1. 1Tìm hiểu chung về dự toán ngân sách
3.3.2 Hoàn thiện quy trình lập dự toán ngân sách
3.3.2.1 Giai đoạn chuẩn bị
Công ty cần tạo được một cẩm nang dự thảo ngân sách, trong đó cung cấp những hướng dẫn dự thảo ngân sách, được Ban dự toán ngân sáchgiám sát.
3.3.2.1 Giai đoạn soạn thảo
Ban sẽ gửi các hướng dẫn trong cẩm nang dự thảo ngân sách cho các bộ phận, bao gồm những vấn đề nội bộ, những vấn đề bên ngoài để các bộ phận căn cứ vào đó và dựa trên thực tế tại bộ phận mình sẽ soạn thảo ngân sách cho phù hợp. Khi ngân sách này được đưa ra tại cuộc họp, thì ít phải điều chỉnh hơn nên sẽ thông qua nhanh hơn. Điều này cũng giúp cho các bộ phận cảm thấy hài lòng hơn, nhất trí cao hơn và cũng giúp Ban quản lý không bị cuốn vào vấn đề chính trị giữa các phòng ban mà mất đi tầm nhìn và mục tiêu của tổ chức. Sổ tay này gồm những vấn đề cơ bản và những vấn đề bên ngoài, cung cấp các thông tin cần thiết để các bộ phận lập dự toán, và gửi lên tổ lập kế hoạch ngân sách. Ví dụ như sổ tay cung cấp vấn đề nội bộ ảnh hưởng đến ngân sách như: Các bộ phận năm nay được yêu cầu chuẩn bị ngân sách trên cơ sở khác nhau - xem dự thảo ngân sách bắt đầu từ con số 0. Lúc này các bộ phận sẽ biết để lập dự toán theo nội dung này.
3.3.2.3 Giám sát hệ thống ngân sách
- Sau khi có được doanh thu, chi phí theo dự toán, ban sẽ giao kế hoạch ngân sách cho từng bộ phận. Khi giao kế hoạch rồi, thì hàng tháng phải kiểm tra để phản ứng kịp trước những biến động sảy ra. Dựa vào kế hoạch này, khi bộ phận hay phòng ban nào vượt thì phải tự điều chỉnh lại để luôn đảm bảo kế hoạch ngân sách tổng thể của Công
ty. Việc kiểm soát kế hoạch ngân sách này sẽ giao cho từng bộ phận kiểm soát, và tự điều chỉnh cho phù hợp: cái nào cần thì chi tiêu, không thì cần hạn chế.
- Phân tích sự khác nhau giữa thực tế và dự toán, tìm ra nguyên nhân, lập báo cáo Forecast để điều chính cho những tháng tới.
3.3.2.3.1 So sánh ngân sách và thực tế
Việc so sánh hoạt động thực tế với ngân sách là một phương pháp truyền thống được các nhà quản lý sử dụng để đánh giá hoạt động quản lý và kinh doanh. Một ngân sách được quản lý thích hợp và xem xét nghiêm túc sẽ luôn là một nguồn tài liệu quý giá, hỗ trợ cho nhà quản lý. Hiện nay tại Công ty, việc so sánh thực tế với ngân sách đầu năm đã được thực hiện vào cuối quý. Tuy nhiên, theo tác giả, chúng ta nên làm công việc này hàng tháng.
3.3.2.3.2 Lập dự báo Forecast
Ngoài việc lập dự toán hàng tháng, Công ty cần phải lập thêm dự báo Forecast hàng tháng. Dự toán ngân sách lập đầu năm thì không thay đổi, nhưng dự báo Forecast thì thay đổi vì nó căn cứ vào thực tế và dự toán đã lập trước đó, tính cho các tháng sau. Như vậy số liệu thực tế Công ty đã thực hiện sẽ được so sánh với kế hoạch đầu năm, và so sánh với Forecast tháng trước họ đã làm. Số liệu đã tính được trên dự báo này gần như là số thực tế mà sau này công ty thực hiện được. Trong một năm thực hiện sẽ có nhiều biến động nên Công ty cần phải lập dự báo Forecast. Hơn nữa Forecast này là một dạng của báo cáo quản trị rất cần thiết khi lập theo yêu cầu của quản lý cấp trên.
