Tổ chức bộ máy kế tóan tại Công ty Cổ phần Dệt gia dụng Phong Phú

1. 1Tìm hiểu chung về dự toán ngân sách

2.2 Tổ chức bộ máy kế tóan tại Công ty Cổ phần Dệt gia dụng Phong Phú

2.2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty

Sơ đồ 2.3: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty.

KẾ TOÁN PHÓ Kế toán thanh tóan Kế toán phải thu Kế toán phải trả Kế toán NVL, TSCĐ Thủ quỹ Kế toán kho Kế toán giá thành Kế toán tổng hợp KẾ TOÁN TRƯỞNG

2.2.2 Chức năng và nhiệm vụ của các thành viên Phòng Tài chính kế toán

 Kế toán trưởng

 Tham mưu cho Tổng giám đốc tình hình sử dụng vốn hiệu quả, giúp đỡ các cơ sở về việc quản lý tài sản, vật tư, hàng hóa, tiền, vốn,… Chỉ đạo tòan bộ việc thực hiện công tác kế toán, thống kê thông tin kế toán và hạch toán kinh tế của công ty theo cơ chế quản lý mới.

 Bên cạnh đó kế toán trưởng phải chịu trách nhiệm trước Ban Tổng giám đốc về những công việc của phòng kế toán tài chính.

 Tổ chức phân tích tình hình kinh tế của công ty thường xuyên nhằm đánh giá đúng tình hình sản xuất kinh doanh của công ty, phát hiện những thiếu xót, thiệt hại xảy ra để có biện pháp khắc phục, đảm bảo doanh thu và kết quả hoạt động của công ty ngày càng cao.

 Kế toán thanh tóan

 Báo cáo dòng tiền, lên kế hoạch thanh toán tiền, kiểm tra số dư tiền ở các ngân hàng. Lập chứng từ thanh toán trên cơ sở kiểm tra hợp lý, hợp lệ của chứng từ gốc và các chứng từ khác, nhập số liệu kế toán như báo nợ các chứng từ khi thanh tóan, nộp tiền theo dõi dòng tiền phát sinh, biến động vốn bằng tiền.

 Lưu trữ và bảo quản chứng từ, bảo mật số liệu kế toán, chấp hành theo lệnh điều động của kế toán trưởng.

 Kế toán phải thu

 Lập bảng báo cáo công nợ phải thu, lập dự phòng nợ phải thu khó đòi.

 Dự tính tiền về trong tuần và báo có ngân hàng hạch toán trên phần mềm kế toán, lập bảng đối chiếu công nợ và biên bản thỏa thuận cấn trừ công nợ hàng quý và công nợ thường xuyên của công ty. Tiến hành lập báo cáo thuế GTGT hàng tháng do Cục thuế thành phố quản lý.

 Đối chiếu số lượng bán ra trên hóa đơn với phiếu nhập kho thành phẩm nhằm đảm bảo tính hợp lý giữa doanh thu và giá vốn. In sổ sách và lưu trữ hàng quý, kiểm

tra và lưu giữ chứng từ, sổ sách công nợ, bảo mật số liệu kế toán, chấp hành lệnh điều động của cấp quản lý.

 Kế toán phải trả

Đối chiếu công nợ hàng tháng, hàng quý, thường niên. Kiểm tra chứng từ khi thanh tóan phải hợp lý, hạch toán các khỏan tính chi phí trước khi nhận chứng từ chính thức, cuối tháng tiến hành bù trừ công nợ phải thu. Đồng thời trích trước chi phí tạm tính vào chi phí, cho đến khi có chứng từ chính thức đi đúng theo chứng từ nhằm đảm bảo tính thận trọng trong công tác kế tóan.

 Kế toán nguyên vật liệu

 Lập chứng từ kế toán ban đầu ( phiếu nhập, phiếu xuất), theo dõi và lập chứng từ tăng giảm hiện hữu của tài sản cố định trong phạm vi được giao. Lập chứng từ phiếu xuất, nhập dư vào chứng từ gốc hợp lệ. Kiểm tra việc thực hiện phát hành và lưu chuyển chứng từ theo quy định. Cùng kế toán công nợ và kế toán thanh toán đối chiếu các số liệu nhập xuất với các chứng từ liên quan như: Hóa đơn, phiếu đặt hàng và hóa đơn, hợp đồng,… Nhập số liệu vào hệ thống phần mềm kế toán.

 Theo dõi xuất - nhập - tồn các kho: Sợi, hóa chất, nguyên liệu đầu vào, phụ tùng… Hàng tháng tiến hành đối chiếu số liệu giữa các kho với thủ kho. Nếu phát sinh chênh lệch tiến hành xử lý ngay, báo với cấp quản lý để có biện pháp quản lý kịp thời. Bảo mật số liệu và nhận lệnh điều động của cấp trên.

