- Các hình thức tổ chức hoạt động bảo dưỡng và sửa chữa: + Hình thức phân tán
b)Các công việc cụ thể
Trên cơ sở các Nghị định 153/2004/NĐ-CP, 199/2004/NĐ-CP, các Thông tư 33/2005/TT-BTC, 72/2005/TT-BTC, Tổng công ty dựa trên cơ sở quy chế tài chính mẫu của nhà nước áp dụng cho Tổng công ty nhà nước hoạt động theo mô hình công ty mẹ - công ty con để thành lập Hội đồng xây dựng Quy chế Tài chính, gồm các nội dung cơ bản sau: (1) Cơ chế huy động, quản lý, sử dụng vốn và tài sản, (2) Cơ chế quản lý doanh thu và chi phí, (3) Cơ chế kiểm soát tài chính mà trọng tâm là hệ thống kiểm soát nội bộ và hệ thống thông tin tài chính, (4) Quan hệ kinh tế giữa các đơn vị thành viên với nhau và với Tổng công ty.
* Về cơ chế huy động, quản lý, sử dụng vốn và tài sản
Mục tiêu của công tác quản lý và sử dụng vốn là không ngừng mở rộng quy mô và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn của Tổng công ty - một tiền đề cơ bản để tồn tại và phát triển trong môi trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt. Để đạt được mục tiêu này cần:
-Kiên quyết thay cơ chế giao vốn, cấp vốn bằng cơ chế đầu tư vốn nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, tăng cường trách nhiệm trong quản lý vốn, bảo toàn và phát triển vốn. Tổng công ty chỉ có trách nhiệm hữu hạn đối với số vốn tại doanh nghiệp thành viên, không có quyền điều chuyển tài sản của thành viên. Mọi quan hệ phải dựa trên cơ sở hợp đồng kinh tế. Điều này sẽ giúp khắc phục tình trạng Công ty mẹ hiện nay vẫn thực hành quyền phán quyết về tài sản, nguồn vốn và các nguồn lực khác của các Công ty con; đảm bảo quyền tự chủ đối với tài sản của Công ty con.
-Việc ấn định tỷ lệ trích khấu hao với TSCĐ đang dùng; không cho phép tính khấu hao đối với các tài sản nhàn rỗi chờ thanh lý đã vi phạm nguyên tắc bảo toàn và phát triển vốn. Vì vậy, các Công ty cần được quyền chủ động hơn trong việc nhượng bán và thanh lý tài sản cố định đã hư hỏng, lạc hậu kỹ thuật, không có nhu cầu sử dụng hoặc không dùng được để sớm thu hồi vốn phục vụ tái đầu tư.
-Việc thiếu phân cấp cụ thể về quyền hạn đối với đầu tư, mua sắm, nhượng bán, cho thuê tài sản, hoặc thế chấp, cầm cố tài sản để đi vay, hoặc cho vay, cho nợ… đã hạn chế kinh doanh của các doanh nghiệp thành viên. Từ tham khảo và vận dụng cơ chế quản lý tài chính trong các Công ty cổ phần ở các nước phát triển có thể đưa ra một cơ chế phân cấp thẩm quyền đầu tư và quản lý tài sản như bảng sau:
Cấp có thẩm quyền quyết định Quy mô tài sản Thuộc thẩm quyền Công ty cổ phần Tổng công ty
1.Đại hội cổ đông 1.Cơ quan quyết định thành lập Trên 50% tổng tài sản
2.HĐQT 2.HĐQT Dưới 50% tổng tài sản
3.Chủ tịch HĐQT 3.Chủ tịch HĐQT và Tổng GĐ Dưới 30% tổng tài sản 4.Tổng Giám đốc 4.Tổng Giám đốc Dưới 10% tổng tài sản 5.Giám đốc 5.Giám đốc đơn vị thành viên Dưới 5% tổng tài sản
- Về việc huy động vốn, Tổng công ty không được trực tiếp ký các hợp đồng tín dụng với nước ngoài, do đó làm giảm tính chủ động trong việc huy động vốn để đầu tư. Vì vậy, cần tạo điều kiện cho Tổng công ty tự huy động theo các hình thức khác nhau, đặc biệt là cho phép vay vốn nước ngoài theo cơ chế các Tổng công ty tự vay tự trả, nhà nước giúp đỡ tìm đầu mối và bảo lãnh vay vốn.
