LIÊN HỆ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ KHÁCH HÀNG TẠI CÔNG TY VINGROUP

Liên hệ thực tiễn công tác tổ chức hội nghị tại 01 tổ chứcdoanh nghiệp. Hội nghị là một hoạt động cần thiết trong quá trình tiến hành công việc của một tổ chức, nhóm dự án, giữa các quan chức cấp cao trong tổ chứcdoang nghiệp hoặc giữa tổ chứcdoanh nghiệp với khách hàng. Vì những cuộc hội nghị thường xuyên diễn ra và đều có tính chất quan trọng, nên chúng phải được tổ chức sao cho có thể phát huy hiệu quả cao nhất. Hội nghị cũng là nơi để trao đổi và bàn bạc vì vậy thường có không khí trang trọng. Nếu hội nghị không được chuẩn bị chu đáo hoặc chỉ được chuẩn bị sơ sài hoặc không hề chuẩn bị, những hội nghị đó chắc chắn là sẽ trở nên kém hiệu quả và mất thời gian. Đôi khi, mục đích của hội nghị không được xác định rõ ràng, hay những cá nhân có vai trò quan trọng lại không được mời tham gia... Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề này nên nhóm chúng em đã nghiên cứu đề tài: “Liên hệ thực tiễn công tác tổ chức hội nghị tại 01 tổ chứcdoanh nghiệp.”. Do khả năng còn giới hạn và điều kiện thời gian hạn chế, chắc rằng trong bài viết không tránh khỏi những thiếu sót. Nhóm thực hành rất mong được quý cô cùng các bạn đọc xem xét và góp ý để chúng em có thể có bài viết tốt hơn và có được nhiều kiến thức hơn. Chúng em xin cảm ơn. A. LÝ THUYẾT I. Khái niệm, ý nghĩa, mục đích của hội nghị: Hội nghị là cuộc họp mặt của nhiều người để bàn về một vấn đề quan trọng, diễn ra theo quy trình, thủ tục nhất định và thường đưa ra các quyết nghị hay quyết định. Hội nghị là một sự kiện vô cùng quan trọng và phổ biến tại các tổ chức, doanh nghiệp hiện nay. Đây là phương án tối ưu và là cơ hội để các thành viên thảo luận, bàn bạc về một vấn đề chung và cùng tham gia tiến trình đưa ra quyết định. II. Các phương pháp tổ chức hội nghị: Phương pháp truyền thống: mời đại biểu trực tiếp tham dự hội nghị tại các địa điểm cụ thể như hội trường, khách sạn, trung tâm hội nghị,... Phương pháp hội nghị từ xa thông qua các thiết bị công nghệ, thiết bị nghe nhìn, truyền hình. Các loại hình hội nghị bao gồm: Hội nghị khoa học Hội nghị chuyên đề Hội nghị cơ quan, đơn vị Hội nghị ban ngành Hội nghị tổng kết năm Hội nghị dành cho khách hàng III. Quy trình tổ chức hội nghị: Để hội nghị được diễn ra thành công thì phải có sự chuẩn bị và thực hiện theo một quy trình, kế hoạch cụ thể. Để tổ chức một hội nghị cần tiến hành các công việc cụ thể theo quy trình: chuẩn bị hội nghị, tiến hành hội nghị và sau khi kết thúc hội nghị: 1. Chuẩn bị cho hội nghị: Việc chuẩn bị hội nghị là rất quan trọng, có chuẩn bị đầy đủ, chu đáo thì mới có thể tiến hành hội nghị cách thành công. Để chuẩn bị cho hội nghị thì cần xác định được nội dung, mục đích và xây dựng kế hoạch cụ thể cho hội nghị. 1.1. Xác định nội dung, mục đích của hội nghị: Bước đầu tiên trong quy trình tổ chức hội nghị chính là xác định rõ ràng, cụ thể mục đích và những nội dung của hội nghị. Đây là cơ sở để lên kế hoạch và thực hiện các bước tiếp theo dễ dàng hơn. Thông thường, hội nghị sẽ nhằm tổng kết tình hình của tổ chức, doanh nghiệp; các thành viên tham gia hội nghị sẽ cùng trao đổi, bàn bạc để đưa ra các quyết định, hướng đi mới trong tương lai cho doanh nghiệp; hoặc nhằm giao lưu, gặp gỡ đối tác, khách hàng để quảng bá hình ảnh, thương hiệu của doanh nghiệp, tổ chức. 1.2. Xây dựng kế hoạch tổ chức hội nghị: Xây dựng kế hoạch chi tiết là một bước vô cùng quan trọng trong quy trình tổ chức một hội nghị. Trong bản kế hoạch cần nêu ra được các vấn đề sau: ● Xác định thành phần tham dự hội nghị: bao gồm việc lập danh sách thành phần tham gia hội nghị, trình chủ tọa văn phòng xem xét và ký duyệt, sau đó thông báo và gửi giấy mời đến từng đại biểu. ● Xây dựng chương trình cho hội nghị: bao gồm việc xác định những nội dung chính sẽ trình bày trong hội nghị, cách thức diễn ra hội nghị, kịch bản và phương án dự trù để đối phó với những rủi ro có thể xảy ra trong quá trình diễn ra hội nghị. Bên cạnh đó cần xác định thời gian diễn ra hội nghị (phụ thuộc khá nhiều vào đối tượng tham gia). ● Chuẩn bị địa điểm, trang thiết bị cho hội nghị: Thông thường những hội nghị nhỏ sẽ được tổ chức ngay tại hội trường công ty; một số hội nghị có quy mô lớn sẽ được tổ chức tại nhà hàng, khách sạn hay trung tâm hội nghị. Sau khi xác định được địa điểm tổ chức thì cần bố trí bàn ghế, trang trí cho hội nghị theo đúng lễ nghi quy định, chuẩn bị đầy đủ các trang thiết bị cần thiết cho hội nghị. Ngoài ra, cần chú ý đến công tác truyền thông sự kiện và các dịch vụ ăn uống kèm theo tại địa điểm diễn ra hội nghị. ● Chuẩn bị tài liệu cho hội nghị: Cần chuẩn bị các tài liệu cần thiết cho lãnh đạo và những thành viên tham gia hội nghị và sắp xếp đầy đủ trước khi hội nghị bắt đầu. ● Phối hợp tổ chức hội nghị: các phòng ban, bộ phận và những người có trách nhiệm phối hợp chặt chẽ với nhau trong công tác chuẩn bị cho hội nghị qua việc cung cấp thông tin, tham mưu, lên kế hoạch tiến hành hội nghị. ● Tổ chức kinh phí cho hội nghị: cần lên danh sách các khoản cần chi cho hội nghị; đề xuất, thông báo đến người có trách nhiệm để phê duyệt và có phương án chuẩn bị hiệu quả. 2. Tiến hành hội nghị: Tiến hành tổ chức hội nghị theo lịch trình đã đề ra: ● Kiểm tra công tác chuẩn bị B. CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ KHÁCH HÀNG CÔNG TY VINGROUP

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI Khoa Khách sạn - Du lịch BÀI THẢO LUẬN Học phần: Quản trị Hành Văn phòng GVBM: Đề tài 2: Liên hệ thực tiễn công tác tổ chức hội nghị 01 tổ chức/doanh nghiệp Nhóm thực hiện: PAGE \* MERGEFORMAT 16 LỜI MỞ ĐẦU Hội nghị hoạt động cần thiết q trình tiến hành cơng việc tổ chức, nhóm dự án, quan chức cấp cao tổ chức/doang nghiệp tổ chức/doanh nghiệp với khách hàng Vì hội nghị thường xuyên diễn có tính chất quan trọng, nên chúng phải tổ chức cho phát huy hiệu cao Hội nghị nơi để trao đổi bàn bạc thường có khơng khí trang trọng Nếu hội nghị khơng chuẩn bị chu đáo chuẩn bị sơ sài khơng chuẩn bị, hội nghị chắn trở nên hiệu thời gian Đơi khi, mục đích hội nghị khơng xác định rõ ràng, hay cá nhân có vai trị quan trọng lại khơng mời tham gia Nhận thức tầm quan trọng vấn đề nên nhóm chúng em nghiên cứu đề tài: “ Liên hệ thực tiễn công tác tổ chức hội nghị 01 tổ chức/doanh nghiệp ” Do khả giới hạn điều kiện thời gian hạn chế, viết khơng tránh khỏi thiếu sót Nhóm thực hành mong q bạn đọc xem xét góp ý để chúng em có viết tốt có nhiều kiến thức Chúng em xin cảm ơn PAGE \* MERGEFORMAT 16 LÝ THUYẾT I Khái niệm, ý nghĩa, mục đích hội nghị: Hội nghị họp mặt nhiều người để bàn vấn đề quan trọng, diễn theo quy trình, thủ tục định thường đưa nghị hay định Hội nghị kiện vô quan trọng phổ biến tổ chức, doanh nghiệp Đây phương án tối ưu hội để thành viên thảo luận, bàn bạc vấn đề chung tham gia tiến trình đưa định A Các phương pháp tổ chức hội nghị: Phương pháp truyền thống: mời đại biểu trực tiếp tham dự hội nghị địa điểm cụ thể hội trường, khách sạn, trung tâm hội nghị, Phương pháp hội nghị từ xa thông qua thiết bị cơng nghệ, thiết bị nghe nhìn, truyền hình Các loại hình hội nghị bao gồm: - Hội nghị khoa học - Hội nghị chuyên đề - Hội nghị quan, đơn vị - Hội nghị ban ngành - Hội nghị tổng kết năm - Hội nghị dành cho khách hàng II Quy trình tổ chức hội nghị: Để hội nghị diễn thành cơng phải có chuẩn bị thực theo quy trình, kế hoạch cụ thể Để tổ chức hội nghị cần tiến hành công việc cụ thể theo quy trình: chuẩn bị hội nghị, tiến hành hội nghị sau kết thúc hội nghị: III Chuẩn bị cho hội nghị: Việc chuẩn bị hội nghị quan trọng, có chuẩn bị đầy đủ, chu đáo tiến hành hội nghị cách thành cơng Để chuẩn bị cho hội nghị cần xác định nội dung, mục đích xây dựng kế hoạch cụ thể cho hội nghị Xác định PAGE \*1.1 MERGEFORMAT 16 nội dung, mục đích hội nghị: Bước quy trình tổ chức hội nghị xác định rõ ràng, cụ thể mục đích nội dung hội nghị Đây sở để lên kế hoạch thực bước dễ dàng Thông thường, hội nghị nhằm tổng kết tình hình của tổ chức, doanh nghiệp; thành viên tham gia hội nghị trao đổi, bàn bạc để đưa định, hướng tương lai cho doanh nghiệp; nhằm giao lưu, gặp gỡ đối tác, khách hàng để quảng bá hình ảnh, thương hiệu doanh nghiệp, tổ chức Xây dựng kế hoạch tổ chức hội nghị: Xây dựng kế hoạch chi tiết bước vô quan trọng quy trình tổ chức hội nghị Trong kế hoạch cần nêu vấn đề sau: ● Xác định thành phần tham dự hội nghị: bao gồm việc lập danh sách thành phần tham gia hội nghị, trình chủ tọa văn phịng xem xét ký duyệt, sau thơng báo gửi giấy mời đến đại biểu ● Xây dựng chương trình cho hội nghị: bao gồm việc xác định nội dung trình bày hội nghị, cách thức diễn hội nghị, kịch phương án dự trù để đối phó với rủi ro xảy q trình diễn hội nghị Bên cạnh cần xác định thời gian diễn hội nghị (phụ thuộc nhiều vào đối tượng tham gia) ● Chuẩn bị địa điểm, trang thiết bị cho hội nghị: Thông thường hội nghị nhỏ tổ chức hội trường cơng ty; số hội nghị có quy mô lớn tổ chức nhà hàng, khách sạn hay trung tâm hội nghị Sau xác định địa điểm tổ chức cần bố trí bàn ghế, trang trí cho hội nghị theo lễ nghi quy định, chuẩn bị đầy đủ trang thiết bị cần thiết cho hội nghị Ngoài ra, cần ý đến công tác truyền thông kiện dịch vụ ăn uống kèm theo địa điểm diễn hội nghị ● Chuẩn bị tài liệu cho hội nghị: Cần chuẩn bị tài liệu cần thiết cho lãnh đạo thành viên tham gia hội nghị xếp đầy đủ trước hội nghị bắt đầu ● Phối hợp tổ chức hội nghị: phòng ban, phận người có trách nhiệm phối hợp chặt chẽ với công tác chuẩn bị cho hội nghị qua việc cung cấp thông tin, tham mưu, lên kế hoạch tiến hành hội nghị ● Tổ chức kinh phí cho hội nghị: cần lên danh sách khoản cần chi cho hội nghị; đề xuất, thông báo đến người có trách nhiệm để phê duyệt có phương án chuẩn bị hiệu PAGE \* MERGEFORMAT 16 1.2 Tiến hành hội nghị: Tiến hành tổ chức hội nghị theo lịch trình đề ra: ● ● ● ● ● ● ● ● Kiểm tra cơng tác chuẩn