Việc xây dựng hệ thống tài khoản phục vụ cho KTQT về cơ bản vẫn dựa trên hệ thống tài khoản kế toán ban hành theo QĐ19/2006/QĐ-BTC. Tuy nhiên hệ thống tài khoản này phải xây dựng sao cho đảm bảo thực hiện việc ghi chép số liệu theo từng bộ phận nhằm phục vụ cho mục đích kiểm soát các hoạt động của đơn vị thông qua việc thực hiện dự toán ngân sách.
Như vậy, việc xây dựng hệ thống tài khoản phục vụ cho KTQT tại đơn vị có thểđược thực hiện như sau:
- Đối với các tài khoản phản ánh Các khoản chi (gọi tắt là Chi) và Các khoản thu (gọi tắt là Thu) phải được xây dựng chi tiết theo các bộ phận trong đơn vị trên cơ cở hệ thống tài khoản kếtoán ban hành theo QĐ19/2006/QĐ-BTC.
- Quy định mã số cho các bộ phận và kết hợp các mã số này với các tài khoản Chi và Thu nhằm phục vụ cho việc tổng hợp số liệu theo từng bộ phận và của toàn đơn vị.
- Phân loại và mã hóa các tài khoản Chi theo cách ứng xử của từng yếu tố chi phí với mức độ hoạt động nhằm kiểm soát, phân tích và dự báo chi phí, từ đó tìm các biện pháp quản lý chi phí hiệu quả.
-Quy ước ký số cho số liệu thực tế và số liệu dự toán nhằm kiểm soát được việc thực hiện dự toán ngân sách.
Cóthể xây dựng một mã tài khoản có dạng: XXX(X).X.XX Trong đó:
Nhóm thứ nhất gồm ba (hoặc bốn chữ) số phản ánh tài khoản cấp 1 (hoặc cấp 2) thuộc hệ thống tài khoản được ban hành theo QĐ19/2006/QĐ-BTC. Riêng đối với các tài khoản chi phí thì có thể thêm ký tự theo sau nhóm thứ nhất để phân loại chi phí đó là biến phí hay định phí.
Nhóm thứ hai gồm một chữ sốdùng để chỉđó là tài khoản phản ánh số thực tế, số dự toán hay số chênh lệch giữa thực tế và dự toán.
Nhóm thứ ba gồm 2 chữ sốđể chỉ các bộ phận.
Ví dụ: Để theo dõi Chi phí và doanh thu của của Trung tâm Ngoại ngữ, KTQT có thể mở tài khoản theo trình tựnhư sau:
(1) Căn cứ vào hệ thống tài khoản do Bộ tài chính ban hành để lựa chọn tài khoản phù hợp đó là tài khoản 631 – Chi hoạt động sản xuất kinh doanh và tài khoản 531 – Thu hoạt động sản xuất kinh doanh.
(2) Mở tài khoản chi tiết cho tài khoản 631, do chi phí phát sinh ở trung tâm bao gồm chi phí phấn, giẻ lau, nước uống, tiền giảng cho giảng viên (gọi chung là chi phí trực tiếp) và chi phí của bộ phận phục vụ như chi phí tiền lương, chi phí khấu hao, chi phí trực thiết bị, phòng học… (gọi chung là chi phí gián tiếp). Vì vậy có thể mở 2 tài khoản chi tiết như sau:
TK 6311 – Chi phí trực tiếp TK 6312 – Chi phí gián tiếp
(3) Quy ước ký tự B là biến phí, Đ là định phí
(4) Quy ước chữ số 0 là số liệu dự toán, số 1 là số liệu thực tế và số 3 là chênh lệch giữa thực tế và dự toán.
(5) Giả sử mã số quy định của Trung tâm Ngoại ngữ là 20.