3.3.2.3.3 Phân tích các chênh lệch
Để phân tích, Công ty cần lập bảng so sánh kế hoạch – thực tế, kế hoạch – forcast trong các tháng.
Sau khi lập được bảng trên, tính được chênh lệch rồi, chúng ta tìm ra nguyên nhân của biến động này là biến động do giá hay biến động do lượng.
Ta có công thức sau: Q 1P1
= Q1P1 X Q1P0 Q0P0 Q1P0 Q0P0
Với: + Q1, Q0 lần lượt là lượng thực tế và lượng kế hoạch + P1, P0 lần lượt là giá thực tế và giá định mức - Biến động do giá:
(Q1 - Q0 ) x P0
- Biến động do lượng: (P1 - P0 ) x Q1
(Bảng so sánh kế hoạch – thực hiện, forcast – thực hiện được trình bày chi tiết tại phụ
Bảng 3.1: BẢNG SO SÁNH KẾ HOẠCH - THỰC HIỆN, FORCAST - THỰC HIỆN THÁNG 3/2013
Stt Chỉ tiêu
So sánh Kế hoạch - Thực hiện So sánh Forcast - Thực hiện Kế
hoạch Thực hiện
Chênh
lệch lệch (%) Chênh Forcast Thực hiện
Chênh lệch Chênh lệch (%) A Sản lượng tiêu thụ B Chi phí 1 Chi phí NVL - CP NVL chính - CP NVL phụ
2 Nhân công trực tiếp
- Phân xưởng dệt mộc
- Phân xưởng nhuộm
- Phân xưởng may
3 Chi phí sản xuất chung
- Chi phí nhân viên phân xưởng
- Chi phí vật tư phụ tùng
- Chi phí động lực (điện)
- Chi phí nhiên liệu
- Chi phí khấu hao TSCĐ
- Chi phí sửa chữa TSCĐ
4 Tổng Zsp
5 Giá vốn hàng bán
6 CP bán hàng
- Chi phí nhân viên bán hàng
- Chi phí vật liệu bao bì
- Chi phí dụng cụ đồ dùng
- Chi phí khấu hao TSCĐ
- Chi phí dịch vụ mua ngoài
- Chi phí bằng tiền khác
7 CP Quản lý DN
- Chi phí nhân viên quản lý
- Chi phí đồ dùng văn phòng
- Chi phí khấu hao TSCĐ
- Chi phí dịch vụ mua ngoài
- Chi phí bằng tiền khác
8 CP Lãi vay
- CP lãi vay ngắn hạn
- CP lãi vay dài hạn
9 CP khác
Theo bảng minh họa số liệu 3.1: “Bảng so sánh kế hoạch – Thực tế, Forecast – Thực hiện tháng 2/2013”, phần phụ lục ta thấy:
- Sản lượng tiêu thụ: Sản lượng giảm mạnh từ 75.012.083.000 xuống còn 60.009.660.000 so với kế hoạch, tương ứng với 25%. Tìm hiểu chi tiết hơn, ta thấy: + Giá bán các sản phẩm không biến động.
+ Số lượng tiêu thụ giảm từ 480.000 kg các loại xuống còn 370.000kg các loại.
Trong tháng 2 tình hình tiêu thụ của Công ty khó khăn do tâm lý người tiêu dùng. Nhưng kế hoạch tiêu thụ khăn có hợp đồng hầu như không thay đổi. Dự kiến đến tháng 4, tình hình tiêu thụ sẽ khả quan hơn.
