quan tri van phong chuong 1

CHƯƠNG Tổng quan văn phòng, lựa chọn địa điểm, thiết kế văn phòng 2/2/2015 Quản trị Văn phòng Thảo luận    2/2/2015 Anh(Chị) hiểu văn phịng? Văn phịng có chức nhiệm vụ gì? Khi bố trí văn phịng cần ý gì? Có phương pháp bố trí văn phịng nào? Quản trị Văn phịng MỤC TIÊU Hiểu khái niệm văn phòng, nắm chức nhiệm vụ văn phòng; Hiểu cấu tổ chức hành văn phịng; Biết hình thức bố trí văn phịng bản; Phân tích đánh giá S văn phịng; Phân tích yếu tố liên quan đến việc lựa chọn địa điểm văn phòng 2/2/2015 Quản trị Văn phòng NỘI DUNG 2/2/2015 • Khái niệm, vai trị văn phịng tổ chức; • Tổ chức văn phịng; • Những tác động mơi trường đến cơng việc văn phịng; • 5s văn phịng; • Các yếu tố liên quan đến định lụa chọn địa điểm VP; Quản trị Văn phòng 1.1 TỔNG QUAN CHUNG VỀ VP 1.1.1 KHÁI NIỆM VỀ VP Văn phòng phận đảm trách hoạt động tổ chức, thu thập xử lý, phân phối, truyền tải, quản lý, sử dụng thơng tin bên ngồi nội bộ, trợ giúp lãnh đạo thực hoạt động điều hành quản lý quan đơn vị VĂN PHỊNG ĐƯỢC HIỂU THEO NGHĨA RỘNG Văn phịng máy làm việc tổng hợp trực tiếp trợ giúp cho việc điều hành ban lãnh đạo quan đơn vị; NGHĨA HẸP Văn phòng trụ sở làm việc quan, đơn vị, địa điểm giao tiếp đối nội đối ngoại quan đơn vị 2/2/2015 Quản trị Văn phịng LƯU Ý Mặc dù văn phịng hiểu theo cách khác có đặc điểm chung, là:  Là máy tổ chức thích hợp với đặc điểm cụ thể quan:  Phải có địa điểm hoạt động giao dịch với sở vật chất định Quy mô yếu tố vật chất phụ thuộc vào quy mô đặc điểm hoạt động công tác văn phòng 2/2/2015 Quản trị Văn phòng 1.1.2 CHỨC NĂNG CỦA VĂN PHÒNG Tham mưu tổng hợp cho quan đơn vị:  Tư vấn xây dựng quy chế, quy trình làm việc  Giúp việc Điều hành, hậu cần  Xây dựng chương trình, kế hoạch, lịch làm việc;  Theo dõi, đôn đốc đơn vị thực kế hoạch;  Tổ chức, điều phối hoạt động chung quan;  Đảm bảo sở vật chất phương tiện, điều kiện làm việc cho quan  Là trung tâm, đầu mối giao tiếp quan  2/2/2015 Quản trị Văn phòng THẢO LUẬN Quản trị gì? Các chức quản trị? 2/2/2015 1.1.3 MỘT SỐ NGUYÊN TẮC TRONG QTVP        Nguyên tắc hoạch định (cơng việc văn phịng) Ngun tắc tổ chức máy tổ chức cơng việc văn phịng Phối hợp phận chức văn phòng Tiêu chuẩn hóa hoạt động văn phịng Phản hồi kiểm sốt cơng việc văn phịng Ngun tắc tầm hạn kiểm sốt Ngun tắc ủy thác cơng việc v v… 2/2/2015 Quản trị văn phòng 10 SEIRI Ý nghĩa: Sàng lọc, phân loại loại bỏ vật dụng không cần thiết khỏi nơi làm việc 2/2/2015 Quản trị Văn phòng 39 S1 – SEIRI – Sàng lọc  Hiệu Phân loại thứ cần thiết không cần thiết Loại bỏ thứ không cần thiết Xác định “đúng số lượng” thứ cần thiết Kỹ thuật • Thẻ đỏ + Ảnh chụp (loại bỏ vịng tuần  ví dụ tham khảo) • Chuẩn bị “Khu vực tạm thời” chứa vật bị