Để tổ chức được công tác KTQT cũng như có thể vận hành và phát huy tác dụng các nội dung của KTQT đòi hỏi phải tổ chức bộ máy KTQT tại đơn vị. Các vấn đề cần giải quyết khi tổ chức bộ máy KTQT đó là Xây dựng mô hình bộ máy KTQT và xác định chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận.
Xây dựng mô hình bộ máy kế toán
Căn cứ vào điều kiện, đặc điểm cũng như quy mô hoạt động của nhà trường thì bộ máy kế toán nên được xây dựng theo mô hình kết hợp giữa kế toán tài chính và KTQT. Khi áp dụng mô hình này thì bộ máy kế toán sẽ thực hiện nhiệm vụ kế toán tài chính và KTQT một cách đồng thời do đó các thông tin của hai bộ phận này sẽ được kết hợp chặt chẽ giúp cho quá trình thu nhận thông tin nhanh, kịp thời và tiết kiệm được chi phí.
Mô hình bộ máy kế toán tại trường có thể được tổ chức theo sơ đồ 3.2 như sau:
Sơ đồ 3.2. Mô hình tổ chức bộ máy kếtoán đề nghị tại trường Đại học
Lao động – Xã hội (CSII)
Xác định chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận
Với mô hình tổ chức bộ máy kế toán như trên thì phòng kế toán gồm có 8 người có chức năng và nhiệm vụnhư sau:
- Trưởng phòng kế toán chịu trách nhiệm phụ trách chung về công tác kế toán tài chính và KTQT. Hướng dẫn cho các nhân viên trong phòng kế toán về các chếđộ, thể lệ kế toán – tài chính và các kỹ thuật hạch toán… Kiểm tra lại các báo cáo kế toán tài chính và báo cáo KTQT được lập bởi các bộ kế toán.
- Phó phòng kế toán: Hỗ trợ công việc cho trưởng phòng kế toán, đồng thời chịu trách nhiệm theo dõi nguồn kinh phí, quỹ và lập báo cáo tài chính.
- Bộ phận kế toán tài chính có nhiệm vụ ghi chép kịp thời, đầy đủ, chính xác các nghiệp vụ kinh tếphát sinh liên quan đến tài sản, nguồn kinh phí, các khoản chi, các khoản thu.. 4 nhân viên kế toán của bộ phận này sẽđảm nhiệm 4 phần hành kế toán:
+ Kế toán thuế, vật tư, TSCĐ;
+ Kế toán thanh toán và các khoản thu – chi; Phó phòng kế toán Trưởng phòng kế toán Kế toán tài chính KTQT Kế toán Vật tư, TSCĐ Kế toán thanh toán, các khoản thu - chi Kế toán tiền lương, vốn bằng tiền Thủ quỹ Bộ phận dự toán Phân tích & đánh giá
+ Kế toán tiền lương và vốn bằng tiền; + Thủ quỹ.
- Bộ phận KTQT có nhiệm vụ ghi chép, thu thập, xử lý thông tin theo các nội dung của KTQT. Bộ phận này được chia thành hai bộ phận nhỏnhư sau:
+ Bộ phận dự toán có nhiệm vụ liên kết với các bộ phận khác trong đơn vị để lập hệ thống dự toán ngân sách, đồng thời chịu trách nhiệm ghi chép chi tiết chi phí phát sinh theo từng yếu tố chi phí, từng bộ phận hoặc từng đối tượng chịu chi phí để tính giá thành sản phẩm đào tạo.
+ Bộ phận phân tích và đánh giá có nhiệm vụ theo dõi các nguồn thu của đơn vịnhư thu học phí, thu cung ứng dịch vụ, thu ký túc xá…; Phân tích tình hình thực hiện dựtoán qua đó đánh giá kết quả hoạt động của các bộ phận trong đơn vị, đồng thời tìm ra nguyên nhân và giải pháp.