Dự toán chi phí nhân công trực tiếp

1. 1Tìm hiểu chung về dự toán ngân sách

2.3.3.2.4 Dự toán chi phí nhân công trực tiếp

Phòng Hành chính – Nhân sự căn cứ trên kế hoạch sản xuất và định biên lao động, sẽ tính số công nhân sản xuất hiện tại, dự kiến tuyển mới, dự kiến nghỉ, luân chuyển bao nhiêu để tính ra số nhân công dự kiến năm tới của từng phân xưởng. Sau đó

chuyển số liệu này cho Phòng Kế toán tài chính. Ở các phân xưởng hiện nay, lương nhân công được tính dựa trên lương đầu vào và lương sản phẩm.

- Lương đầu vào: là mức lương thấp nhất do Tổng giám đốc quy định cho từng nhà máy.

- Lương sản phẩm: Mức lương công nhân được hưởng tính theo lương sản phẩm, số lương này được tính bằng số lượng sản phẩm làm ra nhân với đơn giá giờ công. Nhưng để đảm bảo quyền lợi cho người lao động thì số lương được hưởng này không được thấp hơn lương đầu vào.

 Đơn giá giờ công: Tại nhà máy dệt mộc và may: Đơn giá giờ công là số tiền tính trên một sản phẩm (1cái). Riêng tại nhà máy nhuộm, thì đơn giá giờ công là số tiền tính trên 1kg sản phẩm nhuộm hoàn thành.

 Ngoài tiền lương phải trả, Công ty cũng ước tính các khoản có tính chất lương khi đọc các thông tư, công văn hướng dẫn của nhà nước sẽ áp dụng cho năm tới. Như vậy, dự toán chi phí nhân công trực tiếp sẽ tính bằng cách lấy tổng quỹ tiền lương của Công ty năm trước đã trả, nếu tính toán sản lượng sản xuất không tăng, mà vẫn giữ nguyên, thì lấy số này cộng với các khoản thưởng, tăng lương năm tới

(Dự toán chi phí chi phí nhân công trực tiếp được trình bày chi tiết tại phụ lục 2.6)

2.3.3.2.5 Dự toán chi phí sản xuất chung

Dự toán chi phí sản xuất chung được tính riêng cho từng nhà máy, và được phân bổ cho các sản phẩm theo định mức nguyên vật liệu chính. Hiện nay, Công ty dự toán chi phí sản xuất chung theo từng nội dung kinh tế cụ thể của chi phí. Tất cả các khoản chi phí này đều chi bằng tiền Việt Nam Đồng ngoại trừ chi phí khấu hao TSCĐ. Chi phí sản xuất chung bao gồm các khoản sau: Chi phí nhân viên phân xưởng, chi phí vật tư phụ tùng, chi phí động lực (điện), chi phí nhiên liệu, chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí sửa chữa TSCĐ, chi phí khác.

Phòng Hành chính – Nhân sự sẽ tính số nhân viên phân xưởng hiện tại, dự kiến tuyển mới, dự kiến nghỉ, luân chuyển để tính ra số nhân viên dự kiến năm tới của từng phân xưởng, từ đó ước tính số lương phải trả cho nhân viên phân xưởng và các khoản có tính chất lương trong một năm. Tiền lương của nhân viên không chỉ bao gồm mức lương căn bản theo quy chế tiền lương do Công ty quy định mà còn gồm cả các khoản phụ cấp lương, BHXH, BHYT, KPCĐ.

- Chi phí vật tư phụ tùng

Chi phí này cũng được Phòng Thiết kế định mức tính toán định mức vật tư phụ tùng theo từng loại máy. Đối với các máy móc đang sử dụng, từ thực tế tiêu hao phụ tùng trong nhiều tháng, tính ra được mức trung bình hàng tháng tiêu hao bao nhiêu. Đối với các máy mới mua về nếu có (Căn cứ vào dự toán đầu tư) thường sẽ ít tiêu hao chi phí vật tư phụ tùng hơn, nên Phòng Thiết kế định mức cũng sẽ ước tính một khoản chi phí cụ thể, nhưng ít hơn so với các máy móc đang sử dụng.

- Chi phí động lực (điện)

Phòng Thiết kế định mức cũng tính ra định mức điện trên một kg khăn ở từng nhà máy. Căn cứ vào sản phẩm mẫu, Công ty sẽ tính được số Kwh điện tiêu hao để tạo ra số sản phẩm này.

- Chi phí nhiên liệu

Hiện nay, Chấu ép là loại nhiên liệu Công ty đang sử dụng. Chi phí này cũng do Phòng Thiết kế định mức đo lường khi sản xuất ra 1kg sản phẩm mẫu.

