Tổ chức hạch toán vật tư ở công ty xây dựng và phát triển nông thôn

Lời mở đầu Phần 1: Đặc điểm hoạt động kinh doanh và tổ chức bộ máy quản lý ở công ty xây dựng và phát triển nông thôn 1.1Quá trình hình thành và phát triển 1.2 Tổ chức bộ máy quản lý của côn

Lời mở đầu

Ngày nay trong điều kiện nền kinh tế thị trờng ở nớc ta công nghiệp là ngành sản xuất chiếm vị trí chủ đạo trong nền kinh tế quốc dân.Là một doanh nghiệp Nhà nớc hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh xây dựng công ty xây dựng và phát triển nông thôn có chức năng xây dựng và hoàn thiện các công trình giao thông, thuỷ lợi, xây dựng tạo cơ sở vật chất cho nền kinh tế

Do đặc trng công ty là một đơn vị kinh doanh xây lắp nên đầu vào của sản xuất kinh doanh là các loại vật liệu xây dựng nh gạch, cát, xi măng, sắt thép, và đầu ra là các công trình xây dựng cho nên hạch toán vật liệu và tính giá thành công trình đợc coi là những công tác kế toán quan trọng nhất của công ty Hầu hết các vật liệu đợc sử dụng đều trực tiếp cấu thành nên thực thể công trình, chi phí về vật liệu chiếm một tỷ trọng rất lớn trong tổng giá thành công trình ( khoảng 70% ) nên chỉ cần có một sự thay đổi nhỏ trong việc hạch toán nguyên vật liệu cũng có thể làm ảnh hởng đến giá thành công trình và kết quả hoạt động kinh doanh của công ty Bởi vậy công ty đặc biệt chú trọng đến công tác tổ chức giám sát, quản lý và hạch toán vật liệu Tổ chức tốt công tác kế toán vật liệu thì mới có thể tính toán chính xác đợc giá vốn của công trình hay hạng mục công trình để từ đó xác định đúng kết quả sản xuất, thấy rõ thực lực của mình để ban lãnh đạo kịp thời có những chiến lợc điều chỉnh giúp cho công ty hoạt động ngày càng có hiệu quả

Với đội ngũ kế toán có trình độ nghiệp vụ vững vàng giàu kinh nghiệm công ty đang dần hoàn thiện đợc công tác kế toán của mình góp phần quyết định đến sự phát triển của công ty.

Qua một thời gian thực tập tại công ty nhận thấy vai trò quan trọng của

công tác kế toán vật liệu em đã chọn đề tài “Tổ chức hạch toán vật t ở công ty xây dựng và phát triển nông thôn” với mong muốn đi sâu vào tìm hiểu phần

hành kế toán này.

Bài viết này gồm có 3 phần nh sau:

Phần I: Đặc điểm hoạt động kinh doanh tổ chức bộ máy quản lý ở công ty xây dựng và phát triển nông thôn.

Phần II: Tổ chức công tác kế toán tại công ty xây dựng và phát triển nông thôn.

Phần III: Tổ chức kế toán vật t tại công ty.

Công ty có trụ sở chính tại 61B đờng Trờng Chinh- Đống Đa –Hà nội.Điện thoại: 8696428-8694490.

Fax: 4.84.8.695945.

Chi nhánh văn phòng đại diện của công ty tại Vinh: đờng Hồng Bàng phờng Lê Mao- thành phố Vinh

Điện thoại: 038.849437.

Chức năng, nhiệm vụ của công ty:

Công ty xây dựng và phát triển nông thôn có nhiệm vụ xây dựng các công trình nông nghiệp nông thôn, công nghiệp, dân dụng, giao thông, thuỷ lợi, điện lực (đờng dây hạ thế từ 35 KV trở xuống) hoàn thiện các công trình xây dựng, trang trí nội thất, san ủi, khai hoang, cải tạo ruộng đồng, kinh doanh bất động sản, sản xuất buôn bán vật t, vật liệu xây dựng, lập các dự án đầu t cho các nông trờng, các trang trại ở nông thôn và miền núi Đồng thời thực hiện nghiêm chỉnh các chính sách chế độ của Nhà nớc cũng nh nghĩa vụ đối với Ngân sách Nhà nớc.

