ÁP DỤNG TIÊU CHUẨN 5s TRONG sắp đặt và bố TRÍ văn PHÒNG làm VIỆC của TỔNG CÔNG TY KHÁNH VIỆT

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NHA TRANG KHOA KINH TẾ TIỂU LUẬN CHỦ ĐỀ: ÁP DỤNG TIÊU CHUẨN 5S TRONG SẮP ĐẶT VÀ BỐ TRÍ VĂN PHỊNG LÀM VIỆC CỦA TỔNG CƠNG TY KHÁNH VIỆT Khánh Hòa, tháng năm 2021 MỤC LỤC TỔNG QUAN VỀ CÔNG CỤ 5S .4 1.1 Khái niệm 5S 1.2 Mục tiêu công cụ 5S .5 1.3 Các bước áp dụng 5S .5 1.4 Lợi ích 5S mang lại .5 1.5 Các yếu tố để thực thành công 5S .6 QUY TRÌNH ÁP DỤNG 5S 2.1 Seiri – Sàng lọc 2.1.1 Kỹ thuật thực tế thực sàng lọc 2.1.2 Đánh giá việc hoạch định triển khai hoạt động sàng lọc bao gồm 2.2 Seiton – Sắp xếp 2.2.1 Kỹ thuật thực tế thực sàng lọc 2.2.2 Đánh giá việc thực trì hoạt động xếp thơng qua việc .8 2.3 Seiso – Sạch Sẽ 2.4 Seiketsu – Săn Sóc 2.5 Shitsuke – Sẵn Sàng 10 THỰC TRẠNG ÁP DỤNG 5S TẠI TỔNG CÔNG TY KHÁNH VIỆT 11 3.1 Giới thiệu Tổng công ty Khánh Việt 11 3.2 Quá trình thực 5S Tổng công ty Khánh Việt .11 3.2.1 Sàng lọc 13 3.2.2 Sắp xếp 13 3.2.3 Sạch 14 3.2.4 Săn sóc 14 3.2.5 Sẵn sàng 14 3.2.6 Tiêu chí đánh giá, kiểm tra kết thi đua 5S công ty .14 3.3 Những thuận lợi khó khăn cơng ty gặp phải thực 5S .15 3.3.1 Thuận lợi 15 3.3.2 Khó khăn 15 3.4 Giải pháp .16 KẾT LUẬN 17 TÀI LIỆU THAM KHẢO .18 LỜI MỞ ĐẦU Với phát triển chung giới, Việt Nam quốc gia phát triển nhanh mạnh theo hướng cơng nghiệp hóa, đại hóa hội nhập quốc tế Đầu tư nước nước năm tăng mạnh địi hỏi nhu cầu chất lượng, suất lao động ngày cao với tình hình dịch bệnh bắt buộc doanh nghiệp phải có cạnh tranh đào thải trở nên liệt Mỗi doanh nghiệp muốn nâng cao khả cạnh tranh thị trường phải chọn cho hướng riêng kinh doanh cách quản lý Thông qua việc xây dựng, áp dụng biện pháp hệ thống quản lý chất lượng doanh nghiệp để thỏa mãn yêu cầu khách hàng thị trường Tuy nhiên, dù doanh nghiệp có chọn cách thức kinh doanh, đầu tư nữa, người yếu tố quan trọng định thành công cho doanh nghiệp Với triết lý người trung tâm phát triển, hiểu điều quan trọng nên từ lâu Nhật Bản xuất phong trào 5S với mong muốn môi trường làm việc lành mạnh, đẹp, thống đãng, tiện lợi tinh thần người lao động thoải mái hơn, suất điều kiện lao động cao Hiện nay, có nhiều nước áp dụng mơ hình có doanh nghiệp Việt Nam Tổng Cơng ty Khánh Việt (KHATOCO) số đó, công ty chuyên cung cấp, sản xuất thuốc lá, công nghiệp may, in bao bì, dịch vụ du lịch… ứng dụng mơ hình 5S vào cơng ty mang lại môi trường làm việc hiệu Nhận thấy tầm quan trọng tơi định chọn “Áp dụng tiêu chuẩn 5S đặt bố trí văn phịng làm việc Tổng cơng ty Khánh Việt” làm chủ đề nghiên cứu cho tiểu luận 4 TỔNG QUAN VỀ CƠNG CỤ 5S 1.1 Khái niệm 5S Khái niệm 5S bắt nguồn từ Nhật Bản vào đầu năm 80 áp dụng rộng rãi quốc gia, có Việt Nam Đây phương pháp quản lý đơn giản dễ thực Mục đích việc áp dụng 5S không đơn việc nâng cao điều kiện môi trường làm việc tổ chức, mà quan trọng làm thay đổi cách suy nghĩ, thói quen làm việc tăng cường khả sáng tạo cá nhân tổ chức Khi đó, người có tinh thần thoải mái, suất lao động cao điều kiện để việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng hiệu