Hệ thống dự toán ngân sách tổng thể của doanh nghiệp

1. 1Tìm hiểu chung về dự toán ngân sách

1.2.4. Hệ thống dự toán ngân sách tổng thể của doanh nghiệp

Dự toán tổng thể là tổ hợp của nhiều dự toán của mọi hoạt động của doanh nghiệp, có liên hệ với nhau trong một thời kỳ nào đó. Dự toán tổng thể có thể lập cho nhiều thời kỳ như tháng, quý, năm. Hình thức và số lượng các dự toán thuộc dự toán tổng thể tùy thuộc vào từng loại hình doanh nghiệp.

Tùy theo từng loại hình hoạt động của doanh nghiệp, mà nội dung chi tiết của nó thay đổi, tuy nhiên thường bao gồm hai phần chính: dự toán hoạt động và dự toán tài chính. Dự toán hoạt động là dự toán phản ánh mức thu nhập và chi phí đòi hỏi để đạt mục tiêu lợi nhuận. Dự toán tài chính là dự toán phản ánh tình hình tài chính theo dự kiến và cách thức tài trợ cần thiết cho các hoạt động đã lập dự toán. Mỗi loại dự toán

trên lại bao gồm nhiều dự toán bộ phận có liên quan chặt chẽ với nhau (Trương Bá Thanh và cộng sự, 2011).

Trong một doanh nghiệp sản xuất, dự toán tổng thể thường bao gồm những nội dung sau :

- Dự toán hoạt động, bao gồm:

+ Dự toán bán hàng hoặc dự toán tiêu thụ + Dự toán sản xuất

+ Dự toán chi phí vật tư và cung ứng vật tư cho sản xuất + Dự toán lao động trực tiếp

+ Dự toán chi phí sản xuất chung + Dự toán giá vốn hàng bán + Dự toán chi phí bán hàng

+ Dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp

+ Dự toán chi phí và doanh thu hoạt động tài chính

- Dự toán tài chính: bao gồm

+ Dự toán vốn (dự toán đầu tư) + Dự toán vốn bằng tiền

+ Báo cáo kết quả kinh doanh dự toán + Bản cân đối kế toán dự toán

+ Báo cáo lưu chuyển tiền tệ dự toán

Dự toán doanh nghiệp phải được xây dựng dựa trên cơ sở của dự báo. Kết quả của quá trình xây dựng dự toán là các báo cáo nội bộ và các báo cáo đó không thể cung cấp cho người ngoài doanh nghiệp. Dự toán tổng thể chính là kỳ vọng hoặc mong muốn của nhà quản lý về những công việc mà doanh nghiệp dự tính hành động cũng như kết quả tài chính của các hoạt động đó.

Sơ đồ 1.5: Mối liên hệ giữa các dự toán trong dự toán ngân sách tổng thể

Sơ đồ trên chưa thể hiện mối liên hệ giữa các loại dự toán và tất cả các chức năng trong doanh nghiệp sản xuất. Tuy nhiên, nhìn vào sơ đồ, ta thấy khi dự toán tiêu thụ được thực hiện, các phòng sản xuất, marketing, phòng cung ứng, hành chính… sẽ xây dựng dự toán cho đơn vị mình. Các bước xây dựng dự toán ngân sách tổng thể như sau:

Dự toán tài chính Dự toán hoạt động Dự toán CPSX chung Dự toán dự trữ TP Dự toán sản xuất Dự toán NVL trực tiếp Dự toán nhân công trực tiếp Dự toán giá vốn hàng bán Dự toán chi phí và doanh thu hoạt

động tài chính Dự toán báo cáo

kết quả kinh doanh Dự toán vốn Dự toán vốn bằng tiền Dự toán bảng cân đối kế toán

Dự toán báo cáo lưu chuyển

tiền tệ Dự toán tiêu thụ Dự toán giá thành sản xuất Dự toán chi phí bán hàng Dự toán chi phí QLDN

Dự toán tiêu thụ

Dự toán tiêu thụ là nền tảng của dự toán tổng thể doanh nghiệp, vì dự toán này sẽ xác lập mục tiêu của doanh nghiệp so với thị trường, với môi trường. Dự toán tiêu thụ được lập dựa trên dự báo tiêu thụ. Dự toán tiêu thụ bao gồm những thông tin về chủng loại, số lượng hàng bán, giá bán và cơ cấu sản phẩm tiêu thụ.

Dự toán

doanh thu =

Dự toán sản phẩm tiêu thụ X

Đơn giá bán theo dự toán

 Dự toán sản xuất

Việc xây dựng dự toán sản xuất nhằm xác định số lượng sản xuất đáp ứng nhu cầu tiêu thụ, đảm bảo mức tồn kho sản phẩm tối thiểu cần thiết phục vụ tiêu thụ cho kỳ sau. Số lượng sản phẩm cần sản xuất trong kỳ = Nhu cầu sản phẩm tồn kho cuối kỳ + Số sản phẩm tiêu thụ trong kỳ - Số sản phẩm tồn đầu kỳ theo

dự toán

Dự toán chi phí sản xuất

Lập dự toán chi phí sản xuất nhằm xác định toàn bộ chi phí để sản xuất ra số lượng sản phẩm dự tính. Chi phí sản xuất bao gồm 3 khoản mục là: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung:

 Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Dự toán này phản ánh tất cả chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cần thiết để đáp ứng nhu cầu sản xuất.

Dự toán lượng nguyên

vật liệu sử dụng =

Định mức tiêu hao nguyên vật liệu X

Số lượng sản phẩm sản xuất theo dự toán

Và dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp xuất dùng cho sản xuất là:

Dự toán chi phí nguyên

vật liệu trực tiếp =

Dự toán lượng nguyên vật liệu sử dụng X

Đơn giá xuất nguyên vật liệu

Dự toán cung cấp nguyên vật liệu dựa trên số lượng nguyên vật liệu dự toán sử dụng, số lượng nguyên vật liệu tồn kho, theo công thức sau:

Số lượng nguyên liệu

mua vào =

Số lượng nguyên liệu sử dụng theo

dự toán +

Số lượng nguyên liệu tồn cuối kỳ theo

dự toán -

Số lượng nguyên liệu tồn thực tế

đầu kỳ

Dự toán tiền mua nguyên

vật liệu trực tiếp =

Dự toán lượng nguyên vật liệu mua vào X

Đơn giá nguyên vật liệu

Dự toán mua nguyên vật liệu còn tính đến thời điểm, và mức thanh toán tiền mua nguyên liệu căn cứ vào chính sách bán hàng của nhà cung cấp. Đây là cơ sở để lập dự toán vốn bằng tiền tại doanh nghiệp.

 Dự toán chi phí nhân công trực tiếp

Trong thực tế, có một số ít trường hợp chi phí nhân công trực tiếp là định phí, đó là ở các doanh nghiệp sử dụng công nhân trình độ tay nghề cao, không thể trả công theo sô số lượng sản phẩm. Để lập dự toán trong trường hợp này, doanh nghiệp phải tính toán số lượng nhân công, quỹ lương, cách phân phối lương. Còn lại đa số trường hợp thì chi phí nhân công trực tiếp là biến phí trong mối quan hệ với khối lượng sản phẩm sản xuất:

Dự toán thời gian lao

động (giờ) =

Dự toán sản xuất sản phẩm X

Định mức thời gian sản xuất sản phẩm

Dự toán chi phi nhân

công trực tiếp =

Dự toán thời gian lao động X

Định mức giá của mỗi đơn vị thời gian lao động

Dự toán chi phí sản xuất chung

Dự toán chi phí sản xuất chung là dự toán các chi phí liên quan đến phục vụ và quản lý hoạt động sản xuất phát sinh tại phân xưởng. Chi phí sản xuất chung bao gồm biến phí và định phí.

