Tiết kiệm chi phí là yêu cầu khách quan đối với các tổ chức nhằm tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh và tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường. Vì vậy nhà quản trị cần phải phân tích chi phí đểxác định được chi phí nào là cần thiết, chi phí nào không cần thiết, bất hợp lý và tìm ra nguyên nhân để đề ra các quyết định
thích hợp cho việc sử dụng các nguồn lực của đơn vị. Vậy khi nào thì phát sinh biến động chi phí và phân tích biến động chi phí cụ thể là làm gì, nhằm mục đích gì.
Biến động chi phí phát sinh khi có sự chênh lệch giữa chi phí thực tế phát sinh với chi phí định mức. Phân tích biến động chi phí là đi so sánh giữa chi phí đã thực hiện với chi phí định mức nhằm xác định được các nguyên nhân làm biến động chi phí trên cả hai mặt lượng và giá để có thể kiểm soát tốt chi phí.
Sau khi phân tích, kết quả biến động giữa thực tế với định mức được đánh giá như sau:
-Nếu kết quả biến động là dương, tức chi phí thực tế > chi phí định mức: đánh giá là không tốt.
-Nếu kết quả biến động là âm, tức chi phí thực tế < chi phí định mức: đánh giá là tốt nếu chất lượng của sản phẩm được bảo đảm.
-Nếu kết quả biến động bằng 0, tức chi phí thực tế = chi phí định mức: đảm bảo thực hiện đúng định mức.
Thông qua tình hình phân tích biến động chi phí, nhà quản trị phải xác định được nguyên nhân làm làm tăng chi phí thực tế so với chi phí định mức đã đặt ra trước đó đểđề ra giải pháp khắc phục cũng như xây dựng phương án hoạt động mới nhằm kiểm soát tốt chi phí và tiết kiệm được chi phí. Tuy nhiên nhà quản trị không thểxác định nguyên nhân của tất cả các biến động chi phí vì họ không có đủ thời giam để làm việc này. Vậy biến động nào nhà quản trị cần phải kiểm soát và biến động nào thì được bỏ qua? Để giải quyết vấn đề này nhà quản trị phải xem xét đến bản chất của biến động là kiểm soát được hay không kiểm soát được và độ lớn của biến động đó cũng như tần suất xuất hiện của nó.
Đối với biến động có thể kiểm soát được thì phải được phân tích kỹ và báo cáo cho nhà quản lý để tìm ra biện pháp khắc phục. Đối với biến động không kiểm soát được, phần lớn biến động này là do điều kiện khách quan của nền kinh tế
Biến động về giá = Lượng thực tế x Giá thực tế - Giá định mức Biến động vềlượng = Giá định mức x Lượng thực tế - Lượng định mức
do đó nó nằm ngoài tầm kiểm soát của tổ chức. Vì vậy để khắc phục những biến động này thì giải pháp tối ưu nhất là Ban điều hành quản trị doanh nghiệp cần xem xét lại các định mức đã đặt ra trước đó.
Đối với độ lớn và tần suất xuất hiện của biến động, nếu trị số biến động càng lớn và tần suất xuất hiện của nó càng nhiều thì nhà quản trị cần phải đặc biệt lưu ý để có thể kiểm soát tốt chi phí.
1.5.4. Thiết lập thông tin KTQT cho quá trình ra quyết định
1.5.4.1. Thông tin KTQT cho việc ra quyết định ngắn hạn
Thông tin KTQT phục vụ cho việc ra quyết định ngắn hạn bao gồm: Nhận diện thông tin thích hợp và phân tích mối quan hệ chi phí – khối lượng – lợi nhuận (CVP).
Vận dụng thông tin thích hợp cho quá trình ra quyết định
Trên cơ sở các thông tin do kế toán cung cấp, các nhà quản trị tiến hành nhận diện thông tin nào là thích hợp và thông tin nào là không thích hợp đối với quyết định của mình. Những thông tin không thích hợp sẽ được loại bỏ còn thông tin thích hợp sẽđược xem xét để lựa chọn quyết định kinh doanh. Đây được xem là khâu quan trọng và có ý nghĩa nhất vì nó làm giảm thiểu thời gian và tiết kiệm được chi phí, đồng thời hạn chếđược tình trạng quá tải thông tin làm ảnh hưởng đến qyết định của nhà quản trị. Quá trình thu thập thông tin KTQT cần đảm bảo các yêu cầu như phù hợp, kịp thời và chính xác. Sau khi đã phân tích và đánh giá, thông tin được coi là thích hợp phải đạt được các tiêu chuẩn như: thông tin có liên quan đến tương lai không? Có sự khác biệt giữa các phương án đang được xem xét không?