hơn, giúp nâng cao chất lượng hoạt động làm giảm lãng phí cơng ty S chữ đầu từ tiếng Nhật “Seiri”, “Seiton”, “Seiso”, Seiketsu” “Shitsuke”, dịch sang tiếng Việt “Sàng lọc”, “Sắp xếp”, “Sạch sẽ”, “Săn sóc” “Sẵn sàng” SERI (Sàng lọc): Là xem xét, phân loại, chọn lựa loại bỏ thứ không cần thiết nơi làm việc Chống xu hướng người muốn giữ thứ cho trường hợp dự phòng, giữ loại dụng cụ, phương tiện tối thiểu hỗ trợ cho công việc, nên dán nhãn “đỏ” vào dụng cụ, thiết bị vật liệu cần thiết giữ lại SEITON (Sắp xếp): Là bố trí, đặt thứ ngăn nắp theo trật tự hợp lý để dễ dàng, nhanh chóng cho việc sử dụng Khi xếp nên sử dụng phương tiện trực quan cách rõ ràng, đễ người dễ nhận biết, tạo nơi làm việc có tổ chức, giảm thiểu thời gian tìm kiếm, loại bỏ hành động dư thừa gây lãng phí thời gian SEISO (Sạch sẽ): Là giữ gìn vệ sinh nơi làm việc, máy móc, thiết bị để đảm bảo môi trường, mỹ quan nơi làm việc Tất thành viên đơn vị có ý thức tham gia giữ gìn vệ sinh, phải có đủ phương tiện, dụng cụ vệ sinh cho đầy đủ thích hợp Cơng việc vệ sinh việc làm thường xuyên người tổ chức, Ban lãnh đạo thường xuyên kiểm tra nhắc nhở việc thực SEIKETSU (Săn sóc): Là trì thường xuyên việc làm, cải tiến liên tục nơi làm việc để đạt hiệu cao điều quan trọng cần thiết Xác lập hệ thống kiểm soát trực quan, dán nhãn đánh dấu màu sắc Tạo môi trường dễ dàng để trì việc sàng lọc, xếp SHITSUKE (Sẵn sàng): Giáo dục người có ý thức, tạo thói quen tự giác tuân thủ nghiêm ngặt qui định nơi làm việc Hãy biến việc làm tốt đẹp trở thành thói quen, niêm yết kết đánh giá 5S nơi làm việc để khuyến khích việc tốt rút kinh nghiệm việc chưa tốt Kiểm tra định kỳ với nguyên tắc xác lập, xây dựng định hình văn hoá đơn vị 1.2 Mục tiêu cơng cụ 5S Thực chương trình 5S sở để thực chương trình cải tiến chất lượng công ty, thực cải thiên môi trường làm việc nâng cao hiệu làm việc cho công ty, tổ chức Cải thiện hình ảnh danh tiếng cơng ty mắt khách hàng đội ngũ nhân viên công ty Xây dựng tinh thần đồng đội người Phát triển vai trò lãnh đạo cán bộlãnh đạo cán quản lý thông qua hoạt động thực tế Tăng hiệu làm việc nhờ giảm thiểu thời gian chết tìm kiếm, chuận bị, vận hành tiến hành công việc Thời gian thực công việc rút ngắn giao sản phẩm hẹn Giảm hàng tồn kho kiểm kê dễ dàng xác hàng hóa kho Nâng cao chất lượng nhờ giảm bụi bặm hạt kim loại Máy móc hỏng hóc nhờ quy trình kiểm tra Seiso An tồn lao động nâng cao khơng có chướng ngại vật lối sàn nhà nơi làm việc, sàn nhà khơng cịn trơn trượt Giảm chi phí, khích lệ nâng cao tinh thần cố gắng công ty 1.3 Các bước áp dụng 5S Bước 1: Chuẩn bị, xem xét thực trạng Bước 2: Phát động chương trình Bước 3: Mọi người tiến hành tổng vệ sinh Bước 4: Bắt đầu sàng lọc Bước 5: Thực sàng lọc, xếp hàng ngày Bước 6: Đánh giá định kỳ 1.4 Lợi ích 5S mang lại 5S chương trình nâng cao suất phổ biến Nhật Bản dần trở nên phổ biến nhiều nước khác Nó bắt nguồn từ truyền thống Nhật Bản, nơi, công việc, người Nhật cố gắng khơi dậy ý thức trách nhiệm, tự nguyện, tính tự giác người thực cơng việc Người Nhật ln tìm cách cho cơng nhân thực gắn bó với cơng