Dự toán chi phí sản

xuất chung =

Dự toán biến phí sản xuất chung +

Dự toán định phí sản xuất chung

+ Dự toán biến phí sản xuất chung: thường được xác lập theo sản lượng sản xuất theo dự toán:

Dự toán biến phí sản

xuất chung =

Dự toán biến phí đơn vị SXC X

Sản lượng sản xuất theo dự toán

+ Dự toán định phí sản xuất chung: đối với định phí bắt buộc, trên cơ sở định phí chung cả năm chia đều cho 4 quý nếu là dự toán quý, hoặc chia đều cho 12 tháng nếu là dự toán tháng. Còn đối với định phí tùy ý thì phải căn cứ vào kế hoạch của nhà quản trị trong kỳ dự toán.

 Dự toán giá vốn hàng bán

Dựa trên cơ sở số lượng sản phẩm sản xuất dự toán, giá thành dự toán, số lượng sản phẩm tồn kho, dự toán giá vốn hàng bán được xây dựng như sau:

Dự toán giá vốn

hàng xuất bán =

Giá thành sản phẩm sản xuất trong kỳ theo

dự toán +

Giá thành sản phẩm tồn đầu kỳ

dự toán -

Giá thành sản phẩm tồn cuối kỳ

thực tế

 Dự toán chi phí bán hàng

Dự toán chi phí bán hàng được lập tương tự như chi phí sản xuất chung. Vì chi phí bán hàng có ảnh hưởng đến hoạt động tiêu thụ của doanh nghiệp nên khi lập dự toán này cần xem xét tới dự toán tiêu thụ của doanh nghiệp. Khi xây dựng dự toán cho các chi phí này cần tính đến nội dung kinh tế của chi phí cũng như yếu tố biến đổi và yếu tố cố định trong thành phần chi phí.

Dự toán chi phí

bán hàng =

Dự toán định phí bán hàng +

Dự toán biến phí bán hàng

 Dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp

Dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp liên quan đến toàn bộ doanh nghiệp, phụ thuộc vào cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp đó:

Dự toán chi phí

QLDN =

Dự toán biến phí QLDN +

Dự toán định phí QLDN

 Dự toán chi phí và doanh thu hoạt động tài chính

Nội dung của chi phí tài chính bao gồm: chi phí lãi vay ngân hàng, các chi phí và lỗ phát sinh trong quá trình đầu tư tài chính, các khoản lỗ về chênh lệch tỷ giá và loại chi phí khác.

Doanh thu tài chính là những khoản thu nhập phát sinh từ các khoản đầu tư tài chính (lãi từ đầu tư chứng khoán, lãi tiền gửi ngân hàng...), các khoản lãi về chênh lệch tỷ giá ngoại tệ và các khoản thu nhập tài chính khác.

 Dự toán báo cáo kết quả kinh doanh

Dự toán báo cáo kết quả kinh doanh được lập căn cứ vào các dự toán doanh thu, dự toán giá vốn, và các dự toán chi phí ngoài sản xuất đã được lập. Dự toán này có thể được lập theo phương pháp toàn bộ hoặc theo phương pháp trực tiếp. Số liệu trên dự toán báo cáo kết quả kinh doanh thể hiện kỳ vọng của các nhà quản lý, là cơ sở để đánh giá tình hình thực hiện dự toán đã đề ra.

 Dự toán vốn bằng tiền

Công tác lập dự toán vốn bằng tiền giữ vai trò quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp. Dự toán vốn bằng tiền là cơ sở để các nhà quản lý có dự toán vay nợ thích hợp, kịp thời, đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh. Dự toán vốn bằng tiền cũng là cơ sở để doanh nghiệp sử dụng tài nguyên của mình có hiệu quả nhất.

 Dự toán bảng cân đối kế toán

Dự toán này được lập để xác lập các danh mục tài sản, nợ phải trả, nguồn vốn chủ sở hữu để đảm bảo và cân đối với tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh đã được dự toán trong kỳ. Dự toán này được lập căn cứ vào bảng cân đối kế toán của thời kỳ trước và tình hình các chỉ tiêu được dự tính trong kỳ.