Trong quá trình hình thành và phát triển công ty đã đợc:

Bộ xây dựng cấp giấy phép hành nghề các công trình xây dựng số BXD-QLXD ngày 19/7/1993.

94-Bộ GTVT cấp giấy phép hành nghề các công trình giao thông số 1139/CGP ngày 2/05/1996.

Bộ NN và PTNT cấp giấy phép hành nghề các công trình thuỷ lợi số 40/GP-NN ngày 21/06/1996.

Từ những thành tựu đã đạt đợc trong sản xuất kinh doanh công ty đã ợcBộ NN và PTNT xếp hạng doanh nghiệp loại I Trong những năm gần đây kết quả mà công ty đạt đợc trong hoạt động sản xuất kinh doanh đã có những tiến bộ rõ rệt, tăng mức đóng góp cho NSNN.

Tổng doanh thu 30.324.566.728 36.618.085.764 6.293.519.036Tổng chi phí 28.364.892.317 34.072.833.520 5.760.375.592Tổng lãi 1.086.214.678 1.619.358.122 533.143.444Tổng nộp NS 873.459.733 925.894.122 52.434.389Tính đến đầu năm 2000 tổn số vốn kinh doanh của công ty là: 3.480.897.460 Trong đó:

-Vốn cố định: 1.966.698.251 + Vốn NS cấp: 631.224.547 + Vốn tự bổ sung: 1.335.473.704.

- Vốn lu động: 1.255.917.033 + Vốn NS cấp: 1.057.183.509 + Vốn tự bổ sung: 198.733.524 - Các loại vốn khác: 284.628.755.

1.2 Tổ chức bộ máy quản lý của công ty:

Công ty xây dựng và phát triển nông thôn là một công ty có quy mô vừa nhng địa bàn hoạt động rộng, phân tán ở nhiều vùng trên phạm vi toàn

quộc nàn cẬng ty tỗ chực lỳc lùng thẾnh 25 Ẽời xẪy dỳng Sau khi trụng thầu cẬng ty sé giao cho mờt trong sộ 25 Ẽời xẪy dỳng Ẽể thi cẬng cÌc Ẽời tỳ lo nguyàn vật liệu, tiến hẾnh thi cẬng vẾ quản lý thi cẬng.

Bờ mÌy quản lý cũa cẬng ty xẪy dỳng vẾ phÌt triển nẬng thẬnẼùc tỗ chực theo sÈ Ẽổ sau:

SÈ Ẽổ tỗ chực bờ mÌy quản lý

Ban giÌm Ẽộc: Gổm mờt GiÌm Ẽộc vẾ mờt Phọ GiÌm Ẽộc vửa lẾ ngởi

ẼỈi diện cho NhẾ nợc vửa lẾ ngởi ẼỈi diện cho cÌn bờ cẬng nhẪn viàn trong cẬng ty Thay mặt cho cẬng ty GiÌm Ẽộc ( hoặc Phọ GiÌm Ẽộc ) chÞu trÌch nhiệm về mồi mặt hoỈt Ẽờng sản xuất kinh doanh, bảo toẾn phÌt triển vộn, thỳc hiện nghịa vừ Ẽội vợi NSNN, chẨm lo Ẽởi sộng cho cÌn bờ cẬng nhẪn viàn cẬng ty, ưổng thởi GiÌm Ẽộc lẾ ngởi cọ quyền Ẽiều hẾnh cao nhất trong cẬng ty.

