Qua tìm hiểu thực tế tại đơn vị thì thông tin kế toán được thể hiện qua các báo cáo của đơn vị bao gồm các thông tin thuộc lĩnh vực kế toán tài chính như tài
sản, nguồn hình thành tài sản, nợ phải trả, các khoản thu, chi…và các thông tin thuộc lĩnh vực KTQT được thể hiện qua báo cáo tổng quát về tình hình tài chính đã thực hiện năm nay so với năm trước, trong báo cáo này kế toán chỉ đưa ra con số tăng, giảm của các khoản mục là bao nhiêu chứ chưa phân tích, đề xuất phương hướng và giải pháp thực hiện cho năm tiếp theo.
Như vậy, việc tổ chức phân tích thông tin kế toán tại đơn vị mang tính chất hình thức chưa thực sự nhằm mục đích phục vụ công tác quản lý tại đơn vị.
2.2.8. Tổ chức cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ công tác kế toán
Trong điều kiện công nghệ tin học phát triển như hiện nay, nhà trường đã tổ chức trang bị những phương tiện kỹ thuật để xử lý thông tin nhằm đảm bảo tính nhanh nhạy và hữu ích của thông tin kế toán cho Ban Giám đốc cũng như các cơ quan quản lý cấp trên.
Tổ chức trang bị phương tiện kỹ thuật để ứng dụng công nghệ tin học tại trường bao gồm trang bị phần cứng và trang bị phần mềm, trong đó phần cứng được trang bị là hệ thống các máy tính và phần mềm hiện đang sử dụng là phần mềm DMKTHC do trường Đại học Lao động – Xã hội cung cấp.
Mặc dù nhà trường đã có trang bịphương tiện kỹ thuật để phục vụ cho công tác kếtoán nhưng vẫn chưa thểđáp ứng được nhu cầu công việc của phòng kế toán. Bằng chứng là việc sử dụng phần mềm kế toán DMKTHC, phần mềm này chỉ thực hiện được một số nghiệp vụ cơ bản của kế toán còn một số công việc khác của kế toán thì phần mềm này không đáp ứng được. Ví dụnhư là việc theo dõi công nợ học phí, ký túc xá, các khoản tạm ứng…thì kế toán phải tự lập bảng theo dõi bằng Excel chứ không thể thực hiện được trên phần mềm.
2.2.9. Đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán tại trường Đại học Lao
động xã hội (CSII)
2.2.9.1.Ưu điểm
- Tổ chức bộ máy kế toán gọn nhẹ, sự phân công, phân nhiệm của các nhân sự trong phòng kế toán rõ ràng, không trùng lắp vì vậy việc thực hiện các nghiệp vụ kếtoán được nhanh chóng, kịp thời.
- Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán: Các chứng từ kếtoán đều được kiểm tra chặt chẽ đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp cũng như về nội dung ghi chép trên chứng từ nhằm phản ánh đúng bản chất của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Cụ thể, đối với các chứng từ do nhân viên của phòng kế toán lập thì bản thân người lập sẽ tự kiểm tra những thông tin đã ghi trên chứng từ, sau đó trưởng phòng kế toán trước khi ký cũng phải kiểm tra lại đểđảm bảo các nội dung trên chứng từ là đúng trước khi trình Giám đốc duyệt. Đối với chứng từ do các phòng ban khác lập có liên quan đến phòng kế toán ví dụ như chứng từ đề nghị thanh toán tiền học phí cao học của giảng viên hoặc chứng từđề nghị thanh toán tiền cho giảng viên thỉnh giảng của các khoa, bộ môn …thì phòng kế toán sẽ cử nhân viên hướng dẫn chi tiết để các cá nhân, các phòng ban trong đơn vị thực hiện. Nhìn chung, công tác tổ chức chứng từ được thực hiện theo đúng nội dung, phương pháp lập, ký chứng từ theo quy định của luật kế toán.
- Tổ chức hạch toán kế toán, báo cáo và quyết toán theo đúng chếđộ kế toán của Nhà nước. Các tài khoản kế toán được mở chi tiết do đó việc theo dõi, ghi chép trên sổ sách rất rõ ràng, đầy đủ. Chấp hành tốt quy định về việc lập các báo cáo tài chính và các báo cáo khác theo yêu cầu của các cơ quan quản lý.
- Đơn vị sử dụng phần mềm trong công tác hạch toán kế toán do đó giảm nhẹ khối lượng công việc, tiết kiệm được thời gian, đảm bảo tính kịp thời.