 Kế toán tài sản cố định

 Tính toán khấu hao theo chế độ hiện hành, đề xuất mức độ hư hỏng đề xuất và mua sắm mới, sửa chữa khi cần thiết. Bảo mật số liệu và chấp hành lệnh điều động của cấp trên.

 Tham gia kiểm kê tài sản trong công ty, đề xuất xử lý, thanh lý những tài sản, công cụ hư hỏng, không cần dùng. Đồng thời hạch toán và kiểm soát những biến động của tài sản cố định.

 Trực tiếp thu, chi tiền cho khách hàng. Lập các phiếu thu, chi ghi làm căn cứ để ghi chép đúng và đủ vào sổ quỹ tiền mặt.

 Tham gia kiểm kê quỹ thường xuyên

 Kế toán kho

 Theo dõi các kho thành phẩm, hàng tháng đối chiếu số liệu nhập - xuất - tồn với số liệu bên kho thành phẩm. Tổng hợp sản lượng nhập kho hàng ngày từ các ca sản xuất và báo lên kế họach. Theo dõi chi tiết tình hình nhập - xuất - tồn thành phẩm và thành phẩm xuất bán tại các cửa hàng. Đối chiếu số lượng xuất bán hàng tháng của cửa hàng, đồng thời mỗi năm tài chính tiến hành trích lập dự phòng hàng tồn kho.

 Giám sát các kho khi kiểm kê thực tế tình hình tồn kho cuối tháng và lập báo cáo tổng hợp xuất - nhập - tồn thành phẩm, nguyên vật liệu trình kế toán trưởng và kế tóan tổng hợp. Đồng thời phải chịu trách nhiệm về những số liệu trên báo cáo của mình.

 Kế toán giá thành

 Nhận file dữ liệu kế toán kho thành phẩm, theo dõi giá thành các kho như: Dệt mộc ( còn có nhà máy Hải Vân), nhuộm, may, gia công,... Theo dõi tình hình sử dụng nguyên vật liệu tại các kho.

 Tập hợp chi phí sản xuất và phân bổ chi phí phù hợp theo từng kỳ, phản ánh kịp thời toàn bộ chi phí sản xuất thực tế phát sinh. Kiểm tra tình hình thực hiện các định mức chi phí vật tư, chi phí nhân công, chi phí sản xuất chung và các chi phí khác, phát hiện kịp thời các khoản chênh lệch so với định mức, các chi phí khác ngoài kế họach, các khoản thiệt hại hư hỏng, mất mát,…

 Định kỳ kiểm kê đánh giá sản phẩm dở dang theo nguyên tắc quy định. Lập báo cáo về chi phí sản xuất và giá thành một cách chính xác nhằm phục vụ cho nhu cầu quản lý lãnh đạo, từ đó cung cấp số liệu cho nhu cầu quyết toán.

 Tính lương sản phẩm từ phòng thiết kế và kỹ thuật đưa sang -> phân bổ lương vào giá thành ( lương thực lãnh và lương ứng).

 Kế toán phó (kiêm kế toán tổng hợp)

 Tùy thuộc vào yêu cầu quản lý và chế độ báo cáo định kỳ theo tháng, quý và năm căn cứ vào số liệu nhập trên hệ thống, các tài liệu khấu hao, tiền lương, phân bổ chi phí để tình giá thành, lập các báo cáo tổng hợp như: cân đối kế toán, cân đối phát sinh, kết quả kinh doanh, các báo cáo thuế GTGT, quyết toán thuế hàng năm,... Lập hồ sơ hoàn thuế khi có nhu cầu được hoàn. Phát hiện ra những điểm sai trong hạch toán, quản lý kiểm soát các chứng từ. Lập báo cáo và đề xuất biện pháp xử lý lập dự phòng hàng năm. Lập bảng thuế thu nhập cá nhân hàng tháng đưa sang kế toán thanh tóan đi nộp tiền.

 Giúp kế toán trưởng phân tích hiệu quả họat động kinh doanh, lưu trữ bảo mật số liệu kế toán. Chấp hành lệnh điều động của kế toán trưởng.

2.2.3 Chế độ kế toán tại Công ty

- Chế độ kế toán áp dụng theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chính.

- Kỳ kế toán tính theo tháng. - Kỳ báo cáo tính theo quý.

- Phương pháp tính giá xuất hàng tồn kho: Phương pháp bình quân gia quyền cuối tháng.

- Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng: Phương pháp khấu trừ thuế.

- Phương pháp tính khấu hao TSCĐ: Phương pháp khấu hao tuyến tính cố định. - Niên độ kế toán tính từ 01/01 -> 31/12

- Công ty áp dụng hình thức nhật ký chung sử dụng phần mềm máy vi tính. Phần mềm kế toán hiện nay đang sử dụng: Phần mềm Rosy.