- Chi phí NVL chính và phụ biến động: CP NVL chính giảm 1.106.098.400đ so với kế hoạch. Vật liệu phụ giảm 920.949.140đ so với kế hoạch. Tìm hiểu chi tiết hơn, ta thấy: + Định mức NVL chính tiêu hao: các loại sợi khác ít có sự biến động, riêng sợi dùng sản xuất chủ yếu là sợi 20/1 cotton tiêu hao nhiều hơn so với thực tế: Định mức sợi thực tế là 20.900 kg, kế hoạch là 20.831 kg.
+ Giá NVL chính theo kế hoạch: Sợi cotton giá giảm, cụ thể giá sợi theo kế hoạch 320.000đ/kg, thực tế 290.000đ/kg.
=> Chênh lệch do giá: (290.000 -320.000)* 20.900= - 627.000.000 Chênh lệch do lượng: = (20.900 – 20.831)*320.000 = 22.800.000
Ta thấydo lượng sử dụng thực tế lớn hơn kế hoạch từ 20.831kg lên 20.900kg. Do giá thị trường biến động làm giá nguyên vật liệu giảm từ 320.000đ/kg xuống còn 290.000đ/kg. Nên bộ phận sản xuất cần xem lại lượng NVL sử dụng.
- Chi phí nhân công trực tiếp: Qua tháng 2, CP nhân công có sự biến động rõ rệt do qua tết Nguyên Đán, số lượng nhân công giảm. Cụ thể phân xưởng dệt mộc: CP nhân công giảm 92.069.000đ, Phân xưởng nhuộm: CP nhân công giảm 110.483.167. Phân xưởng may: CP nhân công giảm 552.415.836… Tương tự chúng ta cũng phân tích chênh lệch do lượng và chênh lệch do giá như trên, cho thấy CP nhân công trực tiếp giảm là do số lượng lao động giảm. Công ty cần có kế hoạch tuyển thêm nhân công trong các tháng
tới, để đảm bảo số lượng sản xuất và kế hoạch tiêu thụ, đặc biệt là vào các dịp hè, số lượng tiêu thụ tăng mạnh.
Tương tự, ví dụ đối với khấu hao, khi sản lượng không đạt theo kế hoạch, làm khấu hao tăng. Chính do sản lượng không đạt làm tăng khấu hao. Phân tích tương tự với các khoản mục chi phí khác.
Khi phân tích xong, chúng ta sẽ lập dự báo Forcast cho tháng 3. Vì Forcast căn cứ vào thực tế tháng 2 và dự toán đã lập đầu năm, tình hình tiêu thụ tháng tới, nên các số liệu gần như là số thực tế mà Công ty thực hiện được. Dựa vào dự báo Forcast, chúng ta sẽ có kế hoạch cụ thể hơn cho tháng tới. Trong tháng 3 này: tình hình tiêu thụ khả quan hơn, ước tăng mạnh hơn tháng 2 khoảng 20%, và đảm bảo được kế hoạch đề ra. Tình hình nhân công ổn định, vì đã có kế hoạch tuyển nhân công trước đó. Các khoản mục chi phí khác đều biến động ít, do sản lượng tiêu thụ đã ổn định trở lại, và các bộ phận trong Công ty có kế hoạch chi tiêu, kiểm soát, và điểu chỉnh dự toán được giao để đảm bảo ngân sách tổng thể toàn Công ty.
(Forecast tháng 3 được trình bày chi tiết tại phụ lục 3.2)
3.3.2.3.4 Kiểm soát biến động chi phí sản xuất
- Nếu có nhiều biến động, thì không phải biến động nào cũng được kiểm soát. Chỉ nên kiểm soát những biến động lớn, xuất hiện lặp đi lặp lại, biến động này có xu hướng tăng dần, những biến động có khả năng kiểm soát được. Những biến động theo chiều hướng có lợi cũng cần được xem xét. Khi kiểm soát những vấn đề này, đòi hỏi nhà quản lý phải có kinh nghiệm, kỹ năng và am hiểu quá trình sản xuất của tổ chức. Mặt khác, luôn phải xem xét sự đánh đổi giữa lợi ích và chi phí của việc kiểm soát này: Ở bảng trên, có rất nhiều biến động, tuy nhiên Công ty sẽ không kiểm soát một số biến động như: Chi phí lãi vay vì đây là khoản mục ít biến động, chi phí khác vì chi phí này chiếm tỷ lệ chi phí rất nhỏ so với toàn bộ chi phí hàng năm của Công ty.