2.2.9.2.Hạn chế
Tổ chức bộ máy kế toán hiện tại chỉ có 01 trưởng phòng mà chưa có phó phòng do đó khối lượng công việc của trưởng phòng rất lớn vì vậy đôi lúc cũng làm cho công việc bị ứ đọng lại gây ảnh hưởng đến một số hoạt động của nhà trường. Mặc dù đã có sự phân công nhiệm vụ cho cấp dưới nhưng trưởng phòng vẫn là người cuối cùng chịu trách nhiệm cho mọi hoạt động của phòng, vì vậy khi có các chứng từ cần ký duyệt nhưng trưởng phòng đi công tác hay bận họp thì nghiệp vụ đó sẽ không thực hiện được, làm cho công tác kế toán sẽkhông được kịp thời.
Như đã nói ở trên, phần mềm kế toán hiện đã không đáp ứng được các công việc của phòng kế toán, mặc dù trường vẫn có khảnăng để trang bị phần mềm khác
tốt hơn nhưng do phụ thuộc vào trường Đại học Lao động – Xã hội (Hà Nội) nên khi chưa có sự chấp thuận của đơn vị này thì nhà trường vẫn phải sử dụng phần mềm trên. Vì vậy làm cho một số công việc của kếtoán đòi hỏi phải mất nhiều thời gian hơn ảnh hưởng đến việc cung cấp thông tin kịp thời và độ tin cậy chưa cao.
2.3. THỰC TRẠNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN QUẢN TRỊ
TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC LAO ĐỘNG - XÃ HỘI (CSII)
Hiện tại nhà trường chưa có tổ chức KTQT, tuy nhiên trong công tác kế toán có thực hiện một số nội dung của KTQT như: lập dự toán, đánh giá trách nhiệm và hạch toán chi phí.
2.3.1. Dự toán thu, chi
Dựtoán thu, chi được thực hiện theo quy định của Luật Ngân sách nhà nước và quy định tại Nghị định 43/2006/NĐ-CP ngày 25/4/2006 của Thủ tướng chính phủ.
Căn cứ xây dựng dự toán
Dự toán tại đơn vịđược xây dựng căn cứ các tiêu chí sau:
- Định mức, tiêu chuẩn, chếđộ của Nhà nước quy định, riêng đối với những khoản chi chưa có định mức thì căn cứ vào Quy chế chi tiêu nội bộ của trường.
- Tình hình thực hiện dựtoán năm trước. - Phương hướng, nhiệm vụnăm kế hoạch.
- Sốlượng giảng viên, cán bộ, công chức, viên chức và quy mô đào tạo của nhà trường.
- Các thông tư hướng dẫn về việc lập dự toán ngân sách.
Nội dung dự toán thu, chi
Dự toán được lập theo tất cả các nội dung có liên quan đến nhiệm vụ của đơn vị trong năm học bao gồm: Các hoạt động thường xuyên theo chức năng, nhiệm vụ được giao và các hoạt động không thường xuyên dự kiến phát sinh năm kế hoạch. Cụ thểnhư sau:
- Đối với dự toán thu bao gồm các nội dung sau: + Dự toán tổng số thu của đơn vị, bao gồm:
Thu từ phí, lệ phí (thu học phí các hệ)
Thu hoạt động sản xuất, cung ứng dịch vụ (thu từ các trung tâm, thu liên kết đào tạo, ôn thi, căn tin, giữ xe, mặt bằng, giáo trình, thu khác)
Thu sự nghiệp khác (lãi ngân hàng, ký túc xá)
+ Dự toán sốthu được để lại sử dụng tại đơn vị theo chếđộquy định. + Dựtoán kinh phí được NSNN cấp
- Đối với dự toán chi, gồm có các nội dung sau: + Dự toán tổng số chi của đơn vị, bao gồm:
Dự toán chi thường xuyên (chi cho người lao động; Chi quản lý hành chính; Chi hoạt động nghiệp vụ; Chi tổ chức thu phí, lệ phí; Chi sản xuất, cung ứng dịch vụ; Chi mua sắm, sửa chữa thường xuyên TSCĐ)
Dự toán chi thực hiện các đề tài NCKH cấp Nhà nước, cấp Bộ, ngành Dự toán các khoản chi khác
Trình tự lập dự toán: Khi kết thúc năm, trưởng phòng kế toán sẽ tiến hành lập dự toán cho năm tiếp theo. Sau khi xác định được cơ sở lập dự toán ở trên thì kế toán sẽ lập hồ sơ dự toán trình Giám đốc phê duyệt và nộp vềcho trường Đại học Lao động – Xã hội (Hà Nội) cũng như các cơ quan quản lý cấp trên. Hồ sơ dự toán tại đơn vị bao gồm các bảng biểu sau:
- Dự toán thu – chi ngân sách - Cơ sở tính chi giáo dục – đào tạo
- Tổng dự toán thu – chi từ nguồn viện trợ và vốn đối ứng - Danh mục đề nghị sửa chữa tài sản
Cách lập dự toán: Cách lập Dự toán thu, chi NSNN năm 2012 được trưởng phòng kế toán tiến hành như sau:
Căn cứ số liệu dự toán, số liệu thực hiện của năm 2011 và dựđoán khoản thu, chi sẽ tăng lên khoảng bao nhiêu % và sau đó chỉ việc lấy số thực hiện năm trước nhân cho tỷ lệtăng thì sẽtính được mức thu, chi năm kế hoạch.