việc Ví dụ phân xưởng người quản lý cố gắng khơi dậy ý thức người công nhân “công việc tơi”, “chỗ làm việc tơi”, “máy móc tơi”, từ người lao động chấp nhận chăm sóc “chiếc máy làm việc mình”, “chỗ làm việc mình” cố gắng để hồn thành “cơng việc mình” cách tốt Khi chương trình 5S thực thành công đưa lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp cụ thể sau: Nơi làm việc trở nên ngăn nắp Tăng cường phát huy sáng kiến cải tiến Mọi người trở nên kỷ luật Các điều kiện hỗ trợ sẵn sàng cho công việc Chỗ làm việc trở nên thuận tiện an tồn Cán cơng nhân viên tự hào nơi làm việc Đem lại nhiều hội kinh doanh Đẩy mạnh sản xuất Nâng cao chất lượng công việc Cắt giảm chi phí q trình làm việc Giao hàng hẹn Thúc đẩy tinh thần làm việc Môi trường làm việc an tồn Nâng cao uy tín cơng ty, tăng thêm khách hàng Thực tốt 5S đóng góp cho yếu tố PQCDSM: Cải tiến suất (P-Productivity) Nâng cao chất lượng (Q-Quality) Giảm chi phí (C-Cost) Giao hàng hẹn (D-Delivery) Đảm bảo an toàn (M-Morale) 1.5 Các yếu tố để thực thành công 5S Lãnh đạo cam kết hỗ trợ: Điều kiện tiên cho thành công thực 5S hiểu biết ủng hộ lãnh đạo việc hình thành nhóm cơng tác đạo thực Bắt đầu đào tạo: Đào tạo cho người nhận thức ý nghĩa 5S, cung cấp cho họ phương pháp thực khởi nguồn chương trình Khi có nhận thức có phương tiện người tự giác tham gia chủ động hoạt động 5S 7 Mọi người tự nguyện tham gia: Bí thành công thực 5S tạo mơi trường khuyến khích tham gia người Duy trì cải tiến khơng ngừng: Thực chương trình 5S lặp lại khơng ngừng hoạt động nhằm trì cải tiến cơng tác quản lý QUY TRÌNH ÁP DỤNG 5S 2.1 Seiri – Sàng lọc 2.1.1 Kỹ thuật thực tế thực sàng lọc Bước 1: Cùng bạn đồng nghiệp quan sát nơi làm việc Phát xác định khơng cần dùng cho cơng việc Rồi bỏ chúng Không cất giữ không cần dùng đến Bước 2: Nếu bạn đồng nghiệp khơng thể xác định cần khơng cần dùng đến, ghi lại ký hiệu “loại bỏ” kèm theo ngày tháng để riêng qua bên Bước 3: Sau thời gian khoảng tháng, kiểm tra lại xem có cần dùng đến hay khơng Nếu khơng có cần dùng tháng Điều khơng cần thiết cho cơng việc bạn Nếu bạn khơng thể tự định lấy thời gian định Các phương pháp loại bỏ vật khơng cần thiết Máy móc, ngun vật liệu trang thiết bị không sử dụng 12 tháng qua Máy móc, nguyên vật liệu, trang thiết bị, cơng cụ sản xuất đồ dùng văn phịng hư hỏng Các thiết bị máy móc, nguyên vật liệu, đồ đạc cố định trang thiết bị hư hỏng khơng có khả sửa chữa Các ngun vật liệu hạn cần hủy bỏ Các sách ấn phẩm khác khơng có giá trị sử dụng để tham khảo Số lượng tài liệu photo thừa Các tài liệu lỗi thời Các nguyên vật liệu bao gói đồ dùng không cần thiết Các vật liệu cũ nát vật dụng không sử dụng khác 2.1.2 Đánh giá việc hoạch định triển khai hoạt động sàng lọc bao gồm Lập kế hoạch thực tổng vệ sinh định kỳ 8 Xây dựng tiêu chí phân loại đồvật cần thiết khơng cần thiết Xác định tiến hành phân loại đồvật cần thiết không cần thiết cho công việc Loại bỏ đồ vật không cần thiết nơi làm việc Tiêu chí đánh giá Thực hành tốt 5S Xác định nguyên nhân hành động khắc phục cần thực đểgiảm thiểu việc lưu trữ đồ vật không cần thiết