Công ty đã xây dựng và thực hiện quy trình tuyển dụng nhân lực gồm 6 bước và thực hiện tuyển dụng theo đúng 6 bước đã đề ra. Tuy nhiên bên cạnh những bước đã thực hiện tốt vẫn còn những bước còn tồn tại và hạn chế. Do đó công ty nên thực hiện đầy đủ các bước theo quy trình sau :
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 78
( Nguồn : tác giả xây dựng )
Sơđồ 4.2 : Đề xuất hoàn thiện Quy trình tuyển dụng nhân lực của công ty
Quy trình tuyển dụng mới gồm 10 bước, so với quy trình tuyển dụng nhân sự của công ty thì nhiều hơn 4 bước., đó là bước xem xét phê duyệt, tiếp nhận và thẩm định hồ sơ, bàn giao nhân sự, đánh giá sau khi thử việc / đào tạo. Quy trình này chi tiết và cụ thể hơn đến từng phần việc trong quy trình. Mục đích để cho quy trình hoạt động được hiệu quả và tránh được những thiếu sót không hợp lý sảy ra trong quá trình tuyển dụng, cụ thể như sau :
Lập kế hoạch tuyển dụng
Xem xét phê duyệt
Thông báo và quảng cáo tuyển dụng Tiếp nhận và thẩm định hồ sơ
Phỏng vấn và đánh giá Kiểm tra tay nghề Thẩm định đánh giá lựa chọn
Bàn giao nhân sự
Đánh giá sau khi thử việc/ đào tạo Tuyển dụng chính thức
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 79
Bước 1 : Lập kế hoạch tuyển dụng
Cuối mỗi quý, tuỳ theo mức độ phát triển của Công ty và khối lượng tăng công việc của đơn vị, phụ trách bộ phận, đơn vị tiến hành cân đối công việc giữa các nhân viên, nếu thấy cần thiết bổ sung nhân sự thì lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự theo từng quý trong năm, lập đính kèm bản mô tả công việc gửi về bộ phận tổ chức nhân sự của tháng đầu mỗi quý. Từđó sẽ chủđộng được kế hoạch nhân sự cho công ty, tránh trường hợp bịđộng, qua đó xây dựng các phương án tuyển dụng hoặc đào tạo tay nghề phù hợp.
Bước 2 : Xem xét phê duyệt
Sau khi nhận được kế hoạch tuyển dụng hoặc phiếu yêu cầu tuyển dụng của các đơn vị, bộ phận tổ chức nhân sự tiến hành:
- Kiểm tra định biên, tiêu chuẩn các vị trí cần tuyển và thống nhất với các bộ phận có yêu cầu tuyển dụng nhân sự.
- Lập kế hoạch tuyển dụng.
- Trình Giám Đốc ký duyệt Kế hoạch tuyển dụng cho từng quý.
Trong trường hợp nhu cầu tuyển dụng phát sinh ngoài kế hoạch, bộ phận tổ chức nhân sự sẽ kiểm tra định biên, ghi ý kiến đề xuất của bộ phận tổ chức nhân sự và trình Giám Đốc xét duyệt.
Bước 3 : Thông báo và quảng cáo tuyển dụng
Sau khi đã xem xét các tiêu chí tuyển dụng, bộ phận tổ chức nhân sự sử dụng các kỹ năng nghiệp vụ, tiến hành thu thập thông tin về các ứng viên trên thị trường lao động (nguồn nội bộ và bên ngoài - trên các kênh tuyển dụng đã xác định trong chiến lược tuyển dụng nhân sự). Tiến hành thông báo và liên hệ đăng thông tin quảng cáo tuyển dụng nhân sự.
Bước 4 : Tiếp nhận và thẩm định hồ sơ tuyển dụng
Bộ phận tổ chức nhân sự tiếp nhận hồ sơ và tiến hành phân loại hồ sơ của ứng viên:
- Thông báo cho các ứng viên bổ sung hồ sơ đối với những hồ sơ chưa đầy đủ. - Sàng lọc hồ sơ ứng viên tiềm năng.
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 80
Bước 5 : Phỏng vấn và đánh giá
Đối với các vị trí tuyển dụng là lao động phổ thông: bộ phận tổ chức nhân sự tiến hành phỏng vấn , ghi nhận kết quả phỏng vấn vào phiếu kết quả phỏng vấn ứng viên rồi chuyển cho Trưởng bộ phận quản lý trực tiếp phỏng vấn và quyết định.
Đối với các vị trí tuyển dụng khác: Bộ phận tổ chức nhân sự yêu cầu ứng viên điền vào phiếu đăng ký xét tuyển, tiến hành phỏng vấn và ghi nhận kết quả phỏng vấn vào phiếu kết quả phỏng vấn, hoặc có thể sử dụng các bài test phù hợp cho từng vị trí tuyển dụng. Những vị trí tuyển dụng nhân sự quản lý cao cấp khác có thể sẽ do trực tiếp Giám đốc công ty phỏng vấn thêm sau khi đã qua quy trình phỏng vấn của bộ phận tổ chức nhân sự.