Phòng tẾi vừ: Thỳc hiện ghi chÐp, xữ lý cÌc chựng tử, ghi sỗ kế toÌn,

tập hùp sộ liệu Ẽể lập cÌc bÌo cÌo tẾi chÝnh Ẽảm bảo cung cấp Ẽầy Ẽũ vẾ kÞp thởi cÌc thẬng tin kinh tế về hoỈt Ẽờng sản xuất kinh doanh, tỨnh hỨnh kinh tế tẾi chÝnh cũa doanh nghiệp Ẽể phừc vừ cho yàu cầu l·nh ẼỈo vẾ quản lý kinh tế cũa cẬng ty ưổng thởi phòng tẾi vừ cọ chực nẨng phẪn phội, giÌm sÌt cÌc nguổn vộn, Ẽảm bảo vẾ nẪng cao hiệu quả sữ dừng vộn Cung cấp Ẽầy Ẽũ cÌc chựng tử tẾi liệu kế toÌn phừc vừ cho việc kiểm kà kiểm soÌt cũa NhẾ nợc ẼẬÝ vợi hoỈt Ẽờng kế toÌn cũa cẬng ty.

Ban giÌm Ẽộc

ười XD sộ 25KT Ẽời XD 25ười XD sộ 1

KT Ẽời XD 1

Phòng KHKT

Phòng tổ chức hành chính (TCHC ): Có nhiệm vụ theo dõi, tổ chức

quản lý nhân lực và cácn bộ quản lý trong công ty Đồng thời có nhiệm vụ phân phát những tài liệu cho các phòng ban khác.

Phòng khoa học kỹ thuật (KHKT): Có trách nhiệm xây dựng kế hoạch

sản xuất Lập các hồ sơ dự thầu, tính toán xây dựng các công trình, tham gia dự thầu, lập hạn mức và tổ chức thu mua vật liệu đáp ứng nhu cầu cho các đội khi đợc Giám đốc giao phó, theo dõi giám sát tình hình thi công các công trình trúng thầu Đồng thời có chức năng giúp đỡ Giám đốc trong quản lý và điều hành sản xuất kinh doanh Ngoài ra, công ty còn có một văn phòng đại diện gọi là trung tâm t vấn đầu t và xây dựng đợc lập ra nhằm thực hiện chức năng t vấn về đầu t xây dựng cho các khách hàng ngoài công ty có nhu cầu và cũng giúp đỡ công ty có phơng án đầu t xây dựng.

Phần thứ 2:

Tổ chức công tác kế toán tại công ty xây dựng và phát triển nông thôn

2.1 Bộ máy kế toán tại công ty:

Để thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ, dảm bảo sự lãnh đạo và chỉ đạo tập trung thống nhất của kế toán trởng, chuyên môn hoá công tác kế toán, đồng thời căn cứ vào đặc trng tổ chức sản xuất đặc thù mà ngành xây dựng yêu cầu, cũng nh trình độ quản lý của công ty đòi hỏi, bộ phận kế toán của công ty, đợc phân công lao động một cách khoa học Trên thực tế thì bộ phận kế toán tại công ty bao gồm 5 ngời đợc phân chia nh sau:

Và 25 kế toán tại các đội xây dựng.

Kế toán tại các đội xây dựng đợc tổ chức theo sơ đồ sau:

Sơ đồ bộ máy kế toán ( Xem trang bên)

Kế toán trởng: Có nhiệm vụ chỉ đạo, tổ chức hớng dẫn và kiểm tra toàn

bộ công tác kế toán toàn công ty, giúp ban Giám đốc thực hiện các chế độ Nhà nớc quy định Ngoài ra, kế toán trởng còn giúp ban Giám đốc tập hợp các số liệu về kinh tế, tổ chức phân tíh các hoạt động kinh tế tìm ra những biện pháp quản lý nhằm bảo đảm mọi hoạt động đạt kết quả cao.

Kế toán trởng

Kế toán tổng hợp: Thực hiện hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

trong quá trình sản xuất kinh doanh Mọi báo cáo giấy tờ từ các đơn vị trực thuộc các đội xây dựng công trình đều phải qua kế toán tổng hợp duyệt Đồng thời còn tập hợp các sổ sách phục vụ cho kiểm kê Kế toán vật liệu theo dõi tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu cả về số lợng và giá trị.