bị Đón tiếp khách mời chu đáo, xếp ổn định vị trí hợp lý Thơng báo chủ đề, mục đích hội nghị giới thiệu thành phần tham dự Diễn văn báo cáo, trình bày vấn đề liên quan đến hội nghị Thảo luận tình hình doanh nghiệp qua bàn bạc, lên kế hoạch tới (đối với hội nghị tổng kết), trao đổi với khách hàng vấn đề liên quan đến doanh nghiệp chủ đề hội nghị ( hội nghị giao lưu khách hàng) Ghi chép lại vấn đề quan trọng hội nghị Thông qua nghị quyết, văn Tiến hành kết thúc hội nghị.Chú ý tiến hành hội nghị cần điều phối hội nghị diễn theo kế hoạch khắc phục kịp thời cố phát sinh Trong diễn hội nghị thường xen kẽ thêm tiết mục văn nghệ, hoạt động giải trí để tránh gây nhàn chán Các phận lễ tân, kỹ thuật, thư ký, an ninh, ban tổ chức hội nghị cần phối hợp cách chặt chẽ, có hiệu với để hội nghị diễn thành công Sau kết thúc hội nghị: ● Thu thập tài liệu có liên quan, hóa đơn, chứng từ ● Thu dọn hội trường, hoàn trả trang thiết bị ● Thanh tốn khoản phí liên quan đến hội nghị ● Biên tập soạn thảo số văn theo yêu cầu nhà quản trị ● Tổ chức thực nghị quyết, định ● Đánh giá hội nghị rút kinh nghiệm PAGE \* MERGEFORMAT 16 CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ KHÁCH HÀNG CÔNG TY VINGROUP B GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY VINGROUP Cơng ty cổ phần tập đồn Vingroup tiền thân Tập đoàn Technocom, thành lập Ukraina năm 1993 người Việt Nam trẻ tuổi, hoạt động ban đầu lĩnh vực thực phẩm thành công rực rỡ với thương hiệu Mivina Những năm đầu kỷ 21, Technocom ln có mặt bảng xếp hạng Top 100 doanh nghiệp lớn mạnh Ukraina Từ năm 2000, Technocom – Vingroup trở Việt Nam đầu tư với ước vọng góp phần xây dựng đất nước Tập đồn VingroupVới tầm nhìn dài hạn quan điểm phát triển bền vững, Vingroup tập trung đầu tư vào lĩnh vực du lịch bất động sản (BĐS) với hai thương hiệu chiến lược ban đầu Vinpearl Vincom Bằng nỗ lực không ngừng, Vincom trở thành thương hiệu số Việt Nam BĐS với hàng loạt tổ hợp Trung tâm thương mại (TTTM) – Văn phòng – Căn hộ đẳng cấp thành phố lớn, dẫn đầu xu đô thị thông minh – sinh thái hạng sang Việt Nam Cùng với Vincom, Vinpearl trở thành cánh chim đầu đàn ngành Du lịch với chuỗi khách sạn, khu nghỉ dưỡng, khu biệt thự biển, cơng viên giải trí, sân golf đẳng cấp quốc tế Với mong muốn đem đến cho thị trường sản phẩm – dịch vụ theo tiêu chuẩn quốc tế trải nghiệm hoàn toàn phong cách sống đại, lĩnh vực Vingroup chứng tỏ vai trò tiên phong, dẫn dắt thay đổi xu hướng tiêu dùng Vingroup làm nên điều kỳ diệu để tôn vinh thương hiệu Việt tự hào Tập đoàn kinh tế tư nhân hàng đầu Việt Nam Với thành tựu đạt được, Vingroup đánh giá Tập đồn kinh tế tư nhân hùng mạnh, có chiến lược phát triển bền vững động, có tiềm lực hội nhập quốc tế để vươn lên tầm khu vực giới PAGE \* MERGEFORMAT 16 I Mục đích: - Báo cáo kết hoạt động, đưa chiến lược hợp tác phát triển - Thu hút chinh phục khách hàng với dự án triển khai - Để tri ân khách hàng, nhà đầu tư, đối tác công ty - Thưởng thức tiệc sang trọng, vui vẻ, ấm cúng Chuẩn bị hội nghị Nhiệm vụ ban Quản trị hành văn phòng: - Tham mưu giúp lãnh đạo lập kế hoạch xây dựng nội dung hội nghị - Kiểm tra địa điểm tổ chức - Chốt số lượng người tham gia, gửi giấy mời họp, tiếp nhận số lượng khách tham dự - Chuẩn bị văn kiện, tài liệu liên quan, cần thiết cho hội nghị - Chuẩn bị, ktra trang thiết bị trước hội nghị diễn - Liên lạc, chuẩn bị cho phần văn nghệ - Chuẩn bị cho phần ăn uống - Ghi biên hội nghị - Tổng hợp chi phí II Thành phần tham dự ● Khách mời VIP: 300 người ● Phóng viên báo đài: 100 người ● Nhân viên công ty Vingroup: 150 người ● Các khách mời khác: 20 người ● Tổng cộng: 570 người Sau lập danh sách thành phần tham gia: Trình chủ tọa văn phịng xem xét kí duyệt Thơng báo gửi giấy mời đến thành phần tham dự theo mẫu giấy mời in sẵn Xây dựng kế hoạch chương trình hội nghị Đón tiếp khách PAGE \**MERGEFORMAT 16 hàng - Tiếp đón khách: Bố trí lễ tân vị trí cổng chào, cửa vào kiện, hướng dẫn khách hàng làm thủ tục check in ( kiểm tra thông tin khách, vé mờ, mời khách lên khu vực backdrop kiện để check in, ) - Dẫn khách hàng vào khu vực hội trường, ổn định chỗ ngồi * Khai mạc chương trình - MC tuyên bố lý tổ chức kiện, giới thiệu đại biểu, khách mời tham dự nội dung buổi lễ - Trình chiếu Clip giới thiệu, chia sẻ trình hình thành phát triển cơng ty, báo cáo tóm tắt hoạt động kinh doanh - Đại diện công ty lên phát biểu, nói lời cảm ơn khai tiệc * Văn nghệ chào mừng - tiết mục nhảy - tiết mục hát * Nội dung hội nghị - Giao lưu đại diện khách hàng, đối tác với lãnh đạo công ty - Tổ chức game show, trị chơi vui nhộn, khuyến khích tham gia khách mời kiện - Chương trình văn nghệ - Chương trình rút thăm trúng thưởng * Kết thúc hội nghị - Đại diện cơng ty nói lời cảm ơn với khách tham dự hội nghị - Chụp ảnh lưu niệm - Bố trí phận lễ tân, nhân viên công ty tặng quà lưu niệm, tiễn khách Chuẩn bị địa điểm, trang thiết bị cho hội nghị * Khơng khí: - Phần nghi lễ: Ấm cúng, trang trọng - Phần hội: Vui vẻ, thân mật, hòa đồng, trang trọng Màu sắc chủ 16 đạo: PAGE \**MERGEFORMAT Sử dụng tông màu chủ đạo theo màu logo công ty làm màu chủ đạo chương trình * Trang thiết bị - 50 máy điều hịa âm trần chiều bố trí xung quanh phòng - Internet cáp quang tốc độ cao, Wifi đáp ứng không gian lớn - Âm thanh: 20 mic không dây, loa bố trí xung quanh cánh gà - Hệ thống chiếu sáng: 80 đèn huỳnh quang âm trần,150 đèn LED downlight - máy chiếu bố trí hai bên cánh gà, cịn lại bố trí xung quanh hội trường - Camera: cái, bố trí bốn góc phịng - Cabin (50 cho khách mời nước ngoài) - Hệ thống đàm thoại hội nghị trực tuyến - Máy in cái, bút viết, pin, bút chiếu có sẵn hội trường cần dùng đến - Có chuẩn bị máy phát đề phịng điện * Thiết kế hình ảnh: - Thiệp mời: Thiết kế hình dáng, màu sắc giống logo công ty gửi thiếp mời trước 15 ngày, gửi nói rõ lợi ích khách hàng tham gia - Khu vực sảnh đón khách: Treo băng rơn Đặt 02 standee Cổng phao màu đỏ kèm với hình người phao thổi màu vàng đỏ Đặt bàn tiếp tân có trải khăn màu đỏ trắng đón khách, lễ tân đón khách cài hoa áo khách VIP,thẻ đeo cho ban tổ chức khách tham dự Đặt lãng hoa tươi bên ngồi hai bên cửa vào - Trang trí bên sảnh Hội nghị: Gần cửa vào đặt: + Hai sa bàn hai dự án tiêu biểu công ty Vingroup: Vinhomes Green Bay Vinhomes Riverside giai đoạn + Hai tivi Led 32 inches chiếu hình ảnh, video clip dự án, sản phẩm Vingroup + Một góc trưng bày giải thưởng cho phần rút thăm may mắn Hội nghị khách hàng + Một kệ màu vàng trưng bày brochure (sách mỏng in thông tin) công ty Thiết kế sân16khấu PAGE \**MERGEFORMAT - Sân khấu hình chữ nhật, trải thảm đỏ, backdrop