- Các hình thức tổ chức hoạt động bảo dưỡng và sửa chữa: + Hình thức phân tán
a)Lý do đề xuất giải pháp
Đối quản trị tiền mặt và chứng khoán Tổng cơng ty còn để số dư tiền quá lớn so với nhu cầu, chưa linh hoạt trong việc sử dụng các phương pháp xác định mức dự trữ vốn tiền mặt hợp lý; chưa chủ động xử lý đối với thặng dự vốn… làm giảm hiệu quả sử dụng vốn, ảnh hưởng tới hiệu quả kinh doanh;
b) Các công việc cụ thể
* Xác định mức dự trữ tiền mặt hợp lý. Một vấn đề quan trọng đặt ra đối
với công tác quản lý VLĐ là cần xác định cho mức dự trữ tiền mặt một cách hợp lý và có hiệu quả nhất. Các nhà kinh tế học cho rằng, để có một mức dự trữ tiền mặt hợp lý thì phải dựa vào dự trữ vật tư, hàng hoá. Mức dự trữ vật tư, hàng hoá hợp lý sẽ quyết định mức cân đối tiền mặt hợp lý.
Việc dự trữ, hàng hoá cũng sinh ra những chi phí nhất định và được chia làm hai loại:
- Chi phí của vốn đầu tư nào vào dự trữ và các chi phí kho tàng, quản lý hàng hoá … có thể coi chúng là chi phí cơ hội.
- Chi phí đặt hàng, và đôi khi chúng được coi là khoản chi phí cố định. Thực tế hai loại chi phí này có những tác động trái chiều nhau. Khi lượng dự trữ tăng lên, hay nói cách khác mỗi lần đặt hàng có số lượng tăng lên thì chi phí đặt hàng giảm xuống vì chi phí này giảm theo qui mô và được xác định theo công thức: Mức giảm cận biên của chi phí đặt hàng Số lượng hàng bán trong năm Chi phí cho một lần đặt hàng Q2 X =
Nhưng chi phí cơ hội lại tăng lên khi số lần đặt hàng giảm xuống. Qui mô đặt hàng tối ưu là điểm mà hai tác động đó loại trừ lẫn nhau một cách hoàn toàn. và cụ thể hơn nó được xác định bằng công thức:
Q* = {2 x mức tiêu thụ x chi phí một lần đạt hàng/ chi phí cơ hội của một đơn vị dự trữ}1/2
Tổng công ty sản xuất và kinh doanh nhiều loại nguyên vật liệu, hàng hoá. Nếu đánh giá mức dự trữ tối ưu cho từng mặt hàng thì rất khó khăn và phức tạp. Chính vì vậy, ta có thể đánh giá mức dự trữ tối ưu đối với Tổng công ty bằng cách đánh giá chung mức dự trữ những mặt hàng bổ sung cho nhau để cho đơn giản hơn trong việc định ra số hàng dự trữ và từ đó biết được số tiền mặt cần dự trữ tối ưu trong kỳ là bao nhiêu.
* Quản lý sử dụng thu, chi tiền mặt hợp lý. Để thực hiện giải pháp này Tổng cụng ty cần yêu cầu bộ phận kế toán lập dự toán ngân sách tiền mặt cho từng ngày, tháng, năm giúp Nhà quản trị thấy được sự biến động của số dư về tiền bằng cách tổng kết các khoản thu chi đó xảy ra trong kỳ kế toán, xử lý các chi phí đã qua, đồng thời thể hiện tính thanh khoản của Tổng cụng ty trong việc ảnh hưởng đến số lượng và yếu tố thời gian của luồng tiền nhằm giúp cho Nhà quản lý xử lý kịp thời với các điều kiện và cơ hội luôn thay đổi.
Bảng dự báo tiền mặt được thực hiện theo mẫu sau:
Mẫu 3.1: Dự toán thu - chi tiền tiền mặt Chỉ tiêu Nguồn số liệu
lấy từ
Tháng Quý
x y z t
- Số dư tiền mặt đầu kỳ - Thu:
+ Tiền bán hàng + Tiền thu khác
Tổng thu
+ Mua nguyân vật liệu + Tiền cụng + Chi quản lý + Chi khác …… Tổng chi
Cân đối Thu-Chi
+ Thừa + Thiếu
Trân cơ sở dự toán thu chi tiền mặt được lập đầu kỳ vào báo cáo lưu chuyển tiền tệ được lập vào cuối kỳ, Tổng công ty sẽ có được thực trạng vốn dự trữ tiền mặt của mình.
Trong trường hợp thặng dư vốn tiền mặt, Tổng công ty có thể đầu tư ngắn hạn để tăng lợi nhuận, khi cần có thể chuyển ngay thành tiền mặt. Ví dụ, như chuyển sang tài khoản tiền gửi ngắn hạn có kỳ hạn (từ 3 đến dưới 6 tháng), mua chứng khoán có khả năng thanh khoản cao, trả trước cho nhà cung cấp để hưởng chiết khấu thanh toán, trả nợ vay ngân hàng để giảm chi phí lãi vay…
Nếu xảy ra tình trạng thâm hụt vốn tiền mặt, để duy trì hoạt động Tổng cụng ty cần phải đáp ứng bằng giải pháp ngược lại với giải pháp về thặng dư vốn hoặc có thể đi vay.
Việc xác định mức dự trữ tiền vốn hợp lý, Tổng công ty cần căn cứ vào mức xuất quỹ trung bình hàng ngày nhân với số ngày dự trữ ngân quỹ.