- Phân công rõ ràng trách nhiệm kiểm soát các biến động này, từ đó có giải pháp phù hợp
3.3.2.3.5 Đề xuất tham mưu cho Tổng giám đốc
Trong những trường hợp mà vượt ngoài quyền hạn của Ban. Ví dụ khi Phòng Kinh doanh thực hiện kế hoạch có nhiều biến động, Phòng này sẽ lập các phương án khác nhau để tăng tiêu thụ sản phẩm, hay mở rộng thị trường,… Các quyết định này sẽ là những ảnh hưởng lớn làm thay đổi doanh thu, chi phí, lợi nhuận của toàn Công ty. Ban sẽ chỉ định cho thành viên liên quan báo cáo và cùng nhau đưa ra giải pháp, trình lên Trưởng Ban. Những quyết định về chuyển đổi thị trường tiêu thụ hay phát triển thị trường như vậy sẽ được Trưởng Ban báo cáo và đề xuất giải pháp cho Tổng giám đốc. Khi đã được Tổng giám đốc quyết định, Ban sẽ tiến hành thực hiện.
3.3.3 Bổ sung thêm các báo cáo dự toán
Hoàn thiện các báo cáo dự toán cũng là hoàn thiện nội dung và hình thức của các thông tin được trình bày trên báo cáo dự toán. Hệ thống dự toán ngân sách hiện nay của Công ty đã đầy đủ các báo cáo dự toán cơ bản, nhưng chưa hoàn chỉnh, cần phải bổ sung thêm một số dự toán sau:
- Dự toán vay – Trả nợ – Lãi vay
- Dự toán ngân sách đầu tư tài chính ngắn hạn - Dài hạn
3.3.3.1 Dự toán vay - Trả nợ - Lãi vay
Các khoản mục vay ngắn hạn và vay dài hạn bao gồm các chỉ tiêu: Dư nợ vay đầu kỳ, nhận nợ vay, trả nợ vay, dư nợ vay cuối kỳ, lãi vay phải trả, lãi suất bình quân (%/năm) đã được Công ty lập trên dự toán chi phí tài chính và doanh thu tài chính. Tuy nhiên, các chi phí này được Công ty lập và tính cho 1 năm tài chính, không theo dõi chi tiết theo từng tháng khi mà các khoản Công ty vay cho các mục đích như mua nguyên vật liệu, trả lương, trả các chi phí hoạt động gián tiếp và trực tiếp,… lại khác nhau, biến động tùy từng tháng. Khi dự toán này được Kế toán thanh toán lập nhằm ước tính các khoản nhận nợ vay, trả nợ vay, chi tiết cho từng tháng trong năm, Công ty sẽ chủ động trong việc huy động vốn từ các ngân hàng, tổ chức, cá nhân trong và ngoài Công ty để bổ sung vốn lưu động ngắn hạn, vốn kinh doanh, mua sắm TSCĐ,… Dự toán này cũng
giúp Công ty tính được lãi vay phải trả hàng tháng, tình hình nhận nợ vay các tháng. Mẫu dự toán được lập gồm các chỉ tiêu:
- Dư nợ vay đầu kỳ: là dư nợ vay cuối kỳ trước chuyển sang. Ví dụ: Dư nợ vay đầu tháng 2 sẽ là dư nợ vay cuối tháng 1 chuyển sang.
- Nhận nợ vay: Theo hợp đồng vay đã ký kết.