Ngoài ra kế toán tổng hợp còn nhận số liệu từ bộ phận kế toán tiền lơng đồng thời sau khi đã tập hợp chi phí vật liệu, máy thi công, chi phí khác thì bộ phận này tiến hành kết chuyển các khoản chi phí trên vào TK154- chi phí sản phẩm dở dang Khi công trình hoàn thành bàn giao thì chi phí đó đợc kết chuyển vào TK632- giá vốn hàng bán của sản phẩm xây lắp Sau đó kế toán tổng hợp kết chuyển già vốn xây lắp sang TK911 để xác định kết quả kinh doanh và xác định doanh thu xây lắp thuần Kế toán tổng hợp theo dõi các TK sau:

TK 621 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp.TK 627- Chi phí sản xuất chung.

TK 152 – Nguyên vật liệu.

TK 154 – Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang.TK 511 – Doanh thu bán hàng.

TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp NSNN.

Kế toán ngân hàng và TSCĐ (KTNHvà TSCĐ ): theo dõi các khoản

tiền chuyển khoản, tiền séc tiền vay ngân hàng và tiền gửi ngân hàng Đồng thời kế toán ngân hàng còn kiêm luôn kế toán TSCĐ có nhiệm vụ theo dõi các nghiệp vụ tăng, giảm TSCĐ, lập thẻ cho từng TSCĐ, theo dõi nguồn vốn sử dụng và khấu hao TSCĐ.

Kế toán ngân hàng và TSCĐ theo dõi các TK sau:TK 112 – TGNH.

KT đội XD số 1KT đội XD số 25

TK 211 – TSCĐ.

TK 214 - Khấu hao TSCĐ.

TK 311 – Vay ngắn hạn ngân hàng.TK 414 – Quỹ đầu t và phát triển.TK 411 – Nguồn vốn kinh doanh

Kế toán thanh toán tiền mặt, tiền lơng và bảo hiểm xã hội (KTTM,TL và BH): Kế toán thanh toán tiền mặt chịu trách nhiệm viết phiếu

thu, phiếu chi trên cơ sở chứng từ gốc hợp lệ để thủ quỹ có căn cứ nhập – xuất quỹ, sau đó tập hợp vào sổ quỹ, hàng ngày đối chiếu với sổ quỹ của thủ quỹ công ty Kế toán thanh toán tiền mặt cũng kiêm luôn kế toán tiền lơng và bảo hiểm xã hội có trách nhiệm tính lơng cho cán bộ công nhân viên theo chế độ quy định, căn cứ vào bảng tổng hợp thanh toán tiền lơng hàng quý kế toán tiến hành trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo chế độ hiện hành.

Kế toán thanh toán tiền mặt, tiền lơng, BHXH theo dõi các TK sau:TK 334 – Phải trả CNV.

TK 111 – Tiền mặt.

TK 3382, TK3383, TK 3384: BHXH, BHYT, KPCĐ.

Thủ quỹ: Có trách nhiệm giữ tiền mặt của công ty, căn cứ vào phiếu

thu phiếu chi kèm theo chứng từ gốc hợp lý hợp lệ để nhập hoặc xuất quỹ Cuối ngày thủ quỹ tiến hành đối chiếu với sổ quỹ của kế toán thanh toán tiền mặt và chuyển toàn bộ chứng từ thu chi sang kế toán thanh toán tiền mặt.

Ngoài ra, ở mỗi đội xây dựng đều có một nhân viên kế toán Nhiệm vụ của kế toán đội là tập hợp chứng từ chi phí từng công trình, lên bảng kê chứng từ phát sinh và định kỳ chuyển chứng từ cho kế toán tổng hợp của công ty.