Công tác xử lý thặng dư, hay thâm hụt ngân quỹ nhằm hướng tới một chế độ dự trữ hợp lý đòi hỏi cần có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban, bộ phận trong Tổng công ty đú là Phòng Tài chính - Kế toán, Phòng Kế hoạch & HTQT, Phòng Vật tư XNK cùng với sự quyết định kịp thời của Ban lãnh đạo. Thực hiện thành công giải pháp này sẽ đem lại cho Tổng công ty những kết quả tích cực trong bảo đảm các hệ số thanh toán và nâng cao hiệu
quả kinh doanh, nhất là hiệu quả về đầu tư tài chính.
c) Điều kiện để thực hiện giải pháp
- Ban lãnh đạo Tổng công ty cần nhận thức đúng đắn về vai trò và tầm quan trọng của công tác quản trị vốn tiền mặt;
- Ban lãnh đạo Tổng công ty cần tăng cường nguồn nhân lực cho Phòng Tài chính - Kế toán và tăng cường quản lý rủi ro đối với hoạt động này.
3.3.4.5. Nâng cao hiệu quả quản trị các khoản nợ phải thu
a) Lý do đề xuất giải pháp
Đối quản trị nợ phải thu, mặc dù tỷ nợ phải thu trên tổng vốn lưu động có xu hướng giảm nhưng vẫn ở mức cao (năm 2007 là 30%), còn phát sinh nợ quá hạn, nợ khó đòi; chính sách thương mại chưa có sự ràng buộc chặt chẽ trong hợp đồng bán hàng ảnh hưởng tới khả năng thu hồi vốn và hiệu quả kinh doanh.
b) Các công việc cụ thể
- Hoàn thiện Quy chế tín dụng thương mại
Trong điều kiện cạnh tranh ngày càng tăng việc đa dạng hoá các loại hình bán hàng là rất cần thiết trong đó có hình thức bán chịu. Nếu như Tổng công ty không áp dụng hình thức này thì rõ ràng doanh thu tăng thêm sẽ bằng không. Tuy nhiên, rõ ràng việc bán chịu cũng có rất nhiều rủi ro và phải có những chi phí phát sinh thêm trong quá trình thu nợ. Chi phí phát sinh bao gồm có chi phí đòi nợ, lãi suất bị mất đi từ khoản tiền nợ của khách hàng (tính bình quân bằng lãi suất tiền gửi của ngân hàng). Đồng thời Tổng công ty cũng phải chấp nhận rủi ro khi mà khả năng thanh toán của người mua gặp khó khăn. Để giảm bớt yếu tố rủi ro trong thanh toán, Tổng công ty khi thực hiện bán hàng trả chậm cần tính đến những nhân tố sau:
+ Năng lực của khách hàng: khả năng khách hàng trong việc thực hiện nghĩa vụ đối với các khoản tín dụng thương mại.
+ Vốn: dữ trữ tài chính của khách hàng
hợp người mua rơi vào cảnh vỡ nợ.
+ Các điều kiện khác: như điều kiện phạt chậm trả, quá hạn thanh toán. Các yếu tố trên là những yếu tố mang tính quyết định đến khả năng thanh toán khách hàng và mức độ rủi ro trong kinh doanh của Tổng công ty. Việc xác định tất cả các yếu tố này thực chất cũng không đơn giản nhất là đối với những khách hàng mới, khách hàng có khoảng cách địa lý lớn.
- Tăng thêm thời hạn tín dụng cho khách hàng, tức là kéo dài thời hạn trả nợ cho khách hàng. Với cách làm này, Tổng công ty và các đơn vị thành viên có thể nâng cao doanh thu bán hàng; các khách hàng yên tâm và chủ động bố trí được nguồn vốn kinh doanh nhất là đối với các công xây dựng lớn, trọng điểm của quốc gia, tăng cường đặt hàng. Bên cạnh đó, sẽ tạo điều kiện và mở rộng màng lưới đại lý có khả năng tài chính hạn chế có thể quyết định làm đại lý phối phối hàng cho Tổng công ty và các đơn vị thành viên.
- áp dụng tỷ lệ chiết khấu thanh toán nhanh, trong điều kiện hiện nay của Tổng công ty và các đơn vị thành viên việc tăng nhanh vòng quay vốn lưu động, giảm thiểu các khoản phải thu, rút ngắn kỳ thu tiền bình quân là cần thiết cũng như duy trì tốt các mối quan hệ với khách hàng. Do vậy, Tổng công ty và các đơn vị thành viên cần tính tỷ lệ chiết khấu thanh toán nhanh cho các đại lý tiêu thụ. Theo đó có thể áp dụng:
+ Nếu khách hàng thanh toán trước thời hạn sẽ chỉ phải trả:
T T – giá trị hóa đơn thanh toán là T đồng T’= < T m – số ngày trước thời hạn thanh toán.
(1+ k)m/30 k – tỷ lệ chiết khấu thanh toán (nên theo lãi suất vay ngân hàng)
+ Nếu khách hàng thanh toán sau thời hạn sẽ phải trả: T’ = T(1+ k)n/30 > T với n – số ngày quá hạn thanh toán.
Ngoài ra, còn có thể áp dụng chiết khấu thanh toán với những khách hàng có khối lượng mua hàng lớn có thể áp dụng chính sách tín dụng ưu đãi
(giảm tỷ lệ % theo khối lượng.