Bài word chương 2 quản trị và điều hành văn phòng

Chương NHÂN TỐ CON NGƯỜI TRONG VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP Một cấp quản trị doanh nghiệp khoa quản trị doanh nghiệp chuyển dịch trọng tâm quản trị sang cơng việc văn phịng, để thực chuyển dịch đó, vấn đề then chốt định nhân tố người văn phòng Nhân lực văn phòng phân làm hai loại: - Lực lượng thư ký - Các quản trị viên văn phịng 2.1 NGHỀ THƯ KÝ VĂN PHỊNG: 2.1.1 Giới thiệu chung: Bất quan đơn vị cần phải có thư ký Nghề thư ký phải đào tạo cách nghiệp vụ kết làm việc đạt hiệu cao Thư ký văn phòng nghề mà phạm vi nghề phức tạp Không đơn giản đọc, viết, tính tốn làm Đối tượng: Các học viên làm cơng tác văn phịng có nhu cầu cần trang bị kiến thức để làm thư ký Các đối tượng làm nhân viên lĩnh vực khác có ý định chuyển qua làm cơng tác thư ký Những sinh viên thuộc khối ngành kinh tế, tài chính, chuẩn bị tốt nghiệp cần trang bị kiến thức để chuẩn bị xin việc làm Nhiệm vụ: Là cầu nối khách hàng cấp chất xúc tác để guồng máy hoạt động hiệu Họ thực công việc liên quan đến công tác hỗ trợ việc quản lý, điều hành văn phịng, thực cơng việc liên quan đến giấy tờ, cơng việc tạp vụ hành chính, xếp hồ sơ, soạn thảo văn bản, tiếp khách, lên lịch trình, tổ chức họp, hội nghị, lên kế hoạch cho giám đốc Phạm vi tay nghề: Phạm vi tay nghề chuyên môn nghiệp vụ thư ký bao quát mười nhiệm vụ: kế tốn, tài chính, xử lý văn bản, xử lý liệu, in ấn, bưu tín, viễn thông, bảo quản hồ sơ tài liệu, nhân sự, tổng hợp, quản trị thể thành mười bốn nhiệm vụ - Xử lý bưu tín ( văn thư đến-đi); - Nhận nói điện thoại; - Biên tập văn thư thông thường; - Chuẩn bị thư từ, ghi nhớ, văn bản, báo cáo; - Tiếp khách xếp hẹn gặp; Ghi tốc ký, sử dụng máy ghi âm dịch ra; Thu thập liệu ngồi doanh nghiệp nạp vào máy tính; Đánh máy, in tài liệu chuẩn bị phát hành; Phân phối thông tin truyền đạt công việc cho người khác; Lập hồ sơ lưu trữ tra cứu hồ sơ; Chuẩn bị họp: Chương trình họp, tài liệu, lập biên họp; - Chuẩn bị chuyến đi: hành trình, tài liệu, khoản chi; - Làm việc với tài chính, ngân hàng, cơng ty bảo hiểm, dịch vụ nhà đất, luật sư tồ án; - Hỗ trợ cơng tác quản lý; 2.1.2 Phần giao cho thư ký thường khác nhau, mặc dù họ đào tạo giống nhau, có lực nghiệp vụ thư ký giống nhau, với hiểu biết hành nghiệp kinh doanh giống 2.1.3 Vị trí cụ thể của thư ký thường khác nhau: - Nhân viên phòng hồ sơ-lưu trữ; - Thư ký đánh máy; - Thư ký xử lý văn bản; - Thư ký kế toán; - Trợ lý giám đốc; - Thư ký điều hành Nhưng họ cùng thực chức xử lý thơng tin, góp phần tham mưu cho cấp quản trị, có quan hệ giao tiếp ứng xử với nhiều người 2.1.4 Tay nghề thư ký văn phòng phải đào tạo có hệ thống Số thư ký trước chưa qua đào tạo, cần xếp cho bồi dưỡng đạt trình độ quy định Nội dung đào tạo phải bám sát đòi hỏi của doanh nghiệp bốn mặt sau đây: * Trước hết kỹ bản: nói, nghe, đọc, viết, tính toán lực suy đoán Đây kỹ thu nhận từ năm phổ thông, cần tinh luyện cao * Các kỹ nghiệp vụ thư ký: Phải đáp ứng mười bốn nhiệm vụ nêu nhấn mạnh số tiêu chuẩn: - Đánh máy đạt tốc độ 60 – 70 chữ phút ( tiếng anh đạt 50 wpm ) - Tốc ký đạt tốc độ 100 – 120 chữ phút ( tiếng anh đạt 80 wpm ) - Tin học văn phòng: xử lý văn bản, xử lý liệu - Trình bày ( đánh máy, viết, in từ máy tính ) hấp dẫn, đẹp - Sử dụng thành thạo điện thoại, telex, fax - Soạn thảo văn loại đạt chất lượng - Kỹ lập hồ sơ tra cứu nhanh - Biết sử dụng ngoại ngữ nghiệp vụ thư ký Tất kỹ phải cập nhật hóa theo kịp đổi không ngừng diễn * Các hiểu biết lực kinh tế: - Có kiến thức kinh tế sở, có tầm nhìn về: kinh tế, thương mại, kế tốn, tài chính, luật kinh tế - Nhanh chóng nắm bắt hiểu sâu sắc tổ chức hoạt động kinh tế của doanh nghiệp * Các phẩm chất cá nhân Đây mặt mà doanh nghiệp đặc biệt quan tâm lại khó nắm bắt xác Chính nhiệm vụ nặng của công tác đào tạo đồng thời mặt phấn đấu gay go của học viên Bởi lẽ: - Người thư ký phải người tin cậy, người thư ký, thư ký giám đốc, biết việc cách cặn kẽ ( She knows everything about everything ) - Người thư ký phải động, giỏi hợp tác, giỏi giao tiếp làm tốt công việc - Người thư ký giỏi, đối tượng mà cấp quản trị nhắm vào để đề bạt cần đến Vị trí ngưịi thư ký cao nấc thang nghề nghiệp địi hỏi phẩm chất cá nhân cao Đồng thời có xu hướng đòi hỏi phẩm chất cá nhân người thư ký vị trí thấp nâng cao dần lên Do nội dung yêu cầu có nhiều, xin đề cập sâu điểm sau đây: 2.1.5 Ba mức yêu cầu phẩm chất cá nhân a) Rèn luyện tính cách phẩm chất của người lao động bình thường Có điểm: - Thẳng thắn, chân thành, trung thực - Nhanh nhẹn, kịp thời, bền bỉ, chu đáo - Thấu hiểu công việc giao cách xác, có mức độ linh hoạt giao thêm việc - Có ý thức kỷ luật, ý thức hồn thành cơng việc cách tốt - Dễ làm quen, dễ kết bạn, tương trợ, giúp đỡ - Biết giữ gìn sức khỏe, bảo đảm sức làm việc - Ăn mặc, đứng, giao tiếp mức b) Rèn luyện tính cách phẩm chất của người thư ký văn phòng đại: Người thư ký cần có mười tính cách phẩm chất sau đây: - Cao vọng nghề nghiệp, phấn đấu vươn lên không ngừng - Ý thức tôn trọng hợp tác với tạo thành ý thức đồng đội, êkíp - Ý thức phát huy giá trị truyền thống dân tộc - Tạo tin cậy nhau, dựa vào - Ý thức làm việc tích cực, cần cù, hiệu Ý thức giữ kín loại tin tức khơng tiết lộ Sự chín chắn Sự tự trọng Sự phấn đấu bền bỉ Năng lực sử dụng quản lý thời hợp lý, hiệu c) Những yêu cầu cao người thư ký phấn đấu vươn lên vị trí thư ký cấp cao: Đó cao vọng nghề nghiệp, doanh nghiệp khuyến khích, trường lớp đào tạo sớm nêu để người thư ký tương lai nuôi dưỡng rèn luyện: Có mười yêu cầu theo hướng đó: - Ý thức lao động tự giác, tự động viên, tự tạo động lực - Tạo tin cậy, có ý thức trách nhiệm hồn thành tốt cơng việc - Tài tổ chức xây dựng chương trình, triển khai cơng việc, đảm bảo tính thời gian - Năng lực thích nghi nhanh chóng vững với thay đổi - Chủ động sáng tạo - Tự tin, hài hoà, khéo ngoại giao, khéo léo ứng xử - Năng lực diễn đạt thơng tin nói viết - Tài phân tích, dự báo suy đoán - Năng lực quan hệ, làm việc tốt với người - đồng cấp, cấp trên, cấp dưới, khách hàng khách đến giao tiếp với doanh nghiệp - Năng lực sử dụng tính vui vẻ, hồ nhã pha chút khơi hài lúc giao tiếp - ứng xử Vì thư ký cấp cao xếp cùng nhóm với quản trị viên hạng trung, nên yêu cầu rõ ràng cao mức so với yêu cầu nêu điểm (b) dành cho thư ký bậc khởi điểm thư ký hạng trung Tóm lại: Có thể nói nghề thư ký không dễ chút Để thành công bên cạnh kiến thức chun mơn phải có thêm ngoại hình khả ăn nói linh hoạt cộng vốn ngoại ngữ cần pha chút nghệ thuật Bắt buộc phải học cách thích nghi với mơi trường làm việc, cách xếp công việc cách khoa học, cách giải vấn đề khéo léo hợp tình hợp lý Ngồi cịn phải tự rèn luyện cho tính linh dộng khơn khéo cách ứng xử Đặc biệt phải tập cho khả chịu áp lực công việc cao 2.2 NGHỀ LÀM QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP: Những người làm nghề quản trị văn phòng gọi quản trị viên văn phòng Được xếp vào hàng quản trị viên văn phòng gồm: phụ tá hành chính; chánh, phó văn phịng; trợ lý văn phịng; kế tốn trưởng Chun viên, nhân viên văn phịng: Làm việc phận hành chính, tổ chức nhân sự, văn phòng quan nhà nước, văn phòng cho tổ chức xã hội từ trung ương đến địa phương làm văn phòng doanh nghiệp, cơng ty, tổ chức Nhân viên hành chính, văn thư, thư ký, lễ tân, trợ lý văn phòng cho quan, tổ chức, doanh nghiệp Vị trí lãnh đạo: Nếu bạn thực có lực đảm nhiệm vị trí quản lý, lãnh đạo phận hành chính, nhân văn phịng quan Giảng viên, nghiên cứu viên: có hội làm việc sở nghiên cứu, sở đào tạo quản trị văn phòng trường cao đẳng, đại học Văn phịng nhà nước Chính Phủ: Văn phòng Bộ, Hội đồng nhân dân, Văn phòng Sở, ban ngành, văn phịng quan Đảng, Đồn Hiệp hội Quản trị viên văn phòng cấp quản trị hạng trung, xếp cùng nhóm quản trị viên văn phịng cịn có: thư ký điều hành, thư ký giám đốc, trợ lý giám đốc Quản trị viên văn phòng đại cần đào tạo, bồi dưỡng có hệ thống, nội dung đào tạo phải phản ánh sát tiêu chuẩn của chức danh quản trị viên văn phòng Các tiêu chuẩn gồm bốn điểm sau: 2.2.1 Mức độ am hiểu chức quản trị: a) Như ta biết có bốn chức quản trị: hoạch định, tổ chức, điều khiển, kiểm tra Cả ba cấp quản trị cần nắm bốn chức ấy, với mức độ có khác Cấp cao tập trung nhiều vào chức hoạch định tổ chức; Cấp trung sơ cấp sở dồn sức nhiều cho chức điều khiển kiểm tra b) Đối với cấp quản trị viên văn phòng mức độ am hiểu vận dụng bốn chức phải sâu sắc văn phịng có chức xử lý thông tin bốn mặt ấy, cung cấp thông tin tư vấn, tham mưu cho cấp quản trị để xem xét để định bốn mặt c) Với am hiểu bốn chức sâu sắc quản trị viên văn phịng có kiến thức lực phát triển quy tắc nghiệp vụ để sâu, sát điều hành cơng việc văn phịng 2.2.2 Mức độ vận dụng kỹ quản trị a) Như ta biết có ba loại kỹ mà cấp quản trị viên nắm được: Kỹ nghiệp vụ - kỹ thuật, kỹ giao tiếp - ứng xử, kỹ tư chiến lược Tuy nhiên ba cấp quản trị cần nắm ba loại kỹ với mức độ khác Cấp cao cần tập trung sức vào vận dụng kỹ tư chiến lược Cấp sở phải giỏi kỹ kỹ thuật Cấp trung cầu nối cấp với cấp sở cần hiểu biết vận dụng ba kỹ b) Đối với cấp quản trị viên văn phòng, mức độ am hiểu vận dụng ba loại kỹ phải đủ phải đủ sâu sắc, sáng tạo để tổ chức xử lý thông tin đạt năm yêu cầu đầy đủ, xác, nhanh chóng, kịp thời, chất lượng c) Sự am hiểu vận dụng ba loại kỹ sâu sắc, sáng tạo quản trị viên văn phịng triển khai tốt cơng việc điều hành Có khả thành thạo tin học văn phòng am hiểu ứng dụng của phần mềm Microsoft Office, phần mềm chuyên dụng Nắm vững kỹ phần cứng, phần mềm của hệ thống công nghệ thơng tin văn phịng Có đầy đủ kỹ phân tích vận hành hệ thống mạng, hệ thống thông tin chuyên phục vụ cho công tác quản trị, quản lý hồ sơ, tài liệu Khả khai thác, nghiên cứu thông tin nhanh nhạy quản trị văn phịng Tự nâng cao trình độ cá nhân ngành quản trị văn phòng Khả giao tiếp tốt, biết đàm phán khéo léo tạo lập mối quan hệ Kiểm soát thời gian xây dựng kế hoạch hiệu công việc 2.2.3 Quản trị viên văn phịng phải giỏi điều hành cơng việc văn phịng Một am hiểu cơng việc văn phịng vận dụng chức kỹ quản trị, quản trị viên văn phòng phải đủ sức thực bảy nhiệm vụ sau đây: - Tổ chức, xếp tốt chỗ làm việc của văn phòng - Điều hành tốt thông tin - Điều hành tốt công tác nhân - Điều hành tốt việc kết hợp nghiệp vụ truyền thống với thiết bị đại - Điều hành tốt vòng đời của tài liệu - Điều hành tốt ngày làm việc văn phòng - Làm tốt công tác kiểm tra 2.2.4 Những yêu cầu phẩm chất cá nhân: Cả hai mươi bảy yêu cầu đề cho thư ký, từ thư ký bậc khởi điểm đến thư ký hạng cao (được xếp vào nhóm quản trị viên cấp trung ) áp dụng cho quản trị viên văn phòng Tuy nhiên, riêng quản trị viên văn phòng cần nhấn mạnh tám điểm phẩm chất sau đây: - Thể chín chắn, thăng lịng tự tin - Tiếp nhận nghiêm túc trích, phê bình gợi ý - Nhận diện nhân tố quan trọng của tình cá biệt, có thái độ phân tích khách quan - Xác định xác ưu tiên - Hồn thành cơng việc thơng qua phối hợp với đồng sự, với người khác - Quyết làm công việc tới cùng cách tự tin, không sợ va vấp - Dám nghĩ, dám làm dám chịu trách nhiệm - Làm nhiều công việc mức quy định 2.3 Phong thái cần thiết quản trị viên văn phịng 2.3.1 Dáng vẻ bề ngồi: Tạo ấn tượng tự nhiên, nhã nhặn, giản dị a) Dáng điệu nên tránh: - Lưng còng xuống, ngực ưỡn phía trước (sát cạnh bàn) - Mắt nhìn đăm đăm phía trước (hoặc vào người đối diện) ngược lại nhìn cầu khẩn, tha thiết - Vừa nói vừa “khoa tay múa chân” bất động tượng - Dáng hối mệt mỏi - Dùng ngón tay vào mặt người đối thoại tiếp xúc b) Trang phục: - Nghiêm chỉnh, mức, tươm tất không lập dị (nếu theo thời trang phải phù hợp với dáng điệu của mình), quần áo khơng nhàu nát, nhăn, ý tới dáng vẻ bề - Chú ý tới kiểu giầy, tất, màu sắc của phù hợp với quần áo, lứa tuổi - Chú ý tới dáng ngồi trường hợp mặc áo dài, váy, đầm, c) Mũ đội: Ngay ngắn, đơn giản, cân xứng với khn mặt, mái tóc, quần áo mặc d) Trang điểm: - Kín đáo - Đừng lạm dụng son phấn nước hoa - Chăm sóc đơi bàn tay, móng tay 2.3.2 Cách nói nên tránh: - Sỗ sàng, thơ tục, cà lăm, nói xui xẻo, nói gây hiểu lầm - Những giải thích khơng đúng, nói bóng, nói gió hay đệm tiếng nước ngồi khơng cần thiết 2.3.3 Cách cư xử: a) Sự dịu dàng: - Biểu lộ tình cảm chỗ - Chế ngự nhút nhát - Việc làm ngày hoàn thiện tạo tin tượng của cấp đồng nghiệp b) Sự dễ thương: Làm cho người có cảm tình với mình, giúp đỡ người khơng nơ lệ, khúm núm c) Lịch sự: Tuân thủ nguyên tắc lịch đối thoại với đối tượng khác như: - Đàn ông đàn bà - Người lớn tuổi hay người trẻ tuổi - Lãnh đạo, đồng nghiệp, khách hàng, nhân viên của Tất đối tượng không nên thân mật độ d) Sự xác: Tơn trọng giấc, lời hẹn, hứa e) Vẻ vui tươi: Vẻ mặt vui tươi trầm tĩnh, tự chủ mình, sáng suốt đối phó với tình khó khăn cơng việc 2.3.4 Phẩm chất: Trật tự, kín đáo, làm việc có phương pháp, có trí nhớ, có sáng kiến chủ động cơng tác, có tinh thần trách nhiệm Nhóm CHƯƠNG 3: TỔ CHỨC SẮP XẾP CHỖ LÀM VIỆC * Trả lời câu hỏi ơn tập: Câu 1: Mục đích của việc tổ chức xếp chỗ làm việc văn phòng? -Tổ chức nơi làm việc của văn phòng nội dung quang trọng của cơng tác tổ chức văn phịng có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu của cơng tác văn phịng Mục đích của việc tổ chức xếp chỗ làm việc văn phòng là: +Tận dụng tối ưu mặt bằng, tiết kiệm sử dụng động diện tích văn phịng +Giảm thiểu thời gian công sức cho việc di chuyển phận của người lao động nói chung nhân viên văn phịng nói riêng +Tạo mơi trường làm việc khoa học cho nhân viên văn phòng nhằm nâng cao suất lao đông bảo vệ sức khỏe +Tạo điệu kiện thuận lời cho công tác thu thập, xử lý thơng tin +Tiết kiệm chi phí văn phịng +Bảo đảm an toàn kỹ thuật, tuân thủ quy định bảo mật, phịng cháy chữa cháy, an tồn lao động theo quy định +Sắp xếp bàn ghế nơi làm việc cách khoa học thẩm mỹ làm cho tinh thân nhân viên phấn chấn, giảm bớt thẳng tăng suất lao động Câu 2: Nguyên tắc tổ chức không gian làm việc? -Đáp ứng nhu cầu sử dụng: Trước bố trí văn phịng hay cần thay đổ cách bố trí tại, người quản lí cần biết rõ nhu cầu sử dụng mặt bằng, máy móc củng thiết bị văn phịng Khơng có quy định cụ thể diện tích sử dụng dành cho cá nhân, thơng thường vị trí quản lí, người có chức vụ thường bố trí mặt rộng hơn, tùy vào diện tích mặt chung mà cơng ty có Vị trí văn phịng chọn tùy theo chức công việc Chẳng hạn, văn phịng cung tiêu bố trí gần xưởng kho để phục vụ sản xuất Các phòng có chức tiếp xúc nhiều với khách hàng xếp phía trước, gần cổng… Việc cung cấp máy móc, thiết bị củng cần phù hợp với tính chất cộng việc số người thực công việc -Phù hợp với mối tương quan luồng công việc, người làm việc thiết bị làm việc: Trong công việc văn phịng việc xếp, bố trí phải theo hướng hạn chế di chuyển không cần thiết, công việc theo đường thẳng, tránh xuyên ngang theo đường vòng Nhờ vào lưu đồ quy trình nghiệp vụ, người quản lí có cách thức bố trí, xếp phịng làm việc thích hợp với luồng công việc, cách nghiên cứu khoảng cách di chuyển chỗ làm việc của nhân viên đến chỗ làm việc của lãnh đạo, vị trí bàn vi tính so với máy in hay khoảng cách từ bàn nhân viên tới tủ hồ sơ,… Những phận thực cơng việc có liên quan nên bố trí gần Khi bố trí văn phịng cần lưu ý lối thoát hiểm trường hợp cấp bách ngăn ngừa nguy -Bàn ghế phù hợp với nhu cầu sữ dụng: Khi lựa chọn bàn ghế, người quản lí cần ý tạo mơi trường làm việc thoải mái cho nhân viên Cần chọn loại ghế phù hợp với vị trí cơng việc Loại ghế sữ dụng cho văn phòng thường loại ghế điều chỉnh độ cao, có tựa lưng dễ dàng xoay chuyển cần thiết Nói chung, cách lựa chọn xếp bàn ghế không ảnh hưởng suất làm việc mà đến sức khỏe an tồn của nhân viên Câu 3: Vai trị của không gian làm việc môi trường làm việc? Khơng gian làm việc thực có ảnh hưởng đến suất hiệu công việc Tổ chức không gian làm việc cho đảm bảo thuận tiện, thoải mái, an toàn cho nhân viên thao tác hoạt động thực nhiệm vụ công việc yêu cầu mà người quản trị cần quan tâm đáp ứng Không gian làm việc môi trường dể tác động đến trạng thái tâm lí làm việc hiểu suất công việc của nhân viên Do đó, nhà thiết kế khuyên tùy theo lĩnh vực của công việc mà cần lựa chọn kiểu dáng mơ hình khơng gian làm việc thích hợp Nhân viên mong muốn làm việc mơi trường động, dể chịu, thoải mái Ngồi ra, họ cần nơi làm việc có tiện nghi, trang bị đầy đủ thiết bị văn phòng nhằm mục đích hỗ trợ cho hiệu cơng việc Ngày nay, nhu cầu làm việc không đơn làm việc nhà tâm lí học thấy nhân viên văn phòng người động nhấ, linh hoạt dễ mẫm cảm với tác động của không gian môi trường làm việc Với mơi trường làm việc tốt, khơng gian thống mát cung cách làm việc không nề nguồn động lực mạnh mẻ giúp họ sáng tạo hay đưa định, phương pháp chiến lược đắn Vì vậy, việc tổ chức môi trường làm viêc cần đáp ứng số nguyên tắc Câu 4: Môi trường làm việc ảnh hướng đến người văn phịng? Mơi trường làm việc đóng vai trị vơ cùng thiết yếu trông kết làm việc của nhân viên: -Ánh sáng: chất lượng ánh sáng công ty tác động lớn đến xuất của người làm việc Nghiêm cứu ră nhân viên tiếp xúc thường xuyên với ánh sáng tự nhiên làm thường khỏe mạnh dễ dàng điều tiết cảm xúc Ánh sáng tự nhiên cịn có ảnh hưởng tốt tới hệ trao đổi chất vô cùng thiết yếu tới việc điều hòa thể Trong trường hợp khơng thể tăng ánh sáng tự nhiên văn phịng, xem xét mua đèn gắn bàn tăng cường độ ánh sáng đèn cao -Màu sắc: nhiều nghiên cứu giải thích chi tiết màu sắc tác động đến tâm trạng suất Một nghiên cứu gần nói màu nhạt nhàm chán be, xám hay chí trắng khiến nhân viên chán nản buồn bực,đặc biệt với phụ nữ Trong ki đàn ông thường mệt mỏi làm việc môi trường có màu cam tím Họ nói màu sắc có bước sóng thấp xanh lam lục giúp nâng cao khả tập trung hiểu gia tăng xuất Còn vàng lại vơ cùng hồn hảo cho cơng việc địi hói sáng tạo design, phim ảnh viết lách,… -Bày trí, tổ chức văn phịng: yếu tố quan trọng khơng cịn khác ngồi cách tổ chức, bố trí văn phịng Hãy đảm bảo văn phịng phẩm thông dụng đặt gần người hay sữ dụng chúng Luôn tránh để điều xảy giá, cảm thấy cần thiết, thuê nhân viên thiết kế phòng để giúp xếp vật dụng nội thất văn phịng cách hợp lí Phần lớn chủ doanh nghiệp ln cố gắng cung cấp văn phịng hàng bao đồ đạc với mong muốn giúp nhân viên có đầy đủ cần thiết, rốt lại thành “nhồi nhét” phòng Về mặt tổ chức, chắn ghế ngồi phải phù hợp với dáng người chuẩn khiến lưng thẳng Điều giúp nhân viên tập trung cao độ nâng cao suất Câu 5: Các yếu tố ảnh hưởng đến suất lao động? -Thứ tiền lương Tiền lương, tiền thưởng yếu tố quan trọng góp phần tạo động lực thúc đẩy người lao động làm việc nâng cao suất lao động.Tiền lương ảnh hưởng trực tiếp đến mức sống người lao động.Do tiền lương nhân tố mạnh mẽ để tăng suất lao động, hay nói cách khác, đói với người lao động tiền lương khoản thu nhập chính, để tăng tiền lương họ phải tăng suất lao động -Thứ đầu tư ( nguồn vốn, máy móc thiết bị, công nghệ sản xuất , lao động,…) Đây yếu tố tác động mạnh đến suất lao động Hầu hết doanh nghiệp Việt Nam có quy mơ vừa nhỏ, nguồn vốn cịn hạn hẹp, cơng nghệ sản xuất lạc hậu trung bình, doanh nghiệp nước ngồi có hỗ trợ mạnh tài chính, đầu tư máy móc thiết bị dây chuyền công nghệ đại, tiên tiến, giúp trình sản xuất diễn liên tục, ổn định nâng cao suất lao động -Thứ trình độ ứng dụng khoa học kỹ thuật vào sản xuất cịn thấp, lao động thủ cơng cịn nhiều, đặc biệt ngành công nghiệp, dẫn đến khả tăng suất lao động thấp Hiện ngày đại địi hỏi người lao động phải có trình độ chun mơn tương ứng để có khả sử dụng, điều khiển máy móc sản xuất Nâng cao trình độ văn hóa chun mơn của người, Câu : Tại ngày nay, bố trí văn phịng xu hướng chung khơng gian mở với văn phịng sử dụng vách ngăn? Vì loại bỏ vách ngăn khơng gian bên văn phịng, loại bỏ tường văn phòng giúp văn phòng rộng rãi thống mát Việc bố trí xu hướng không gian mở giúp nhân viên dễ dàng tương tác với thường xuyên, từ tạo phong cách làm việc cởi mở hơn, động Dể dàng trao đổi cơng việc cá nhân, nhóm với Với mơ hình lại tiết kiệm chi phí, doanh nghiệp cịn tiết kiệm đầu tư trang thiết bị văn phịng khơng gian mở giúp tăng việc chia sẻ cùng sử dụng chung trang thiết bị máy vi tính Khơng gian mở cịn cung cấp tính linh hoạt hù hợp với nhu cầu phát triển nhân Câu 7: Nguồn gốc của 5S gì? 5S ? ý nghĩa của 5S việc tổ chức xếp văn phòng ? - Nguồn gốc của 5S : 5S (5S methodology) bắt nguồn từ Nhật Bản vào đầu năm 1980 kỷ xx Năm 1986, 5S phổ biến nhiều nước Singapore, Trung Quốc, Ba Lan,…Được đưa vào Việt Nam Nhật mở rộng đầu tư Vikyno công ty Việt Nam áp dụng 5S từ năm 1993 -5S tên phương pháp quản lý, xếp nơi làm việc Nó viết tắc của từ tiếng Nhật gồm : seiri, seiton, seiso, seiketsu, shitsuke Sàng lọc :seiri hay sàng lọc có nghĩa phân loại, tôt chức vật dụng theo trật tự Đây bước doanh nghiệp cần làm thực hành 5S -Ý nghĩa của 5S việc tổ chức xếp văn phòng : +Nơi làm việc sẻ, gọn gàng, ngăn nắp +Tăng cường sáng tạo, phát huy sáng kiến tiến +Tạo kỷ luật cho tổ chức +Hỗ trợ công việc dễ dàng +Đem lại nhiều thiện cảm, hội kinh doanh +Mọi người trở nên có kỷ luật