loại bỏ Phương pháp • Báo chí, tạp chí tháng khơng sử dụng: Thẻ đỏ • • • • Tài liệu hết hiệu lực không sử dụng năm: Thẻ đỏ Các hồ sơ không liên quan đến nhân không sử dụng năm: Thẻ đỏ Máy móc, thiết bị văn phịng hỏng không sửa năm: Thẻ đỏ Các tập tin không sử dụng năm: Thẻ đỏ Loại bỏ  Do Hội đồng xử lý • Thẻ đỏ (1- tuần) tới “Khu vực tạm thời” để: Tái sử dụng Bán Loại bỏ thành phế liệu 2/2/2015 40 SEITON Ý nghĩa: Sắp xếp vật dụng cần thiết theo trật tự tối ưu cho dễ sử dụng 2/2/2015 Quản trị Văn phòng 41 S2 – Seiton – Sắp xếp Ta thấy bước vào siêu thị ? Tại người ta xếp ? Sắp xếp thứ cần thiết theo thứ tự ngăn nắp, vật, chỗ có đánh ký hiệu để dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ sử dụng, dễ kiểm tra Vật dụng cần dùng PHÂN LOẠI XỬ LÝ Sử dụng thường xuyên Đặt gần nơi làm việc Thỉnh thoảng sử dụng Để nơi dễ tìm, dễ lấy, dễ cất giữ Ít sử dụng phải giữ 2/2/2015 Lưu vào kho có chia khu vực có dấu hiệu nhận biết rõ ràng 42 SEISO Ý nghĩa: Giữ nơi làm việc cho khơng có bụi bẩn sàn nhà, máy móc thiết bị 2/2/2015 Quản trị Văn phịng 43 S3 – Seiso – Sạch Giữ gìn nơi làm việc, thiết bị, dụng cụ Hạn chế NGUỒN gây dơ bẫn, bừa bãi Vệ sinh, lau chùi có “Ý Ý THỨC” THỨC Kỹ thuật • Vệ sinh hàng ngày – Định kỳ vệ sinh + kiểm tra tồn • Thành lập đội kiểm tra 5S • Chụp ảnh trước sau vệ sinh  Lấy hình ảnh chụp làm ví dụ điển hình khuyến khích người tham gia Phương pháp • Chia khu vực/ Phân công trách nhiệm  Lập đồ khu vực bảng điểm 5S  phân cơng cụ thể trách nhiệm thực theo tiêu chí kiểm tra đề Tiến hành vệ sinh khu vực/ máy móc thiết bị  Vệ sinh cẩn thận, có hệ thống •  Làm vệ sinh khơng phải chùi bụi bẩn, mà để KIỂM TRA • • 2/2/2015 Thực cải tiến  Giảm nguồn gây dơ bẩn  Giảm thời gian vệ sinh Đề quy định giữ gìn vệ sinh toàn đơn vị  Kiểm tra việc tuân thủ 44 SEIKETSU Ý nghĩa: Duy trì nơi làm việc thật tiện nghi, hiệu cách lập lại thường xuyên 3S 2/2/2015 Quản trị Văn phòng 45 S4 – Seiketsu – Săn sóc Duy trì thành đạt “Liên tục phát triển” 3S lúc nơi Nguyên tắc Khơng: “Khơng có vật vơ dụng – Khơng bừa bãi – Không dơ bẩn” Sàng lọc Xuất sắc Giỏi Sạch Kỹ thuật • Chấm điểm 5S • Cải tiến điểm chưa đạt Sắp xếp Khá Đạt • Khen thưởng đơn vị thực tốt 2/2/2015 Thời gian 46 SHITSUKE Ý nghĩa: Huấn luyện người có ý thức, thói quen thực qui định 5S nơi làm việc 2/2/2015 Quản trị Văn phòng 47 S5 – Shitsuke – Sẵn sàng Tạo thành nề nếp, thói quen, tự nguyện, tự giác thực trì 3S: Sàng lọc – Sắp xếp – Sạch Hệ thống “Kiểm soát mắt” xây dựng Visual Control System - VCS Cách thực • Bộ phận thực chưa tốt học tập phận thực tốt, tiến hành đào tạo thêm cho phận thực chưa tốt • Làm cho người thấu hiểu nội dung quy định cách tốt nhìn hiểu • Thực thị, qui định • Thay thói quen cũ chưa tốt thói quen tốt • Thực liên tục tạo thành thói quen 2/2/2015 Mục tiêu 5S Các công cụ 5S Lặp lặp lại 3S liên tục Quản trị Văn phòng Sẵn sàng Sàng lọc  48 NGUYÊN NHÂN SỬ DỤNG 5S  o  o o o Do không ngăn nắp: Vật dụng nhiều, lưu giữ lộn xộn, khơng tìm cần đến, dẫn đến tình trạng phải mua có; Do khơng chọn lọc, chuẩn bị Giữ lại thứ sử dụng vàkhông sử dụng được; Môi trường làm việc bề bộn, khơng vệ sinh tạo thành thói quen, khơng quan tâm, làm cóđồn kiểm tra; Có tổ chức tốt sản xuất sản phẩm tốt vàổn định, với tình hình nay, muốn tồn thìphải thực 2/2/2015 Quản trị văn phịng 49 1.5 5S TRONG VĂN PHỊNG(tt PHỊNG(tt))  Lợi ích việc sử dụng S gì? 2/2/2015 Quản trị Văn phòng 50 1.5 CÁC YẾU TỐ LIÊN QUAN ĐẾN CHỌN ĐỊA ĐIỂM VĂN PHÒNG Phù hợp với quy mô hoạt động (Tầm hạn quản trị);  Tính thuận lợi phục vụ cơng việc (mơi trường, xa lộ, sân bay nhà ga, dân số, văn hoá, nhà cung ứng);  Tính dễ dàng liên hệ giao dịch;  Yếu tố phong thuỷ;  Nhiệt độ ánh sáng v.v  2/2/2015 Quản trị Văn phịng 51 TÌNH HUỐNG  Tập đoàn INFORM CORP tập đoàn chuyên cung cấp dịch vụ CNTT Đài Loan, năm 2013 tập đoàn định mở VPĐD TPHCM Khi đặt hàng với trung tâm cung cấp DV thuê văn phòng nhà xưởng họ đưa yêu cầu sau: - Tổng DT từ 150-200 m2; - Tiện ích(gần điện đường trường trạm); - Dễ liên lạc với sở ban chuyên ngành TP - Tiêu chuẩn văn phòng xanh Là nhân viên Trung tâm, Anh(Chị) tư vấn để tập đoàn IFORM đưa định lựa chọn địa điểm văn phòng phù hợp 2/2/2015 Quản trị Văn phịng 52 ƠN TẬP 2/2/2015 Trình bày khái niệm văn phòng, chức nhiệm vụ văn phòng Quản trị hành văn phịng gì? Chức nhiệm vụ quản trị HCVP Những công việc văn phịng gồm cơng việc gì? Những cơng việc quản trị gì? Mục đích QTHCVP gì? Phân tích ưu nhược mơ hình văn phịng theo địa bàn mơ hình văn phịng theo chức năng(phân tán) Tổ chức văn phịng gì? Vẽ sơ đồ tổ chức văn phòng doanh nghiệp nhỏ sơ đồ tổ chức doanh nghiệp lớn Phân tích u cầu tổ chức văn phịng? Trình bày cách thức bố trí văn phịng kín mở Phân tích ưu nhược cách thức bố trí Tại phải sử dụng S QTVP? Những lợi sử dụng 5S Trình bày nội dung 5S Quản trị văn phòng 53 ... cơng việc văn phịng; • 5s văn phịng; • Các yếu tố liên quan đến định lụa chọn địa điểm VP; Quản trị Văn phòng 1. 1 TỔNG QUAN CHUNG VỀ VP 1. 1 .1 KHÁI NIỆM VỀ VP Văn phòng phận đảm trách hoạt động... chung quan;  Đảm bảo sở vật chất phương tiện, điều kiện làm việc cho quan  Là trung tâm, đầu mối giao tiếp quan  2/2/2 015 Quản trị Văn phòng THẢO LUẬN Quản trị gì? Các chức quản trị? 2/2/2 015 1. 1.3... 2/2/2 015 15 1. 2 TỔ CHỨC VĂN PHÒNG Những yêu cầu máy tổ chức a Yêu cầu tổ chức: Khoa học, linh hoạt; b Yêu cầu cấu, chế phù hợp; c Các MQH cấu tổ chức máy văn phòng 2/2/2 015 Quản trị văn phòng 16 1. 2