Để nhận diện thông tin thích phục vụ cho quá trình ra quyết định ngắn hạn có thể thực hiện theo trình tự sau:
Thứ nhất: Tổng hợp tất cả thông tin về các khoản thu nhập và chi phí có liên quan đến các phương án được xem xét.
Thứ hai: Loại bỏ các khoản chi phí chìm, là những chi phí đã phát sinh và không thểtránh được ở mọi phương án được xem xét.
Thứ ba: Loại bỏ các khoản thu nhập và chi phí phát sinh như nhau ở các phương án đang được xem xét.
Thứ tư: Những thông tin còn lại sau khi đã loại bỏ ở bước 2 và bước 3 là những thông tin thích hợp làm cơ sở cho việc ra quyết định lựa chọn phương án kinh doanh tối ưu.
Phân tích mối quan hệ chi phí – khối lượng – lợi nhuận (CVP)
Phân tích mối quan hệ CVP là xem xét mối quan hệ nội tại giữa các nhân tố sau: Giá bán; Số lượng sản phẩm tiêu thụ; Biến phí; Định phí; Kết cấu sản phẩm bán và sự tác động của chúng đến lợi nhuận. Mục tiêu của kỹ thuật phân tích này giúp cho nhà quản trị có căn cứ khoa học đểđưa ra các quyết định lựa chọn phương án kinh doanh nhằm tối đa hóa lợi nhuận.
Để tiến hành phân tích mối quan hệ CVP thì phải nắm rõ một số khái niệm cơ bản như: Sốdư đảm phí, tỷ lệ sốdư đảm phí…
-Số dư đảm phí (contribution margin – CM) là số tiền còn lại của tổng doanh thu (total revenue – TR) sau khi trừ đi tổng chi phí khả biến (variable cost – VC). Số dư đảm phí trước hết dùng đểbù đắp định phí và phần còn lại mới chính là lợi nhuận. Lợi nhuận được tính bằng các lấy sốdư đảm phí trừ cho chi phí cốđịnh.
CM = TR – CV
-Tỷ lệ sốdư đảm phí (contribution margin ratio – CMR) là chỉ tiêu biểu hiện mối quan hệ giữa sốdư đảm phí với doanh thu hoặc sốdư đảm phí đơn vị với giá bán.
Trong đó: UCM là sốdư đảm phí đơn vị và P là giá bán
-Phân tích điểm hòa vốn: như đã đề cập ở trên, điểm hòa vốn là điểm mà tại đó doanh thu vừa đủ bù đắp chi phí và lợi nhuận trong trường hợp này là bằng 0. Việc phân tích điểm hòa vốn giúp nhà quản trị xác định được sản xuất ở mức nào, tiêu thụ bao nhiêu thì hòa vốn để từđó đưa ra biện pháp tích cực cho hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm đạt được hiệu quả cao. Điểm hòa vốn được xác định như sau:
CMR = CM TR = UCM P Sản lượng hòa vốn Định phí SDĐP đơn vị =
1.5.4.2.Thông tin KTQT cho việc ra quyết định dài hạn
Quyết định dài hạn là một trong những quyết định quan trọng của nhà quản trịcó liên đến vốn đầu tư dài hạn, là sự lựa chọn phương án sử dụng vốn trong mua sắm, xây dựng phù hợp với những điều kiện giới hạn về năng lực kinh tế và đáp ứng mục tiêu dài hạn của doanh nghiệp. Quyết định dài hạn thường mang tính chiến lược do đó đòi hỏi một lượng vốn lớn, thời gian thu hồi vốn kéo dài trong nhiều năm và chịu nhiều rủi ro khi môi trường kinh doanh thay đổi. Việc đưa ra quyết định dài hạn đúng đắn có tác dụng rất lớn đối với sự phát triển bền vững của doanh nghiệp do đó đểđảm bảo cho quá trình đầu tư dài hạn, nhà quản trị phải quan tâm đến những vấn đề cơ bản như: Mục đích, hiệu quả sử dụng của tài sản dài hạn trong tương lai; Tài chính huy động từ những nguồn nào; Các phương pháp hoàn trả, bù đắp vốn trong tương lai và những rủi ro tài chính trong quá trình thu hồi vốn.
Để lựa chọn các thông tin đáng tin cậy nhằm củng cố các quyết định đầu tư dài hạn tốt hơn, các nhà quản trị cần sử dụng các phương pháp kỹ thuật để phục vụ cho quá trình ra quyết định đó là: phương pháp hiện giá thuần (NPV), phương pháp tỷ suất sinh lời nội bộ (IRR), phương pháp so sánh lợi ích – chi phí, phương pháp thời kỳ hoàn vốn, phương pháp tỷ lệ sinh lời giản đơn.
1.6. Đặc điểm của ngành giáo dục
Đặc điểm của ngành giáo dục nói chung và của trường đại học nói riêng là đào tạo ra những con người phát triển toàn diện cả về mặt đạo đức lẫn tri thức, nghề nghiệp. Đểđạt được mục tiêu này thì phải kết hợp giáo dục nhà trường với giáo dục gia đình và giáo dục xã hội, trong đó nhà trường giữa vai trò chủđạo. Vì vậy có thể nói trường học là hạt nhân trong chiến lược đào tạo và phát triển nguồn nhân lực cho đất nước.
Các trường học là tổ chức hoạt động không vì mục tiêu lợi nhuận, tuy nhiên để hoạt động có hiệu quảvà đạt được mục tiêu đề ra thì nhà trường cũng phải hoạch định chiến lược, trên cởđó thực hiện và kiểm soát các hoạt động cũng nhưđưa ra
Doanh thu hòa vốn Định phí Tỷ lệSDĐP =
các quyết định phù hợp nhằm đưa tổ chức ngày một đi lên. Ngày nay khi mà kinh tế càng phát triển thì nhu cầu học tập ngày càng cao, do đó sự xuất hiện của nhiều tổ chức giáo dục trong và ngoài nước sẽlàm cho các trường đại học phải đối mặt với sự cạnh tranh khá gay gắt. Chính vì vậy để có thể đứng vững và tạo cho mình một thương hiệu thì các trường phải làm sao sử dụng có hiệu quả các nguồn lực để tạo ra được sản phẩm giáo dục có chất lượng.
Với những đặc điểm như trên thì thiết nghĩ các trường đại học cần phải có thêm các phương pháp quản lý hiệu quảđể có thể phát huy vai trò và thực hiện tốt trọng trách đối với sự nghiệp giáo dục và đào tạo chung của đất nước. Một trong các phương pháp đó chính là kế toán quản trị.
Mặc dù trường học là tổ chức phi lợi nhuận, tuy nhiên để quản lý và điều hoạt động của các tổ chức này cũng không kém phần phức tạp so với các doanh nghiệp vì vậy KTQT với chức năng cung cấp thông tin sẽ giúp cho nhà quản trị trong việc hoạch định chiến lược đểđạt được mục tiêu đề ra, bên cạnh đó còn kiểm soát và điều hành hoạt động của từng bộ phận trong tổ chức, đánh giá trách nhiệm quản lý của các bộ phận và trên cơ sở tổng hợp các thông tin để đưa ra các quyết định đúng đắn nhất nhằm thực hiện được mục tiêu đào tạo của nhà trường nói riêng và cho sự nghiệp giáo dục đào tạo của ngành nói chung.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
Trong chương 1 tác giả đã tổng kết và hệ thống hóa những vấn đề lý luận chung về KTQT như: Lịch sử hình thành và phát triển của KTQT; Khái niệm về KTQT; Vai trò của KTQT; So sánh giữa KTQT và kế toán tài chính và Nội dung của KTQT.
Nội dung của KTQT tác giả đã trình bày bao gồm các nội dung: Dự toán ngân sách; Kế toán trách nhiệm; Hệ thống kế toán chi phí và tính giá thành sản phẩm; Thiết lập thông tin kế toán cho quá trình ra quyết định.
Việc nắm vững KTQT là cơ sởđể tiến hành phân tích KTQT được thực hiện tại trường Đại học Lao động – Xã hội (CSII) cũng như là cơ sởđểđề xuất giải pháp tổ chức công tác KTQT tại đơn vị.
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN VÀ KẾ
TOÁN QUẢN TRỊ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC LAO ĐỘNG - XÃ HỘI (CSII) 2.1. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ TRƯỜNG ĐẠI HỌC LAO ĐỘNG XÃ HỘI (CSII)
2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển
Trường Đại học Lao động - Xã hội (CSII) tiền thân là Trường Trung học Lao động Tiền lương II tại thành phố Hồ Chí Minh được Bộ Lao Động (nay là Bộ Lao động, Thương Binh và Xã Hội) quyết định thành lập ngày 27/12/1976, với nhiệm vụđào tạo bồi dưỡng cán bộ có trình độ trung học lao động tiền lương chính quy và không chính quy nhằm đáp ứng nhu cầu cán bộ về lĩnh vực công tác lao động tiền lương cho các ngành địa phương ở phía Nam.
Năm 1988, Bộ Lao Động sát nhập với Bộ Thương binh và Xã hội, do đó trường được đổi thành Trường Trung học Lao động Tiền lương và Bảo trợ Xã hội.
Năm 2002, do đặc thù ngành nghề trường lại được Bộ Lao động, Thương binh và Xã hội đổi tên trường thành Trường Trung học Lao động Xã hội, với nhiệm vụđào tạo cán bộlao động tiền lương và bảo trợ xã hội có trình độ trung cấp. Trong thời gian này, Trường còn liên kết với Trường Cao đẳng Lao động Xã hội (Hà Nội) đào tạo cán bộ có trình độ cao đẳng chuyên ngành công tác xã hội và quản lý lao động
Ngày 15/12/2006 Trường nhận được Quyết định số 1906/QĐ-LĐTBXH của Bộ trưởng Bộ Lao động-Thương binh
và Xã hội về việc sáp nhập Trường Trung học Lao động Lao động Xã hội tại TP. Hồ Chí Minh vào Trường Đại học Lao động - Xã hội (Hà Nội) và trở thành CSII của Trường Đại học Lao động - Xã hội.
Tên tiếng việt: Trường Đại học Lao động - Xã hội (CSII)
Tên giao dịch quốc tế: University of Labour and Social Affairs Tên viết tắt: ULSA2
Địa chỉ: 1018 Tô Ký, Phường Tân Chánh Hiệp, Quận 12, Tp. Hồ Chí Minh.
Tính đến nay, trải qua chặng đường hơn 35 năm xây dựng và phát triển, Trường Đại học Lao động - Xã hội (Cơ sởII) đã trưởng thành về nhiều mặt, với sự quan tâm của Bộ chủ quản (Bộ Lao động, Thương binh và Xã hội), Bộ Giáo dục và Đào tạo, Thành uỷ, Uỷ ban Nhân dân thành phố Hồ Chí Minh, các cơ quan đơn vị và sự nỗ lực vượt bậc của các thế hệ thầy và trò, nhà trường đã từng bước vững vàng đi lên đáp ứng yêu cầu đổi mới của sự nghiệp giáo dục - đào tạo.
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ
-Đào tạo nhân lực có trình độ đại học, cao đẳng và trung học Lao động xã hội, quản trị nhân lực và kếtoán, có năng lực thực hành nghề nghiệp, có phẩm chất chính trị, đạo đức tốt, có sức khoẻđáp ứng nhu cầu xã hội.
-Kết hợp đào tạo với nghiên cứu khoa học, sản xuất và dịch vụtheo qui định của pháp luật.
-Quản lý học sinh sinh viên.
-Bồi dưỡng cán bộ, công chức vềlao động xã hội.
-Quản lý và phát triển đội ngũ cán bộ, giáo viên đủ về số lượng, cân đối về cơ cấu đáp ứng yêu cầu nhiệm vụđào tạo.
-Quản lý sử dụng tài chính, tài sản theo qui định của pháp luật.
-Thực hiện các nghiệp vụ khác do Bộ chủ quản và trường Đại học Lao Động Xã Hội giao.
2.1.3. Quy mô
Về tài sản: Tổng tài sản tính đến ngày 31 tháng 12 năm 2012 của nhà trường là 106.549.000.000 đồng.
Vềđội ngũ giảng viên, cán bộ - công nhân viên: Đội ngũ giảng viên, cán bộ công nhân viên Nhà trường tổng cộng 207 người với sốlượng giảng viên là 125 người, trong đó số giảng viên có trình độ từ thạc sỹ trở lên là 70 người, 43 người đang trong giai đoạn hoàn tất chương trình cao học.
Về sốlượng HS-SV:
Bảng 2.1 Qui mô đào tạo năm 2010 - 2012
Khóa đào tạo 2010 2011 2012
Đại học chính quy 456 629 421
Cao đẳng chính quy 496 533 205
Trung cấp chính quy 418 312 178