Công tác tổ chức hội nghị, hội họp tại phòng lao động – thương binh xã hội quận cầu giấy, thành phố hà nội

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP CƠNG TÁC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ, HỘI HỌP TẠI PHÒNG LAO ĐỘNG - THƯƠNG BINH XÃ HỘI QUẬN CẦU GIẤY, THÀNH PHỐ HÀ NỘI Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG Người hướng dẫn : THS HỒNG VĂN THANH Sinh viên thực : HOÀNG THU HƯƠNG Mã số sinh viên : 1705QTVA029 Khóa : 2017-2021 Lớp : 1705QTVA HÀ NỘI - 2021 LỜI CAM ĐOAN Tác giả thực khóa luận với đề tài “ Cơng tác tổ chức hội nghị, hội họp Phòng Lao động - Thương binh Xã hội quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội” Tác giả xin cam đoan công trình nghiên cứu thân thời gian qua xin chịu trách nhiệm hồn tồn có không trung thực thông tin đề cập sử dụng cơng trình nghiên cứu Hà Nội, ngày tháng năm 2021 Sinh viên Hoàng Thu Hương LỜI CẢM ƠN Trong q trình thực hồn thành đề tài “Công tác tổ chức hội nghị, hội họp phòng Lao Động - Thương binh Xã hội quận Cầu Giấy thành phố Hà Nội”, bên cạnh nỗ lực cố gắng thân có hướng dẫn nhiệt tình giảng viên khoa Quản trị Văn phòng - Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, thầy cô giảng dạy trực tiếp kiến thức chuyên môn, giúp học tập, nghiên cứu thực khóa luận Xin chân thành cảm ơn Thạc sĩ Hoàng Văn Thanh hướng dẫn, động viên giúp đỡ tơi q trình nghiên cứu thực khóa luận Những đóng góp, nhận xét Thầy, đặc biệt hướng giải vấn đề suốt trình nghiên cứu thực kinh nghiệm học vô quý giá tơi khơng q trình thực khóa luận mà cịn giúp ích cho tơi cơng việc học tập sau Xin chân thành cảm ơn đến cán bộ, công chức công tác Phòng Lao Động - Thương binh Xã hội quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội tạo điều kiện giúp đỡ tơi q trình nghiên cứu, thu thập tư liệu đề hồn thành khóa luận Cuối cùng, xin chânh thành cảm ơn người thân gia đình hỗ trợ tơi nhiều trơng q trình học tập, nghiên cứu thực khóa luận cách hoàn thành DANH MỤC CÁC CHỮ CÁI VIẾT TẮT STT Viết tắt Viết đầy đủ UBND Ủy ban nhân dân Sở Lao - Thương binh Xã hội Phòng LĐ - TBXH Phòng Lao động Sở Động LĐ - TBXH Thương binh Xã hội MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CÁC CHỮ CÁI VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu .3 Nhiệm vụ nghiên cứu .4 Đối tượng phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu .5 Giả thuyết nghiên cứu Cấu trúc đề tài CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP 1.1 Một số khái niệm 1.1.1 Khái niệm hội nghị, hội họp 1.1.2 Khái niệm tổ chức 1.1.3 Khái niệm tổ chức hội nghị, hội họp 1.1.4 Một số khái niệm khác 1.2 Phân loại hội nghị, hội họp 1.2.1 Căn theo cách thức triệu tập họp 1.2.2 Căn theo hình thức tổ chức họp 1.2.3 Căn vào tính chất mục đích họp 1.2.4 Căn theo nội dung công việc 10 1.3 Vai trò hội nghị, hội họp 11 1.3.1 Vai trò tổng kết công việc .11 1.3.2 Vai trị kiểm sốt cơng việc 12 1.4 Nguyên tắc tổ chức hội nghị, hội họp 12 1.5 Quy trình tổ chức hội nghị, hội họp 14 1.5.1 1.5.1.1 Giai đoạn chuẩn bị hội nghị, hội họp 14 Trách nhiệm lãnh đạo thủ trưởng quan, đơn vị 14 1.5.1.2 1.5.2 Trách nhiệm thư kí ban tổ chức .14 Giai đoạn tiến hành hội nghị, hội họp 17 1.5.2.1 Đón tiếp đại