nơi làm việc 2.2 Seiton – Sắp xếp 2.2.1 Kỹ thuật thực tế thực sàng lọc Sau sàng lọc có vật dụng cần thiết giữ lại nơi làm việc, vật Đối với vật dụng ta phải qui định nơi cất giữ cách vạch lằn vàng nền, bàn kệ Địa diểm qui định phải tuỳ thuộc vào tần số sử dụng kích thước vật dụng để giúp người thợ cử động dễ dàng có hiệu Nếu vật dụng: Được dùng thường xuyên: Đăt máy dây chuyền Không dùng thường xuyên: Để xưởng làm việc Để người dùng chung: Đặt để dễ kiểm soát Tuỳ chất vật dụng mà lưu giữ chúng cho an toàn nguyên tắc Sàng lọc: - Làm theo phương pháp FIFO (Vào trước Ra trước) vật dụng lưu trữ - Phân cho vật dụng địa cất giữ dành sẵn - Mọi vật dụng kèm theo địa phân, có gắn nhãn theo hệ thống - Đặt vật dụng cho dễ nhìn thấy để giảm thiểu thời gian tìm kiếm - Đặt vật dụng cho người tiếp cận cách dễ dàng - Các dụng cụ sử dụng đặc biệt phải để tách riêng với dụng cụ dùng phổ biến - Đặt dụng cụ thường sử dụng bên cạnh người sử dụng 2.2.2 Đánh giá việc thực trì hoạt động xếp thông qua việc Xây dựng nguyên tắc tổ chức, xếp đồ vật cần thiết nhằm đảm bảo tính sẵn có, thuận tiện, an tồn sử dụng giảm thiểu lãng phí Đảm bảo thông hiểu thực hành nguyên tắc nơi làm việc Thực trì dấu hiệu nhận biết thích hợp đồ vật khu vực 9 Sắp xếp thứ cần thiết theo tần suất sử dụng, thứ tự ngăn nắp có đánh số ký hiệu để dễ tìm, dễ thấy Sắp xếp vật, chỗ Vẽ vạch vàng cho vị trí quy định Sắp xếp vị trí dụng cụ, máy móc, cơng nhân… cho tiến trình làm việc trơi chảy 2.3 Seiso – Sạch Sẽ Sạch hiểu hoạt động vệ sinh nơi làm việc, dụng cụ làm việc hay khu vực xung quanh … Sạch hoạt động cần tiến hành định kì Việc dọn dẹp lau chùi thường xuyên giúp khu vực làm việc ngăn nắp Hạn chế nguồn gây dơ bẩn Sạch mang nghĩa kiểm tra Phương châm phong trào 5S làm có nghĩa kiểm tra môi trường làm việc phải giữ không đợi đến bẩn làm vệ sinh Việc thực vệ sinh thực qua ngày tổng vệ sinh lịch làm vệ sinh hàng ngày nơi làm việc Luôn kiểm tra để bàn làm việc, máy móc, sàn nhà sẽ, khơng bị bụi bẩn Để thực nội dung cần phát động phong trào làm vệ sinh – 10 phút ngày nơi làm việc trước sau Mọi người cần thể trách nhiệm môi trường xung quanh nơi làm việc, người làm vệ sinh tổ chức chịu trách nhiệm nơi cơng cộng cịn khu vực làm việc cá nhân nên để cá nhân tự phụ trách Đánh giá thực trì hoạt động Sạch thông qua việc: Lập kế hoạch thực hoạt động SEISO định kỳ Thực làm vệ sinh kết hợp với hoạt động kiểm tra Xác định rõ ràng trách nhiệm thực hiện, trách nhiệm kiểm tra phương pháp thực SEISO khu vực Ban hành văn hướng dẫn chuẩn mực kiểm tra, chấp nhận cần thiết Tổ chức hoạt động theo dõi đánh giá định kỳ việc thực SEISO, đặc biệt ý khu vực có ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm, mơi trường an tồn cho người lao động Xác định nguyên nhân thực biện pháp khắc phục/phịng ngừa thích hợp phát trình thực SEISO, bao gồm hành động cần thiết để chặn nguồn gây bẩn 2.4 Seiketsu – Săn Sóc 10 Để khơng lãng phí cho nỗ lực ‘S’ bỏ ra, cần lên lịch trình làm việc cụ thể Săn sóc hiểu việc trì định kì chuẩn hóa 3S cách có hệ thống Để đảm bảo 3S trì, người ta lập nên quy định