Thực trạng hệ thống dự toán ngân sách tại Công ty Cổ phần Dệt gia dụng

1. 1Tìm hiểu chung về dự toán ngân sách

2.3 Thực trạng hệ thống dự toán ngân sách tại Công ty Cổ phần Dệt gia dụng

Phong Phú

Hiện nay, Công ty lập dự toán ngân sách theo mô hình thông tin 1 lên 1 xuống, cụ thể như sau:

Tại Công ty, Các phòng ban, phân xưởng phải tự đánh giá năng lực sản xuất, tình hình sử dụng máy móc thiết bị, tình hình nhân sự,… Phòng kinh doanh – Xuất nhập khẩu lập dự toán tiêu thụ, dự toán tiêu thụ sau khi hoàn chỉnh sẽ được chuyển đến bộ phận chuyên trách dự toán. Phòng Tài chính kế toán sẽ kết hợp với các phòng ban còn lại để lập các báo các dự toán khác. Tất cả các dự toán hoàn thành sẽ được chuyển đến bộ phận chuyên trách dự toán xét duyệt (Ở đây là kế toán tổng hợp). Kế toán tổng hợp tiến hành kiểm tra, xem xét và yêu cầu điều chỉnh lại nếu thấy cần thiết. Các báo cáo này sau khi được Phó giám đốc tài chính (Kiêm kế toán trưởng ) phê duyệt, sẽ được trình bày trong một cuộc họp với các thành phần tham dự là Ban giám đốc công ty, Ban kiểm soát, Trưởng các phòng ban chức năng, Giám đốc xí nghiệp có liên quan. Nếu dự toán còn những vướng mắc, sẽ được đem ra bàn luận để có được sự thống nhất trong cuộc họp. Báo cáo dự toán ngân sách này sẽ tiếp tục được điều chỉnh, và khi được thông qua sẽ trở thành dự toán ngân sách chính thức tại Công ty Cổ phần Dệt gia dụng Phong Phú.

Hàng năm, dự toán đã được Ban giám đốc phê duyệt trong cuộc họp trên sẽ được Công ty con gửi cho Công ty mẹ, theo mẫu biểu của Công ty mẹ thiết kế. Trên cơ sở các chỉ tiêu do Công ty con đưa lên, bộ phận Đầu tư tài chính Công ty mẹ thẩm định dự toán, sau đó lập báo cáo đánh giá tình hình dự toán, trình lên Tổng giám đốc Công ty mẹ. Công ty mẹ sẽ đánh giá, và giao chỉ tiêu doanh thu, lợi nhuận cho Người đại diện phần vốn. Ngoài ra, Công ty con còn tự đăng ký các chỉ tiêu về doanh thu, lợi nhuận với Đại hội đồng cổ đông, thường số này thấp hơn hoặc bằng số Công ty mẹ đã giao.

2.3.2. Quy trình lập dự toán ngân sách tại Công ty Cổ phần Dệt gia dụng Phong Phú

- Xác định mục tiêu của Công ty: Đề ra kế hoạch dài hạn 10 năm, và chia nhỏ thành 2 giai đoạn: 2008-2012; 2013-2017.

- Thiết lập mục tiêu của các bộ phận và chuẩn bị ngân sách phục vụ cho những mục tiêu này.

- Họp các bộ phận có liên quan để phân công phân nhiệm từng thành viên. - Soạn thảo dự toán, điều chỉnh dự toán nếu cần thiết.

- Trình Tổng giám đốc phê duyệt dự toán sau khi đã điều chỉnh. - Giám sát: So sánh thực tế với kế hoạch ngân sách đã lập hàng quý.

2.3.3 Hệ thống dự toán ngân sách tại Công ty Cổ phần Dệt gia dụng Phong Phú 2.3.3.1 Các báo cáo Công ty Cổ phần Dệt gia dụng Phong Phú gửi cho Công ty mẹ

Vào tháng 11, Công ty gửi các báo cáo cho Công ty mẹ theo mẫu biểu “Tổng hợp đăng ký kế hoạch tài chính năm 2013”, mẫu này được quy định sẵn bao gồm các phần như sau: Tình hình chung năm 2012; Dự kiến tình hình năm 2013; Phân tích tình hình tiêu thụ sản phẩm; Báo cáo đầu tư; Báo cáo kết quả kinh doanh; Bảng cân đối kế toán.

 Tình hình chung năm 2012

Trong tình hình chung năm 2012 này, Công ty đưa ra một số khó khăn, thuận lợi mà công ty đã trải qua trong năm. Về khó khăn, đây là việc tiếp cận với thị trường cũ do giá bán còn cao; Bị các nước khác, đặc biệt là Trung Quốc và Ấn Độ tranh giành trên thị trường xuất khẩu truyền thống của mình. Năm 2012 cũng là một năm đầy biến động của nền kinh tế, ảnh hưởng đến các yếu tố đầu vào, và tâm lý của người tiêu dùng nói chung…Tuy nhiên, cũng trong năm này, Công ty gặp nhiều thuận lợi khi Nhà nước ban hành nhiều chính sách ưu đãi về Thuế và các chính sách khác. Sản phẩm Dệt may là lĩnh vực sản xuất kinh doanh truyền thống lâu đời của Phong Phú, cùng với những danh hiệu và giải thưởng cao quý nhà nước trao tặng, đã ngày càng khảng định thương hiệu, chất lượng của mình, nên luôn được sự ủng hộ và tin tưởng của người tiêu dùng trong và ngoài nước.

(Tình hình chung năm 2012 được trình bày chi tiết tại phụ lục 2.1 mục 2.1.1 )

Bước sang năm 2013, tình hình kinh tế thế giới và trong nước vẫn còn nhiều khó khăn, thách thức, bức tranh kinh tế toàn cầu vẫn chưa có dấu hiệu hồi phục. Năm 2013 dự kiến vẫn là một năm với nhiều thử thách nhưng cũng không ít tín hiệu lạc quan. Đây là một dấu hiệu tốt để Công ty khảng định hơn nữa chất lượng, thương hiệu của mình; Từ đó đề xuất đầu tư thêm máy móc và đưa ra các giải pháp giảm chi phí và tăng lợi nhuận cho Công ty.

Sau khi đánh giá tình hình chung và dự kiến cho năm tới, Công ty con sẽ tổng hợp lại các chỉ tiêu về sản lượng sản xuất, doanh thu, lợi nhuận… thực hiện trong năm 2012 và kế hoạch năm 2013 trong bảng “Tổng hợp các chỉ tiêu”

(Dự kiến tình hình năm 2013 được trình bày chi tiết tại phụ lục 2.1 mục 2.1.2)

 Phân tích tình hình tiêu thụ sản phẩm

Bảng này bao gồm các chỉ tiêu: đơn vị tính, sản lượng, đơn giá, thành tiền, mức tăng của sản lượng (%). Đây là bảng tổng hợp của dự toán tiêu thụ gửi lên Tổng công ty, được công ty chia thị phần thành hai thị trường chính là: thị trường xuất khẩu và thị trường nội địa.

(Phân tích tình hình tiêu thụ sản phẩm được trình bày chi tiết tại phụ lục 2.1 mục 2.1.3)

 Báo cáo đầu tư

Công ty con gửi cho Công ty mẹ, ở đây là Phòng Kỹ thuật công nghệ, để theo dõi dự án đó vận hành như thế nào, và hỗ trợ thêm cho Công ty con. Dự toán vốn đầu tư phản ánh các dự án đầu tư mới như: Xây dựng nhà xưởng, các công trình phụ trợ. Ngoài ra, dự toán này còn thể hiện một số dự án mua thay thế như mua mới TSCĐ, các thiết bị khác,…

(Báo cáo đầu tư được trình bày chi tiết tại phụ lục 2.1 mục 2.1.4)

 Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh

Có thể xem đây là dự toán quan trọng nhất mà Công ty mẹ yêu cầu Công ty con lập. Báo cáo này lập theo mẫu báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Kế toán tài

chính. Đối với các báo cáo gửi lên, thường Công ty mẹ hay quan tâm đến các chỉ tiêu giá trị sản xuất, doanh thu, lợi nhuận, thu nhập bình quân, khấu hao, số tiền phải nộp ngân sách nhà nước. Trong đó, hai chỉ tiêu quan trọng nhất đối với Công ty mẹ là doanh thu và lợi nhuận. Từ các báo cáo này, Công ty mẹ sẽ đánh giá kế hoạch của năm tiếp theo có đạt được hay không.

(Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh được trình bày chi tiết tại phụ lục 2.1/2.1.5)

 Bảng Cân đối kế toán

Bảng cân đối kế toán công ty mẹ yêu cầu Công ty con lập để Công ty mẹ tham khảo thông tin, để phân tích các chỉ số chứ không can thiệp và điều chỉnh các thông tin có trên nó. Ví dụ nếu năm tới Công ty con có đầu tư mua tài sản mới, thì khoản mục nguyên giá TSCĐ sẽ tăng, làm tổng tài sản tăng. Việc mua mới tài sản này Công ty con dùng lợi nhuận giữ lại để mua, hay nguồn vốn vay, … Từ các bảng cân đối kế toán này, Công ty mẹ sẽ lập được bảng cân đối kế toán hợp nhất.

(Bảng cân đối kế toán được trình bày chi tiết tại phụ lục 2.1 mục 2.1.6)

2.3.3.2 Các báo cáo dự toán ngân sách tại Công ty Cổ phần Dệt gia dụng Phong Phú

Hệ thống dự toán ngân sách hiện nay bao gồm các báo cáo dự toán sau đây:  Dự toán hoạt động:

- Dự toán tiêu thụ - Dự toán sản xuất

- Dự toán nguyên vật liệu trực tiếp - Dự toán chi phí công trực tiếp - Dự toán chi phí sản xuất chung

- Dự toán giá thành sản phẩm – Giá vốn hàng bán - Dự toán hàng tồn kho

- Dự toán đầu tư và xây dựng - Dự toán chi phí bán hàng

- Dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp

- Dự toán chi phí tài chính- doanh thu tài chính - Dự toán báo cáo kết quả kinh doanh

 Dự toán tài chính:

- Dự toán vốn bằng tiền

- Dự toán bảng cân đối kế toán.

2.3.3.2.1 Dự toán tiêu thụ

Trong quá trình lập ngân sách thì dự toán tiêu thụ được lập đầu tiên, đây là cơ sở để lập các dự toán khác. Dự toán tiêu thụ được lập tương đối chính xác sẽ giúp Công ty tránh được tình trạng thiếu hàng hoặc hàng tồn kho qua nhiều. Dự toán tiêu thụ do Phòng Kinh doanh - Xuất nhập khẩu lập, sau đó gửi cho bộ phận chuyên trách lập dự toán (Như đã giới thiệu ở trên là Kế toán tổng hợp đảm nhiệm).

Dự toán tiêu thụ lập cho một năm tài chính. Dự toán này sẽ được lập chi tiết cho từng mặt hàng và từng khách hàng, bao gồm các chỉ tiêu: Số lượng, đơn giá, thành tiền.

- Số lượng: Thường Phòng kinh doanh – Xuất nhập khẩu đã nhận đơn đặt hàng cho năm tiếp theo, hoặc có các đơn hàng gối đầu. Dựa trên số lượng này, và kết hợp với các nhận định, đánh giá thông qua việc nghiên cứu thị trường, sản lượng tiêu thụ năm hiện tại để ước tính số lượng tiêu thụ năm tiếp theo. Dự kiến năm 2013 Công ty sẽ tiêu thụ 6000 tấn sản phẩm các loại, trong đó phục vụ xuất khẩu chiếm 60%, còn lại là tiêu thụ nội địa.