biểu, khách mời phát tài liệu 17 1.5.2.2 Khai mạc, triển khai, phát biểu thảo luận 18 1.5.2.3 Trình bày phát biểu, báo cáo tham luận 18 1.5.2.4 Bế mạc ghi biên .18 1.5.3 Giai đoạn kết thúc hội nghị, hội họp 19 1.5.3.1 Kiểm tra phòng họp 19 1.5.3.2 Lập hồ sơ họp, hội nghị 19 1.5.3.3 Thanh tốn chi phí .20 1.5.3.4 Rút kinh nghiệm tổ chức 20 TIỂU KẾT CHƯƠNG 1: .20 CHƯƠNG THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ, HỘI HỌP CỦA PHÒNG LAO ĐỘNG - THƯƠNG BINH XÃ HỘI QUẬN CẦU GIẤY .21 2.1 Khái quát chung UBND quận Cầu Giấy phòng LĐ - TBXH quận Cầu Giấy 21 2.1.1 Khái quát chung UBND quận Cầu Giấy .21 2.1.1.1 Vị trí địa lý 21 2.1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức PLĐ - TBXH quận Cầu Giấy 21 2.2 Các loại hội nghị, hội họp Phòng LĐ - TBXH quận Cầu Giấy tổ chức 23 2.3 Thực trạng công tác tổ chức hội nghị, hội họp phòng LĐ -TBXH quận Cầu Giấy 24 2.3.1 Công tác chuẩn bị tổ chức hội nghị, hội họp 24 2.3.1.1 Công tác lập kế hoạch tổ chức họp 24 2.3.1.2 Công tác chuẩn bị nội dung hội nghị 31 2.3.1.3 Xây dựng chương trình nghị 32 2.3.1.4 Lập danh sách khách mời tham dự, viết gửi giấy mời 34 2.3.1.5 Chuẩn bị địa điểm tổ chức họp 36 2.3.1.6 Công tác trang trí, khánh tiết, thiết bị kỹ thuật phục vụ cho họp 38 2.3.1.7 Công tác truyền thông họp 39 2.3.1.8 Công tác y tế họp .39 2.3.1.9 Chuẩn bị kinh phí tổ chức họp 40 2.3.1.10 Chuẩn bị ghi biên họp .40 2.3.1.11 Chuẩn bị yếu tố khác 41 2.3.2 Giai đoạn tiến hành 42 2.3.2.1 Đón tiếp đại biểu 43 2.3.2.2 Điều khiển thiết bị kỹ thuật 44 2.3.2.3 Triển khai chương trình họp .44 2.3.2.4 Theo dõi tiến trình diễn biến họp, giữ thời lượng báo cáo cho đại biểu giải lao 45 2.3.2.5 Giải vấn đề khác 47 2.3.2.6 Công tác ghi biên họp .47 2.3.2.7 Bế mạc họp .48 2.3.3 Giai đoạn kết thúc .48 2.3.3.1 Thông báo kết luận họp 48 2.3.3.2 Triển khai kết luận họp .49 2.3.3.3 Quyết toán chi phí 49 2.3.3.4 Lập hồ sơ họp 49 2.3.3.5 Viết thư cảm ơn đến đại biểu tham dự họp .49 2.3.4 Công tác tổ chức họp trực tuyến tình hình dịch bệnh Covid - 19 .49 2.3.4.1 Cách sử dụng ứng dụng Zoom 50 2.3.4.2 Ưu nhược điểm việc sử dụng ứng dụng Zoom vào họp phòng LĐ - TBXH quận Cầu Giấy 50 2.3.5 Đánh giá công tác tổ chức hội họp phòng LĐ - TBXH UBND quận Cầu Giấy 51 2.3.5.1 Ưu điểm 2.3.5.2 Hạn chế 54 2.3.5.3 Nguyên nhân hạn chế 55 TIỂU KẾT CHƯƠNG 2: .55 CHƯƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP TẠI PHÒNG LAO ĐỘNG - THƯƠNG BINH XÃ HỘI QUẬN CẦU GIẤY, THÀNH PHỐ HÀ NỘI 57 3.1 Xây dựng hồn thiện thể chế có liên quan đến việc tổ chức hội họp 57 3.1.1 Xây dựng ban hành quy chế phối hợp tổ chức công tác hộp họp57 3.1.2 Xây dựng danh mục hội họp, hội nghị năm .59 3.1.3 Lập kế hoạch chi tiết, rõ ràng 59 3.2 Chú trọng nâng cao nghiệp vụ đội ngũ cán công chức 60 3.3 Tăng cường trang thiết bị kỹ thuật phục vụ hội họp 61 3.4 Tăng cường công tác ứng dụng công nghệ thông tin tổ chức hội họp 62 Đề xuất tác giả việc giảm hội nghị, hội họp quan hành nhà nước 63 KẾT LUẬN 66 TÀI LIỆU THAM KHẢO 67 PHỤ LỤC .68 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Ngày nay, phát triển toàn cầu, hoạt động quan, tổ chức, doanh nghiệp trọng trọng đến cơng tác tổ chức hội họp hình thức hoạt động quản lý, giúp cho việc giải công