2.3 Thực trạng hệ thống dự toán ngân sách tại Công ty Cổ phần Dệt gia dụng Phong Phú Phong Phú

Hiện nay, Công ty lập dự toán ngân sách theo mô hình thông tin 1 lên 1 xuống, cụ thể như sau:

Tại Công ty, Các phòng ban, phân xưởng phải tự đánh giá năng lực sản xuất, tình hình sử dụng máy móc thiết bị, tình hình nhân sự,… Phòng kinh doanh – Xuất nhập khẩu lập dự toán tiêu thụ, dự toán tiêu thụ sau khi hoàn chỉnh sẽ được chuyển đến bộ phận chuyên trách dự toán. Phòng Tài chính kế toán sẽ kết hợp với các phòng ban còn lại để lập các báo các dự toán khác. Tất cả các dự toán hoàn thành sẽ được chuyển đến bộ phận chuyên trách dự toán xét duyệt (Ở đây là kế toán tổng hợp). Kế toán tổng hợp tiến hành kiểm tra, xem xét và yêu cầu điều chỉnh lại nếu thấy cần thiết. Các báo cáo này sau khi được Phó giám đốc tài chính (Kiêm kế toán trưởng ) phê duyệt, sẽ được trình bày trong một cuộc họp với các thành phần tham dự là Ban giám đốc công ty, Ban kiểm soát, Trưởng các phòng ban chức năng, Giám đốc xí nghiệp có liên quan. Nếu dự toán còn những vướng mắc, sẽ được đem ra bàn luận để có được sự thống nhất trong cuộc họp. Báo cáo dự toán ngân sách này sẽ tiếp tục được điều chỉnh, và khi được thông qua sẽ trở thành dự toán ngân sách chính thức tại Công ty Cổ phần Dệt gia dụng Phong Phú.

Hàng năm, dự toán đã được Ban giám đốc phê duyệt trong cuộc họp trên sẽ được Công ty con gửi cho Công ty mẹ, theo mẫu biểu của Công ty mẹ thiết kế. Trên cơ sở các chỉ tiêu do Công ty con đưa lên, bộ phận Đầu tư tài chính Công ty mẹ thẩm định dự toán, sau đó lập báo cáo đánh giá tình hình dự toán, trình lên Tổng giám đốc Công ty mẹ. Công ty mẹ sẽ đánh giá, và giao chỉ tiêu doanh thu, lợi nhuận cho Người đại diện phần vốn. Ngoài ra, Công ty con còn tự đăng ký các chỉ tiêu về doanh thu, lợi nhuận với Đại hội đồng cổ đông, thường số này thấp hơn hoặc bằng số Công ty mẹ đã giao.

2.3.2. Quy trình lập dự toán ngân sách tại Công ty Cổ phần Dệt gia dụng Phong Phú

- Xác định mục tiêu của Công ty: Đề ra kế hoạch dài hạn 10 năm, và chia nhỏ thành 2 giai đoạn: 2008-2012; 2013-2017.

- Thiết lập mục tiêu của các bộ phận và chuẩn bị ngân sách phục vụ cho những mục tiêu này.

- Họp các bộ phận có liên quan để phân công phân nhiệm từng thành viên. - Soạn thảo dự toán, điều chỉnh dự toán nếu cần thiết.

- Trình Tổng giám đốc phê duyệt dự toán sau khi đã điều chỉnh. - Giám sát: So sánh thực tế với kế hoạch ngân sách đã lập hàng quý.

2.3.3 Hệ thống dự toán ngân sách tại Công ty Cổ phần Dệt gia dụng Phong Phú 2.3.3.1 Các báo cáo Công ty Cổ phần Dệt gia dụng Phong Phú gửi cho Công ty mẹ

Vào tháng 11, Công ty gửi các báo cáo cho Công ty mẹ theo mẫu biểu “Tổng hợp đăng ký kế hoạch tài chính năm 2013”, mẫu này được quy định sẵn bao gồm các phần như sau: Tình hình chung năm 2012; Dự kiến tình hình năm 2013; Phân tích tình hình tiêu thụ sản phẩm; Báo cáo đầu tư; Báo cáo kết quả kinh doanh; Bảng cân đối kế toán.

 Tình hình chung năm 2012

Trong tình hình chung năm 2012 này, Công ty đưa ra một số khó khăn, thuận lợi mà công ty đã trải qua trong năm. Về khó khăn, đây là việc tiếp cận với thị trường cũ do giá bán còn cao; Bị các nước khác, đặc biệt là Trung Quốc và Ấn Độ tranh giành trên thị trường xuất khẩu truyền thống của mình. Năm 2012 cũng là một năm đầy biến động của nền kinh tế, ảnh hưởng đến các yếu tố đầu vào, và tâm lý của người tiêu dùng nói chung…Tuy nhiên, cũng trong năm này, Công ty gặp nhiều thuận lợi khi Nhà nước ban hành nhiều chính sách ưu đãi về Thuế và các chính sách khác. Sản phẩm Dệt may là lĩnh vực sản xuất kinh doanh truyền thống lâu đời của Phong Phú, cùng với những danh hiệu và giải thưởng cao quý nhà nước trao tặng, đã ngày càng khảng định thương hiệu, chất lượng của mình, nên luôn được sự ủng hộ và tin tưởng của người tiêu dùng trong và ngoài nước.

(Tình hình chung năm 2012 được trình bày chi tiết tại phụ lục 2.1 mục 2.1.1 )

Bước sang năm 2013, tình hình kinh tế thế giới và trong nước vẫn còn nhiều khó khăn, thách thức, bức tranh kinh tế toàn cầu vẫn chưa có dấu hiệu hồi phục. Năm 2013 dự kiến vẫn là một năm với nhiều thử thách nhưng cũng không ít tín hiệu lạc quan. Đây là một dấu hiệu tốt để Công ty khảng định hơn nữa chất lượng, thương hiệu của mình; Từ đó đề xuất đầu tư thêm máy móc và đưa ra các giải pháp giảm chi phí và tăng lợi nhuận cho Công ty.

Sau khi đánh giá tình hình chung và dự kiến cho năm tới, Công ty con sẽ tổng hợp lại các chỉ tiêu về sản lượng sản xuất, doanh thu, lợi nhuận… thực hiện trong năm 2012 và kế hoạch năm 2013 trong bảng “Tổng hợp các chỉ tiêu”

(Dự kiến tình hình năm 2013 được trình bày chi tiết tại phụ lục 2.1 mục 2.1.2)

 Phân tích tình hình tiêu thụ sản phẩm

Bảng này bao gồm các chỉ tiêu: đơn vị tính, sản lượng, đơn giá, thành tiền, mức tăng của sản lượng (%). Đây là bảng tổng hợp của dự toán tiêu thụ gửi lên Tổng công ty, được công ty chia thị phần thành hai thị trường chính là: thị trường xuất khẩu và thị trường nội địa.

(Phân tích tình hình tiêu thụ sản phẩm được trình bày chi tiết tại phụ lục 2.1 mục 2.1.3)

 Báo cáo đầu tư

Công ty con gửi cho Công ty mẹ, ở đây là Phòng Kỹ thuật công nghệ, để theo dõi dự án đó vận hành như thế nào, và hỗ trợ thêm cho Công ty con. Dự toán vốn đầu tư phản ánh các dự án đầu tư mới như: Xây dựng nhà xưởng, các công trình phụ trợ. Ngoài ra, dự toán này còn thể hiện một số dự án mua thay thế như mua mới TSCĐ, các thiết bị khác,…

(Báo cáo đầu tư được trình bày chi tiết tại phụ lục 2.1 mục 2.1.4)

 Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh

Có thể xem đây là dự toán quan trọng nhất mà Công ty mẹ yêu cầu Công ty con lập. Báo cáo này lập theo mẫu báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Kế toán tài

chính. Đối với các báo cáo gửi lên, thường Công ty mẹ hay quan tâm đến các chỉ tiêu giá trị sản xuất, doanh thu, lợi nhuận, thu nhập bình quân, khấu hao, số tiền phải nộp ngân sách nhà nước. Trong đó, hai chỉ tiêu quan trọng nhất đối với Công ty mẹ là doanh thu và lợi nhuận. Từ các báo cáo này, Công ty mẹ sẽ đánh giá kế hoạch của năm tiếp theo có đạt được hay không.

(Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh được trình bày chi tiết tại phụ lục 2.1/2.1.5)

 Bảng Cân đối kế toán

Bảng cân đối kế toán công ty mẹ yêu cầu Công ty con lập để Công ty mẹ tham khảo thông tin, để phân tích các chỉ số chứ không can thiệp và điều chỉnh các thông tin có trên nó. Ví dụ nếu năm tới Công ty con có đầu tư mua tài sản mới, thì khoản mục nguyên giá TSCĐ sẽ tăng, làm tổng tài sản tăng. Việc mua mới tài sản này Công ty con dùng lợi nhuận giữ lại để mua, hay nguồn vốn vay, … Từ các bảng cân đối kế toán này, Công ty mẹ sẽ lập được bảng cân đối kế toán hợp nhất.

(Bảng cân đối kế toán được trình bày chi tiết tại phụ lục 2.1 mục 2.1.6)

2.3.3.2 Các báo cáo dự toán ngân sách tại Công ty Cổ phần Dệt gia dụng Phong Phú

Hệ thống dự toán ngân sách hiện nay bao gồm các báo cáo dự toán sau đây:  Dự toán hoạt động:

- Dự toán tiêu thụ - Dự toán sản xuất