- Đơn giá: Do Phòng Kinh doanh lập sau khi đã đàm phán với khách hàng và đánh giá tình hình thị trường biến động tốt hay xấu theo từng chu kỳ. Phòng kinh doanh khi nhận đơn hàng, sẽ phân tích kết cấu sản phẩm cho khách hàng biết, ví dụ: sản phẩm này dùng sợi gì, hóa chất gì… Đơn hàng này chuyển qua Phòng Thiết kế định mức để thiết kế sản phẩm theo yêu cầu khách hàng, hoặc đưa ra khăn mẫu tương ứng với đơn đặt hàng. Đơn hàng sau đó tiếp tục được chuyển qua Phòng Kế toán tài chính để ước tính ra đơn giá tiêu thụ.

- Cột thành tiền: sẽ được tính bằng cách lấy số lượng ước tính nhân với đơn giá ước tính.

Hàng quý, Phòng Kinh doanh – Xuất nhập khẩu sẽ so sánh thực tế với kế hoạch tiêu thụ. Biểu này được lập gồm các chỉ tiêu: số thứ tự, tên Khách hàng, đơn vị tính, kế hoạch, thực tế, chênh lệch (%).

(Dự toán tiêu thụ được trình bày chi tiết tại phụ lục 2.2)

2.3.3.2.2. Dự toán sản xuất

Dự toán sản xuất được lập nhằm dự tính số lượng sản phẩm cần sản xuất ra để đảm bảo cho tiêu thụ và số dữ trữ cuối kỳ. Dự toán này lập căn cứ vào số lượng tiêu thụ ước tính, lượng thành phẩm tồn kho đầu kỳ, lượng thành phẩm tồn kho dự tính cuối kỳ. Thông thường, sản lượng sản xuất khác sản lượng tiêu thụ, và thường lớn hơn sản lượng tiêu thụ vì sản lượng sản xuất còn có thêm lượng tồn kho. Ngoài ra, khi tính số lượng sản phẩm cần sản xuất, Công ty cũng lưu ý tới chất lượng sản phẩm. Nếu nhu cầu sản xuất là 6000 tấn, mà chất lượng sản phẩm chỉ đạt 98%, thì cần phải sản xuất: 6000/98%=6112,449 tấn. (112,449 tấn là phế phẩm)

Dự toán sản xuất được lập cho từng mặt hàng bao gồm các chỉ tiêu: số lượng tiêu thụ, số lượng tồn đầu kỳ, số lượng tồn cuối kỳ. Trong đó các chỉ tiêu được xác định như sau:

- Số lượng tiêu thụ: bằng với số lượng tiêu thụ trên dự toán tiêu thụ đã lập.

- Số lượng tồn đầu kỳ: Bằng với số lượng tồn kho kỳ trước hoặc ước tính tồn kho kỳ trước.

- Số lượng tồn cuối kỳ: Bằng với số lượng tồn kho cuối kỳ trên dự toán thành phẩm tồn kho. Số tồn cuối kỳ này được tính sao cho tránh được lượng tồn kho quá nhiều, làm ứ đọng vốn và phát sinh các chi phí bảo quản, lưu kho… , dẫn tới làm tăng các khoản chi phí không cần thiết của Công ty.

- Số lượng sản xuất tính bằng cách lấy số lượng tiêu thụ cộng với số thành phẩm tồn cuối kỳ trừ đi thành phẩm tồn kho đầu kỳ.

Vì mỗi sản phẩm đều phải trải qua 3 giai đoạn: Từ dệt mộc hoàn thành sẽ chuyển qua giai đoạn nhuộm, khi nhuộm màu hoàn thành sẽ chuyển qua khâu may. Nên sản lượng sản xuất này chỉ tính cho công đoạn đầu tiên là dệt mộc.

(Dự toán sản xuất được trình bày chi tiết tại phụ lục 2.3)

2.3.3.2.3. Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Tại Công ty, nguyên vật liệu dùng cho sản xuất sản phẩm gồm:

- Công đoạn dệt mộc: Nguyên vật liệu chính là sợi. Nguyên vật liệu phụ là hồ.

- Công đoạn nhuộm: Nguyên vật liệu chính là giá thành sản phẩm công đoạn dệt mộc. Vật liệu phụ là hóa chất.