Ví dụ: Thu phí, lệ phí thực tế của năm 2011 là 13.924 triệu đồng, kế toán dự tính mức tăng trong năm tới khoảng 20%. Khi đó sẽ dự toán mức thu phí, lệ phí năm kế hoạch sẽ là: 13.924 triệu đồng x 120% = 16.709 triệu đồng.
Cách lập dự toán các khoản mục khác trong dự toán thu, chi cũng tính
tương tự (xem phụ lục 3)
Phân tích dự toán
Hiện tại, việc phân tích dự toán tại trường chưa được thực hiện. Nhà trường chỉ căn cứ vào số liệu thực tế phát sinh của năm nay để so sánh với số liệu của năm trước và chỉ dừng lại ở việc tính toán ra con số chênh lệch tăng, giảm là bao nhiêu chứ chưa đi sâu phân tích nguyên nhân gây ra chênh lệch để từđó đưa ra giải pháp khắc phục chênh lệch xấu và biện pháp nhằm duy trì và phát huy chênh lệch tốt.
2.3.2. Đánh giá trách nhiệm quản lý
2.3.2.1.Sự phân cấp quản lý tại trường
Sự phân cấp quản lý của trường Đại học Lao động – Xã hội (CSII) được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.4. Sự phân cấp quản lý tại trường Đại học Lao động – Xã hội (CSII)
2.3.2.2.Nội dung đánh giá trách nhiệm của CBVC
Đánh giá CBVC là đánh giá kết quảcông tác trong năm học về các mặt: - Chấp hành đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và pháp luật của Nhà nước;
- Phẩm chất chính trị, đạo đức, lối sống, tác phong và lề lối làm việc (có cần, kiệm, liêm, chính, chí công vô tư ? (nêu cụ thể), quan hệgia đình và nơi cư trú…)
Ban Giám đốc Trưởng các phòng, ban Trưởng các khoa Trưởng các bộ môn GĐ các trung tâm
- Năng lực, trình độ chuyên môn nghiệp vụ, tiến độ và kết quả thực hiện nhiệm vụ (những công việc, thành tích đạt được trong năm; những văn bản đã chủ trì soạn thảo; những công trình nghiên cứu khoa học hoặc tham gia nghiên cứu thực hiện; những đề xuất cải tiến đã được chấp nhận và thực hiện; giải quyết những vấn đề khác theo quy định có đúng thời hạn, đảm bảo chất lượng, tính linh hoạt và những vấn đề còn tồn đọng…, những việc chưa hoàn thành trong năm) theo phân công hoặc hợp đồng đã ký kết;
- Tinh thần kỷ luật (chấp hành nội quy, quy chế làm việc);
- Tinh thần trách nhiệm phối hợp trong thực hiện nhiệm vụ (đoàn kết nội bộ, quan tâm giúp đỡđồng nghiệp…);
- Tinh thần học tập nâng cao trình độ (tự giác học tập, nâng cao trình độ, tham gia các khóa đào tạo, bồi dưỡng…);
- Tính trung thực trong công tác (trung thực trong báo cáo cấp trên và tính chính xác trong các báo cáo);
- Tinh thần và thái độ phục vụ (tận tình phục vụ đối tượng liên hệcông tác; thái độ phục vụ đúng mực, không gây khó khăn cho người đề nghị giải quyết công việc có liên quan…), việc thực hiện các nghĩa vụkhác (công tác Đảng, đoàn thể…).
