3.1.4.1. Sơđồ tổ chức bộ máy nhân sự của công ty
Sơđồ 3.1 Bộ máy tổ chức của Công ty
(Nguồn: Bộ phận tổ chức hành chính)
Hội đồng thành viên:
Hội đồng thành viên gồm các thành viên góp vốn điều lệ với các tỷ lệ vốn góp khác nhau, là cơ quan cao nhất của Công ty. Hội đồng thành viên mỗi năm họp một lần vào cuối năm tài chính. HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN BAN GIÁM ĐỐC GIÁM ĐỐC điều hành SX Bộ phận kỹ thuật Bộ phận Chặt Bộ phận May Bộ phận Gò Bộ phận Tổ chức hành chính Bộ phận Tài chính kế toán Bộ phận KCS Bộ phận Giao nhận XNK Bộ phận Cơđiện Bộ phận Kinh doanh vật tư
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 38 Quyền và nghĩa vụ của Hội đồng thành viên:
Quyết định phương hướng phát triển của Công ty, quyết định tăng - giảm vốn điều lệ, thời điểm và phương thức huy động vốn và quyết định phương thức đầu tư, thực hiện các dự án lớn.
Bầu, bãi, miễn Chủ tịch Hội đồng thành viên, Giám đốc, Kế toán trưởng, quyết định cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty. Có quyền sửa đổỉ, bổ sung Điều lệ Công ty, quyết định tổ chức lại hay giải thể Công ty và các quyền và nhiệm vụ khác theo quy định của Luật Doanh nghiệp và Điều lệ Công ty.
Ban Giám đốc:
Gồm Giám đốc và phó Giám đốc. Giám đốc là người đứng đầu đại diện theo pháp luật của Công ty để quản lý điều hành toàn bộ hoạt động hàng ngày của công ty theo quy định của pháp luật. Giám đốc là người chịu trách nhiệm trước Hội đồng thành viên về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
Phó Giám đốc là người giúp việc trực tiếp cho Giám đốc, thay mặt Giám đốc tổ chức bộ máy quản lý, điều hành, kiểm tra các hoạt động của Công ty, phân công trách nhiệm, quyền hạn cho các bộ phận. Hàng tuần tổ chức cuộc họp giao ban để kiểm tra, xem xét việc thực hiện tiến độ công việc của từng bộ phận, đưa ra phương hướng khắc phục những mặt còn hạn chếở trong mỗi bộ phận.
Giám đốc điều hành sản xuất:
Chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc về việc điều hành toàn bộ quá trình sản xuất của Công ty như: trực tiếp phụ trách các bộ phận Chặt, May, Gò.
Chỉ đạo, theo dõi tiến độ sản xuất, chất lượng, mẫu mã sản phẩm. Chỉ đạo tập kết vật tư cho mỗi đơn hàng trước khi đi vào sản xuất đồng loạt. Hướng dẫn thống kê số lượng sản xuất và chấm công cho công nhân sản xuất.
Tổ chức tập huấn nghiệp vụ chuyên môn, kỹ thuật cho công nhân và an toàn lao động cho toàn bộ khu vực sản xuất.
Thường xuyên báo cáo tình hình, tiến độ sản xuất, thuận lợi, khó khăn cho mỗi đơn hàng với Ban Giám đốc để cùng bàn bạc đưa ra hướng xử lý tốt nhất đảm bảo chất lượng cũng như tiến độ xuất hàng.
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 39
Bộ phận Tổ chức – Hành chính:
Là bộ phận tham mưu, giúp việc cho Ban Giám đốc về lĩnh vực tổ chức bộ máy, nhân sự, hành chính và một số nhiệm vụ khác mà Ban Giám đốc giao phó, cụ thể như:
- Nghiên cứu tiếp nhận hồ sơ, tuyển dụng cán bộ, công nhân theo chỉ đạo Ban Giám đốc. Theo dõi công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật, nâng lương, bảo hiểm cho cán bộ công nhân viên theo quy định của nhà nước. Theo dõi việc tăng giảm lao động, kịp thời điều chỉnh, bổ sung lao động khi cần thiết. Tính toán mọi chếđộ cho nguời lao động theo quy định.
- Thay mặt Ban Giám đốc tiếp các đoàn kiểm tra về phòng cháy, chữa cháy, an toàn lao động, vệ sinh môi trường và đoàn kiểm tra an toàn sử dụng hoá chất...
- Tổng hợp lưu biên bản các cuộc họp của Công ty, biên bản sản xuất để báo cáo Ban Giám đốc.
- Giúp Ban Giám đốc giải quyết các vấn đề khiếu nại, thắc mắc hay đòi hỏi quyền lợi của cán bộ công nhân viên trong công ty theo quy định của pháp luật và theo điều lệ hay thoảước lao động tập thể của Công ty. Tổ chức những buổi học tập thể, truyền đạt lại những quy định mới để công nhân viên Công ty nắm được và thực hiện cho tốt.
Bộ phận Tài chính - Kế toán:
Thực hiện toàn bộ các công việc thuộc về tài chính của công ty. Xây dựng và thực hiện các kế hoạch tài chính ngắn hạn và dài hạn. Lập dự toán, tổ chức công tác kế toán, báo cáo quyết toán các nguồn kinh phí. Theo dõi công nợ, và các khoản thu, chi. Báo cáo tình hình sản xuất kinh doanh mỗi khi Ban Giám đốc cần.
Thực hiện việc chi trả tiền lương, các khoản phụ cấp và các chếđộ khác cho người lao động theo đúng luật lao động và thoả ước lao động cũng như các hợp đồng lao động đã ký kết.
Thực hiện công tác tổng hợp, báo cáo về hoạt động tài chính theo chếđộ kế toán hiện hành. Bảo quản, lưu trữ các chứng từ kế toán theo qui định.
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 40
Bộ phận giao nhận XNK:
Làm thủ tục hải quan để nhập khẩu nguyên vật liệu, máy móc thiết bị và xuất khẩu giầy dép thành phẩm ra nước ngoài.
Chủđộng thuê xe tải hoặc gọi container khi xuất nhập vật tư, thành phẩm. Thường xuyên báo cáo lịch nhập xuất hàng cho Giám đốc điều hành sản xuất để Giám đốc còn bố trí, sắp xếp lịch sản xuất cho các bộ phận sản xuất trực tiếp như Chặt – May – Gò.
Thu nộp và làm báo cáo thanh toán, thanh khoản có liên quan đến công việc xuất nhập. Quyết toán chi phí xuất nhập khẩu với bộ phận Tài chính - Kế toán.
Bộ phận Kinh doanh - Vật tư
Lập kế hoạch tập hợp vật tư của từng đơn hàng dựa vào định mức sản xuất của đơn hàng đó.
Tiến hành tìm kiếm khách hàng cung cấp, giao dịch, đàm phán, ký kết hợp đồng mua bán hàng hoá, vật tư. Tiến hành đặt hàng và gửi mẫu mã hàng đặt cho khách.
Theo dõi số lượng, chất lượng, mẫu mã hàng về xem có đúng yêu cầu khi thoả thuận đặt hàng không. Tập kết vật tư và báo cáo lên Giám đốc điều hành sản xuất để tiến hành lập kế hoạch sản xuất cho từng đơn hàng.
Lưu giữ toàn bộ danh sách khách hàng cung cấp vật tư cũng như khách hàng mua thành phẩm.
Bộ phận Cơđiện:
Giám sát và kiểm tra tình trạng hoạt động của toàn bộ máy móc thiết bị phân xưởng sản xuất, cũng như toàn bộ máy móc thiết bị văn phòng.
Tiến hành lập kế hoạch bảo dưỡng định kỳ, sửa chữa, thay thế máy móc kịp thời khi có sự cố. Đồng thời đề xuất lên Ban lãnh đạo các phương án khắc phục tối ưu nhất.
Đảm bảo cho máy móc thiết bị được vận hành liên tục, đáp ứng tối đa nhu cầu của bộ phận sản xuất, giúp sản xuất đạt năng suất cao nhất.
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 41
Bộ phận KCS:
Tổ chức công tác kiểm tra chất lượng, mẫu mã, quy cách đối với nguyên vật liệu đầu vào. Kiểm tra, theo dõi và đánh giá tình hình chất lượng tổng thể thành phẩm trước khi xuất hàng. Bố trí người xuống kiểm tra trực tiếp từng bộ phận sản xuất. Phát hiện kịp thời những sai hỏng trong sản xuất và đề xuất biện pháp khắc phục.
Tổng hợp và báo cáo tình hình về quy cách, chất lượng sản phẩm lên Ban Giám đốc trong các cuộc họp giao ban định kỳ. Tham gia giải quyết các đơn khiếu lại của khách hàng về chất lượng sản phẩm.
Bộ phận kỹ thuật:
Thiết kế mẫu mã sản phẩm theo yêu cầu của khách, đồng thời nghiên cứu, thiết kế các mẫu mã mới đểđưa ra thị trường thông qua các cuộc triển lãm sản phẩm.
Lập bảng tiêu chuẩn chất lượng đối với từng loại sản phẩm, từng đơn đặt hàng, cắt mẫu làm bảng chi tiết tất cả các vật tưđể hình thành lên một đôi giầy dép của từng đơn hàng, làm định mức vật tư rồi chuyển xuống các bộ phận có liên quan như: bộ phận kinh doanh vật tư, bộ phận Chặt – May – Gò.
Kẻ dưỡng mẫu, hướng dẫn các công đoạn sản xuất về kỹ thuật đối với những mẫu mã, kiểu dáng sản phẩm mới. Đồng thời thường xuyên kiểm tra giám sát hàng chạy trên dây chuyền có đảm bảo kỹ thuật hay không để có hướng xử lý kịp thời.
Bộ phận Chặt – May – Gò:
Là các khâu chính trong quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm, chịu sự quản lý trực tiếp của Giám đốc điều hành sản xuất. Ba khâu kết hợp thành một dây chuyền sản xuất khép kín tạo ra thành phẩm giầy dép xuất khẩu.
Các bộ phận trong bộ máy quản lý của Công ty đều hoạt động theo những nhiệm vụ và chức năng khác nhau. Song giữa các bộ phận có mối liên hệ mật thiết với nhau, cùng hỗ trợ nhau hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình, đem lại hiệu quả cao nhất trong quá trình sản xuất kinh doanh.
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 42