Ngoài ra, hiện vẫn tồn tại hạn mức vay vốn đối với các doanh nghiệp thành viên dẫn tới làm giảm tính năng động và trách nhiệm, và làm tăng sự phụ thuộc của họ vào quan hệ giữa Tổng công ty với các ngân hàng. Điều này
cũng đồng thời đặt gánh nặng rủi ro lên Tổng công ty.
* Về cơ chế quản lý doanh thu và chi phí
Xoá bỏ cơ chế giao kế hoạch doanh thu, chi phí hàng năm đối với các đơn vị thành viên. Hàng năm HĐQT chỉ giao chỉ tiêu tỷ suất lợi nhuận/vốn kinh doanh là chỉ tiêu trọng yếu. Xây dựng các định mức kinh tế-kỹ thuật phù hợp với thực trạng sản xuất kinh doanh của từng đơn vị, hàng năm có xem xét đánh giá lại các định mức này.
* Về kế hoạch tài chính và công tác kế toán - thống kê - kiểm toán
Căn cứ vào chỉ tiêu tỷ suất lợi nhuận trên vốn do HĐQT và Tổng công ty giao, các Công ty xây dựng kế hoạch tài chính dài hạn và hàng năm phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty. Chỉ tiêu tỷ suất lợi nhuận giao cho các đơn vị phải lớn hơn lãi suất trái phiếu Chính phủ kỳ hạn 5 năm gần nhất.
HĐQT hoặc Giám đốc quyết định kế hoạch tài chính của Công ty và báo cáo Tổng công ty để làm căn cứ giám sát, đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh.
Cuối kỳ kế toán (quý, năm), Công ty phải lập, trình bày và gửi báo cáo tài chính và báo cáo thống kê theo quy định của pháp luật. HĐQT hoặc Giám đốc chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của báo cáo này. Báo cáo tài chính hàng năm của đơn vị phải được kiểm toán. Tình hình tài chính của Công ty hàng năm phải được công khai và chịu sự thanh tra, kiểm tra, giám sát của cơ quan tài chính có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.
* Quan hệ kinh tế giữa các đơn vị thành viên với nhau và với Tổng công ty
Trong các Tổng công ty theo mô hình Công ty mẹ - Công ty con, cơ chế quản lý chủ yếu được xây dựng dựa trên quan hệ hợp đồng kinh tế. Quy chế tài chính cần xác định rõ tính độc lập của các đơn vị thành viên trong Tổng công ty. Đơn vị thành viên là doanh nghiệp hạch toán độc lập và đơn vị hạch toán phụ thuộc có điều lệ tổ chức và hoạt động riêng; đơn vị sự nghiệp có quy chế tổ chức và hoạt động riêng. Các điều lệ và quy chế này đều do HĐQT phê
chuẩn phù hợp với pháp luật và điều lệ cụ thể của Tổng công ty. Quan hệ giữa tính độc lập của đơn vị thành viên và sự quản lý tổng thể của Tổng công ty không hề mâu thuẫn với nhau mà chỉ làm cho các mối quan hệ này thực chất hơn và hiệu quả hơn.
Trờn cơ sở Quy chế tài chính, Tổng cụng ty cần ban hành các quy chế nội bộ khác như: Quy chế phối hợp giữa các phòng ban nghiệp vụ, Quy định về kinh doanh XNK, Quy định về quản lý thu, chi tiền mặt, Quy định và thưởng tiết kiệm vật tư, Quy chế tổ chức, chức năng nhiệm vụ của các phòng ban chuyân mơn nghiệp vụ, Quy chế quản trị công ty….