Vậy ta có danh mục tài khoản phụ vụ KTQT để theo dõi chi phí và doanh của Trung tâm Ngoại ngữnhư sau:
DANH MỤC TÀI KHOẢN KẾ TOÁN PHỤC VỤ KTQT CỦA TRUNG TÂM NGOẠI NGỮ
Số hiệu Tên tài khoản Mã số Diễn giải 631 6311 6312 Chi hoạt động SXKD Chi phí trực tiếp Chi phí gián tiếp 631.0.20 Chi hoạt động SXKD dự toán của TT Ngoại ngữ 631.1.20 6311B.0.20 6311B.1.20 6311B.3.20 Chi hoạt động SXKD thực tế của TT Ngoại ngữ Chi phí trực tiếp dự toán của TT ngoại ngữ Chi phí trực tiếp thực tế của TT Ngoại ngữ Chênh lệch chi phí trực tiếp của TT Ngoại ngữ
6312B.0.20 Chi phí nhân gián tiếp dự toán của TT ngoại ngữ 6312B.1.20 Chi phí gián tiếp thực tế của
TT ngoại ngữ
6312B.3.20 Chênh lệch chi phí gián tiếp của TT ngoại ngữ 531 Thu hoạt động SXKD 531.0.20 531.1.20 531.3.20 Thu hoạt động SXKD dự toán của TT Ngoại ngữ Thu hoạt động SXKD thực tế của TT Ngoại ngữ Chênh lệch thu hoạt động SXKD của TT Ngoại ngữ 3.3.2.3.Tổ chức hệ thống sổ kế toán
Việc tổ chức hệ thống sổ kếtoán, đặc biệt là đối với sổ chi tiết thì ngoài việc sử dụng hệ thống sổ chi tiết ban hành theo QĐ19/2006/QĐ-BTC nên thiết kế thêm một số sổ kế toán chi tiết theo biến phí và định phí cho từng nơi phát sinh chi phí đáp ứng yêu cầu của KTQT. Chẳng hạn như Sổ chi tiết chi phí trực tiếp; Sổ chi tiết chi phí gián tiếp. (phụ lục 11)
3.3.2.4.Tổ chức hệ thống báo cáo KTQT
Hệ thống báo cáo KTQT là một phương tiện để truyền đạt thông tin đến nhà quản trịdo đó yêu cầu nó phải cung cấp thông tin kịp thời và phù hợp cho từng đối tượng sử dụng thông tin (Giám đốc, Phó Giám đốc, trưởng các phòng, ban….) Vì vậy hệ thống báo cáo KTQT phải được xây dựng gắn liền với từng mục tiêu hoạt động cụ thể của nhà trường nhằm mục đích cung cấp thông tin hữu ích và phục vụ cho chức năng quản lý của Ban lãnh đạo nhà trường.
Hệ thống báo cáo KTQT có thể được xây dựng bao gồm các loại báo cáo sau:
Hệ thống báo cáo dự toán, bao gồm:
- Dự toán thu hoạt động đào tạo chính quy, liên thông
- Dự toán thu hoạt động đào tạo tại chức
- Dự toán nguồn kinh phí
- Dự toán thu nội trú ký túc xá
- Dựtoán hướng dẫn chuyên đề, khóa luận tốt nghiệp
- Dựtoán lương và các khoản thu nhập theo lương
- Dự toán kinh phí sửa chữa tài sản, kinh phí mua sắm tài sản
- Dựtoán kinh phí sách thư viện, tạp chí
(Nội dung, mẫu biểu đã trình bày ở mục 3.3.1.1 )
Báo cáo trung tâm trách nhiệm, bao gồm:
- Báo cáo tổng kết tình hình hoạt động (áp dụng cho từng bộ phận trong đơn
vị)
- Báo cáo tình hình thực hiện dự toán các khoản chi
- Báo cáo kết quả hoạt động của các bộ phận cung ứng dịch vụ (Đã trình bày ở mục 3.3.1.2 )
Báo cáo chi phí giá thành, bao gồm:
- Báo cáo chi phí giá thành đào tạo hệ chính quy, liên thông - Báo cáo chi phí giá thành đào tạo hệ tại chức
- Báo cáo chi phí giá thành cung ứng dịch vụ
(Xem mẫu phụ lục 6)
3.3.2.5. Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán
Để tổ chức được công tác KTQT cũng như có thể vận hành và phát huy tác dụng các nội dung của KTQT đòi hỏi phải tổ chức bộ máy KTQT tại đơn vị. Các vấn đề cần giải quyết khi tổ chức bộ máy KTQT đó là Xây dựng mô hình bộ máy KTQT và xác định chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận.
Xây dựng mô hình bộ máy kế toán
Căn cứ vào điều kiện, đặc điểm cũng như quy mô hoạt động của nhà trường thì bộ máy kế toán nên được xây dựng theo mô hình kết hợp giữa kế toán tài chính và KTQT. Khi áp dụng mô hình này thì bộ máy kế toán sẽ thực hiện nhiệm vụ kế toán tài chính và KTQT một cách đồng thời do đó các thông tin của hai bộ phận này sẽ được kết hợp chặt chẽ giúp cho quá trình thu nhận thông tin nhanh, kịp thời và tiết kiệm được chi phí.