việc, cung cấp thơng tin quan hồn thành tốt Ngồi ra, hội họp giúp cho thủ trường quan đơn vị trực tiếp thực vai trò lãnh đạo, điều hành, nắm bắt thơng tin, tình hình ý kiến đóng góp quan, đơn vị, cá nhân cấp Hiện nay, việc thực hội họp quan hành nhà nước thực theo: Quyết định số 45/2018/QĐ - TTg, ngày 09 tháng 11 năm 2018 Thủ tướng Chính phủ quy định chế độ họp hoạt động quản lý, điều hành quan thuộc hệ thống hành nhà nước Tuy nhiên, việc tổ chức cơng tác hội nghị, hội họp cần thực quy định pháp luật mà quan trọng việc tăng chất lượng họp để đạt hiệu tốt nhất, phù hợp đáp ứng yêu cần thực tiễn quan,tổ chức Đặc biệt, từ cuối năm 2019 đến nay, dịch bệnh Covid 19 có diễn biến phức tạp nước giới, tác động rõ rệt đến mặt đời sống kinh tế, trị xã hội, cơng tác tổ chức hội nghị, hội họp thực nhiều hình thức khác để đảm bảo cho công việc nhiệm vụ không bị gián đoạn hồn thành theo kế hoạch đề Phịng Lao động - Thương binh Xã hội quan chuyên môn thuộc UBND quận Cầu Giấy (thành phố Hà Nội) có nhiệm vụ tham mưu, giúp UBND quận thực chức quản lý nhà nước lĩnh vực lao động, người có cơng sách xã hội; thực số nhiệm vụ, quyền hạn theo uỷ quyền UBND quận theo quy định pháp luật Trong hoạt động thực chức năng, nhiệm vụ, việc tổ chức hội nghị, hội họp nhiệm vụ quan trọng, tiêu chí đánh giá hiệu hoạt động Tuy nhiên, công tác tổ chức hội nghị, hội họp Phòng Lao động - Thương binh Xã hội quận Cầu Giấy tồn vướng mắc khó khăn định: chất lượng số họp chưa đáp ứng yêu cầu đặt ra, số họp không đến thành PHỤ LỤC Phụ lục 1: Quy chế hoạt động Phòng Lao động - Thương binh Xã hội quận Cầu Giấy UBND QUẬN CẦU GIẤY PHÒNG LAO ĐỘNG - TB&XH ỉ Số: /LĐTBXH CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Cầu Giấy, ngày tháng năm 2021 QUY CHẾ Làm việc Phòng Lao động - Thương binh Xã hội quận Cầu Giấy Chương I Những quy định chung Điều Vị trí, chức Phịng Lao động - Thương binh Xã hội quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân quận, thực chức tham mưu với Ủy ban nhân dân quận quản lý nhà nước về: Việc làm; dạy nghề; lao động, tiền lương; tiền công; bảo hiểm xã hội (bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm xã hội tự nguyện, bảo hiểm thất nghiệp); an tồn lao động; người có cơng; bảo trợ xã hội; bảo vệ chăm sóc trẻ em; bình đẳng giới; phịng, chống tệ nạn xã hội Phòng Lao động - Thương binh Xã hội quận có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản; chịu đạo, quản lý điều hành Ủy ban nhân dân quận; đồng thời chịu đạo, hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ Sở Lao động - Thương binh Xã hội Điều Nhiệm vụ quyền hạn Tridnh Ủy ban nhân dân quận ban hành định, thị; quy hoạch, kế hoạch dài hạn, 05 năm hàng năm; chương trình, biện pháp tổ chức thực nhiệm vụ cải cách hành nhà nước thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước giao Tổ chức thực văn pháp luật, quy hoạch, kế hoạch sau phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật lĩnh vực lao động, người có cơng xã hội giao; theo dẽi thi hành pháp luật Giúp Ủy ban nhân dân quận quản lý nhà nước tổ chức kinh tế tập thể, kinh tế tư nhân, hội tổ chức phi phủ hoạt động địa bàn thuộc lĩnh vực lao động, người có công xã hội Hướng dẫn, kiểm tra việc