Căn cứ vào kết quả phỏng vấn bộ phận tổ chức nhân sự tiến hành:
- Xếp lịch và thông báo cho các ứng viên đạt yêu cầu tham dự kiểm tra tay nghề. - Chuyển kết quả phỏng vấn và hồ sơ của các ứng viên đạt yêu cầu cho cán bộ thực hiện thử việc, kiểm tra tay nghề để xem xét.
Bước 6 : Kiểm tra tay nghề
Đối với các vị trí tuyển dụng là lao động phổ thông: Cán bộ quản lý trực tiếp tiến hành kiểm tra tay nghề và ghi nhận kết quả vào phiếu kết quả phỏng vấn ứng viên . Sau đó trực tiếp gửi hồ sơ và kết quản phỏng vấn của ứng viên về bộ phận tổ chức nhân sự.
Đối với các vị trí tuyển dụng khác: Theo bảng phân cấp tuyển dụng, Trưởng đơn vị trực tiếp tiến hành phỏng vấn và ghi nhận kết quả phỏng vấn vào phiếu kết quả phỏng vấn ứng viên . Sau đó gửi phiếu kết quả phỏng vấn và hồ sơ của ứng viên cho bộ phận tổ chức nhân sự.
Căn cứ vào kết quả phỏng vấn hay kiểm tra tay nghề hoặc kết quả làm bài kiểm tra chuyên môn, đối với các vị trí tuyển dụng cần phỏng của Giám đốc công ty bộ phận tổ chức sẽ chuyển tiếp các bước tiếp theo.
Bước 7 : Thẩm định đánh giá lựa chọn
Đối với những ứng viên đạt yêu cầu ở các lần phỏng vấn, kiểm tra tay nghề bộ phận tổ chức nhân sự tiến hành:
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 81 - Lập thư tuyển dụng .
- Lập phiếu thử việc theo mẫu kèm theo hồ sơ ứng viên và kết quả phỏng vấn trình Giám đốc ký duyệt.
- Thông báo lịch tiếp nhận ứng viên trúng tuyển cho đơn vị sử dụng nhân sự trực tiếp để tiếp nhận.
Đối với các ứng viên không đạt yêu cầu: Gửi thư cảm ơm cho ứng viên, thông báo ứng viên chưa phù hợp với vị trí mà công ty đang tuyển dụng.
Bước 8 :Bàn giao nhân sự
Bộ phận tổ chức nhân sự tiến hành:
- Trình ký bản thoả thuận thử việc hoặc hợp đồng đào tạo, thời vụ.
- Hướng dẫn nội quy lao động, các chính sách nhân sự khác của Công ty cho nhân sự mới và cùng ký Biên bản bàn giao nhân sự mới tuyển cho bộ phận sử dụng nhân sự.
- Bàn giao nhân sự và gửi kèm bản phô tô phiếu thử việc (hoặchợp đồng đào
tạo, thời vụ) cho bộ phận sử dụng nhân sự.
- Giới thiệu nhân viên mới với Ban Giám Đốc và các nhân viên trong Công ty. Bộ phận sử dụng nhân sự tiến hành lập kế hoạch và nội dung chương trình huấn luyện đào tạo cho nhân viên mới (nếu áp dụng loại Hợp đồng đào tạo).
Bước 9 :Đánh giá sau khi thử việc/ đào tạo
Chậm nhất trước 2 ngày kể từ ngày hết thời hạn thử việc/đào tạo thì Bộ phận sử dụng nhân sự tiến hành đánh giá kết quả thực hiện công việc, học tập của nhân sự mới tuyển, ghi nhận kết quả vào phiếu đánh giá sau thử việc và chuyển kết quả đánh giá cho bộ phận tổ chức nhân sự.
Căn cứ vào kết quả đánh giá của bộ phận sử dụng nhân sự mới, bộ phận tổ chức nhân sựtiến hành:
- Làm thủ tục chuyển các ứng viên đạt yêu cầu sang tuyển dụng chính thức. Điền ý kiến nhận xét về ứng viên và quá trình thử việc và trình Giám Đốc Công Ty đề nghị tuyển dụng chính thức với mức lương phù hợp năng lực thực tế của nhân viên.
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 82 - Lập quyết định tuyển dụng chính thức kèm phiếu đánh giá sau thử việc trình Giám Đốc ký và ban hành trong toàn Công ty.
- Làm các thủ tục khác nhằm bảo đảm ứng viên được hưởng các quyền lợi theo quy định của pháp luật và các chế độ của Công ty.
- Làm thủ tục chấm dứt Thoả thuận thử việc, HĐ đào tạo đối với các trường hợp không đạt yêu cầu công việc: Thông báo chấm dứt thử việc cho người lao động ít nhất trước 01 ngày, kể từ ngày chấm dứt thử việc.
- Làm thủ tục thanh toán lương, các quyền lợi khác theo thoả thuận (nếu có) và hoàn trả hồ sơ cho người lao động .
Bước 10 :Tuyển dụng chính thức
Sau khi hoàn thành thủ tục tuyển dụng chính thức, người lao động mới được hưởng đầy đủ các quyền lợi, chế độ, chính sách nhân sự của Công ty theo quy định .