Mô hình bộ máy kế toán tại trường có thể được tổ chức theo sơ đồ 3.2 như sau:
Sơ đồ 3.2. Mô hình tổ chức bộ máy kếtoán đề nghị tại trường Đại học
Lao động – Xã hội (CSII)
Xác định chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận
Với mô hình tổ chức bộ máy kế toán như trên thì phòng kế toán gồm có 8 người có chức năng và nhiệm vụnhư sau:
- Trưởng phòng kế toán chịu trách nhiệm phụ trách chung về công tác kế toán tài chính và KTQT. Hướng dẫn cho các nhân viên trong phòng kế toán về các chếđộ, thể lệ kế toán – tài chính và các kỹ thuật hạch toán… Kiểm tra lại các báo cáo kế toán tài chính và báo cáo KTQT được lập bởi các bộ kế toán.
- Phó phòng kế toán: Hỗ trợ công việc cho trưởng phòng kế toán, đồng thời chịu trách nhiệm theo dõi nguồn kinh phí, quỹ và lập báo cáo tài chính.
- Bộ phận kế toán tài chính có nhiệm vụ ghi chép kịp thời, đầy đủ, chính xác các nghiệp vụ kinh tếphát sinh liên quan đến tài sản, nguồn kinh phí, các khoản chi, các khoản thu.. 4 nhân viên kế toán của bộ phận này sẽđảm nhiệm 4 phần hành kế toán:
+ Kế toán thuế, vật tư, TSCĐ;
+ Kế toán thanh toán và các khoản thu – chi; Phó phòng kế toán Trưởng phòng kế toán Kế toán tài chính KTQT Kế toán Vật tư, TSCĐ Kế toán thanh toán, các khoản thu - chi Kế toán tiền lương, vốn bằng tiền Thủ quỹ Bộ phận dự toán Phân tích & đánh giá
+ Kế toán tiền lương và vốn bằng tiền; + Thủ quỹ.
- Bộ phận KTQT có nhiệm vụ ghi chép, thu thập, xử lý thông tin theo các nội dung của KTQT. Bộ phận này được chia thành hai bộ phận nhỏnhư sau:
+ Bộ phận dự toán có nhiệm vụ liên kết với các bộ phận khác trong đơn vị để lập hệ thống dự toán ngân sách, đồng thời chịu trách nhiệm ghi chép chi tiết chi phí phát sinh theo từng yếu tố chi phí, từng bộ phận hoặc từng đối tượng chịu chi phí để tính giá thành sản phẩm đào tạo.
+ Bộ phận phân tích và đánh giá có nhiệm vụ theo dõi các nguồn thu của đơn vịnhư thu học phí, thu cung ứng dịch vụ, thu ký túc xá…; Phân tích tình hình thực hiện dựtoán qua đó đánh giá kết quả hoạt động của các bộ phận trong đơn vị, đồng thời tìm ra nguyên nhân và giải pháp.
3.3.2.6. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán
Đểđảm bảo cung cấp thông tin kịp thời và đáng tin cậy thì phần mềm kế toán và máy vi tính được xem như là công cụ hỗ trợđắc lực trong việc truy cập và xửlý các thông tin để tạo ra các số liệu phù hợp với các báo cáo theo yêu cầu của nhà quản trị. Vì vậy nhà trường cần thiết phải có phần mềm đáp ứng được nội dung công việc của KTQT.
3.4.MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM THỰC HIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC LAO ĐỘNG XÃ HỘI (CSII) QUẢN TRỊ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC LAO ĐỘNG XÃ HỘI (CSII)
- Ban lãnh đạo nhà trường cần nhận thức được tầm quan trọng của KTQT trong việc thực hiện các chức năng quản lý của mình.
Là đơn vị sự nghiệp có thu, hoạt động một phần từ nguồn kinh phí do NSNN cấp để thực hiện mục tiêu giáo dục và đào tạo do đó nhà quản trị tại đơn vị chú trọng nhiều đến việc tuân thủ và chấp hành các quy định của cơ quan quản lý cấp trên vì vậy để thực hiện yêu cầu này thì đơn vị sử dụng phần lớn là công cụ kế toán tài chính.