- Chi phí khấu hao TSCĐ

Căn cứ vào máy móc, thiết bị hiện có tại công ty và sản lượng sản xuất cho năm sau, để đầu tư máy móc mới phù hợp với sản lượng mới. Thông thường, nếu sản lượng sản xuất năm sau nhiều hơn, các máy móc sắp khấu hao hết và hoạt động không tốt, Công ty sẽ đầu tư mới. Còn nếu sản lượng sản xuất năm sau ít hơn hoặc bằng với năm hiện tại, các máy móc vẫn còn trong điều kiện hoạt động tốt, thì không cần đầu tư mới.

Đối với các máy móc cũ thì tính bằng khấu hao năm hiện tại, còn các máy móc dự tính sẽ mua trong năm sau thì lấy giá mua dự tính chia cho số năm sử dụng để tính ra khấu hao của một năm.

- Chi phí sửa chữa TSCĐ

Tại mỗi phân xưởng có lập một tổ sửa chữa riêng. Tổ này sẽ lập ra kế hoạch sửa chữa, bảo trì máy móc thiết bị, nhà xưởng cho năm sau, bao gồm sửa chữa lớn và sửa chữa nhỏ. Sữa chữa lớn tiến hành định kỳ hàng năm theo kế hoạch lập ra, máy móc nào năm trước sửa rồi thì năm sau không sửa chữa nữa. Đối với sửa chữa nhỏ thì căn cứ vào tình hình hoạt động của từng máy, khấu hao từng máy để ước tính một chi phí nhất định.

- Chi phí khác

Chi phí khác bao gồm các khoản chi phí tiếp khách, tiền cơm, tiền may đồng phục…

+ Chi phí tiếp khách: theo quy chế của Công ty.

+ Tiền cơm: Số tiền từng suất ăn khác nhau tùy theo công nhân làm trong khu vực độc hại, văn phòng, làm ca ngày hay ca đêm, Công ty sẽ có quy định cụ thể.

+ Tiền đồng phục: Một năm tất cả công nhân viên đều được Công ty chi một số tiền nhất định để tự may đồng phục. Số tiền mỗi bộ theo quy định của Công ty.

(Dự toán chi phí chi phí sản xuất chung được trình bày chi tiết tại phụ lục 2.7)

2.3.3.2.6 Dự toán giá thành sản phẩm – Giá vốn hàng bán

Phòng kế toán tài chính lập dự toán giá thành dựa trên dự toán sản xuất, dự toán nguyên vật liệu trực tiếp, dự toán chi phí nhân công trực tiếp, dự toán chi phí sản xuất chung. Dự toán giá thành được lập chi tiết cho từng sản phẩm theo từng công đoạn. Đầu tiền, tính giá thành bán sản phẩm tại công đoạn dệt mộc. Giá thành tính được ở công đoạn dệt mộc chính là chi phí nguyên vật liệu trực tiếp của công đoạn nhuộm, cộng thêm chi phí chế biến tại công đoạn này, sẽ tính được giá thành bán thành phẩm

công đoạn nhuộm. Tương tự như vậy ở công đoạn may, ta sẽ tính được giá thành của sản phẩm hoàn thành.

Dự toán giá thành bao gồm các chỉ tiêu: sản lượng sản xuất, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung, tổng giá thành, giá thành đơn vị.

Trong đó: Các chỉ tiêu sản lượng sản xuất, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung được lấy từ dự toán sản xuất, dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, dự toán chi phí nhân công nhân công trực tiếp, dự toán chi phí sản xuất chung.

Giá thành SP = Chi phí NVL trực tiếp + Chi phí nhân công trực tiếp + Chi phí sản xuất chung

Giá vốn hàng bán thực chất là tổng giá thành của khối lượng sản phẩm tiêu thụ trong kỳ theo phương pháp giá toàn bộ. Trên cơ sở số lượng sản phẩm sản xuất theo dự toán, giá thành dự toán để sản xuất sản phẩm, số lượng sản phẩm tồn cuối kỳ theo dự toán, dự toán giá vốn hàng bán sẽ được xây dựng như sau:

Giá vốn hàng bán

= Giá thành sản

phẩm +

Giá thành sản phẩm tồn đầu kỳ dự toán -

Giá thành sản phẩm tồn cuối

kỳ thực tế (Dự toán giá thành sản phẩm được trình bày chi tiết tại phụ lục 2.8)

(Dự toán giá vốn hàng bán được trình bày chi tiết tại phụ lục 2.9)

2.3.3.2.7 Dự toán hàng tồn kho - Dự toán thành phẩm tồn kho - Dự toán thành phẩm tồn kho

Phòng Phát triển sản phẩm, cung ứng (Cụ thể là bộ phận Kho vận) có trách nhiệm phối hợp với các phòng ban khác để ước tính số lượng tồn kho cuối kỳ, sao cho số này có thể thỏa mãn nhu cầu tiêu thụ sản phẩm và dữ trữ trong kỳ.

Dự toán thành phẩm tồn kho được lập theo từng loại sản phẩm và từng phân xưởng. Căn cứ vào sản lượng tiêu thụ trên dự toán tiêu thụ và thời gian tồn kho của từng loại sản phẩm, sẽ tính được số lượng tồn kho cuối kỳ.

+ Thời gian tồn kho: Phòng thiết kế định mức căn cứ vào thực tế tính được thời gian trung bình luân chuyển sản phẩm từ công đoạn này qua công đoạn khác

+ Số lượng tồn kho ước tính cuối kỳ: Công ty cũng quy định số lượng tồn kho ở các phân xưởng để dễ quản lý và kiểm soát. Số lượng tồn kho cuối kỳ được tính bằng số lượng tiêu thụ trên dự toán tiêu thụ chia cho thời gian tồn kho.

(Dự toán thành phẩm tồn kho được trình bày chi tiết tại phụ lục 2.10)

- Dự toán nguyên vật liệu tồn kho

Dự toán này cũng do bộ phận Kho vận có trách nhiệm phối hợp với các phòng ban khác để ước tính số lượng tồn kho cuối kỳ vật liệu chính ở phân xưởng dệt mộc, và các vật liệu phụ ở các phân xưởng khác. Căn cứ vào số lượng tồn kho ước tính trên dự toán thành phẩm tồn kho, Công ty sẽ tính được số lượng nguyên vật liệu tồn kho tương ứng với số thành phẩm tồn kho này.

(Dự toán nguyên vật liệu tồn kho được trình bày chi tiết tại phụ lục 2.11)

- Vật tư phụ tùng tồn kho

Vật tư phụ tùng tồn kho lập theo từng phân xưởng. Dựa vào kế hoạch sửa chữa do các tổ sửa chữa gửi lên, Kế toán tổng hợp kết hợp với bộ phận cung ứng sẽ tính ra số vật tư phụ tùng cần thiết cho sản xuất, sửa chữa lớn, và sửa chữa nhỏ. Vật tư phụ tùng này thường được bộ phận cung ứng đặt hàng trước, một số phụ tùng mua ở nước ngoài thì được đặt hàng trước sáu tháng.

2.3.3.2.8 Dự toán đầu tư và xây dựng

Các phòng ban lập báo cáo về tình hình sử dụng TSCĐ tại đơn vị mình: TSCĐ lỗ thời cần thanh lý, các TSCĐ đang sử dụng và mức trích khấu hao, các máy móc sắp hết khấu hao, hoạt động không tốt, hoặc không hiệu quả, đã lỗi thời đều được các bộ phận có liên quan báo cáo để mua mới, hoặc thay thế TSCĐ. Riêng đối với các máy móc,

dây chuyền sản xuất tại phân xưởng, Phòng Phát triển sản phẩm kết hợp với Phòng Kinh doanh xuất nhập khẩu xem xét, nếu có xây dựng chiến lược phát triển sản phẩm mới, sẽ đề xuất lên Ban giám đốc công ty mua dây chuyền, máy móc mới để phục vụ sản xuất.

Đối với dự toán xây dựng, thường là xây mới nhà xưởng, các công trình phụ trợ, thì dự án này phải có các bộ phận kỹ thuật tính toán, lập một báo cáo dự án tiền khả thi, trình lên Ban giám đốc phê duyệt. Theo kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty, trong 5 năm (2010-2015), thì Công ty không có dự án xây dựng mới.

2.3.3.2.9 Dự toán chi phí bán hàng

Các loại chi phí này được lập tương tự như chi phí sản xuất chung. Dự toán chi phí bán hàng phản ánh các chi phí liên quan đến việc tiêu thụ sản phẩm dự tính, bao gồm các khoản sau: chi phí nhân viên bán hàng, chi phí vật liệu bao bì, chi phí dụng cụ đồ dùng, chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác.

- Chi phí nhân viên bán hàng

Nhân viên bán hàng chia làm hai nhóm: nhóm nhân viên quản lý bán hàng hưởng lương cố định, theo quy chế của Công ty, nhóm nhân viên bán hàng hưởng theo doanh thu. Khi lập dự toán, Kế toán tổng hợp căn cứ vào tình hình nhân sự do bộ phận bán hàng gửi lên, tính ra tiền lương và các khoản có tính chất lương trong một năm đối với nhân viên quản lý, tính ra tiền lương nhân viên bán hàng theo doanh thu bán hàng dự tính theo một tỷ lệ phần trăm nhất định, tuy nhiên số này không được thấp hơn lương đầu vào đã được quy định.

- Chi phí vật liệu bao bì

Đây là các chi phí vật liệu đóng gói sản phẩm, bao bì xuất dùng cho tiêu thụ sản phẩm... Chi phí được tính như sau:

Chi phí vật liệu

bao bì dự tính =

Số lượng SP tiêu thụ dự tính X

Định mức bao bì cho 1 đơn vị SP X

Đơn giá 1 vật liệu bao bì

Chi phí dụng cụ đồ dùng chủ yếu là phương tiện làm việc phục vụ việc bán hàng. Hiện nay, công ty đã trang bị thiết bị đọc mã vạch thông minh phục vụ công việc bán hàng của Công ty, tích hợp với phần mềm quản lý bán hàng, và nối mạng giữa các hệ thống cửa hàng với Công ty. Hàng năm, Công ty ước tính một số tiền cụ thể, để trang bị thêm một số dụng cụ nhất định theo yểu cầu của bộ phận bán hàng.

- Chi phí khấu hao TSCĐ

Được dự toán tương tự như khấu hao máy móc, thiết bị dùng cho sản xuất. Ở bộ phận bán hàng, Tài sản cố định ở bộ phận bán hàng chủ yếu là xe tải chở hàng, thiết bị quản lý hành chính như máy vi tính, bàn ghế… thỏa mãn tiêu chuẩn của một TSCĐ.

- Chi phí dịch vụ mua ngoài

Chi phí dịch vụ mua ngoài: Như nhiên liệu (chủ yếu là xăng, dầu) dùng cho xe tải chở hàng, chi phí thuê kho, bốc vác, trả tiền hoa hồng, tiền điện, tiền nước, sửa chữa TSCĐ. Chi phí nhiên liệu tiền điện, tiền nước do Phòng thiết kế định mức tính toán, gửi về Kế toán tổng hợp. Tiền sửa chữa TSCĐ (Chủ yếu là sửa chữa nhỏ: phòng làm việc, bảo trì máy lạnh, máy photo, bảo trì xe…), tiền bốc vác đều thuê ngoài, số tiền này được ước tính một khoản chi phí nhất định. Trả tiền hoa hồng, chi phí thuê kho bãi, mặt bằng theo thỏa thuận trên hợp đồng đã được ký kết cho năm sau.

- Chi phí bằng tiền khác

Phản ánh các chi phí bằng tiền khác ngoài các chi phí đã kể trên, ở Công ty thường phát sinh các chi phí như: Tiếp khách ở bộ phận bán hàng, tiền cơm, chi phí xuất nhập khẩu, chi phí giới thiệu sản phẩm, quảng cáo sản phẩm….Các chi phí này được tính bằng một số phần trăm Công ty đưa ra nhân với doanh thu tiêu thụ dự toán. ((Dự toán chi phí bán hàng được trình bày chi tiết tại phụ lục 2.12)

2.3.3.2.10 Dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp

Dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp thường phụ thuộc vào cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp, liên quan đến toàn bộ doanh nghiệp. Dự toán này được lập tương tự như dự toán chi phí bán hàng, bao gồm các khoản sau: chi phí nhân viên quản lý, chi phí đồ

dùng văn phòng, chi phí khấu hao TSCĐ, thuế, phí và lệ phí, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác.

- Chi phí nhân viên quản lý, chi phí đồ dùng văn phòng, chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác (Hội nghị, tiếp khách, công tác phí, xe đưa đón…) được ước tính và lập tương tự như chi phí bán hàng.

- Thuế, phí và lệ phí: Thuế môn bài, tiền thuê đất, các khoản phí và lệ phí khác. Các loại thuế này được Công ty ước tính một số tiền nhất định theo hướng dẫn của thông tư, nghị định… nhà nước ban hành.

(Dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp được trình bày chi tiết tại phụ lục 2.13)

2.3.3.2.11 Dự toán chi phí tài chính và doanh thu tài chính

Chi phí tài chính tại Công ty bao gồm: chi phí lãi vay ngân hàng, các chi phí và lỗ tiền gửi ngân hàng, chênh lệch tỷ giá khi trả tiền người bán và thu tiền khách hàng.

Doanh thu tài chính tại Công ty chủ yếu là lãi tiền gửi ngân hàng, chênh lệch tỷ giá khi trả tiền người bán và thu tiền khách hàng.

Chi phí lãi vay ngân hàng: gồm lãi vay ngắn hạn và vay dài hạn. Dựa vào vòng quay vốn lưu động để ước tính số tiền cần vay, từ số tiền này nhân với lãi suất vay ngắn hạn sẽ tính được lãi vay ngắn hạn phải trả. Vay dài hạn tính theo lũy tiến gồm cả lãi vay dài hạn cũ và lãi vay dài hạn mới. Căn cứ vào dự toán đầu tư và xây dựng, lấy giá của máy móc thiết bị dự tính mua nhân với lãi vay dài hạn ước tính năm sau sẽ tính