- Công đoạn may: Nguyên vật liệu chính là giá thành sản phẩm công đoạn dệt nhuộm. Vật liệu phụ là nhãn gắn lên khăn, bao bì đóng gói…

Dự toán lập nhằm dự tính số lượng nguyên vật liệu và số tiền chi trả để đảm bảo cho sản xuất và dữ trữ cuối kỳ. Dự toán nguyên vật liệu được lập bao gồm các chỉ tiêu:

Lượng NVL sử dụng, đơn giá xuất NVL. Trong đó các chỉ tiêu được xác định như sau:

 Số lượng NVL sử dụng

Căn cứ vào số lượng sản phẩm cần sản xuất ra trên dự toán sản xuất, số lượng tồn kho nguyên vật liệu đầu kỳ của các kỳ trước, số lượng tồn kho cuối kỳ trên dự toán tồn kho nguyên vật liệu, Công ty sẽ tính được số lượng nguyên vật liệu cần sản xuất ra theo công thức sau:

Số lượng NVL sử dụng = tiêu hao theo định mức + Số lượng NVL tồn đầu kỳ - Số lượng NVL tồn cuối kỳ.

Trong đó: tiêu hao theo định mức = Số lượng sản phẩm sản xuất theo dự toán x Định mức NVL

- Định mức nguyên vật liệu: Bảng định mức này phản ánh chi tiết từng loại và lượng nguyên liệu tiêu hao để sản xuất một đơn vị sản phẩm. Trong quá trình sản xuất, các nhà máy kết hợp với Phòng Thiết kế - Định mức để tính ra định mức cho từng loại

nguyên vật liệu. Các định mức này đã được xây dựng và kiểm nghiệm trong quá trình sản xuất nên tương đối chính xác. Ví dụ để sản xuất ra 1 kg khăn Modal, là loại khăn được tạo ra chủ yếu từ 50% cenlulose gỗ cây sồi và 50% bông. Để làm ra 1kg khăn 28*48 cm*58g, thì lượng NVL cần để sản xuất như sau:

Sợi cenlulose-gỗ cây sồi 710,00 g

Sợi 20/1 Cott 710,00 g Sợi 40/2 PE 6279 30,61 g Hồ mềm 7,2 g Hồ Polymer 7,25 g Hồ chống nhàu 2,3 g NAOH 4,10 g NA2CO3 3,78 g Chất kháng nấm 0,4 g

Chất chậm cháy HCPosphor 4,1 g

Nhãn METN009 17,00 cái

(Bộ định mức nguyên vật liệu được trình bày chi tiết tại phụ lục 2.4)

Hàng quý, sẽ báo cáo việc thực hiện tiêu hao nguyên vật liệu so với định mức

- Đơn giá nguyên vật liệu: Nguyên liệu chủ yếu được mua trong nước, còn một số hóa chất dùng ở công đoạn nhuộm thì nhập khẩu. Vào quý III, công ty sẽ ký kết hợp đồng mua nguyên vật liệu cho năm tới, Giá ghi trên hợp đồng là giá bán tại thời điểm ký kết. Trường hợp giá cả NVL năm tới biến động, người bán cũng sẽ điều chỉnh lại giá NVL phù hợp với tình hình thực tế cho Công ty. Đơn giá xuất NVL theo phương pháp bình quân cuối kỳ.

(Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp được trình bày chi tiết tại phụ lục 2.5)

2.3.3.2.4 Dự toán chi phí nhân công trực tiếp

Phòng Hành chính – Nhân sự căn cứ trên kế hoạch sản xuất và định biên lao động, sẽ tính số công nhân sản xuất hiện tại, dự kiến tuyển mới, dự kiến nghỉ, luân chuyển bao nhiêu để tính ra số nhân công dự kiến năm tới của từng phân xưởng. Sau đó

chuyển số liệu này cho Phòng Kế toán tài chính. Ở các phân xưởng hiện nay, lương nhân công được tính dựa trên lương đầu vào và lương sản phẩm.

- Lương đầu vào: là mức lương thấp nhất do Tổng giám đốc quy định cho từng nhà