Trường Đại học Lao động – Xã hội (CSII) là một trong số rất nhiều trường đại học ở Tp. Hồ Chí Minh, do đó để tạo được “thương hiệu” cho mình thì chất
lượng đào tạo luôn là mối quan tâm hàng đầu của nhà quản trị nhằm tạo chỗ đứng vững chắc trong ngành cho nhà trường và trong xã hội cho sinh viên sau khi tốt nghiệp. Điều này chứng tỏ rằng công tác quản lý của trường học cũng phức tạp không thua kém gì đối với doanh nghiệp vì đểđạt được mục tiêu mong muốn thì có rất nhiều vấn đề đặt ra cần giải quyết. Chẳng hạn như đào tạo như thế nào gọi là chất lượng? thước đo nào để đo lường? Tại sao thí sinh lựa chọn trường mình mà không chọn trường khác hoặc ngược lại? Do chất lượng hay học phí, hay địa điểm? Sinh viên có hài lòng khi học tập tại trường không? Tỷ lệ sinh viên ra trường có việc làm? Phản hồi từ các doanh nghiệp về chất lượng đào tạo thông qua việc làm của sinh viên? … Để có thể biết được tất cả những vấn đề này để từđó phân tích, đánh giá nhằm đưa ra giải pháp và quyết định đúng đắn thì Ban Giám đốc cần rất nhiều thông tin mà đây là thông tin nội bộdo đó công cụ hữu hiệu nhất là KTQT. - Sắp xếp, tổ chức lại bộ máy kếtoán theo hướng kết hợp giữa kế toán tài chính và KTQT.
Kế toán tài chính và KTQT là hai bộ phận của một hệ thống kế toán do đó giữa chúng có mối quan hệ hữu cơ với nhau. Vì vậy xây dựng bộ máy kế toán trên cơ sở kết hợp hài hòa giữa kế toán tài chính và KTQT là sự kết hợp khoa học, hợp lý, vừa hỗ trợ, bổ sung cho nhau, vừa đảm bảo tính lợi ích kinh tếcho đơn vị. Tuy nhiên cần có sự phân định rõ ràng về chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận trong việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin.
- Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ chuyên môn về kế toán và KTQT cho đội ngũ các nhân viên kếtoán trong đơn vị.
KTQT đóng vai trò then chốt trong việc cung cấp thông tin cho các nhà quản trị để thực hiện chức năng quản lý của mình. Vì vậy các nhân viên KTQT phải ý thức được tầm quan trọng của KTQT để thực hiện tốt nhiệm vụ của mình. Vì nếu cung cấp thông tin sai lệch sẽ dẫn đến quyết định sai lầm của nhà quản trị, ảnh hưởng đến mục tiêu của tổ chức. Do đó vấn đề về trình độ chuyên môn nghiệp vụ của nhân viên kế toán cần phải được ban lãnh đạo nhà trường quan tâm.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3
Chương ba tác giả đã trình bày về Tổ chức công tác KTQT tại trường Đại học Lao động – Xã hội (CSII). Trong chương này tác giả đã nêu lên được sự cần thiết phải tổ chức công tác KTQT tại trường và những nhân tố ảnh hưởng đến tổ chức công tác KTQT như: sự nhận thức và hiểu biết về KTQT của các cấp lãnh đạo; đội ngũ kế toán; sự hỗ trợ của các giảng viên KTQT; đặc điểm hoạt động và quy mô đào tạo; sự tự chủ về mặt tài chính.
Những nội dung của KTQT được thực hiện tại trường Đại học Lao động – Xã hội (CSII) bao gồm bốn nội dung đó là: Dự toán ngân sách; Đánh giá trách nhiệm quản lý, Tổ chức kế toán chi phí và phân tích biến động chi phí; Vận dụng kỹ thuật phân tích CVP để ra quyết định ngắn hạn.
Để thực hiện được các nội dung của KTQT thì các giải pháp cần thực hiện là: Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán; Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán; Tổ chức hệ thống sổ kế toán; Tổ chức lập báo cáo KTQT và Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán.
Ngoài các nội dung trên thì trong chương này tác giả cũng đã đưa ra một số kiến nghịđối với nhà trường để có thể tổ chức tốt công tác KTQT tại đơn vị.
KẾT LUẬN
Trong giai đoạn hiện nay khi mà nhu cầu học tập của ngày càng nhiều, yêu cầu của người học cũng ngày càng cao, bên cạnh đó sựra đời của nhiều trường đại học với nhiều loại hình đào tạo làm cho người học có nhiều lựa chọn hơn. Như vậy Trường Đại học Lao động – Xã hội (CSII) đang phải đối đầu với những cuộc cạnh tranh khá gay gắt, do đóđể tồn tại và phát triển bền vững, nhà trường phải tạo được thương hiệu cho mình, không ngừng đổi mới phương pháp giảng dạy nhằm nâng cao chất lượng đào tạo, góp phần cung cấp nguồn nhân lực đáp ứng được nhu cầu cao của xã hội thì việc tổ chức công tác KTQT tại trường là một tất yếu khách quan. Tuy nhiên do đặc điểm của trường học là không vì mục tiêu lợi nhuận do đó việc