căng khung với tông màu vàng nhạt - Bục phát biểu, dán logo cơng ty Vingroup, trang trí hoa tươi, đặt phía trái sân khấu - Hai bên cánh gà sân khấu treo hai chùm bong bóng với ba màu đỏ, vàng, trắng từ trần xuống - Khán phòng cao cấp, sang trọng đặt bàn tròn, khăn trải bàn màu đỏ ghế thắt nơ vải màu vàng Các bàn VIP đặt gần sân khấu hoa tươi khác biệt STT 10 11 12 13 14 15 16 17 Bảng kinh phí dự trù Khoản mục Thiết kế Thuê địa điểm Khách mời Nhóm nhảy Thẻ khách hàng Chi phí q tặng Chi phí truyền thơng Loa In thiệp mời Banderole (dải băng treo chỗ đón khách) Standee Backdrop (phông nền) Brochure (sách mỏng) Kệ để Brochure Nhân (lễ tân + bảo vệ + MC + an ninh) Tiệc ( ăn + uống) Trang trí cổng Số lượng Thành tiền 12.000.000 750.000.000 80.000.000 30.000.000 350 4.000.000 2.200.000.000 100 400.000.000 7.000.000 500 15.000.000 1.200.000 400.000 7.000.000 10 1.700.000 600.000 80.000.000 350.000.000 1.500.000 Chuẩn bị tài liệu cho buổi hội nghị - Chuẩn bị tài liệu cho ban lãnh đạo công ty: Tài liệu cụ thể chi tiết chiến lược phát triển, triển khai dự án kinh doanh tới, thành tựu mà tập đồn đạt thơng qua bày tỏ bước tiến tập đồn Tài liệu cho việc phát biểu: giới thiệu đại biểu, lời cảm ơn, lời kêu gọi hợp tác làm ăn nêu lên lợi ích hợp tác phát triển, tri ân khách hàng Tài liệu cho thành viên tham gia họp: sơ lược phương án kinh doanh thời gian tới mở hội cho bên liên quan PAGE \* MERGEFORMAT 16 - Các tài liệu phải xếp đầy đủ, đảm bảo số lượng cần thiết thực trước họp bắt đầu Phối hợp tổ chức hội nghị - Bộ phận lễ tân Liên lạc công ty cung cấp PG: Đưa yêu cầu, thời hạn Bố trí lễ tân đón tiếp đại biểu khách mời Bố trí người bê giải thưởng trao giải - Ban thư ký Chuẩn bị tài liệu cần cho Hội nghị Gửi thiệp mời cho người trước 15 ngày Trước tổ chức Hội nghị – ngày gọi điện thông báo lại cho khách Liên hệ với vị khách có phát biểu để thu thập viết - Ban Tổ chức Lên kế hoạch cho toàn Hội nghị Set up, chuẩn bị hội trường Liên lạc với đối tác cung cấp quà tặng & hoa tươi, bóng bay Chuẩn bị standee, băng rôn, cổng phao Chuẩn bị đồ ăn, nước uống Hội nghị, bát đũa, khăn, giấy vệ sinh, nhân viên nam làm công việc nặng treo băng rôn, standee, hỗ trợ việc cổng phao, bê vác, Tuyển chọn tiết mục văn nghệ, lên kế hoạch trò chơi Liên lạc với đối tác thiết kế - in ấn: Đưa yêu cầu, thời hạn cho thiết kế mẫu Xin giấy phép tổ chức Liên lạc với đối tác thiết kế - trang trí: Đưa yêu cầu, thời hạn cho thiết kế 3D mẫu Lên danh sách khách mời: Nhân viên, Khách mời VIP, Phóng Viên, Khách mời khác - Bộ phận an ninh: Kiểm tra lại khu vực : sảnh, phòng hội nghị, sân khấu Cử 20 nhân viên bảo vệ đảm bảo công tác an ninh cho chương trình, 10 nhân viên bảo vệ dẫn nơi gửi xe lối vào hội trường Những nhân viên bảo vệ mặc đồng phục theo quy định (áo xanh dương, quần đen), có đeo thẻ công ty Bộ phận kỹ thuật: PAGE \*-MERGEFORMAT 16 Cử nhân viên trông coi camera an ninh Kiểm tra âm thanh, ánh sáng, loa đài, mic, máy chiếu, điều hòa, đường dẫn điện, hội trường trước Hội nghị bắt đầu Nắm rõ quy trình tổ chức Hội thảo để tiện cho việc tắt điện, tắt thiết bị sau hội thảo Tiến hành hội nghị * Thời gian: 17h30’ – 21h30’ thứ bảy, ngày 22/4/2017 * Địa điểm:Tại phòng họp Pink Diamond (Kim Cương Hồng), khu đô thị Vinhomes Riverside, đường Hoa Lan, Phúc