2.2.Hình thức kế toán công ty đang áp dụng:

Công ty xây dựng và phát triển nông thôn đang sử dụng hệ thống tài khoản kế toán, các bảng biểu theo chế độ kế toán doanh nghiệp do Bộ tài chính ban hành theo quyết định 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 Sử dụng hình thức ghi sổ thống nhất trong toàn tổng công ty xây dựng và phát triển nông thôn là hình thức chứng từ ghi sổ Theo đó thì các phiếu nhập, phiếu xuất, các hoá đơn, chứng từ sẽ đợc phân loại và hạch toán vào các sổ chi tiết nh sổ chi

tiết vật liệu, sổ chi tiết TK 1362, và các sổ tổng hợp: sổ cái TK, sổ đăng ký chứng từ – ghi sổ

Niên độ kế toán đợc bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 Hệ thống báo cáo mà công ty sử dụng gồm:

+Báo cáo kết quả kinh doanh.+Bảng cân đối kế toán.

+ Bảng giải trình thuyết minh.+Bảng lu chuyển tiền tệ.

Hệ thống sổ sách kế toán mà công ty đang sử dụng gồm cả 2 loại sổ là sổ chi tiết và sổ tổng hợp.

Sổ chi tiết bao gồm mộTVTK số loại sau: + Sổ chi tiết TK 1362.

+ Sổ chi tiết TK 152.

+ Sổ chi tiết TK 331, 1331,

Sổ tổng hợp đợc ghi theo hình thức chứng từ – ghi sổ gồm:

+ Sổ đăng ký chứng từ – ghi sổ: đợc kế toán tổng hợp lập trên cơ sở các bảng kê chứng từ gốc.

+Sổ đăng ký CT-GS : do kế toán tổng hợp lập trên cơ sở các CT-GS.+ Sổ cái : cũng do kế toán tổng hợp lập trên cơ sở các CT-GS.

Do địa bàn hoạt động của công ty rộng không tập trung các công trình ợc thực hiện hầu hết ở các tỉnh nên để tạo điều kiện kiểm tra chỉ đạo nghiệp vụ và đảm bảo sự lãnh đạo của công ty đối với hoạt động của các đội, công ty đã tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức bộ máy kế toán tập trung Mặc dù ở mỗi đội có một kế toán riêng nhng những nhân viên kế toán này chỉ làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu thu thập chứng từ, kiểm tra chứng từ, từ đó gửi chứng từ về phòng kế toán công ty để kế toán tổng hợp tiến hành ghi sổ kế toán Quy trình hạch toán nh sau:

đ-Sơ đồ hạch toán kế toán

Ghi hàng ngày.Ghi cuối quý.

Đối chiếu cuối quý

Công ty sử dụng hình thức kê khai thờng xuyên để hạch toán hàng tồn kho, xuất kho vật liệu theo giá thực tế đích danh.

Từ năm 1999 trở về trớc công ty xây dựng và phát triển nông thôn sử dụng phơng pháp tính thuế là phơng pháp khấu trừ nhng tất cả thuế GTGT đầu vào đều đợc hạch toán vào bên Nợ TK3331 Nhng từ năm 2000 cho đến nay do nhận thấy việc hạch toán thuế còn nhiều điểm bất hợp lý Bởi vì trong doanh nghiệp nguyên vật liệu mua vào có thể dùng vào sản xuất kinh doanh sản phẩm hàng hoá thuộc diện chịu thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ nhng cũng có thể sử dụng cho mục đích khác nh ủng hộ xây nhà tình nghĩa, xây nhà phục vụ cho nhu cầu phúc lợi , Nên việc sử dụng TK3331 là cha hợp lý Vì vậy bắt đầu từ năm 2000 công ty đã thống nhất sử dụng TK1331 để hạch toán thuế

Chứng từ gốc

Sổ (thẻ) chi tiết

CT - GSSổ ĐK CT - GS

Sổ cái

Bảng CĐSPS

Báo cáo

Bảng tổng hợp CT

GTGT ®Çu vµo cña nguyªn vËt liÖu, hµng ho¸ vµ vÉn dïng ph¬ng ph¸p khÊu trõ thuÕ.

