Hiện nay, không phải công ty nào khi muốn tuyển dụng cũng đều lựa chọn được những người đáp ứng được nhu cầu mong muốn của mình. Số ứng cử viên tham gia dự tuyển nhiều khi không đủ đáp ứng được số người cần tuyển, dẫn đến tình trạng nhiều người được tuyển dụng nhưng lại không phù hợp với yêu cầu công việc mà doanh nghiệp cần phải tuyển chọn.
Trên thực tế, kết quả và chất lượng của công tác tuyển dụng phụ thuộc rất nhiều vào chất lượng thực hiện ở từng khâu trong quy trình tuyển dụng của một doanh nghiệp.
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 49 Nhận thức được tầm quan trọng của công tác này, Công ty Việt Phát đã xây dựng và thực hiện một quy trình tuyển dụng gồm 6 bước theo sơđồ dưới đây.
Đạt / không đạt
Đạt / không đạt
Sơđồ 4.1: Quy trình tuyển dụng của công ty TNHH Việt Phát
(Nguồn: Bộ phận Tổ chức nhân sự)
Việc tìm kiếm, thu hút và tuyển mộ, tuyển chọn được nguồn nhân lực có hiệu quả, trước hết Công ty đã chú ý đến nguồn cung cấp nhân sự khác nhau, áp dụng
Kế hoạch / Nhu cầu tuyển dụng
Thông báo tuyển dụng
Tuyển mộ và sàng lọc hồ sơ
Quyết định tiếp nhận chính thức và ký hợp đồng Kiểm tra tay nghề, thử việc
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 50 nhiều hình thức tuyển dụng khác nhau và thực hiện quy trình tuyển dụng rõ ràng, hiệu quả. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện, không phải trong mọi trường hợp đều thực hiện theo một quy trình tuyển dụng giống nhau, mà phải thực hiện linh hoạt trong những điều kiện và hoàn cảnh cụ thể. Nhu cầu về nhân lực thể hiện ở tất cả các khâu công việc, các vị trí cụ thể, nhiều khi do đặc thù việc tuyển dụng cho các vị trí khác nhau cũng có cách tuyển chọn khác nhau. Dưới đây là các bước trong quy trình tuyển dụng của công ty TNHH Việt Phát đã thực hiện trong những năm gần đây (Sơđồ 4.1).
4.1.2.1. Xác định nhu cầu và lập kế hoạch tuyển dụng
Hàng năm, căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh, phòng tổ chức hành chính xác định nhu cầu nhân sự cho từng bộ phận của công ty. Căn cứ nhu cầu nhân sự của các bộ phận trong công ty và số lao động hiện có, phòng Tổ chức hành chính lập kế hoạch tuyển dụng.
Nhu cầu nhân sự trong công ty phát sinh trong các trường hợp sau:
- Bổ sung hoặc thay thế nhân sự theo hoạch định nhân sự hàng năm gắn với kế hoạch, mục tiêu kinh doanh của công ty.
- Bổ sung nhân sự theo nhu cầu phát sinh.
- Thay thế nhân sự do chấm dứt hợp đồng lao động, sa thải.
Trên thực tế, nhu cầu nhân sự theo kế hoạch của công ty biến động chỉ tập trung chủ yếu ở một số bộ phận. Các bộ phận gián tiếp trong công ty như tổ chức nhân sự, kế toán, KCS, kinh doanh có sự biến động, nhưng xét về số tuyệt đối thì biến động cũng rất ít. Bộ phận may có mức biến động bình quân lớn nhất là 50 người/năm, đây cũng là bộ phận có nhu cầu lao động lớn nhất tại công ty, bộ phận gò có mức biến động bình quân 11 người/năm, bộ phận chặt có mức biến động 3 người/năm.
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 51
Bảng 4.3: Công tác xác định nhu cầu nhân sự của công ty TNHH Việt Phát giai đoạn 2011-2013 Phòng/Ban Nhu cầu nhân sự (người) So sánh (%) 2011 2012 2013 2012/2011 2013/2012 BQ Ban giám đốc 3 3 3 100,00 100,00 100,00 Bộ phận TCNS 4 7 7 175,00 100,00 132,29 Bộ phận TC kế toán 6 8 8 133,33 100,00 115,47 Bộ phận kỹ thuật 8 9 10 112,50 111,11 111,80 Bộ phận cơđiện 3 3 3 100,00 100,00 100,00 Bộ phận giao nhận XNK 2 2 3 100,00 150,00 122,47 Bộ phận KCS 3 4 5 133,33 125,00 129,10 Bộ phận chặt 10 12 14 120,00 116,67 118,32 Bộ phận kinh doanh 3 3 5 100,00 166,67 129,10 Bộ phận gò 110 117 120 106,36 102,56 104,44 Bộ phận may 184 250 280 135,87 112,00 123,36 Tổng cộng 336 418 458 124,40 109,57 116,75 Nguồn: Bộ phận Tổ chức nhân sự Các bộ phận còn lại biến động ít hoặc không biến động. Sự biến động này là do ban lãnh đạo công ty đã cân đối kế hoạch kinh doanh và nhân sự hiện tại để xác định nhân sự trong những năm tiếp theo, phù hợp với đặc trưng của quá trình tuyển dụng nhân sự trong công ty, đó là tuyển dụng nhân sự chú trọng chủ yếu là tuyển dụng công nhân lao động trực tiếp.
Mặc dù kế hoạch nhu cầu nhân sự đã được xây dựng hàng năm, tuy nhiên thực tế kết quả tuyển dụng hàng năm lại không đạt được như mong muốn, một số vị
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 52 trí công ty xác định còn có sự chênh lệch so với thực tế cần thiết, đặc biệt là bộ phận may. Điều này ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Bảng 4.4: Mức thực hiện tuyển dụng so với kế hoạch nhu cầu nhân sự tại công ty TNHH Việt Phát (đvt: người) Phòng/Ban Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 Kế hoạch Thực hiện Chênh lệch Kế hoạch Thực hiện Chênh lệch Kế hoạch Thực hiện Chênh lệch Bộ phận TCNS 4 3 1 7 6 1 7 5 2 Bộ phận TC kế toán 6 3 3 8 8 0 8 8 0 Bộ phận kỹ thuật 8 5 3 9 9 0 10 9 1 Bộ phận cơđiện 3 2 1 3 3 0 3 3 0 Bộ phận giao nhận XNK 2 2 0 2 2 0 3 3 0 Bộ phận KCS 3 3 0 4 4 0 5 5 0 Bộ phận chặt 10 7 3 12 12 0 14 14 1 Bộ phận kinh doanh 3 3 0 3 3 0 5 5 0 Bộ phận gò 110 98 12 117 117 0 120 120 0 Bộ phận may 184 102 82 250 198 52 280 203 77 Tổng cộng 333 228 105 415 362 53 455 375 80 Nguồn: Bộ phận Tổ chức nhân sự
Với đặc thù sản xuất kinh doanh của công ty là lĩnh vực dệt may. Nên lao động chủ chốt mang lại hiệu quả là bộ phận May trong công ty. Trong khi đó thị trường lao động ngày càng cạnh tranh quyết liệt diễn ra giữa các doanh nghiệp trên địa bàn, đặc biệt là với công nhân may có tay nghề cao. Ý thức được điều này công ty đã chủ động lập kế hoạch tuyển dụng cho các bộ phận trong công ty hàng năm. Nhưng qua Bảng 4.4 cho thấy việc thực hiện kế hoạch tuyển dụng nhân lực của công ty qua các năm luôn luôn không đạt mục tiêu đề ra.
Cụ thể, năm 2011, kế hoạch tuyển dụng là 333 người cho các bộ phận, nhưng thực tế tuyển dụng còn thiếu so với kế hoạch là 105 người, tỷ lệđạt so với kế hoạch là 68%, chủ yếu là lao động cho bộ phận May thiếu 102 người, sau đó là bộ phận gò
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 53 98 người. Tình trạng trên kéo dài đến năm 2012 kế hoạch tuyển dụng 415 người, nhưng thực tế thiếu 53, tỷ lệ đạt so với kế hoạch là 87%, trong đó bộ phận May thiếu 52 người. Năm 2013 kế hoạch tuyển dụng 455 người, thực tế thiếu so với kế hoạch đặt ra là 80 người, tỷ lệ đạt so với kế hoạch là 82%, trong đó bộ phận May thiếu là 77 người. . Hàng năm do không đủ lao động may cho nên công ty vẫn phải đưa hàng ra ngoài để gia công tại các công ty khác, ảnh hưởng đến doanh thu, lợi nhuận và kế hoạch giao hàng. Đôi khi đơn hàng của công ty bị rơi vào tay các công ty lớn có năng lực sản xuất tốt hơn. Đây là điều không hề tốt trong kinh doanh. Dẫn đến ảnh hưởng đến uy tín của công ty với khách hàng.
Nguyên nhân chính của kết quả tuyển dụng trên là do các khâu trong quy trình tuyển dụng nhân lực của công ty chưa đầy đủ và chưa hoàn thiện.
Việc xác định nhu cầu nhân sự nhằm mục đích biết được số lượng nhân sự cần để tuyển dụng cho hợp lý. Công ty đã căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh của mình để xác định nhu cầu nhân sự, tuy nhiên khi thực hiện lại không đạt kết quả như mong muốn. Bên cạnh đó công ty chỉ xác định nhu cầu nhân sự rồi đối chiếu với số lượng nhân sự hiện có để xác định số lượng nhân sự cần tuyển dụng thêm mà chưa dự báo trước những nhân viên sẽ bị sa thải, nghỉ thai sản, bỏ việc sang các công ty khác có chế độ phúc lợi cao hơn. Đây cũng góp phần nguyên nhân đã gây nên tình trạng bị động trong việc tuyển dụng nhân sự bù vào số lao động nghỉ việc biến động này.
Công việc chuẩn bị và lên kế hoạch tuyển dụng được thực hiện ở các bộ phận có liên quan, cụ thể:
- Bộ phận nhân sự sẽ phối hợp với trưởng phòng ban bộ phận có nhu cầu tuyển dụng để xem xét lại, mô tả công việc của vị trí nếu cần thiết, trong trường hợp vị trí tuyển dụng mới sẽ cần phải xây dựng bản mô tả công việc cho vị trí này. Việc này nhằm mục đích xác định các yêu cầu công việc đối với vị trí cần tuyển dụng mới.
- Trên cơ sở bản mô tả công việc ở từng vị trí, bộ phận nhân sự xác lập các tiêu chí lựa chọn về kiến thức, bằng cấp, kinh nghiệm, kỹ năng, thái độ và tính cách phù hợp cho vị trí công việc.
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 54 Các nội dung, tiêu chí, bước lựa chọn sẽđược sử dụng:
+ Chuẩn bị nội dung thông báo tuyển dụng + Chuẩn bị các câu hỏi phỏng vấn
+ Đánh giá ứng viên
+ Đề xuất tuyển dụng và ra quyết định tuyển dụng.
- Trên cơ sở các tiêu chí lựa chọn, bộ phận nhân sự sẽđề xuất hình thức lựa chọn, cơ cấu phỏng vấn, chuẩn bị các đề bài kiểm tra, câu hỏi phỏng vấn, chuẩn bị biểu mẫu để cho điểm và đánh giá ứng viên theo tiêu chí tuyển dụng đã được xây dựng.
4.1.2.2.Thông báo tuyển dụng
Sau khi lập kế hoạch tuyển dụng, thay vì sử dụng các kênh quảng cáo, thông tin khác nhau để các ứng viên đáp ứng đủ tiêu chuẩn tuyển dụng đến thì thực tế khi triển khai tuyển dụng nhân sự, bộ phận tổ chức nhân sự của công ty chỉ dán thông báo tuyển dụng duy nhất tại cổng công ty và thông báo qua hệ thống loa truyền thanh trong nội bộ công ty để toàn thể cán bộ, nhân viên trong công ty biết. Từ đó mọi người giới thiệu người quen tới nộp hồ sơ, phỏng vấn.
Việc làm này thể hiện hạn chế, yếu kém trong quy trình tuyển dụng nhân sự của công ty. Tính năng động sáng tạo, đa dạng trong việc tuyển mộ không có. Dẫn đến việc lập kế hoạch tuyển dụng so với thực tế luôn khác xa nhau. Ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty.
4.1.2.3. Tuyển mộ và sáng lọc hồ sơ
Sau khi xác định được nhu cầu nhân lực, phòng tổ chức hành chính lập kế hoạch tuyển mộ bao gồm các vị trí tuyển mộ, số lượng người cần tuyển, thời gian tuyển, nguồn tuyển, hình thức tuyển và trình ban giám đốc phê duyệt nội dung trước khi tiến hành thông báo tuyển dụng.
Về nguồn tuyển mộ, tùy từng vị trí công việc khác nhau mà công ty xác định nguồn tuyển cho phù hợp, cụ thể:
- Đối với vị trí quản lý cấp cao. Đối với việc tìm nguồn ứng viên cho một số vị trí quản lý cấp cao trong công ty chủ yếu sẽ tuyển từ nguồn nội bộ thông qua việc đánh giá quá trình làm việc, kết quả hiệu suất công việc và sự phấn đấu của nhân viên. Ngoài ra công ty còn yêu cầu sự hỗ trợ của lãnh đạo cấp cao trong công ty để
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 55 tìm kiếm ứng viên hoặc có thể sử dụng dịch vụ tuyển dụng của một số công ty nhân sự và tuyển dụng chuyên nghiệp khác để thu hút được người tài.
- Đối với cán bộ quản lý, giám sát:
+ Nguồn nội bộ công ty: Nguồn này bao gồm các cán bộ trong công ty. Đây là nguồn được ưu tiên hàng đầu bởi những người trong công ty đã quen môi trường làm việc, đã qua thời gian thử thách của công ty. Đồng thời nguồn tuyển này giúp công ty tiết kiệm được thời gian và chi phí tuyển dụng, nhưng vẫn đảm bảo tuyển chọn được người phù hợp.
+ Thông qua giới thiệu của cán bộ: Đây là nguồn chính của công ty. Với nguồn này, công ty có thể yên tâm về lý lịch của người lao động, tuy nhiên nguồn này có một nhược điểm là do sự giới thiệu của các nhân viên có uy tín trong công ty nên dễ chứa đựng tính chủ quan, cả nể trong quá trình tuyển dụng.
- Đối với vị trí nhân viên, công nhân. Đây là đối tượng khá đông nhưng Công ty chủ yếu chỉ sử dụng nguồn tuyển dụng thông qua sự giới thiệu của cán bộ, nhân viên trong công ty.
Kết quả nguồn tuyển dụng của công ty qua 3 năm gần đây như sau:
Bảng 4.5: Kết quả tuyển mộ của công ty giai đoạn 2011 – 2013
(ĐVT: người) Hình thức tuyển mộ Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013
SL % SL % SL %
Tổng số 50 100 163 100 29 100
1. Nguồn nội bộ 5 10 9 5,52 3 10,34 2. Nguồn bên ngoài 45 90 154 94,48 26 89,66 - Giới thiệu của cán bộ 39 78 122 74,85 16 55,17 - Qua quảng cáo 6 12 32 19,63 10 34,48
- Từ nguồn khác 0 0 0 0 0 0
Nguồn: Bộ phận Tổ chức nhân sự
Đối với tất cả các vị trí công việc, nguồn tuyển dụng bên ngoài có ưu điểm đa dạng và phong phú hơn nguồn bên trong, nguồn này bao gồm những người được trang bị kiến thức tiên tiến và có hệ thống để Công ty có nhiều sự lựa chọn hơn và
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 56 là cơ hội để đổi mới nguồn nhân lực. Những người lao động bên ngoài thường có cái nhìn mới về tổ chức, họ tạo ra bầu không khí mới trong môi trường làm việc. Tuy nhiên, nhược điểm của nguồn bên ngoài là công ty phải bỏ ra chi phí tuyển dụng, mất nhiều thời gian để họ làm quen với môi trường làm việc, mất thời gian để hướng dẫn họ làm quen với công việc cũng như hòa nhập với môi trường làm việc mới tại Công ty.
Về hình thức tuyển mộ, công ty cũng áp dụng các hình thức khác nhau, tuy nhiên thực tế chưa hiệu quả và phù hợp.
- Đối với nguồn tuyển mộ từ bên ngoài công ty:
+ Với những ứng viên qua sự giới thiệu của cán bộ công ty: Cán bộ trong công ty giới thiệu người thân quen của họ cho công ty, công ty tiến hành sàng lọc, tuyển chọn. Qua bảng 4.5 cho thấy công ty chủ yếu tuyển mộ thông qua sự giới thiệu của cán bộ, nhân viên trong công ty. Đây thực sự là vấn đề dẫn tới việc kém hiệu quả trong quy trình tuyển dụng nhân sự của công ty. Nó làm mất đi nguồn cung đa dạng trên thị trường lao động.
+ Đối với nguồn tuyển là ứng viên từ các trường đại học, cao đẳng và qua trung tâm giới thiệu việc làm : Công ty chưa hề sử dụng đến. Trong khi đó thực tế đây là nguồn lao động rất hiệu quả, giảm chi phí đào tạo. Nguồn nhân lực này có tác phong làm việc chuyên nghiệp hơn hẳn lao động phổ thông.
+ Qua quảng cáo : số liệu thể hiện trong bảng 4.5 cho thấy nguồn tuyển mộ rất hạn chế. Do đó thông tin tuyển dụng thường chỉ bó hẹp trong công ty, dẫn tới tình trạng tuyển dụng kém hiệu quả. Công ty không thu hút được nguồn nhân lực