- Các hình thức tổ chức hoạt động bảo dưỡng và sửa chữa: + Hình thức phân tán
3.3.4.7.Xây dựng hệ thống kiểm tra, giám sát các hoạt động quản trị vốn
b) Các cụng việc cụ thể
3.3.4.7.Xây dựng hệ thống kiểm tra, giám sát các hoạt động quản trị vốn
a) Lý do đề xuất giải pháp
Tổng công ty chưa xây dựng Quy chế giám sát, đánh giá các hoạt động quản trị vốn để cụ thể hoá các chỉ tiêu, tiêu chuẩn cho hoạt động giám sát trong nội bộ Công ty mẹ cũng như hướng dẫn các công ty con thực hiện giám sát và đánh giá hiệu quả quản trị vốn theo quy định của Nhà nước.
b) Các công việc cụ thể
Để xây dựng một hệ thống kiểm tra, giám sát các hoạt động quản trị vốn có hiệu quả cần thực hiện một số cụng việc cụ thể sau đây:
* Cần nhận thức đầy đủ vai trò tác dụng của hệ thống kiểm tra, kiểm soát hệ thống quản lý và tính cấp thiết của việc xây dựng hệ thống này trong toàn Tổng cụng ty. Sự thống nhất về nhận thức là một trong những điều kiện quyết định kết quả của công tác tổ chức thực hiện. Theo hướng đó, Công ty mẹ cần phải làm tốt các công việc sau đây:
-Tổ chức các chương trình bồi dưỡng cán bộ, trao đổi kinh nghiệm về hệ thống kiểm soát quản trị và kế hoạch xây dựng hệ thống này cho Công ty mẹ và các Công ty thành viên.
-Xây dựng kế hoạch thực hiện, phân công trách nhiệm cụ thể cho những cán bộ có liên quan.
đánh giá quá trình xây dựng và hoạt động của hệ thống kiểm soát quản trị, làm cho hệ thống này có tác dụng thiết thực trong việc hoàn thiện quản trị vốn theo hướng phát triển thành Tập đoàn kinh tế.
* Phải xây dựng và hoàn thiện hệ thống các chỉ tiêu giám sát tài chính của Công ty mẹ đối với các công ty thành viên. Việc xây dựng một hệ thống chỉ tiêu có vai trò làm thước đo để đánh giá hiệu quả hoạt động của từng thành viên trong Tổng cụng ty, qua đó đánh giá hiệu quả hoạt động của hệ thống quản lý. Hệ thống chỉ tiêu này được xây dựng dựa trên nguyên tắc lựa chọn những chỉ tiêu quan trọng nhất của Công ty mẹ với từng công ty thành viên. Cụ thể cần tập trung xây dựng và đánh giá đến các nhóm chỉ tiêu sau:
- Nhóm các chỉ tiêu sinh lời: Ngoài các chỉ tiêu như tỷ suất lợi nhuận
trên doanh thu, tỷ suất lợi nhuận trên vốn điều lệ và tỷ suất lợi nhuận trên vốn chủ sở hữu. Cần bổ sung các chỉ tiêu sau:
Tổng doanh thu, thu nhập + Số vòng quay =
vốn kinh doanh Vốn kinh doanh
Ý nghĩa của chỉ tiêu: Chỉ tiêu này phản ánh số vòng quay càng lớn chứng
tỏ hiệu quả sử dụng vốn càng cao.
Lợi nhuận ròng để chia cổ tức + Tỷ lệ cổ tức hoặc tỷ lệ lợi hoặc chia cho chủ sở hữu
nhuận ròng được chia cho chủ = x 100% sở hữu trên vốn điều lệ đã góp Vốn điều lệ đã góp
Ý nghĩa của chỉ tiêu: Chỉ tiêu này phản ánh khả năng tỷ lệ cổ tức hoặc tỷ
lệ lợi nhuận ròng được chia cho chủ sở hữu trên vốn điều lệ. Tỷ lệ này càng cao thì vốn của Tổng công ty góp vào công ty cổ phần càng có hiệu quả.
Lợi nhuận ròng
+ Tỷ lệ lợi nhuận ròng = x 100% trên vốn điều lệ Vốn điều lệ
Ý nghĩa của chỉ tiêu: Chỉ tiêu này phản ánh khả năng sinh lời của vốn điều
lệ. Tỷ lệ này càng cao thì khả năng sinh lời của vốn điều lệ càng có hiệu quả.
-Nhóm các chỉ tiêu hoạt động: Hiệu quả sử dụng VCĐ, vòng quay hàng
tồn kho, vòng quay các khoản phải thu, vòng quay vốn lưu động,...
-Nhóm các chỉ tiêu phản ánh khả năng thanh toán: Hệ số khả năng
thanh toán tổng quát, hệ số khả năng thanh toán nhanh, hệ số nợ ...
* Hệ thống thông tin quản lý nội bộ giữa Công ty mẹ và các Công ty thành viên phải được xây dựng và sử dụng một cách đồng bộ để cung cấp thông tin cho Ban Tổng giám đốc điều hành với chất lượng cao nhất. Mặt khác, những người quản lý cũng phải có đủ năng lực để điều hành và khai thác hệ thống thông tin quản lý một cách tích cực. Hệ thống này bao gồm tất cả những bộ phận như: con người, hệ thống phần mềm, thiết bị và phương tiện truyền thông.
Để thường xuyên có đầy đủ thông tin, dữ liệu phục vụ hệ thống kiểm soát quản trị, công tác thu thập, xử lý và cung cấp dữ liệu phải đảm bảo tính hệ thống và đồng bộ. Qua thực tế cho thấy rằng: để xây dựng một hệ thống thông tin quản lý có hiệu quả thì điều quyết định là con người chứ không phải là điều kiện trang thiết bị. Do đó, cần chú ý công tác đào tạo, vận động và có quy định chặt chẽ về hệ thống thông tin quản lý.
Thực tế ở các Tập đoàn kinh tế lớn trên thế giới có thể thấy rằng, mặc dù các Công ty con nằm rải rác ở các quốc gia khác nhau nhưng nhờ xây dựng tốt cơ chế kiểm tra, kiểm soát chặt chẽ trong nội bộ, cơ chế thông tin và báo cáo mà công ty mẹ có thể nắm bắt tốt hoạt động sản xuất kinh doanh ở các Công ty con.
Tăng cường sự phối hợp giữa Ban kiểm soát, Phòng Tài chính - Kế toán với các bộ phận khác của Công ty mẹ cũng như các công ty con. Để có sự phối hợp chặt chẽ, Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc của công ty mẹ cần có chỉ đạo chi tiết, rõ ràng, có quan tâm thực sự đối với công tác kiểm toán nội bộ.
Chất lượng và năng lực của cán bộ kiểm tra giám sát cần được tăng cường. Phải tính toán nhu cầu về nhân lực đối với bộ phận kiểm tra, giám sát nội bộ. Đây là một lĩnh vực nghiệp vụ mới cần đào tạo để đáp ứng nguồn cán bộ có chất lượng cho hệ thống giám sát.
c) Điều kiện để thực hiện giải pháp
- Ban lãnh đạo Tổng công ty cần nhận thức đúng đắn về vai trò và tầm quan trọng của công tác kiểm tra, giám sát hoạt động quản trị vốn ;
- Ban lãnh đạo Tổng công ty cần tích cực ủng hộ về kinh phí để xây dựng quy trình kiểm tra, giám sát, hệ thống các chỉ tiêu đánh giá cũng như điều kiện vật chất và nguồn lực con người.