tư phụ tùng hơn, nên Phòng Thiết kế định mức cũng sẽ ước tính một khoản chi phí cụ thể, nhưng ít hơn so với các máy móc đang sử dụng.

- Chi phí động lực (điện)

Phòng Thiết kế định mức cũng tính ra định mức điện trên một kg khăn ở từng nhà máy. Căn cứ vào sản phẩm mẫu, Công ty sẽ tính được số Kwh điện tiêu hao để tạo ra số sản phẩm này.

- Chi phí nhiên liệu

Hiện nay, Chấu ép là loại nhiên liệu Công ty đang sử dụng. Chi phí này cũng do Phòng Thiết kế định mức đo lường khi sản xuất ra 1kg sản phẩm mẫu.

- Chi phí khấu hao TSCĐ

Căn cứ vào máy móc, thiết bị hiện có tại công ty và sản lượng sản xuất cho năm sau, để đầu tư máy móc mới phù hợp với sản lượng mới. Thông thường, nếu sản lượng sản xuất năm sau nhiều hơn, các máy móc sắp khấu hao hết và hoạt động không tốt, Công ty sẽ đầu tư mới. Còn nếu sản lượng sản xuất năm sau ít hơn hoặc bằng với năm hiện tại, các máy móc vẫn còn trong điều kiện hoạt động tốt, thì không cần đầu tư mới.

Đối với các máy móc cũ thì tính bằng khấu hao năm hiện tại, còn các máy móc dự tính sẽ mua trong năm sau thì lấy giá mua dự tính chia cho số năm sử dụng để tính ra khấu hao của một năm.

- Chi phí sửa chữa TSCĐ

Tại mỗi phân xưởng có lập một tổ sửa chữa riêng. Tổ này sẽ lập ra kế hoạch sửa chữa, bảo trì máy móc thiết bị, nhà xưởng cho năm sau, bao gồm sửa chữa lớn và sửa chữa nhỏ. Sữa chữa lớn tiến hành định kỳ hàng năm theo kế hoạch lập ra, máy móc nào năm trước sửa rồi thì năm sau không sửa chữa nữa. Đối với sửa chữa nhỏ thì căn cứ vào tình hình hoạt động của từng máy, khấu hao từng máy để ước tính một chi phí nhất định.

- Chi phí khác

Chi phí khác bao gồm các khoản chi phí tiếp khách, tiền cơm, tiền may đồng phục…

+ Chi phí tiếp khách: theo quy chế của Công ty.

+ Tiền cơm: Số tiền từng suất ăn khác nhau tùy theo công nhân làm trong khu vực độc hại, văn phòng, làm ca ngày hay ca đêm, Công ty sẽ có quy định cụ thể.

+ Tiền đồng phục: Một năm tất cả công nhân viên đều được Công ty chi một số tiền nhất định để tự may đồng phục. Số tiền mỗi bộ theo quy định của Công ty.

(Dự toán chi phí chi phí sản xuất chung được trình bày chi tiết tại phụ lục 2.7)

2.3.3.2.6 Dự toán giá thành sản phẩm – Giá vốn hàng bán

Phòng kế toán tài chính lập dự toán giá thành dựa trên dự toán sản xuất, dự toán nguyên vật liệu trực tiếp, dự toán chi phí nhân công trực tiếp, dự toán chi phí sản xuất chung. Dự toán giá thành được lập chi tiết cho từng sản phẩm theo từng công đoạn. Đầu tiền, tính giá thành bán sản phẩm tại công đoạn dệt mộc. Giá thành tính được ở công đoạn dệt mộc chính là chi phí nguyên vật liệu trực tiếp của công đoạn nhuộm, cộng thêm chi phí chế biến tại công đoạn này, sẽ tính được giá thành bán thành phẩm

công đoạn nhuộm. Tương tự như vậy ở công đoạn may, ta sẽ tính được giá thành của sản phẩm hoàn thành.

Dự toán giá thành bao gồm các chỉ tiêu: sản lượng sản xuất, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung, tổng giá thành, giá thành đơn vị.

Trong đó: Các chỉ tiêu sản lượng sản xuất, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung được lấy từ dự toán sản xuất, dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, dự toán chi phí nhân công nhân công trực tiếp, dự toán chi phí sản xuất chung.

Giá thành SP = Chi phí NVL trực tiếp + Chi phí nhân công trực tiếp + Chi phí sản xuất chung

Giá vốn hàng bán thực chất là tổng giá thành của khối lượng sản phẩm tiêu thụ trong kỳ theo phương pháp giá toàn bộ. Trên cơ sở số lượng sản phẩm sản xuất theo dự toán, giá thành dự toán để sản xuất sản phẩm, số lượng sản phẩm tồn cuối kỳ theo dự toán, dự toán giá vốn hàng bán sẽ được xây dựng như sau:

Giá vốn hàng bán

= Giá thành sản

phẩm +

Giá thành sản phẩm tồn đầu kỳ dự toán -

Giá thành sản phẩm tồn cuối

kỳ thực tế (Dự toán giá thành sản phẩm được trình bày chi tiết tại phụ lục 2.8)

(Dự toán giá vốn hàng bán được trình bày chi tiết tại phụ lục 2.9)

2.3.3.2.7 Dự toán hàng tồn kho - Dự toán thành phẩm tồn kho - Dự toán thành phẩm tồn kho

Phòng Phát triển sản phẩm, cung ứng (Cụ thể là bộ phận Kho vận) có trách nhiệm phối hợp với các phòng ban khác để ước tính số lượng tồn kho cuối kỳ, sao cho số này có thể thỏa mãn nhu cầu tiêu thụ sản phẩm và dữ trữ trong kỳ.

Dự toán thành phẩm tồn kho được lập theo từng loại sản phẩm và từng phân xưởng. Căn cứ vào sản lượng tiêu thụ trên dự toán tiêu thụ và thời gian tồn kho của từng loại sản phẩm, sẽ tính được số lượng tồn kho cuối kỳ.

+ Thời gian tồn kho: Phòng thiết kế định mức căn cứ vào thực tế tính được thời gian trung bình luân chuyển sản phẩm từ công đoạn này qua công đoạn khác

+ Số lượng tồn kho ước tính cuối kỳ: Công ty cũng quy định số lượng tồn kho ở các phân xưởng để dễ quản lý và kiểm soát. Số lượng tồn kho cuối kỳ được tính bằng số lượng tiêu thụ trên dự toán tiêu thụ chia cho thời gian tồn kho.

(Dự toán thành phẩm tồn kho được trình bày chi tiết tại phụ lục 2.10)

- Dự toán nguyên vật liệu tồn kho

Dự toán này cũng do bộ phận Kho vận có trách nhiệm phối hợp với các phòng ban khác để ước tính số lượng tồn kho cuối kỳ vật liệu chính ở phân xưởng dệt mộc, và các vật liệu phụ ở các phân xưởng khác. Căn cứ vào số lượng tồn kho ước tính trên dự