- Lãi suất (%/năm): Lãi không trả hàng tháng mà trả 3 tháng 1 lần, nên trả nợ vay hàng tháng thường không giống nhau mà theo hợp đồng vay và trả nợ. Lãi suất này tùy vào tình hình kinh tế. Công ty thường vay các ngân hàng quốc doanh nên lãi suất là lãi suất thả nổi: Khi lãi suất ngân hàng Nhà nước tăng giảm thì lãi suất khi Công ty vay các ngân hàng này cũng tăng giảm với biên độ không quá 6%.
- Trả nợ vay: Tùy theo tình hình doanh nghiệp, nếu vốn lưu động nhiều, doanh nghiệp sẽ trả nợ vay trước hạn. Đối với một số ngân hàng quốc doanh như Agribank, BIDV,… doanh nghiệp sẽ không phải chịu phí trả nợ trước hạn.
Bảng 3.2 Dự toán vay – Trả nợ – Lãi vay
DỰ TOÁN VAY - TRẢ NỢ - LÃI VAY Năm …
A_ VAY DÀI HẠN Đvt:
STT Đối tượng T1 T2 T3 T4 T5 T6 T7 T8 T9 T10 T11 T12 Năm
I Ngân hàng…
1 Dự án…
Dư nợ vay đầu kỳ
+ USD
+ Qui đổi VNĐ
Lãi suất (%/ năm)
Nhận nợ vay
+ USD
+ Qui đổi VNĐ
Lãi suất (%/ năm)
Trả nợ vay
+ USD
+ Qui đổi VNĐ
Dư nợ vay cuối kỳ
+ USD
+ Qui đổi VNĐ
Lãi vay phải trả
+ USD + Qui đổi VNĐ 2 Dự án… … II Ngân hàng… 1 Dự án… …
BẢNG TỔNG HỢP VAY DÀI HẠN
Chỉ tiêu T1 T2 T3 T4 T5 T6 T7 T8 T9 T10 T11 T12 Năm
Dư nợ vay đầu kỳ
Nhận nợ vay
Trả nợ vay
Dư nợ vay cuối kỳ
Lãi vay phải trả
Lãi suất bq (%/ năm)
B_ VAY NGẮN HẠN
Đvt:
STT Đối tượng T1 T2 T3 T4 T5 T6 T7 T8 T9 T10 T11 T12 Năm
I Ngân hàng…
1 Dự án…
Dư nợ vay đầu kỳ
+ USD
+ Qui đổi VNĐ
Lãi suất (%/ năm)
Nhận nợ vay
+ USD
+ Qui đổi VNĐ
Lãi suất (%/ năm)
Trả nợ vay
+ USD
+ Qui đổi VNĐ
Dư nợ vay cuối kỳ
+ USD
+ Qui đổi VNĐ
Lãi vay phải trả
+ USD
2 Dự án… II Ngân hàng… 1 Dự án… …
BẢNG TỔNG HỢP VAY NGẮN HẠN
Chỉ tiêu T1 T2 T3 T4 T5 T6 T7 T8 T9 T10 T11 T12 Năm
Dư nợ vay đầu kỳ
Nhận nợ vay
Trả nợ vay
Dư nợ vay cuối kỳ
Lãi vay phải trả
Lãi suất bq (%/ năm)
3.3.3.2 Dự toán ngân sách đầu tư tài chính ngắn hạn - Dài hạn
Cuối năm 2011, Công ty đã thực hiện các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn và dài hạn như đầu tư vào Công ty liên doanh, đầu tư dài hạn khác... Các khoản đầu tư tài chính này được phản ánh trên chỉ tiêu: các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn, các khoản đầu tư tài chính dài hạn của dự toán bảng cân đối kế toán. Để các hoạt động này thực sự mang lại hiệu quả hơn, Công ty cần lập dự toán đầu tư tài chính ngắn hạn từng tháng, trong đó chi tiết từng loại cổ phiếu, số lượng tồn đầu kỳ, dự kiến mua, dự kiến