thực quy định sở bảo trợ xã hội, nhà xã hội, sở dạy nghề, tổ chức dịch vụ việc làm, sở cai nghiện bắt buộc, sở cai nghiện tự nguyện, sở quản lý sau cai nghiện, sở hỗ trợ nạn nhân, sở trợ giúp trẻ em địa bàn quận theo phân cấp, ủy quyền Hướng dẫn tổ chức thực quản lý cơng trình ghi công liệt sĩ Hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ lĩnh vực lao động, người có cơng xó hội cỏn Lao động TB&XH phường Phối hợp với ngành, đoàn thể xây dựng phong trào tồn dân chăm sóc, giúp đỡ người có cơng với cách mạng đối tượng sách xã hội Theo dõi, kiểm tra tổ chức, cá nhân việc thực cỏc quy định pháp luật lĩnh vực lao động, người có cơng xã hội; giải khiếu nại, tố cáo, phòng, chống tham nhũng, lãng phí theo quy định pháp luật phân công Ủy ban nhân dân quận Ứng dụng tiến khoa học, công nghệ; xây dựng hệ thống thông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước lĩnh vực lao động, người có cơng xã hội trờn địa bàn 10 Thực công tác thông tin, báo cáo định kỳ đột xuất tình hình thực nhiệm vụ giao theo quy định Ủy ban nhân dân quận Sở Lao động - Thương binh Xã hội 11 Quản lý vị trí việc làm, biên chế công chức, cấu ngạch công chức, thực chế độ tiền lương, sách, chế độ đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ công chức người lao động thuộc phạm vi quản lý Phòng theo quy định pháp luật phân công Ủy ban nhân dân phường 12 Quản lý chịu trách nhiệm tài chính, tài sản Phịng theo quy định pháp luật theo phân công Ủy ban nhân dân quận 13 Thực nhiệm vụ khác Ủy ban nhân dân quận giao theo quy định pháp luật Chương II Ạ _1ẠJẠ1r ■Ạ Ạ 1•Ạ r1ẠẠ 1r Biên chế, tổ chức, phân cơng nhiệm vụ cán công chức Điều Biên chế, tổ chức Theo qui định Thông báo số 260/TB-UBND ngày 21/12/2020 UBND quận Cầu Giấy phân bổ tiêu biên chế hành chính, nghiệp định mức lao động năm 2021, biên chế tổ chức phòng Lao động - TB&XH quận Cầu Giấy gồm có 09 người, có: 01 trưởng phịng, 02 phó trưởng phịng, 06 chun viên với 06 lĩnh vực Ngoài ra, quận điều động trưng dụng thêm 01 người (cán Văn hóa xã hội phường Mai Dịch) Hiện nay, tổng số cán công chức 10 người r Điều Phân công, phân nhiệm Đ/c Nguyễn Quang Hồng -Trưởng phòng Chịu trách nhiệm trước Quận uỷ - HĐND - UBND quận Sở Lao độngTB&XH việc thực chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cơng tác Lao động, người có cơng xã hội, đồng thời Chủ tài khoản trực tiếp đạo công việc sau: + Xây dựng kế hoạch công tác chuyên môn, nghiệp vụ, ngắn hạn, dài hạn; cơng tác tài chính; xây dựng thực quy chế dân chủ, cải cách hành + Công tác tổ chức cán bộ; công tác thi đua khen thưởng xét duyệt đề nghị nâng bậc lương + Công tác vay vốn Quỹ quốc gia giải việc làm + Chủ trì phối hợp với phịng, ban, ngành liên quan; thực nhiệm vụ theo đạo UBND quận; chủ trì tổ chức hội nghị, giao ban công tác Lao độngTB&XH với phường Đ/c Hà Thị Lan - Phó Trưởng phịng Thay mặt Trưởng phịng quản lý, điều hành số mặt cơng tác thực nhiệm vụ đột xuất theo phân cơng trưởng phịng; chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng trước pháp luật nhiệm vụ phân công, cụ thể sau: + Công tác Bảo vệ chăm sóc trẻ em + Cơng tác Lao động việc làm + Cơng tác phịng, chống Tệ nạn xã hội + Tiếp công dân giải đơn thư theo lĩnh vực phụ trách + Tham gia BCH Hội phụ nữ, BCH Liên đoàn Lao động, Hội thẩm nhân dân + Đăng ký sử dụng lao động người lao động doanh nghiệp địa bàn quận + Công tác Nội vụ quan hoạt động cơng đồn, đồn niên Đ/c Đỗ Thị Mai Hường - Phó Trưởng phịng Thay mặt Trưởng phịng quản lý, điều hành số mặt cơng tác thực nhiệm vụ đột xuất theo phân cơng trưởng phịng; chịu trách nhiệm trước Trưởng phịng trước pháp luật nhiệm vụ phân công, cụ thể sau: + Công tác thực pháp lệnh ưu đãi người có cơng; + Cơng tác Bảo trợ xã hội, hộ nghèo, lang thang + Công tác quản lý nghĩa trang + Cơng tác Bình đẳng giới Vì tiến phụ nữ + Thực chế độ Ưu đãi giáo dục theo Thông tư 09; Chế độ miễn, giảm học phí theo Nghị định 86 + Tiếp công dân giải đơn thư theo lĩnh vực phụ trách + Tham gia Ban chấp hành phối hợp thực Công tác quản lý Nhà nước Hội đặc thù (Hội Người cao tuổi, Hội Người khuyết tật, Hội Người mù, Hội chất độc da cam, Hội Cựu niên xung phong) + Tham gia Ban chấp hành Cơng đồn quan UBND quận Đ/c Mai Phúc Phượng - Chuyên viên + Theo dõi quản lý di biến động thực chế độ sách xã hội đối tượng BTXH: Người già cô đơn thuộc hộ nghèo; trẻ mồ côi, bị bỏ rơi; người cao tuổi; người khuyết tật, người đơn thân nuôi nhỏ thuộc hộ nghèo; người gặp khó khăn thiên tai rủi ro, hoả hoạn xã hội + Tham mưu tặng quà cho đối tượng Bảo trợ xã hội, Người cao tuổi, Người cao tuổi hưởng tuất công nhân viên chức; người khuyết tật nặng, đặc biệt nặng hưởng tuất nuôi dưỡng vào dịp lễ tết; Tổ chức buổi tập huấn, hướng dẫn chế độ sách cho gia đình có đối tượng BTXH cán làm công tác BTXH + Xây dựng kế hoạch rà soát đối tượng người cao tuổi, người khuyết tật, người lang thang, hộ nghèo, cận nghèo theo hướng dẫn Thành phố; + Tham mưu xây dựng Phương án cứu trợ đảm bảo đời sống nhân dân + Tham mưu thực công tác quản lý, sử dụng nghĩa trang nhân dân địa bàn quận + Phối hợp kiểm tra hướng dẫn hoạt động Hội: Người khuyết tật, Hội Người mù, Hội Chữ thập đỏ, Hội Bảo trợ người khuyết tật trẻ em mồ côi Thành phố Hà Nội + Phối hợp với trung tâm Bảo trợ xã hội kiểm tra, thu gom đối tượng lang thang xin ăn, tâm thần lang thang; Đ/c Nguyễn Thị Thanh Nhàn - Chuyên viên + Thực chế độ, sách Người có cơng thân nhân Người có cơng + Xây dựng kế hoạch thực chế độ theo sách hành Pháp lệnh ưu đãi người có cơng + Xét duyệt hồ sơ theo quy định đối tượng với cán LTCM, TKN Tù đày, Thương, bệnh binh đối tượng khác + Phối hợp với phận tiếp nhận trả hồ sơ hành Sở UBND quận công tác tiếp nhận hồ sơ người có cơng đối tượng khác đảm bảo theo quy định + Tiếp nhận hồ sơ đề nghị tặng truy tặng danh hiệu vinh dự Nhà nước Bà mẹ Việt Nam anh hùng + Thực chế độ điều dưỡng người có cơng + Xây dựng kế hoạch thăm, tặng quà nhân ngày lễ, tết dịp 27/7,2/9 + Thực chế độ, sách đối tượng theo Quyết định 290, Nghị định 150, Quyết định 62, Quyết định 49, Quyết định 53, Quyết định 142, Quyết định 40 + Tham mưu trình UBND quận định phân bổ nguồn vốn trung ương, thành phố quận công tác cho vay vốn quỹ quốc gia hỗ trợ giải việc làm, cho vay nhà xã hội tham mưu UBND quận xây dựng kế hoạch thực chương trình kiểm tra, giám sát cho vay, báo cáo tháng, quý, năm, phối hợp ngân hàng sách cơng tác kiểm tra, giám sát nguồn vốn vay Quỹ quốc gia giải việc làm