chuẩn nêu rõ phạm vi trách nhiệm 3S cá nhân, cách thức tần suất triển khai 3S vị trí S4 q trình ý thức tn thủ CB-CNV tổ chức rèn dũa phát triển Chẳng hạn phòng vệ sinh cao ốc cao cấp dán tờ lịch làm việc sau 15 phút người nhân viên vệ sinh vào dọn dẹp ký tên lên Các cơng ty đề lịch thi đua vệ sinh, trang trí khu vực làm việc nhằm mục đích trì hoạt động 5S doanh nghiệp Săn sóc có nghĩa tạo dựng hệ thống nhằm trì nơi làm việc Bên cạnh việc đặt hoạt động 5S yêu cầu thành viên, tổ chức nên phát động phong trào thi đua đơn vị tổ chức để lôi kéo hút người tham gia Tổ chức cần thực đánh giá thường xuyên lặp lặp lại việc thực sàng lọc – xếp – Đánh giá việc thực trì hoạt động Săn sóc thơng qua việc: Tiêu chuẩn hóa hoạt động “Sàng lọc”, “Sắp xếp” “Sạch sẽ” Đảm bảo hoạt động thực thường xuyên, tự giác Thiết lập áp dụng quy tắc chuẩn mực kiểm sốt quản lý trực quan tồn tổ chức Thiết lập áp dụng tiêu chuẩn mẫu mã khu vực Tiến hành đánh giá định kỳ hoạt động 5S theo kế hoạch Lập chương trình đánh giá dựa mức độ quan trọng khu vực đánh giá kết lần đánh giá trước Xác định chuẩn mực, phạm vi, tần suất phương pháp đánh giá Cán đánh giá 5S phải đào tạo, có đủ lực độc lập với hoạt động đánh giá Lưu trữ hồ sơ đánh giá 5S hành động phát sinh từ hoạt động đánh giá Xem xét thực kịp thời biện pháp khắc phục thích hợp nội dung chưa phù hợp khuyến nghị sau đánh giá Xây dựng thực chế khuyến khích tham gia ghi nhận kết nhóm/ cá nhân thực hành tốt 5S 2.5 Shitsuke – Sẵn Sàng 11 Cần làm cho người thực ‘S’ cách tự giác, tạo thành nề nếp, thói quen làm việc tốt, trì mơi trường làm việc thuận tiện Tạo dựng thói quen thực 5S Tạo bầu khơng khí lành mạnh để người thấy khơng thể thiếu 5S Tổ chức phải làm cho thành viên hiểu thực 5S hệ thống Muốn tổ chức cần thực hoạt động để thành viên coi nơi làm việc ngơi nhà thứ hai nhận thức công ty nơi tạo thu nhập cho nhân viên gia đình họ Đánh giá việc thực trì hoạt động Sẵn sàng thơng qua q trình: Theo dõi đánh giá mức độ tuân thủ nguyên tắc, quy định chuẩn mực thực hành tốt 5S toàn tổ chức Tuyên truyền quảng bá 5S, kết thực hành tốt 5S, học kinh nghiệm từ việc áp dụng toàn tổ chức Thực công tác giáo dục, đào tạo đào tạo lại thực hành tốt 5S THỰC TRẠNG ÁP DỤNG 5S TẠI TỔNG CÔNG TY KHÁNH VIỆT 3.1 Giới thiệu Tổng công ty Khánh Việt TỔNG CÔNG TY KHÁNH VIỆT (KHATOCO) doanh nghiệp nhà nước thuộc tỉnh Khánh Hịa, hoạt động theo mơ hình tổ hợp Công ty mẹ – công ty với 22 đơn vị thành viên; có tên giao dịch quốc tế Khanh Viet Corporation Trụ sở 118 Hùng Vương, thành phố Nha Trang, tỉnh Khánh Hòa Ra đời vào ngày 4/10/1983 với tên gọi Công ty chuyên doanh Thuốc Phú Khánh sản xuất độc mặt hàng thuốc phương pháp hoàn toàn thủ công Đến KHATOCO trở thành doanh nghiệp địa phương có quy mơ lớn miền Trung, đà phát triển mạnh mẽ Trách nhiệm với doanh nghiệm, trách nhiệm với người lao động trách nhiệm với xã hội xác định ba trụ cột doanh nghiệp Lĩnh vực hoạt động cơng ty chuyên cung cấp, sản xuất công nghiệp thuốc lá, cơng nghiệp may thời trang, in bao bì, cơng nghiệp chăn nuôi - thuộc da, dịch vụ du lịch, kinh doanh hạ tầng