Lợi, Long Biên, Hà Nội III Đón khách (Thời gian: 17h30’ – 18h00) - Đồng phục nữ lễ tân (PG) : mặc áo dài mang ruy băng màu trắng có chữ Vingroup, đứng thành hàng, cài hoa đón khách - lễ tân ngồi bàn chuẩn bị danh sách khách mời, nhận thiệp mời, cung cấp chỗ ngồi số bàn, phát phiếu rút thăm cho khách hàng VIP phát thẻ đeo cho khách tham dự - nam hướng dẫn lối dẫn khách đến bàn ngồi theo quy định - Nhân viên công ty hướng dẫn khách có nhu cầu tham quan sa bàn dự án tiêu biểu công ty trưng bày sảnh Hội nghị - Nhạc nhẹ nhàng đón khách Chương trình hội nghị 2.1 Phần lễ (Thời gian: 18h00’ – 19h50’) - MC ổn định khách mời - Đánh trống khai mạc chương trình Trống set up sẵn sân khấu chuẩn bị sân khấu MC mời tất khách tham dự hướng phía sân khấu thơng báo khai mạc chương trình Hội nghị khác hàng Vingroup bắt đầu Đội Mai Vàng biễu diễn phần tiết mục đánh trống khai mạc - Chiếu đoạn clip nói chặng đường thành lập phát triển công ty Vingroup - Khai mạc chương trình: MC chào mừng quan khách tham gia chương trình, giới thiệu đại biểu tham gia, giới thiệu mục đích, ý nghĩa chương trình Phát biểu khai mạc Tổng Giám đốc bà Dương Thị Mai Hoa Trong đó, đề cao hợp tác bên với Vingroup thể biết ơn với quan khách tham dự chương trình PAGE \* MERGEFORMAT 16 - Báo cáo tóm tắt hoạt động kinh doanh cơng ty số hoạt động phát triển công ty tháng năm 2017 chiến lược phát triển thời gian tới công ty - Tặng hoa cho khách hàng thân thiết công ty MC mời số đại biểu lên phát biểu cảm nghĩ công ty MC mời Tổng Giám đốc bà Dương Thị Mai Hoa lên tặng hoa quà cho số đại diện khách thân thiết Phần hội (Thời gian: 19h30’ – 21h15’) Phần trình diễn văn nghệ ca sĩ khách mời vũ đoàn bước nhảy MC xuất mời người chơi (trừ nhân viên cơng ty) lên sân khấu tham gia trị chơi MC tuyên bố đội thắng giải trò chơi mời Phó Tổng Giám đốc cơng ty lên trao quà tặng cho người chơi 2.2 Kết thúc chương trình, tiễn khách tặng quà lưu niệm (21h15’ – 21h30’) - Ban Giám đốc nhân viên tiễn khách cửa, tặng quà cám ơn khách dành thời gian tham dự Hội nghị khách hàng công ty thành công tốt đẹp 2.3 KẾT THÚC HỘI NGHỊ - Thu dọn, kiểm tra, hoàn trả trang thiết bị - Thu thập hoá đơn, chứng từ để tổng hợp tất chi phí tổ chức hội nghị - Nhân viên xử lí thơng tin hội nghị soạn thảo văn cần thiết theo yêu cầu nhà quản trị - Kiến nghị đơn vị, tổ chức dự hội nghị nội dung thảo luận hội nghị - Đánh giá hiệu buổi hội nghị IV TỔNG KẾT SAU HỘI NGHỊ Đánh giá ý nghĩa hội nghị Hội nghị diễn cách thành công với chủ đề chương trình “Hợp tác thịnh vượng” Đây hội nghị dành cho khách hàng Vingroup với mục đích xây dựng mối quan hệ hợp tác phát triển lâu dài với khách hàng đối tác Qua hội nghị Vingroup gửi lời tri ân đến khách hàng nhà đầu tư, đối tác công ty, đồng thời hội nghị hội vàng để thu hút khách hàng chủ đầu tư với dự án triển khai mang đến nhiều lựa chọn cho \*việc đầu tư an PAGE MERGEFORMAT 16 cư đem lại lợi nhuận V Đánh giá công tác chuẩn bị Hội nghị công ty lên kế hoạch chi tiết cẩn thận với số tiền để tổ chức hội nghị lớn cho thấy hội nghị quan trọng có đầu tư Hội nghị diễn thành cơng nhờ có chuẩn bị kỹ lưỡng từ phận công ty Mỗi ban có nhiệm vụ riêng hồn thành tốt công việc giao Khi tổ chức hội nghị thư ký ban tổ chức giữ vai trò quan trọng từ khâu chuẩn bị đến diễn kết thúc hội nghị * Ưu điểm: - Hôi nghị lên kế hoạch chi tiết, cẩn thận - Có chuẩn bị kỹ lưỡng từ phận công ty - Ban tổ chức thư ký giữ vai trò quan trọng * Nhược điểm: - Các thành viên tham dự hội nghị không tập trung, xảy tượng làm cơng việc ngồi lề hội nghị; vấn đề muộn - Vấn đề bỏ sót gửi giấy mời cho người tham dự, việc xếp chỗ ngồi chưa đề cập - Khách tham dự chưa nắm bắt diễn biến, kịch giao tiếp tổng thể hội nghị dẫn đến khách hàng không chủ động chuẩn bị mà phát biểu ý kiến mình; họ khó theo dõi diễn biến hội nghị * Đề xuất giải pháp cải thiện công tác tổ chức Hội Nghị: - Xây dựng quy tắc rõ ràng cho hội nghị - Kĩ lưỡng vấn đề lập danh sách gửi giấy mời đến người tham dự - Cần quan tâm đến thái độ khách mời để tạo cảm giác an toàn, thoải mái cho họ - Cần phải cho khách tham dự nắm rõ chương trình diễn hội nghị Tổng chi phí Hội Nghị Tổng kết từ bảng dự trù kinh phí chi phí phát sinh hết: tỷ BẢNG ĐÁNH GIÁ HOẠT ĐỘNG LÀM VIỆC NHÓM PAGE \* MERGEFORMAT 16 STT Họ tên MSV - Lớp Công việc Đánh Thành Ghi 24 25 27 28 29 30 31 33 HC Nguyễn Thị Hường 20D250142- Nội dung liên hệ K56B3LH Nguyễn Thu Hường 20D250023- Thuyết trình phần K56B1LH liên hệ Nội dung lý thuyết Ngô Thị Huyền 20D250141- Nội dung liên hệ K56B3LH Phạm Thị Ngọc 20D250083- Nội dung liên hệ Khánh K56B2LH Ninh Thị Phong 20D250024- Làm PP Lan K56B1LH Thuyết trình phần lý thuyết Nguyễn Thị Thùy 20D250085- Nội dung liên hệ Liên K56B2LH Dương Thùy Linh 20D250145- Tổng hợp word K56B3LH Ngô Thị Linh 20D250027- Nội dung lý thuyết K56B1LH PAGE \* MERGEFORMAT 16 giá B+ điểm A B+ B+ A B+ A 8,5 B+ 8,3 Nhóm trưởn g Thư ký Cộng hịa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập – Tự – Hạnh phúc BIÊN BẢN HỌP NHĨM THẢO LUẬN Kính gửi: Bùi Thị Thu Hà Chúng em là: Nhóm Gồm: thành viên Để thống trình làm thảo luận nhóm phân cơng cơng việc thành viên, nhóm chúng em tổ chức 01 buổi họp nhóm ngày khác Cụ thể sau: ❖ Họp nhóm - Thời gian: 05/09/2021 - Địa điểm: Zalo - Số lượng thành viên tham gia: - Nội dung: bàn chọn doanh nghiệp tổ chức hội nghị + Nhóm họp bàn với định chọn doanh nghiệp Vingroup + Các thành viên phân công nhận công việc làm nội dung, làm word, thư ký, slide: Nguyễn Thu Hường - thuyết trình làm nội dung Ninh Thị Phong Lan - Thuyết trình làm PP Dương Thùy Linh - Tổng hợp nội dung chỉnh sửa Word Nguyễn Thị Hường, Ngô Thị Huyền, Phạm Thị ngọc Khánh, Nguyễn Thị Thùy Liên, Ngô Thị Linh - Làm nội dung + Cả nhóm tiến hành cơng việc giao nộp cho nhóm trưởng vào trước ngày 09/09/2021 Bài thư ký tổng hợp + Thành viên tham gia: Tất thành viên tham gia đầy đủ Hà Nội, ngày tháng năm 2021 PAGE \* MERGEFORMAT 16 Nhóm trưởng Nguyễn Thu Hường PAGE \* MERGEFORMAT 16 ... thiết bị cho hội nghị: Thông thường hội nghị nhỏ tổ chức hội trường công ty; số hội nghị có quy mơ lớn tổ chức nhà hàng, khách sạn hay trung tâm hội nghị Sau xác định địa điểm tổ chức cần bố trí... trị ● Tổ chức thực nghị quyết, định ● Đánh giá hội nghị rút kinh nghiệm PAGE * MERGEFORMAT 16 CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ KHÁCH HÀNG CÔNG TY VINGROUP B GIỚI THIỆU VỀ CƠNG TY VINGROUP Cơng ty cổ... nghị khoa học - Hội nghị chuyên đề - Hội nghị quan, đơn vị - Hội nghị ban ngành - Hội nghị tổng kết năm - Hội nghị dành cho khách hàng II Quy trình tổ chức hội nghị: Để hội nghị diễn thành cơng