Đ/c Nguyễn Thu Hương - Chuyên viên + Tham mưu xây dựng dự toán ngân sách hàng năm thực quản lý tài theo quy định + Phối hợp với UBND phường thực chi trả kinh phí cho đối tượng sách xã hội hưởng trợ cấp địa bàn quận bảo đảm kịp thời, đối tượng sách quy định + Mở đầy đủ loại sổ sách, ghi chép phản ánh đầy đủ xác, kịp thời tất hoạt động thu - chi tài + Kiểm tra, nghiệm thu tốn nguồn ngân sách, chương trình mục tiêu + Quản lý công tác Bảo hiểm, tiền lương cho cán phòng + Lập gửi báo cáo toán tháng, quý, năm cho quan chủ quản quan tài theo quy định Nhà nước Đ/c Vy Thị Hồng Hạnh - Chuyên viên + Thực công tác Văn thư (công văn đi, công văn đến; đơn thư khiếu nại, tố cáo); Tổng hợp rà sốt thủ tục hành theo quy định + Xây dựng triển khai kế hoạch cai nghiện, quản lý sau cai nghiện phòng, chống tệ nạn mại dâm + Phối hợp với Công an UBND phường thực công tác cai nghiện ma túy bảo đảm hoàn thành tiêu Thành phố giao tiêu quận đề + Xây dựng văn thuộc phạm vi trách nhiệm phòng, báo cáo công tác thi đua, khen thưởng; tổng hợp báo cáo công tác Lao động TB&XH định kỳ theo tuần, tháng, quý, năm báo cáo đột xuất theo đạo UBND quận Sở Lao động TB&XH + Thực sách trẻ em: Trẻ em có hồn cảnh khó khăn, trẻ em khuyết tật, trẻ mồ cơi, trẻ em bị xâm hại tình dục, trẻ em lao động nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm, lang thang không nơi nương tựa + Tham mưu tổ chức hoạt động cao điểm tháng hành động trẻ em, Tết thiếu nhi 1/6, tập huấn hè, Tết trung thu hàng năm + Vận động đơn vị, doanh nghiệp địa bàn ủng hộ Quỹ “Bảo trợ trẻ em” quận, đề xuất trợ cấp thường xun đột xuất trẻ em có hồn cảnh khó khăn 08 Đ/c Chử Thị Quỳnh Hương - Chuyên viên + Đảm bảo an toàn kho quỹ, thực công tác thu chi quy định + Tiếp nhận hồ sơ chuyển đến phận xử lý trả kết đến tổ chức, doanh nghiệp cơng dân theo qui định 09 Đ/c Trịnh Bích Hà - Chuyên viên + Phối hợp với đ/c Cẩm thực công tác hỗ trợ giải việc làm số công việc khác theo phân công Trưởng phòng + Giữ dấu phòng 10 Đ/c Nguyễn Thị Cẩm - Công chức phường biệt phái + Tham gia hịa giải lao động + Thực cơng tác Lao động việc làm chương trình mục tiêu quốc gia việc làm + Tham gia đoàn kiểm tra Bộ Luật Lao động, ATVSLĐPCCN đơn vị địa bàn đoàn kiểm tra liên ngành 178 quận + Hướng dẫn nghiệp vụ cho cán chun trách Đội Cơng tác xã hội tình nguyện, CLB B93 phường thực cơng tác phịng chống tệ nạn xã hội Ngồi nhiệm vụ giao đây, đồng chí chuyên viên, viên chức, nhân viên thực nhiệm vụ theo điều động, phân cơng Trưởng phịng phó trưởng phịng Các đồng chí phân cơng theo dõi mặt công tác nêu phải chủ động xây dựng kế hoạch thực hiện, đồng thời phối hợp chặt chẽ với phó ban lao động thương binh xã hội phường đơn đốc giải khó khăn, vướng mắc sở Trong trình thực có khó khăn vướng mắc vượt thẩm quyền phải kịp thời báo cáo với lãnh đạo phòng xem xét giải Chương III /"'ll Ạ -> 15 ' Ạ • 1- ■*> Chế độ làm việc mối quan hệ Điều Chế độ làm việc Phòng LĐ - TB&XH làm việc theo chế độ thủ trưởng Trưởng phịng LĐ TB&XH quận có trách nhiệm điều hành chung hoạt động phòng Hàng tháng Trưởng, Phó trưởng phịng cấp uỷ chi thông qua kế hoạch công tác nhiệm vụ trọng tâm Dân chủ bàn bạc định công việc ' _ Ị phân công cho thành viên Đối với việc