1. 1Tìm hiểu chung về dự toán ngân sách
2.3.3.2.9 Dự toán chi phí bán hàng
Các loại chi phí này được lập tương tự như chi phí sản xuất chung. Dự toán chi phí bán hàng phản ánh các chi phí liên quan đến việc tiêu thụ sản phẩm dự tính, bao gồm các khoản sau: chi phí nhân viên bán hàng, chi phí vật liệu bao bì, chi phí dụng cụ đồ dùng, chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác.
- Chi phí nhân viên bán hàng
Nhân viên bán hàng chia làm hai nhóm: nhóm nhân viên quản lý bán hàng hưởng lương cố định, theo quy chế của Công ty, nhóm nhân viên bán hàng hưởng theo doanh thu. Khi lập dự toán, Kế toán tổng hợp căn cứ vào tình hình nhân sự do bộ phận bán hàng gửi lên, tính ra tiền lương và các khoản có tính chất lương trong một năm đối với nhân viên quản lý, tính ra tiền lương nhân viên bán hàng theo doanh thu bán hàng dự tính theo một tỷ lệ phần trăm nhất định, tuy nhiên số này không được thấp hơn lương đầu vào đã được quy định.
- Chi phí vật liệu bao bì
Đây là các chi phí vật liệu đóng gói sản phẩm, bao bì xuất dùng cho tiêu thụ sản phẩm... Chi phí được tính như sau:
Chi phí vật liệu
bao bì dự tính =
Số lượng SP tiêu thụ dự tính X
Định mức bao bì cho 1 đơn vị SP X
Đơn giá 1 vật liệu bao bì
Chi phí dụng cụ đồ dùng chủ yếu là phương tiện làm việc phục vụ việc bán hàng. Hiện nay, công ty đã trang bị thiết bị đọc mã vạch thông minh phục vụ công việc bán hàng của Công ty, tích hợp với phần mềm quản lý bán hàng, và nối mạng giữa các hệ thống cửa hàng với Công ty. Hàng năm, Công ty ước tính một số tiền cụ thể, để trang bị thêm một số dụng cụ nhất định theo yểu cầu của bộ phận bán hàng.
- Chi phí khấu hao TSCĐ
Được dự toán tương tự như khấu hao máy móc, thiết bị dùng cho sản xuất. Ở bộ phận bán hàng, Tài sản cố định ở bộ phận bán hàng chủ yếu là xe tải chở hàng, thiết bị quản lý hành chính như máy vi tính, bàn ghế… thỏa mãn tiêu chuẩn của một TSCĐ.
- Chi phí dịch vụ mua ngoài
Chi phí dịch vụ mua ngoài: Như nhiên liệu (chủ yếu là xăng, dầu) dùng cho xe tải chở hàng, chi phí thuê kho, bốc vác, trả tiền hoa hồng, tiền điện, tiền nước, sửa chữa TSCĐ. Chi phí nhiên liệu tiền điện, tiền nước do Phòng thiết kế định mức tính toán, gửi về Kế toán tổng hợp. Tiền sửa chữa TSCĐ (Chủ yếu là sửa chữa nhỏ: phòng làm việc, bảo trì máy lạnh, máy photo, bảo trì xe…), tiền bốc vác đều thuê ngoài, số tiền này được ước tính một khoản chi phí nhất định. Trả tiền hoa hồng, chi phí thuê kho bãi, mặt bằng theo thỏa thuận trên hợp đồng đã được ký kết cho năm sau.
- Chi phí bằng tiền khác
Phản ánh các chi phí bằng tiền khác ngoài các chi phí đã kể trên, ở Công ty thường phát sinh các chi phí như: Tiếp khách ở bộ phận bán hàng, tiền cơm, chi phí xuất nhập khẩu, chi phí giới thiệu sản phẩm, quảng cáo sản phẩm….Các chi phí này được tính bằng một số phần trăm Công ty đưa ra nhân với doanh thu tiêu thụ dự toán. ((Dự toán chi phí bán hàng được trình bày chi tiết tại phụ lục 2.12)
2.3.3.2.10 Dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp
Dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp thường phụ thuộc vào cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp, liên quan đến toàn bộ doanh nghiệp. Dự toán này được lập tương tự như dự toán chi phí bán hàng, bao gồm các khoản sau: chi phí nhân viên quản lý, chi phí đồ
dùng văn phòng, chi phí khấu hao TSCĐ, thuế, phí và lệ phí, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác.
- Chi phí nhân viên quản lý, chi phí đồ dùng văn phòng, chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác (Hội nghị, tiếp khách, công tác phí, xe đưa đón…) được ước tính và lập tương tự như chi phí bán hàng.
- Thuế, phí và lệ phí: Thuế môn bài, tiền thuê đất, các khoản phí và lệ phí khác. Các loại thuế này được Công ty ước tính một số tiền nhất định theo hướng dẫn của thông tư, nghị định… nhà nước ban hành.
(Dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp được trình bày chi tiết tại phụ lục 2.13)
2.3.3.2.11 Dự toán chi phí tài chính và doanh thu tài chính
Chi phí tài chính tại Công ty bao gồm: chi phí lãi vay ngân hàng, các chi phí và lỗ tiền gửi ngân hàng, chênh lệch tỷ giá khi trả tiền người bán và thu tiền khách hàng.
Doanh thu tài chính tại Công ty chủ yếu là lãi tiền gửi ngân hàng, chênh lệch tỷ giá khi trả tiền người bán và thu tiền khách hàng.
Chi phí lãi vay ngân hàng: gồm lãi vay ngắn hạn và vay dài hạn. Dựa vào vòng quay vốn lưu động để ước tính số tiền cần vay, từ số tiền này nhân với lãi suất vay ngắn hạn sẽ tính được lãi vay ngắn hạn phải trả. Vay dài hạn tính theo lũy tiến gồm cả lãi vay dài hạn cũ và lãi vay dài hạn mới. Căn cứ vào dự toán đầu tư và xây dựng, lấy giá của máy móc thiết bị dự tính mua nhân với lãi vay dài hạn ước tính năm sau sẽ tính được lãi vay dài hạn mới phải trả.
(Dự toán chi phí tài chính và doanh thu tài chính trình bày chi tiết tại phụ lục 2.14)
2.3.3.2.12 Dự toán báo cáo kết quả kinh doanh
Trên cơ sở các dự toán đã lập, Kế toán tổng hợp lập dự toán báo cáo kết quả kinh doanh. Số liệu trên báo cáo này thể hiện kỳ vọng của các nhà quản trị Công ty và có thể được xem như một công cụ quản lý cho phép ra các quyết định về quản trị và đánh giá việc thực hiện dự toán đã đề ra.
Dự toán báo cáo kết quả kinh doanh được lập căn cứ vào dự toán doanh thu, dự toán giá vốn hàng bán, dự toán chi phí bán hàng, dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp và các dự toán khác.
(Dự toán báo cáo kết quả kinh doanh trình bày chi tiết tại phụ lục 2.15)
2.3.3.2.13 Dự toán vốn bằng tiền
Dự toán này được tính bao gồm các luồng tiền mặt và tiền gửi ngân hàng thu vào và chi ra liên quan đến các hoạt động của Công ty trong kỳ. Đây cũng là một trong những dự toán quan trọng của doanh nghiệp, là cơ sở để Công ty vay nợ thích hợp, kịp thời, đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh.
Dự toán vốn bằng tiền gồm các chỉ tiêu chính sau: Luồng tiền vào, luồng tiền ra, chênh lệch thu chi
- Luồng tiền vào: Phản ánh số tiền dự kiến thu được trong kỳ từ việc bán hàng, hoạt động tài chính, và các khoản thu nhập khác của Công ty. Dự toán luồng tiền vào này được lập từ các dự toán thu nhập tương ứng phát sinh tại Công ty.
- Luồng tiền ra: Được lập từ các chi phí của dự toán hoạt động, dự toán chi phí tài chính, và các dự toán khác liên quan đến các khoản chi phí phát sinh tại Công ty.
- Chênh lệch thu chi: được tính bằng cách lấy thu bù chi. Phần này gồm tồn quỹ đầu kỳ, tồn quỹ cuối kỳ, tồn quỹ tối thiểu, số tiền cần vay hay số tiền dư ra. Trong đó tồn quỹ tối thiểu là một cơ sở quan trọng để Công ty sử dụng hợp lý tiền của mình.
(Dự toán vốn bằng tiền được trình bày chi tiết tại phụ lục 2.16)
2.3.3.2.14 Dự toán bảng cân đối kế toán
Trên cơ sở các dự toán về vốn bằng tiền, tồn kho… Kế toán tổng hợp sẽ lập dự toán bảng cân đối kế toán. Dự toán này cũng được lập theo mẫu Bảng Cân đối kế toán của Kế toán tài chính, nhưng đầy đủ và chi tiết hơn so với mẫu biểu Công ty mẹ yêu cầu lập.
2.3.4 Đánh giá thực trạng công tác dự toán ngân sách tại Công ty Cổ phần Dệt gia dụng Phong Phú dụng Phong Phú
2.3.4.1 Ưu điểm
- Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty
Bộ máy quản lý của công ty hoạt động khá chặt chẽ, phân định rõ chức năng và nhiệm vụ của mình. Công ty đã thành lập Phòng Thiết kế định mức, phòng này đã xây dựng được các định mức tiêu hao về nguyên vật liệu, động lực phụ liệu,… Những định mức trên được xây dựng dựa trên thực tế sản xuất và kiểm tra, điều chỉnh nhiều lần nên phản ánh khá chính xác các định mức tiêu hao này.
- Tổ chức bộ máy kế tóan: Phân định rõ chức năng và nhiệm vụ của các thành viên trong Phòng Tài chính kế toán.
- Mô hình lập dự toán ngân sách
Công tác dự toán ngân sách trong công ty đã được quan tâm và đánh giá đúng mực, không mang nặng tính áp đặt từ trên xuống khi Công ty lập dự toán ngân sách theo mô hình thông tin 1 lên 1 xuống, đây thực sự là một mô hình thích hợp. Với mô hình này, những người trực tiếp thực hiện các hoạt động hàng ngày tại Công ty tham gia vào việc lập dự toán nên số liệu phù hợp với thực tế. Việc thực hiện những mục tiêu của dự toán do mình đề ra sẽ làm cho dự toán có tính khả thi cao và hướng các thành viên hướng tới mục tiêu chung của Công ty.
- Quy trình lập dự toán ngân sách
+ Công ty đã hoạch định chiến lược dài hạn trong 10 năm, và chia nhỏ làm 2 giai đoạn. Công ty được Công ty mẹ điều tiết về hoạt động sản xuất kinh doanh sao cho phù hợp với đường lối, chủ trương của Đảng, pháp luật, kế hoạch, và chế độ của nhà nước. Ngoài ra, Công ty mẹ còn định hướng cho Công ty con, giúp đỡ về mặt kỹ thuật, công nghệ.
+ Ngoài dự toán ngân sách Công ty đã lập cho cả năm kế hoạch, thì cuối mỗi quý thực hiện, phòng kế toán tổng hợp và xem sét lại các khoản ngân sách xây dựng có hợp
lý không, và giám sát ngân sách này bằng cách lập bảng so sánh giữa thực tế với ngân sách đã lập hàng quý.
- Hệ thống dự toán ngân sách tại Công ty Công ty Cổ phần Dệt gia dụng Phong Phú
+ Các báo cáo dự toán ngân sách gửi cho Công ty mẹ: Công ty làm theo đúng mẫu biểu Công ty mẹ yêu cầu.
+ Công ty đã nghiên cứu các nhân tố bên trong và bên ngoài có ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh để phục vụ cho việc lập dự toán như: các chính sách sắp tới của nhà nước, thị hiếu người tiêu dùng, diễn biến giá xăng dầu,…
+ Công tác dự toán ngân sách được thực hiện với sự tham gia của các phòng ban kết hợp với phòng kế toán cho thấy việc lập dự toán đã có sự tham gia của các bộ phận có liên quan, từ đó dự toán được lập sẽ phản ánh tốt năng lực của Công ty.
+ Công ty đã tự thiết kế mẫu biểu các dự toán để sử dụng tại nội bộ công ty. Công ty cũng đã xây dựng được một hệ thống dự toán ngân sách bao gồm đầy đủ các báo cáo dự toán hoạt động và có hai báo cáo thuộc dự toán tài chính.
+ Việc lập dự toán thuận lợi vì Công ty đã thực hiện nối mạng máy tính ở các phòng ban, có sự chia sẻ thông tin giữa các phòng ban. Công ty đã có phần mềm kết nối giữa các cửa hàng bán lẻ, giúp cập nhật số liệu về Công ty trong ngày.
2.3.4.2 Nhược điểm
2.3.4.2.1 Mô hình lập dự toán ngân sách tại Công ty
Các phòng ban trực tiếp tham gia vào các hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp lập dự toán thì số liệu sẽ chính xác và thực tế hơn. Tuy nhiên, có thể xảy ra tình trạng lập dự toán thấp hơn năng lực thực sự mà họ có thể thực hiện được, làm lãng phí tài nguyên, không khai thác hết khả năng tiềm tàng của Công ty, nhất là Công ty chưa có một bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách để kiểm tra, điều chỉnh thường xuyên các báo cáo dự toán này.
2.3.4.2.2 Quy trình lập dự toán ngân sách tại Công ty
Dự toán của Công ty đã làm tốt việc tổ chức thực hiện, nhưng chưa thực hiện tốt công tác kiểm tra, đánh giá dự toán, điều chỉnh dự toán: Hàng quý, Công ty chỉ mới so sánh giữa thực tế và kế hoạch đề ra, nếu có chênh lệch vẫn chưa kịp thời xử lý và điều chỉnh. Công việc giám sát ngân sách chưa được làm thường xuyên, và chưa đề xuất tham mưu tốt cho Tổng giám đốc để đưa ra giải pháp hữu hiệu khi Công ty chưa lập được một bộ phận chuyên trách về dự toán.
2.3.4.2.3 Hệ thống dự toán ngân sách tại Công ty
- Hệ thống dự toán ngân sách hiện tại của Công ty chỉ dừng lại ở dự toán cố định, tức là dự toán này được lập ở một mức độ hoạt động. Xét về mặt quản lý, dự toán này không giúp chúng ta lường được những biến động xảy ra trong thực tế, khó ứng phó kịp thời trong các tình huống này. Mặt khác, với dự toán ngân sách cố định, chi phí đầu vào được tính dựa trên mức độ số lượng đầu ra cố định. Do vậy, khi số lượng đầu ra thực tế khác với số lượng đầu ra so với kế hoạch, thì việc so sánh các kết quả và chi phí thực tế với kế hoạch sẽ không có ý nghĩa vì nó cho ra những chênh lệch không phản ánh đúng thực tế.
- Việc lập dự toán tiêu thụ chỉ mới thực hiện theo quý, rất khó cho việc so sánh giữa thực tế và kế hoạch đề ra. Công ty chưa làm được dự báo (Forecast) để điều chỉnh cho những tháng tới, đây cũng là một báo cáo quản trị rất cần thiết cho mọi Công ty. - Đối với dự toán tài chính: Các mẫu biểu dự toán khá chi tiết và đầy đủ. Tuy nhiên, một số khoản mục chi phí lớn, cụ thể là khoản nhận nợ vay – Trả nợ vay – Lãi vay phải trả khi vay ngắn hạn và dài hạn, các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn và dài hạn chưa được tách riêng để phục vụ cho việc ra quyết định. Cần bổ sung thêm các mẫu biểu phù hợp để phục vụ cho công tác dự toán tại Công ty.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
Qua hơn 4 năm hoạt động, Công ty Cổ phần Dệt gia dụng Phong Phú ngày càng khảng định vị trí là đơn vị chủ lực sản phẩm khăn bông với mức tăng trưởng nhanh, bền vững nhất tại thị trường Việt Nam hiện nay. Công ty kinh doanh liên tục có lãi, hoàn thành nhiệm vụ sản xuất kinh doanh do chủ sở hữu giao. Từ đó, gia tăng lợi tức cho cổ đông, tạo việc làm ổn định, nâng cao thu nhập cho người lao động.
Để đạt được những thành công bước đầu, Công ty đã thực hiện các chiến lược về nhân sự, kế hoạch kinh doanh, chiến lược tiếp cận khách hàng, xây dựng các kế hoạch ngắn hạn, dài hạn,… và lập dự toán ngân sách. Đây chính là công cụ quản lý quan trọng đối với việc hoạch định và kiểm soát hoạt động của một tổ chức.
Công tác dự toán ngân sách trong công ty đã được quan tâm và đánh giá đúng mực, không mang nặng tính áp đặt từ trên xuống khi Công ty lập dự toán ngân sách theo mô hình thông tin 1 lên 1 xuống. Công ty cũng đã có quy trình dự toán ngân sách. Tuy nhiên quy trình này vẫn còn một số hạn chế do chưa thực hiện tốt công tác kiểm tra, đánh giá dự toán, điều chỉnh dự toán. Hệ thống báo cáo dự toán còn chưa đầy đủ, điều này cho thấy Công ty chưa phản ánh hết các nguồn lực thông qua dự toán, làm cho việc kiểm soát chi phí và lợi ích chưa hiệu quả. Báo cáo dự toán được lập vào cuối năm. Đây là thời điểm các doanh nghiệp phải hoàn chỉnh báo cáo tài chính, quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế thu nhập cá nhân,…Điều này làm cho người phụ trách công việc dự toán bị quá tải do Công ty chưa phân công trách nhiệm rõ ràng cho từng thành viên.
Như vậy, Hệ thống dự toán ngân sách tại Công ty Cổ phần Dệt gia dụng Phong