PhÇn 3:

tæ chøc kÕ to¸n vËt t ë c«ng ty x©y dùng vµ ph¸t triÓn n«ng th«n

3.1.§Æc ®iÓm vËt t cu¶ c«ng ty.

Công ty xây dựng và phát triển nông thôn là một đơn vị kinh doanh trong lĩnh vực xây dựng nên vật liệu ở công ty có những đặc thù riêng Để thực hiện xâylắp những công trình lớn cần thiết phải sử dụng một khối lợng lớn về vật liệu với những chủng loại khác nhau, quy cách phong phú đa dạng Chẳng hạn có những vật liệu là sản phẩm của ngành công nghiệp nh xi măng, sắt, thép, có những sản phẩm của ngành lâm nghiệp nh tre, nứa, gỗ làm xà gồ, cốt pha, có những sản phẩm của ngành khai thác nh cát, đá,sỏi, những vật liệu này có thể qua chế biến hoặc cha qua chế biến tuỳ theo yêu cầu của từng công trình Cũng có loại sử dụng với khối lợng lớn nh xi măng, sắt, thép, có loại chỉ cần một khối lợng nhỏ nh vôi, ve,đinh,

Hầu hết các loại vật liệu đợc sử dụng đều trực tiếp cấu thành nên thực thể công trình Là công ty kinh doanh xây lắp nên chi phí về vật liệu chiếm tỷ trọng rất lớn, khoảng 70% tổng chi phí xây dựng công trình Do vậy chỉ cần có một sự thay đổi nhỏ về số lợng cũng nh giá mua của vật liệu cũng làm ảnh h-ởng đến giá thành sản phẩm xây lắp ảnh hởng lớn đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp Vì vậy công tác kế toán vật liệu ở công ty xây dựng và phát triển nông thôn đòi hỏi phải đợc hạch toán một cách chính xác, rõ ràng tránh nhầm lẫn và đợc coi là một phần hành đặc biệt quan trọng

Nguồn mua và yêu cầu bảo quản vận chuyển các loại vật liệu cũng rất khác nhau Có loại vật liệu mua ngay ở cửa hàng đại lý vận chuyển rất nhanh chóng và thuận tiện nh sắt, thép, xi măng, có loại phải đặt làm theo thiết kế nh cửa gỗ, cửa sắt, lan can, có loại phải mua ở xa vận chuyển phức tạp nh vôi, cát, sỏi, Có loại vật liệu có thể bảo quản trong kho nh xi măng, sắt, thép, nhng có loại không thể bảo quản trong kho đợc nh gạch, cát, đá, gây khó khăn cho việc trông coi bảo quản, dễ mất mát hao hụt ảnh hởng tới quá trình thi công và giá thành công trình hay hạng mục công trình đồng thời làm giảm chất lợng công trình

ở công ty xây dựng và phát triển nông thôn còn có một đặc thù nữa là việc thu mua vật liệu vừa do đội xây dựng tự mua vừa do bộ phận kinh doanh phòng KHKT mua Nhng bắt đầu từ năm 2000 cho đến nay, công ty đã thực

hiện chính sách giao khoán toàn bộ khâu mua bán vận chuyển vật liệu cho các đội tự lo công ty sẽ tạm ứng tiền cho các đội và đội cử ngời đi mua vật t, các đội phải lập phiếu nhập, phiếu xuất tập hợp các hoá đơn chứng từ định kỳ gửi về phòng kế toán để kế toán tổng hợp ghi sổ tập hợp chi phí và tính giá thành cho từng công trình Hiện nay do trên thị trờng vật liệu xây dựng khá phong phú về chủng loại, chất lợng đồng thời giá cả cũng khá ổn định vì vậy công ty nhận thấy rằng việc dự trữ vật liệu trong kho là không cần thiết Bắt đầu từ năm 2000 công ty đã thực hiện chính sách không dự trữ hàng hoá vật t trong kho mà tiến hành mua trực tiếp nguyên vật liệu ngay tại nơi thi công công trình và chuyển tới tận chân công trình Nh vậy sẽ giảm đợc những chi phí về bảo quản cũng nh hao hụt trong quá trình dự trữ.

3.2 Phân loại vật liệu theo yêu cầu của công tác quản lý:

Do đặc điểm của các công trình xây dựng là khi tiến hành thi công công trình cần rất nhiều loại nguyên vật liệu có tính năng công dụng khác nhau với số lợng lớn vì vậy để quản lý chặt chẽ tình hình thu mua dự trữ cũng nh sử dụng nguyên vật liệu trên sổ danh điểm vật liệu Những vật liệu có tính năng công dụng nh nhau thì xếp vào cùng một nhóm và đánh mã số cho từng nhóm đó ngoài ra còn đánh những mã số cấp 2, 3 để theo dõi từng nhóm vật liệu cụ thể theo từng loại thứ tự nh sau:

sổ danh điểm vật liệu

Mã vật liệu

Cấp I Cấp II Cấp III

Tên, quy cách vật liệu Đơn vị tính

Tuy nhiên việc phân loại vật liệu ở đây mới chỉ dừng lại ở việc thực hiện phân biệt giữa các loại vật liệu có tính năng công dụng giống nhau vào một nhóm mà cha có sự phân chia thành các loại vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu

Công tác quản lý vật liệu là đơn vị kinh doanh xây lắp nên giá trị vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ giá trị công trình Hơn nữa đặc điểm của vật liệu có những loại dễ mất mát dễ hao hụt ( vôi, cát, ) làm ảnh hởng đến tiến độ thi công công trình và tính giá thành toàn bộ công trình nên công ty đã cố gắng làm tốt công tác quản lý vật liệu bằng nhiều cách khác nhau Những loại vật liệu dễ bảo quản nh sắt, thép, đợc sắp xếp gọn gàng không lẫn lộn dễ lấy những loại vật liệu xuất sử dụng ngay tại chân công trình là loại dễ mất mát hao hụt thì công ty làm bạt che trông coi cẩn thận Công ty thực hiện chính sách xuất thẳng vật liệu đến chân công trình thi công nên vừa tránh mất mát hao hụt khi bảo quản cho vay vừa giảm đợc chi phí bốc xếp, vận chuyển,bảo quản ở kho của đội và công ty.

Nếu vật liệu bị hao hụt thì tuỳ từng trờng hợp xử lý Nếu hao hụt trong định mức thì tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp, nếu hao hụt ngoài định mức do thủ kho gây nên thì thủ kho phải chịu bồi thờng còn nếu cha rõ nguyên nhân thì phải chờ xử lý.

3.3 Đánh giá vật liệu.

Trên thực việc đánh giá vật liệu xuất nhập tồn tại công ty xây dựng và phát triển nông thôn đợc phản ánh theo giá thực tế.

3.3.1 Với vật liệu nhập mua.

Giá của vật liệu nhập mua thì giá ghi trên phiếu nhập kho vật liệu là giá thực tế ghi trên hoá đơn ngời bán( Nếu đã bao gồm cả chi phí vận chuyển bốc dỡ ) hoặc nếu chi phí vận chuyển phải thuê riêng thì gía vật liệu nhập kho là giá thực tế ghi trên hoá đơn ngời bán cộng với giá phí vận chuyển ghi trên hoá đơn vận chuyển( giá ghi trên hoá đơn ngời bán và giá phí vận chuyển ở đây đều đã đợc tách thuế VAT).

3.3.2 Với vật liệu xuất kho.

Do đặc điểm hạch toán vật liệu ở công ty xây dựng đang áp dụng nghĩa là công ty thực hiện chính sách để cho các đội tự mua nguyên vật liệu theo yêu cầu phát sinh trong quá trình thi công và vật liệu mua về không nhập kho mà xuất thẳng đến chân công trình thi công nhng kế toán đội vẫn lập phiếu nhập phiếu xuất kho nh bình thờng, thủ kho vẫn chịu trách nhiệm trông coi bảo quản vật liệu tại chân công trình, theo dõi số lợng nhập xuất trên thẻ kho và ký vào phiếu nhập phiếu xuất nh bình thờng Chính vì vậy nên giá xuất kho của vật liệu ghi trên phiếu xuất kho là giá thực tế đích danh Vật liệu xuất kho thuộc lô hàng nào thì căn cứ vào số lợng xuất kho và đơn giá nhập kho của lô hàng đó ghi trên phiếu nhập kho để xác định giá thực tế của lô vật liệu xuất kho đó( Phiếu nhập và phiếu xuất đợc viết cùng một lúc).

3.4 Tổ chức hạch toán ban đầu về vật t.

3.4.1 Tổ chức nhập vật t.

Từ năm 1999 trở về trớc vật liệu dùng cho thi công vừa do đội xây dựng tự mua vừa do bộ phận kinh doanh phòng KHKT của công ty mua Nếu vật liệu do bộ phận kinh doanh mua thì phiếu nhập kho đợc viết thành 3 liên:

+Một liên giao cho thủ kho.

+Một liên giao cho kế toán vật liệu để hạch toán.

+Một liên thì kế toán thanh toán cho bộ phận kinh doanh.

Vật liệu do đội xây dựng tự mua thì phiếu nhập kho đợc viết thành một liên luân chuyển qua thủ kho sang kế toán đội sau đó kế toán đội lu đến cuối tháng tập hợp gửi lên phòng tài vụ Theo cơ chế mới hiện nay thì đội xây dựng tự mua vật liệu về rồi chuyển thẳng đến chân công trình để thi công không nhập kho của công ty hay đội nữa vì thế việc tổ chức nhập vật t chỉ diễn ra trên danh nghĩa Trên thực tế khi cán bộ vật t của đội đem hoá đơn cho ngời bán lập và các hoá đơn chi phí vận chuyển( nếu có) về thì kế toán đội sau khi kiểm tra kiểm nhận xong thì viết phiếu nhập kho Thủ kho sau khi kiểm hàng nếu thấy phù hợp với số lợng thực tế thì ký vào phiếu nhập kho sau đó tổ chức bảo quản vật t ngay tại chân công trình.

Hoá đơn( GTGT) MS01 GTKT- 3LL

Liên 2( giao khách hàng) GP/00BNgày 15 tháng 11 năm 2000

Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Kỳ Anh KALACOĐịa chỉ: Thị xã Ninh Bình

Điện thoại: Số TK:

Mã 01 00386036Họ tên ngời mua hàng: Đặng Sơn Hà.

Đơn vị: Đội xây dựng số 18- Công ty xây dựng và phát triển nông thôn- Công ờng trờng công nhân cơ giới I – Ninh Bình.

tr-Địa chỉ: Tam Điệp – thị xã Ninh Bình.Hình thức thanh toán: Tiền mặt.

Số TK:

Mã 01 00103785 1 STT Tên hàng hoá,

dịch vụ

Đơn vị tính

Số lợng Đơn giá Thành tiền

1 Kính 5 ly xây dựng

27.272.457Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 2.727.245Tổng cộng: 29.999.702Số tiền ( viết bằng chữ): Hai mơi chín triệu chín trăm chín chín nghìn bảy trăm linh hai chẵn.

Ngày 15 tháng 11 năm 2000Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị

Phiếu nhập kho số69 MS01-VT.

Ngày 15 tháng 11 năm 2000 QĐ số 1141 TC/QĐ/CĐKT 1/11/1995 của BTCHọ tên ngời giao hàng: Đặng Sơn Hà.

Theo hoá đơn GTGT số 060426 ngày 15 tháng 11 năm 2000 của công ty TNHH Kỳ Anh KALACO.

Nhập tại kho: Công trờng.STT Tên,nhãn hiệu,

quy cách vật t

MS Đơn vị tính

Số lợngTheo CT

Thực nhập

Đơn giá Thành tiền

1 Kính 5 ly xây dựng

M2 439,17 439,17 62.100 27.272.457