có liên quan đến thành viên Trưởng phịng cần đưa phịng bàn bạc tập thể trước có kết luận Nếu bàn bạc khơng đến thống nhất, ý kiến Trưởng phịng ý kiến định Phó trưởng phịng, chuyên viên, nhân viên làm việc theo đạo Trưởng phòng phải chịu trách nhiệm phần việc phụ trách, bảo đảm cơng việc có hiệu tích cực thời gian qui định Điều Chế độ thông tin, báo cáo Thực nghiêm chỉnh chế độ thông tin báo cáo (tuần, tháng, quý, tháng, năm) theo quy định UBND quận Sở Lao động - TB&XH Hà Nội Ngồi có việc đột xuất cần giải gấp phải báo cáo với lãnh đạo trực tiếp phụ trách trưởng phịng để có hướng giải kịp thời Các đồng chí Phó trưởng phịng phụ trách lĩnh vực cơng tác có trách nhiệm đơn đốc cán thực nghiêm túc chế độ thông tin, báo cáo định kỳ (hoặc đột xuất ) theo quy định tổng hợp báo cáo trưởng phòng theo yêu cầu Quận uỷHĐND - UBND quận Sở LĐ-TB&XH Hà Nội Điều Chế độ Hội họp Hàng tuần đột xuất giao ban Trưởng phịng phó trưởng phịng Hàng tháng họp tồn cán phịng lần để kiểm điểm đánh giá kết công tác Hàng tháng đột xuất họp giao ban với cán Lao động-TB&XH phòng với phường để đánh giá tình hình cơng tác tháng trước nhiệm vụ trọng tâm tháng tới Ngồi ra, vào tình hình cụ thể, lãnh đạo phịng tồn phịng họp đột xuất để triển khai nhiệm vụ trọng tâm, đột xuất quận Thành phố Chương IV Quy trình ban hành văn lưu trữ hồ sơ Điều Quy trình Ban hành quản lý văn Cán bộ, cơng chức có trách nhiệm soạn thảo văn ký nháy vào văn để tham mưu cho Trưởng phịng, phó trưởng phịng lĩnh vực mà phụ trách Thẩm quyền ký văn Trưởng phòng ký loại văn theo chức nhiệm vụ UBND quận uỷ quyền giải công việc thuộc phạm vi ngành Phó trưởng phịng ký văn bản, nội dung Trưởng phòng uỷ nhiệm lĩnh vực trực tiếp phụ trách; ký giấy giới thiệu, thư mời sau trao đổi nội dung với Trưởng phòng Điều Lưu trữ tài liệu Cán tổng hợp nhận tài liệu công văn đến phải ghi vào sổ giao nhận, báo cáo Trưởng phòng: xem, cần thiết ghi ý kiến đạo thực Đối với tài liệu công văn gửi đi: phải vào sổ công văn lưu có lưu trữ phịng Thực chế độ bảo mật tồn cơng văn đi, đến Trong công tác lưu trữ phải phân loại: hình thức, theo cấp ban hành, tính chất nghiệp vụ để tiện tra cứu sử dụng Sổ ghi công văn tài liệu ( công văn đến - công văn ) mở đầu năm có số thứ tự, khởi đầu từ ngày 1/1 kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm Chuyên viên mảng phải ghi sổ tiếp nhận, giải việc, lưu trữ tài liệu hồ sơ liên quan đến mảng công tác phân công Chương V Chế độ tiếp dân giải đơn thư khiếu nại, tố cáo Điều 10 Tiếp dân Tiếp dân vào buổi sáng thứ 2, thứ 4, thứ hàng tuần, buổi lại làm việc chuyên mơn sở (lãnh đạo phịng cán tham gia) Nếu liên quan đến phận phải có người trực để tiếp nhận giải công việc Điều 11 Giải đơn thư khiếu nại, tố cáo Đơn thư khiếu nại, tố cáo thuộc lĩnh vực cơng tác đồng chí Phó trưởng phịng phụ trách trực tiếp giải theo thẩm quyền Báo cáo trưởng phòng lãnh đạo UBND quận theo yêu cầu Trưởng phịng có trách nhiệm đạo giải dứt điểm thời hạn theo quy định Chương VI Mối quan hệ công tác Điều 12 Mối quan hệ với quan chun mơn cấp Phịng Lao động - TB&XH quận chịu đạo trực tiếp chuyên môn nghiệp vụ Sở LĐ - TB&XH Hà Nội Có trách nhiệm báo cáo: Cơng tác định kỳ tháng, quý, tháng, năm chương trình đột