Đối với công chức, viên chức giữ chức vụ lãnh đạo, quản lý (từ cấp Phó trưởng khoa, phòng, ban, trung tâm... trở lên) ngoài những nội dung trên, còn phải đánh giá theo các nội dung sau:
- Kết quả hoạt động của đơn vị được giao lãnh đạo, quản lý (kết quả thực hiện chức năng, nhiệm vụ của đơn vị);
- Năng lực lãnh đạo, quản lý (kết quả phân công nhiệm vụ chuyên môn cho các bộ phận chức năng, kết quả phối hợp giữa các bộ phận…)
- Năng lực tập hợp, đoàn kết công chức, viên chức (có để xảy ra khiếu kiện, tố cáo, mất đoàn kết nội bộ hay không).
Trên cơ sở trình tự đánh giá và ý kiến nhận xét, đánh giá, góp ý của đơn vị tại các cuộc họp, kết quả đánh giá công chức viên chức được phân loại theo 4 mức sau:
- Hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ - Hoàn thành tốt nhiệm vụ - Hoàn thành nhiệm vụ - Không hoàn thành nhiệm vụ
2.3.2.4.Quy trình đánh giá
Quy trình đánh giá CBVC được thực hiện theo trình tựnhư sau:
Bước 1:
- Trưởng các phòng, ban, khoa, bộ môn… triệu tập và chủ trì họp toàn thể công chức, viên chức thuộc bộ phận mình quản lý;
- Công chức, viên chức tự trình bày bản đánh giá, phân loại công chức, viên chức tại cuộc họp của đơn vị;
- Tập thểđơn vị có ý kiến về phần tựđánh giá của công chức, viên chức theo các nội dung đánh giá và phân loại. Các ý kiến nhận xét, đánh giá, góp ý tại cuộc họp đều được ghi vào Biên bản (ghi từng ý kiến phát biểu của các thành viên);
- Trưởng các đơn vị chịu trách nhiệm ghi đánh giá, nhận xét vào phiếu đối với cấp phó của đơn vị và cán bộ của đơn vị mình.
Bước 2:
- Giám đốc triệu tập và chủ trì cuộc họp cán bộ chủ chốt của đơn vị (Ban Giám đốc, Trưởng, Phó các phòng, khoa…, mới đại diện cấp ủy cùng cấp, Công đoànvà đoàn thanh niên cùng dự) đểđánh giá, nhận xét về Phó thủtrưởng, Trưởng các phòng khoa…
- Thủtrưởng đơn vị, các Phó thủtrưởng đơn vị, Trưởng các phòng, khoa… tự trình bày bản tựđánh giá, phân loại của mình.
- Cán bộ chủ chốt của đơn vị phát biểu góp ý, nhận xét, đánh giá và thống nhất đánh giá, phân loại. Các ý kiến nhận xét, đánh giá, góp ý, phân loại tại cuộc họp được ghi vào Biên bản;
- Căn cứ vào kết quả cuộc họp của đơn vị, Giám đốc chịu trách nhiệm ghi nhận xét, đánh giá và kết quả phân loại vào Phiếu đánh giá, phân loại của Phó thủtrưởng đơn vịvà Trưởng các phòng, khoa…
Bước 3:
- Lãnh đạo các đơn vị sau khi thực hiện theo đúng trình tự thì sẽ nộp hồ sơ về Phòng TC-HC theo thời hạn quy định. Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc thì các đơn vị trao đổi với Phòng TC-HC sẽđược giải đáp, hướng dẫn cụ thể.
2.3.2.5.Tiêu chí đánh giá trách nhiệm của các bộ phận
Để đánh giá trách nhiệm của các bộ phận, trường chia thành hai khối là khối Giảng viên và khối Cán bộ quản lý, phục vụ. Tiêu chí đánh của hai khối này như sau:
Tiêu chí đánh giá khối Giảng viên, bao gồm:
- Chấp hành chủ trương chính sách của Đảng, pháp luật Nhà nước, nội quy, quy chế của Trường.
- Công tác chuyên môn, nghiệp vụ
+ Công tác giảng dạy: số tiết thực giảng trong năm; sốSV hướng dẫn thực tập tốt nghiệp và kết quả; lên lớp có bài giảng, giáo án không, có thực hiện đúng nội dung giảng dạy không...
+ Nghiên cứu khoa học: Trong năm có thực hiện NCKH không, nếu có thì đề tài đó đã được nghiệm thu chưa...
+Biên soạn sách và giáo trình, bài giảng
+Bài báo đã viết, đăng trên tạp chí trong và ngoài nước
- Tinh thần kỷ luật: thái độ phục vụ, ý thức kỷ luật như thế nào, có thực hiện tốt ý kiến chỉđạo của cấp trên hay không, có chấp hành các quy định về thời gian làm việc, hội họp...
- Tinh thần phối hợp trong công việc: phối hợp cộng tác với đồng nghiệp, đơn