cụm công nghiệp bất động sản 3.2 Q trình thực 5S Tổng cơng ty Khánh Việt Sau nhiều năm hội nhập phát triển, Tổng cơng ty Khánh Việt cịn tồn số vấn đề làm ảnh hưởng đến chất lượng cơng ty: Có nhiều vật dụng khơng cần thiết không ngăn nắp Các khu vực không phân chia rõ ràng 12 Có nhiều sai sót công việc mức sai lỗi cao Phần lớn công việc lãng phí (đi lại, làm lại, hư máy…) Nơi làm việc thiếu ánh sáng, ồn ào, ẩm thấp, an toàn, nhiều tai nạn cố xảy Văn phòng, bàn làm việc, tủ kệ, nhà ăn, nhà vệ sinh…, bụi, bẩn, bừa bộn, thiếu vệ sinh dẫn đến tinh thần làm việc thấp Để nâng cao suất, chất lượng làm việc toàn thể nhân viên công ty Ngày 09 tháng 12 năm 2014, Đảng ủy Tổng cơng ty Khánh Việt có Cơng văn số 38CV/ĐU việc triển khai phát động thi đua chào mừng Đại hội Đảng Tổng công ty Khánh Việt lần thứ X, nhiệm kỳ 2015 - 2020 Kỷ niệm 32 năm Ngày thành lập Tổng công ty Khánh Việt (04/10/1983-04/10/2015) đến toàn thể đơn vị thuộc Tổ hợp Công ty mẹ - Công ty Tổng công ty Khánh Việt với nội dung "Thi đua thực 5S Xanh – Sạch – Đẹp" Để giúp nhân viên công ty nhắm rõ việc cần phải làm thực 5S nâng cao tinh thần nhân viên cơng ty có thơ tác giả Đồn Quỳnh Hương ý nghĩa sau: Công ty phát động thi đua, Tinh thần 5S ngấm sâu người, Nội dung gắn kết điểm 10, Thực hành thấu đáo, mỉm cười 100 Mỗi ngày phút nhập tâm, Vệ sinh chỗ ngồi quanh ta, Hồ sơ xếp, loại Tiện cho tra cứu, dở dang dùng Vật dụng phục vụ chung, Để nơi chỗ dễ dàng nhận Chớ nên chuyện nhỏ bỏ qua, Mỗi lần điểm cộng, phịng ta lên 10 Khuyến khích mặc đẹp, gọn gàng Con người làm đẹp môi trường, cảnh quan Sơ đồ lưu trữ rõ ràng, Khi cần sử dụng hỏi đâu có liền 13 Chứng từ cũ, phân riêng Phân màu, gắn số, lại điền thêm năm Định kỳ hàng quí ghé thăm, Xử lý mối mọt, trần nhà chẳng tha Kho hàng tấp nập vào ra, Vệ sinh sẽ, khơng cịn đồ dư Thiết bị phung phí, điểm trừ Điểm cộng khuyến khích, kho lên sơ đồ 5S giúp bạn thành PRO, Tạo thêm phong cách, nâng cao tầm nhìn, Con người thay đổi chuyển mình, Cơng ty phát triển, vững vàng vươn xa 3.2.1 Sàng lọc Để thực bước sàng lọc, phòng ban, phận Tổng công ty Khánh Việt đưa tiêu chí để xác định loại vật dụng, thiết bị, nguyên vật liệu, đồ dùng hỏng… không liên quan, chưa cần thiết cho hoạt động khu vực tách biệt khỏi thứ cần thiết loại bỏ hay đem khỏi phân xưởng Những vật dụng, tài liệu sử dụng thường xuyên để thuận tiện cho việc sử dụng dễ dàng Những vật dụng không thường xuyên lưu giữ nơi thích hợp, có dẫn nhận biết thích hợp để lấy cần sử dụng Chỉ có đồ vật cần thiết để nơi làm việc vật dụng không cần thiết cần để riêng phân loại xử lý 3.2.2 Sắp xếp Sau loại bỏ vật dụng khơng cần thiết cơng việc tổ chức vật dụng lại cách hiệu Dựa nguyên tắc phận, phịng ban Tổng cơng ty Khánh Việt thống nội hình thức xếp đồ vật, máy móc, tài liệu cách để vật dụng gần gần nơi sử dụng nhất, xếp theo thứ tự ưu tiên có nhãn dán đánh số cần thiết để dễ dàng nhận biết sử dụng Nhằm giảm thời gian di chuyển tiện lợi, dễ dàng sử dụng Bàn ghế làm việc, nơi xếp đặt dụng cụ văn phịng trí gọn gàng ngăn nắp, nơi quy định 5S vào ngăn tủ, hộp đựng hồ sơ sổ sách Ngăn tủ quy định rõ vị trí cặp hồ sơ, vị trí đặt thiết bị để người dễ nhận dạng, 14 cặp hồ sơ có chi tiết thứ tự nội dung danh mục, sau thực điều việc tra cứu dễ dàng, nhanh chóng 3.2.3 Sạch Việc thực vệ sinh Khánh Việt thực qua việc tổ chức vệ sinh tổng thể vệ sinh hàng ngày máy móc, vật dụng khu vực làm việc Luôn kiểm tra để bàn làm việc, đồ dùng máy móc, thiết bị khơng bị bụi bẩn Cơng ty tạo thói quen tốt cho nhân viên dành đến 10 phút để làm vệ sinh trước sau làm việc, ngăn nắp, Giữ gìn hướng tới việc cải thiện mơi trường làm việc, giảm thiểu rủi ro, tai nạn, đồng thời nâng cao xác máy móc thiết bị vệ sinh Máy móc, thiết bị ln vệ sinh định kì tình trạng ln sẵn sàng hoạt động tốt Sàn nhà, bàn làm việc sẽ, không bụi bẩn, trần nhà phải quét mạng nhện thường xuyên, công tắc điện tường phải có nhãn dán nhận biết hướng dẫn tắt bật điện, nhà xưởng phân chia khu vực làm việc, khu vực để hàng rõ ràng, tạo thơng thống, an tồn q trình sản xuất; Nhà ăn tách bạch khu vực sơ chế, chế biến, ăn uống sẽ, thơng thống, có hướng dẫn, nội quy rõ ràng; Các thiết bị, hệ thống phòng cháy chữa cháy kiểm tra theo dõi định kỳ, đảm bảo điều kiện an toàn phịng chống cháy nổ… 3.2.4 Săn sóc Khi thực hiên 3S bước săn sóc bước quan trọng để trì phong trào 5S hiệu Các phòng ban, phận, phân xưởng công ty thực việc sàng lọc, xếp, ngày lặp lặp lại công việc 3.2.5 Sẵn sàng Ban lãnh đạo công ty tạo thi 5S hình thức để khơi nguồn ý chí, tinh thần nhiệt huyết nhân viên công ty, tạo cho nhân viên thói quen tốt sẵn sàng thực 5S ngày, trình làm việc Tổng cơng ty Khánh việt tổ chức thi 5S từ năm 2015 nay, năm công ty tổ chức thi đua, điều cho thấy tinh thần sẵn sàng nhân viên cao 3.2.6 Tiêu chí đánh giá, kiểm tra kết thi đua 5S công ty 15 Ban giám khảo thi đánh giá mức độ cải tiến 5S dựa cặp hình ảnh trước sau thực 5S Thông qua hình ảnh trực quan nhìn nhận mức độ thay đổi áp dụng công cụ 5S Sau tháng triển khai (tính thời điểm tổ chức thi năm 2020), ban tổ chức nhận 238 cặp hình ảnh tương ứng với 238 khu vực cụ thể cải tiến 5S từ đơn vị Kết chung cuộc: Nhà máy Thuốc Khatoco Khánh Hòa đạt giải A – đơn vị xuất sắc cơng tác trì 5S, Trung tâm Giống Đà điểu Khatoco Quảng Nam – đồng giải A – đơn vị có mức độ cải tiến 5S tốt nhất; đơn vị Đồng giải B Công ty Cổ phần Đông Á Công ty TNHH Thương mại Khatoco; Cơng ty Cổ phần in bao bì Khatoco Văn phịng Tổng cơng ty Khánh Việt đồng giải C 3.3 Những thuận lợi khó khăn cơng ty gặp phải thực 5S 3.3.1 Thuận lợi Hiệu mà 5S mang lại tạo phương thức làm việc mới, đưa có lên tầm: khoa học, hệ thống hoàn thiện Môi trường sống làm việc trở nên gọn gàng, sẽ, ngăn nắp Tài liệu, hồ sơ, vật dụng, trang thiết bị phục vụ cho công việc xếp dễ thấy, dễ lấy, dễ tìm Giúp tiết kiệm nhiều thời gian công sức Tránh nhầm lẫn tài liệu trình làm việc Tạo khơng gian thống mát, thoải mái cho nhân viên cơng ty, giúp nhân viên thỏa sức sáng tạo mà khơng bị gị bó 3.3.2 Khó khăn Thay đổi nhận thức nhân viên doanh nghiệp để họ hiểu rõ lợi ích 5S đồng thời hưởng ứng tham gia cách tích cực Thông thường tiếp cận điều mới, buộc phải thay đổi thói quen phản ứng chung người chống đối né tránh Do việc tuyên truyền, vận động để toàn thể nhân viên nhận thức làm theo điều cần phải nghiên cứu thực nhiều hình thức Thời gian đầu áp dụng 5S trọng đến Sàng lọc - Sắp xếp - Sạch mà bỏ qn 2S cịn lại Săn sóc Sẵn sàng nên thời gian thứ lại hoàn cũ Nhiều nhân viên lơ là, khó khăn thay đổi thói quen làm việc cũ áp dụng 16 Cuộc thi 5S thật phát huy hiệu trì cải tiến thường xun, điểm khó khăn đơn vị gặp phải ứng dụng 5S Điều phụ thuộc lớn vào nhận thức tâm đơn vị, cán công nhân viên Nếu không đủ tâm áp dụng tốt công cụ 5S khơng đem lại hiệu quả, khơng góp phần nâng cao suất lao động khả cạnh tranh đơn vị Khatoco thị trường 3.4 Giải pháp Để trì thói quen thực 5S, Tổng Công ty Khánh Việt cần áp dụng 5S vào quy định cơng ty tính điểm thành tích cho cá nhân áp dụng 5S tháng để tạo tinh thần sẵn sàng thực 5S cho tồn thể nhân viên cơng ty Việc kiểm tra thực 5S tiến hành hàng tháng kiểm tra đột xuất nhân viên Căn vào điểm chấm 5S hàng tháng, hàng quý hàng năm nhân viên đơn vị, công ty Khánh Việt có chế độ khen thưởng, kỷ luật nhân viên, đơn vị không thực tốt tiêu chí 5S Cụ thể là kết 5S ảnh hưởng trực tiếp đến thành tích cá nhân, đơn vị kết xếp loại hoàn thành công việc, ảnh hưởng đến lương thưởng đề xuất bổ nhiệm thăng tiến công việc Mở lớp đào tạo cho nhân viên trình thực 5S theo tiêu chuẩn để nhân viên hiểu thực hiệu 17 KẾT LUẬN 5S cơng cụ quản lý chất lượng hữu ích để cơng ty, tổ chức áp dụng nâng cap chất lượng mơi trường làm việc nhằm tạo hiệu làm việc tốt Nguyên lý 5S khơng khó để thực 5S hiệu địi hỏi cần phải có nổ lực tập thể, toàn nhân viên cơng ty để thực đặc biệt ban lãnh đạo phải thực quan tâm đến 5S, hiểu rõ lợi ích mà mang lại tâm thực Từ đó, phát động, tuyên truyền đến nhân viên để họ hiểu hưởng ứng Phải xây dựng Quy chế hoạt động chung, kèm theo chế khen thưởng kỷ luật rõ ràng, kịp thời, làm pháp lý áp dụng 5S Có vậy, việc áp dụng 5S vào nếp, tránh tình trạng làm theo phong trào làm qua loa, đại khái cuối thứ cũ 5S thực công cụ quản lý tốt cho doanh nghiệp, hy vọng Việt Nam ngày có nhiều doanh nghiệp biết đến sử dụng 5S cách có hiệu 18 TÀI LIỆU THAM KHẢO Lê Hồng Lam (2012), Tóm tắt giảng Quản trị văn phòng https://text.123doc.net/document/1317300-tie-u-lua-n-quan-tri-hanh-chinh- van-phong-dai-hoc-duy-tan-da-nang.htm https://tailieumienphi.vn/doc/tieu-luan-quy-trinh-ap-dung-cong-cu-5s-tai-cong- ty-tmic-bul7tq.html http://vietq.vn/nang-suat-chat-luong-ap-dung-thanh-cong-5s-tai-honda- d122171.html ... TRẠNG ÁP DỤNG 5S TẠI TỔNG CÔNG TY KHÁNH VIỆT 11 3.1 Giới thiệu Tổng công ty Khánh Việt 11 3.2 Quá trình thực 5S Tổng công ty Khánh Việt .11 3.2.1 Sàng lọc 13 3.2.2 Sắp xếp... dụng mơ hình 5S vào cơng ty mang lại mơi trường làm việc hiệu Nhận thấy tầm quan trọng tơi định chọn ? ?Áp dụng tiêu chuẩn 5S đặt bố trí văn phịng làm việc Tổng cơng ty Khánh Việt? ?? làm chủ đề nghiên... TRẠNG ÁP DỤNG 5S TẠI TỔNG CÔNG TY KHÁNH VIỆT 3.1 Giới thiệu Tổng công ty Khánh Việt TỔNG CÔNG TY KHÁNH VIỆT (KHATOCO) doanh nghiệp nhà nước thuộc tỉnh Khánh Hịa, hoạt động theo mơ hình tổ hợp Công