xuất theo yêu cầu Thành phố Điều 13 Mối quan hệ với Uỷ ban nhân dân quận phòng ban, đơn vị thuộc quận Đối với Uỷ ban nhân dân quận Chịu đạo trực tiếp Chủ tịch Uỷ ban nhân dân quận, Phó Chủ tịch phụ trách khối Văn hóa Xã hội Có trách nhiệm thực đầy đủ chế độ thông tin, báo cáo định kỳ, đột xuất theo chế độ quy định theo yêu cầu Hội đồng nhân dân - Uỷ ban nhân dân quận Đối với phòng ban, đơn vị thuộc quận Giữ mối quan hệ chặt chẽ, tranh thủ giúp đỡ chuyên môn, nghiệp vụ lĩnh vực tạo đồng việc thực nhiệm vụ Quận uỷ, UBND quận giao Điều 14 Mối quan hệ với Quận uỷ, Uỷ ban Mặt trận Tổ quốc, Ban Đảng tổ chức đồn thể quận Có trách nhiệm thực đầy đủ chế độ thông tin, báo cáo định kỳ đột xuất theo yêu cầu Quận uỷ Có trách nhiệm phối hợp chặt chẽ với Uỷ ban MTTQ tổ chức đoàn thể quận việc thực chương trình, kế hoạch có liên quan đến công tác LĐ TB&XH Điều 15 Mối quan hệ với Uỷ ban nhân dân phường Hướng dẫn công tác nghiệp vụ Lao động - TB&XH cho UBND phường Phối hợp hướng dẫn UBND phường thực chức quản lý Nhà nước công tác Lao động - TB&XH giải đề nghị, khiếu nại, tố cáo công dân việc thực chế độ sách theo quy định Duy trì chế độ báo cáo, giao ban hàng tháng, phối hợp chặt chẽ với phường ngành chức quận để thực tốt công tác Lao động - TB&XH Quy chế có hiệu lực thực kể từ ngày ký Trong q trình thực hiện, có phát sinh vướng mắc, lãnh đạo cán công chức, viên chức phòng chủ động đề xuất tham gia bổ xung thay đổi cho phù hợp thống xem xét thơng qua để tổ chức thực hiện./ Trưởng phịng Nguyễn Quang Hồng Phụ lục 2: Sơ đồ cấu tổ chức Phòng LĐ - TBXH quận Cầu Giấy Phụ lục 3: Số lượng loại hình hội họp Phịng LĐ - TBXH quận Cầu Giấy tổ chức giai đoạn năm 2017 - 2020 Năm 2017 Năm 2018 Họp giải công việc 135 125 Họp chuyên môn 56 Họp giao ban Họp sơ kết, tổng kết 64 (Đơn vị: Cuộc) Năm 2019 Năm 2020 139 47 120 55 65 64 68 71 66 59 42 39 47 58 Họp chuyên đề 60 45 Họp tập huấn triển khai 42 49 46 45 Tổng 405 392 399 414 (Nguồn: Báo cáo cơng tác hàng năm Phịng L Đ - TBXH quận Cầu Giấy) Phụ lục 4: Văn phòng làm việc chuyên viên Phòng Lao động - Thương binh Xã hội quận Cầu Giấy (Nguồn: Ảnh tác giả tự chụp) Phụ lục 5: Hội trường tổ chức hội nghị, hội họp UBND quận Cầu Giấy (Nguồn: Ảnh tác giả tự chụp) Phụ lục 6: Công tác chuẩn bị, xếp tổ chức họp (Nguồn: Ảnh tác giả tự chụp) Phụ lục 7: Các phương tiện kĩ thuật phục vụ cho họp (Nguồn: Tác giả tự chụp) Phụ lục 8: Tổng kết Hội nghị tập huấn cho người khuyết tật nhân ngày Quốc tế người khuyết tật (Nguồn: Phòng LĐ - TBXH quận Cầu Giấy) ... chức hội nghị, hội họp Phòng Lao động Thương binh Xã hội quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội chương CHƯƠNG THỰC TRẠNG VỀ CƠNG TÁC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ, HỘI HỌP CỦA PHỊNG LAO ĐỘNG - THƯƠNG BINH XÃ HỘI QUẬN... lượng cơng tác tổ chức hội nghị, hội họp Phòng Lao động - Thương binh Xã hội quận Cầu Giấy nhằm giúp nâng cao hiệu cơng tác tổ chức hành văn phòng Phòng Lao động - Thương binh Xã hội quận Cầu Giấy... luận công tác tổ chức hội nghị, hội họp quan đơn vị Thứ hai: Phân tích, đánh giá thực trạng cơng tác tổ chức hội nghị, hội họp Phòng Lao động - Thương binh Xã hội quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội