Tổ chức hội nghị khách hàng

Khái niệm: Hội nghị khách hàng là việc doanh nghiệp tổ chức một sự kiện để đối thoại,

TỔ CH C H I NGH KHÁCH HÀNG Ứ Ộ Ị

Khái ni m: ệ

H i nghộ ị khách hàng là vi c doanh nghi p tệ ệ ổ ch c m t sứ ộ ự ki nệ để đ i tho i,ố ạ liên k t, ho c tham dòế ặ ý ki n khách hàng qua đó duy trìế sự trung thành đ i v iố ớ khách hàng hi n t i vàệ ạ thu hút khách hàng ti m năng tề ừ đó t o nên s c m nhạ ứ ạ

c nh tranh cho doanh nghi p.ạ ệ

M c ụ đích:

Tùy thu c vào giai đo n c a s n ph m hay doanh nghi p trong chu kìộ ạ ủ ả ẩ ệ s ngố

c a s n ph m hay doanh nghi p đó.ủ ả ẩ ệ

o Mu n thu hút khách hàngố

o Mu n t lòng c m nố ỏ ả ơ

o Khi m t khách hàng mu n ch m d t quan h giao d ch hay làmộ ố ấ ứ ệ ị

ăn, doanh nghi p s t ch c nh ng cu c đ i tho i d ng nàyệ ẽ ổ ứ ữ ộ ố ạ ạ

nh m gi chân khách hàngằ ữ

o Thuy t ph c nh ng khách hàng ti m năng đ n v i doanh nghi pế ụ ữ ề ế ớ ệ

c a mìnhủ

o Mu n qu ng bá cho ho t đ ng marketingố ả ạ ộ

o Mu n phát tri n d ch v ho c s n ph m:ố ể ị ụ ặ ả ẩ ho ch đ nh nh ngạ ị ữ chi n lế ược kinh doanh m i thông qua s ý ki n tr c ti p c aớ ự ế ự ế ủ khách hàng

Đây là các bướ ụ ểc c th trong vi c chu n b bu i h i ngh khách hàng đi kèmệ ẩ ị ổ ộ ị

v i ví d c th v bu i h i ngh khách khách c a công ty Vinagame và côngớ ụ ụ ể ề ổ ộ ị ủ

ty Zion

I CHU N B CHO H I NGH Ẩ Ị Ộ Ị

L p danh sách khách m i trong bu i h i ngh khách hàng ậ ờ ổ ộ ị

Lên danh sách khách tham d , so n thự ạ ư m i.ờ

Khách m i g m 300 ng ờ ồ ườ i và nh ng khách hàng, đ i lý, các nhà ữ ạ đ u t ầ ư

và gi i truy n thông…vv ớ ề

L p trình t ậ ổ ch c ứ

Chu n b trẩ ị ước khi ho t đ ng:ạ ộ

• Ph i thành l p t công tác, phân công rõ ràng, trách nhi m c th đ nả ậ ổ ệ ụ ể ế

t ng ngừ ười

• L p b ng k ho ch ti n đ đ ti n ki m tra th c hi n.ậ ả ế ạ ế ộ ể ệ ể ự ệ

• M i công vi c chu n b ph i xem xét m t cách toàn di n, th c hi nọ ệ ẩ ị ả ộ ệ ự ệ

m t cách chu đáo, c n th n, t m ộ ẩ ậ ỉ ỉ

Thành l p nhóm ho t đ ng, có ngậ ạ ộ ườ ổi t ng ph trách, trong đó, m i nhóm l iụ ỗ ạ

có th thành 3 nhóm nh ể ỏ

• T đ i ngo i: ph trách gi y m i, m i khách.ổ ố ạ ụ ấ ờ ờ

• T h u c n: ph trách h i trổ ậ ầ ụ ộ ường, phương ti n giao thông, th c ph m,ệ ự ẩ

t ng ph m, ph n thặ ẩ ầ ưởng…

• T l tân: đón khách t i c a h i trổ ễ ạ ử ộ ường, đ a khách vào h i trư ộ ường

• T n i dung: vi t các bài vi t, bài phát bi u, thi t k tài li u cho kháchổ ộ ế ế ể ế ế ệ

m i ờ

Th i ờ

gian

N i dung ộ

7h45

– 8h

n đ nh t ch c, chu n b cho ti t m c m màn

8h – 8h5 Ti t m c văn ngh ế ụ ệ do ca sĩ Ki u Minh th ề ể hi n ệ

8h5

– 8h30

-Giám đ c kinh doanh c a công ty VTCGame ố ủ

tuyên b khai m c ch ố ạ ươ ng trình

- MC gi i thi u ớ ệ đ i bi u tham gia, m c ạ ể ụ đích,

ý nghĩa ch ươ ng trình

- M i thành ph n ban lãnh đ o, khách m i quan ờ ầ ạ ờ

tr ng phát bi u ọ ể ý ki n ế

- MC n ổ đ nh sân kh u và ị ấ t p trung m i ng ậ ọ ườ i

v ề h ướ ng sân kh u ấ

8h30-8h45 Phụ trách bộ ph n H ậ ỗ trợ khách hàng trình bày

về chính sách phân ph i và ố hệ th ng chăm sóc ố

khách hàng c a công ty ủ

8h45

– 8h55 Phụ trách dự án ph n m m qu n lý ầ ề ả phòng máy

CSM lên trình bày các tính năng u vi t c a d ch ư ệ ủ ị

vụ này

8h55

– 9h30

Gi i lao, BTC tr ả ả l i các câu h i c a các v ờ ỏ ủ ị đ i ạ

bi u và ể khách m i ờ

9h30

– 9h40

Ph ụ trách Phát tri n n i dung c a VTC gi i thi u ể ộ ủ ớ ệ

về m t s ộ ố Game và ng d ng s p ra m t ứ ụ ắ ắ

9h40

– 9h45 Văn nghệ - Ca khúc Son – Ca sĩ Hoàng Vi t trình ệ

bày

9h45-9h55

Giám đ c KD c a VTC trao th ố ủ ưở ng cho 10 phòng

máy tiêu bi u t i Đà N ng ể ạ ẵ

9h55

– 10h30

Ph n rút thăm may m n cho t t c ầ ắ ấ ả đ i bi u tham ạ ể

gia H i ngh ộ ị và trao quà cho các đ i bi u may ạ ể

m n ắ

10h30 Bế m c H i ngh ạ ộ ị

L a ch n ự ọ đ a đi m và ị ể đ nh th i gian t ị ờ ổ ch c ứ

L aự ch n th i gian, ch n đ a đi m phù h p đ v i s lọ ờ ọ ị ể ợ ủ ớ ố ượng khách m i.ờ

N uế đ a đi m không cóị ể s n ph i ti n hành đ t chẵ ả ế ặ ỗ trước cho bu i h i ngh ổ ộ ị

Th i gian t ờ ổ ch c: T ứ ừ 7h30 đ n 11h ngày 25/04/2010 ế

Đ a đi m t ch c:Bu i h i ngh di n ra t i công ty th ị ể ổ ứ ổ ộ ị ễ ạ ươ ng m i H i Phòng, ạ ả

s 22 Lý T ố ự tr ng thành ph H i Phòng.ọ ố ả

G i gi y m i ử ấ ờ

G i thở ư m i cho khách tham dờ ự trước 7 ngày và ph i tuân th nh ng quy đ nhả ủ ữ ị sau:

• Căn c tình hình th c hi n, th ng kê s ngứ ự ệ ố ố ười tham d ;ự

• Căn c s ngứ ố ười tham d đ mua và in gi y m i;ự ể ấ ờ

• Khi g i gi y m i, c n ph i nói v l i ích c a khách hàng khi tham gia;ử ấ ờ ầ ả ề ợ ủ

• Khi g i gi y m i, c n đ ng th i m i luôn ngử ấ ờ ầ ồ ờ ờ ười thân c a khách hàng.ủ

Theo dõi ph n h i tả ồ ừ thư m iờ đ xácể đ nh sị ố lượng khách chính xác đ n thamế

d ự

Đ t thi t b truy n thông ặ ế ị ề

Chu n bẩ ị ho cặ đ t các thi t b truy n thông cho bu i h i ngh ặ ế ị ề ổ ộ ị

Hệ th ng âm thanh ph i phùố ả h p v i không gian di n ra h i ngh ợ ớ ễ ộ ị

Thi t kế ế pano đ treo t i n i tể ạ ơ ổ ch c vàứ m t sộ ố đ a đi m khác.ị ể

Quang c nh Công ty Th ả ươ ng m i H i Phòng, đ a đi m t ạ ả ị ể ổ ch c H i ngh ứ ộ ị Khách Hàng Ti n s nh đã ề ả đ ượ c trang trí r t trang tr ng và đ p m t: ấ ọ ẹ ắ

M t tu n tr ộ ầ ướ c khi H i ngh ộ ị khách hàng di n ra, không khí ễ phòng Marketing

c a công ty VinaGame t i Hà N i lúc nào cũng b n r n và kh n tr ủ ạ ộ ậ ộ ẩ ươ ng chu n b cho m t s ki n thành công t t đ p ẩ ị ộ ự ệ ố ẹ

Chu n b ẩ ị n i dung cho bu i h i ngh ộ ổ ộ ị

Vi t các bài phát bi u.ế ể

Chu n bẩ ị tài li uệ đ trình bày trong bu i h i ngh ể ổ ộ ị

Chu n bẩ ị tài li u cho khách m i: nh các thông tin m i v công ty, s n ph mệ ờ ư ớ ề ả ẩ

c a công ty, nh ng thông tin c n thi t đ khách m i hi u h n v công ty ủ ữ ầ ế ể ờ ể ơ ề Chu n bẩ ị hoa các t ng ph m cho khách m i.ặ ẩ ờ

Rút l i danh sách khách tham d ạ ự cu i cùng ố

Xác đ nh sị ố lượng cu i cùng đ n tham dố ế ự

B trí h i tr ố ộ ườ ng

• B trí c a ra vàoố ử

• Treo kh u hi u chào m ngẩ ệ ừ

• B ng ch d n: khách hàng h p m t l i…ả ỉ ẩ ọ ặ ạ

• Tr ng bày s n ph mư ả ẩ

• B trí trung tâm đi m h p m t liên hoanố ể ọ ặ

• Trên sân kh u treo kh u hi u chính c a bu i h p m t liên hoan.ấ ẩ ệ ủ ổ ọ ặ

• Trên sân kh u treo bi u tấ ể ượng c a doanh nghi p.ủ ệ

Ti n hành ki m tra tr ế ể ướ c H i ngh và t ng di n t p ộ ị ổ ễ ậ

Th c hi n trự ệ ước m t ngày khi h i nghộ ộ ị di n ra.ễ

Duy t l i k ch b n H i nghệ ạ ị ả ộ ị để đ m b o ch t lả ả ấ ượng cho chương trình

Khâu chu n bẩ ị được ti n hành đúng 5h00 ngày 25/04/2010 t t c m i ngế ấ ả ọ ườ i

đã t p trung v đ a đi m di n ra H i Ngh đ chu n b cho m t s ki n hàoậ ề ị ể ễ ộ ị ể ẩ ị ộ ự ệ

h ng.ứ

B t tay vào l p ráp máy móc: ắ ắ

Chu n b ẩ ị bi n hi u, trang trí ể ệ sân kh u, s p x p t ng chi ti t trong khán ấ ắ ế ừ ế phòng:

Ban tổ ch c phân công ki m tra toàn bứ ể ộ thi t bế ị và d ng cụ ụ dùng cho bu iổ

lễ nh : bàn gh , c c, ly u ng nư ế ố ố ước, hoa cài áo, tài li u, quàệ t ngặ đã chu n bẩ ị

đ cho các đ i bi u ch a.ủ ạ ể ư

Ki m tra l n cu iể ầ ố đ ng ph c c a l tân đón khách.ồ ụ ủ ễ

Ki m tra bể ộ ph n ph c vậ ụ ụ ti c (n u khách dùng ti c ngay t i khu v c làmệ ế ệ ạ ự

l ).ễ

Ki m tra hể ệ th ng âm thanh, micro, nh c chào.ố ạ

Ki m duy tể ệ đ y dầ ủ y u tế ố nhân s : Các nhân viên công ty s đự ẽ ược phân nh pị

v và đi u ph i công vi c, chu n b m i th y u nhân s và thi t b d ng cũụ ề ố ệ ậ ị ọ ứ ế ự ế ị ụ

c n th n, m i nhân viên trong t th s n sàng.ẩ ậ ọ ư ế ẵ

Phân công các nhân viên vào các vị trí công vi cệ đã th ng nh t theo k ho chố ấ ế ạ

t trừ ước

Duy t, kh p thệ ớ ử chương trình trước 1 l n (n u chầ ế ương trình có nhi u ph nề ầ

ph c t p vàứ ạ yêu c u nhi u b ph n ph i k t h p v i nhau).ầ ề ộ ầ ố ế ợ ớ

Ki m tra l i danh sách nhân sể ạ ự chính tham gia chương trình: MC, lễ tân, đoàn múa lân, ca s , kỹ ỹ thu t viênậ âm thanh, ánh sáng, b n pháo, danh sách kháchắ VIP,…

S p x p vắ ế ị trí đ t quà, hoa càiặ áo đ i bi u, nạ ể ước u ng, b ng khen t p h p t iố ằ ậ ợ ạ

m t khu v cộ ự đ tránh th t l c vàể ấ ạ giao cho m t ngộ ười qu n lý.ả

Đón khách

Các lễ tân chào m i quýờ quan khách, cài hoa, đeo băng cho khách nên chú ý

đ ng làm m nh tay ho c làm cho khách m i khó ch uừ ạ ặ ờ ị hướng d n l i đi d nẫ ố ẫ khách vào khu v c làm chự ương trình

Ghi danh sách ngườ ếi đ n d , d a vào gi y m i g i m t xu t t ng ph m, m tự ự ấ ờ ử ộ ấ ặ ẩ ộ quy n sể ổ tay, m tộ đ c san, báo truy n hình.ặ ề

Rót nước m i khách.ờ

Nh ng qu n lý có nhi m v s p x p ch đ ng cũng nh biên đ o các đ ngữ ả ệ ụ ắ ế ỗ ứ ư ạ ộ tác l tân trong lúc đón khách.ễ

Lễ tân đón khách v i thái đ ân c n, nhi t tình, vui v ớ ộ ầ ệ ẻ

Nh c n n b t vui tạ ề ậ ươ ội, r n rang, trang tr ng và náo n c.ọ ứ

Đ i tr ng đánh t ng b ng đ thu hút s quan tâm c a t t c m i ngộ ố ư ừ ể ự ủ ấ ả ọ ười

Phát tài li u cho khách m i.ệ ờ

Ban Tổ Ch c ứ đón khách r t long tr ng, các ng ấ ọ ườ i m u v i trang ph c c ẫ ớ ụ ổ trang võ hi p càng mang l i không khí ệ ạ thân thi n, g n gũi ệ ầ

Khán phòng d n đ ầ ượ ấ c l p đ y b i h n 250 khách m i c a H i ngh M i ầ ở ơ ờ ủ ộ ị ọ

ng ườ ế i đ n tham gia s ki n v i m t tâm tr ng ph n kh i, hào h ng ự ệ ớ ộ ạ ấ ở ứ

II THAM DỰ H I NGH Ộ Ị

Khai lễ

Trước lúc khai lễ 15 phút, ban tổ ch c s p x p 1 sứ ắ ế ố ti t m c văn nghế ụ ệ chào

m ng đ quan khách t p trung vào khu v c sân kh u.ừ ể ậ ự ấ

Ch ươ ng trình đ ượ c m ở đ u b ng ti t m c văn ngh ầ ằ ế ụ ệ sôi đ ng và ộ đ c s c do ặ ắ nam ca sĩ Ki u Minh đ m nhi m ề ả ệ

khai m c ch ạ ươ ng trình H i ngh khách hàng đ ộ ị ượ ổ c t ch c t i TP H i Phòng ứ ạ ả vào ngày 28/ 11/2006 nh m thúc đ y m i quan h t t đ p gi a các phòng máy ằ ẩ ố ệ ố ẹ ữ kinh doanh Games - Internet và nhà cung c p d ch v Game Online ấ ị ụ

MC bước ra sân kh u chào m ng t t cấ ừ ấ ả quan khách tham gia chương trình

MC gi i thi uớ ệ đ i bi u tham gia chạ ể ương trình, gi i thi u m cớ ệ ụ đích, ý nghĩa

c a chủ ương trình

MC m i các thành ph n ban lãnh đ o, khách m i VIP lên phát bi u ý ki n.ờ ầ ạ ờ ể ế

MC nổ đ nh không khí và t p trung m i ngị ậ ọ ườ ề ưới v h ng sân kh u.ấ

Ti p theo đó là ế ph n gi i thi u v ầ ớ ệ ề chính sách bán hàng, về hệ th ng E-sale, ố E-game c a anh Bùi Minh Ph ủ ươ ng - GĐ công ty Zion, nhà phân ph i th ố ẻ cào Vinagame t i mi n B c và ạ ề ắ mi n Trung ề

Anh Ph m Hoàng - Ph ạ ụ trách bộ ph n H ậ ỗ trợ khách hàng c a VinaGame lên ủ trình bày v ề hệ th ng chăm sóc khách hàng c a công ty, và thông báo v vi c ố ủ ề ệ

m tr m H tr Khách hàng t i H i Phòng trong th i gian t i ở ạ ỗ ợ ạ ả ờ ớ

MC m i quýờ ban lãnh đ o trạ ả về sân kh uấ đ cùng trể ả l i câu h i c a kháchờ ỏ ủ

m i vàờ gi i báo chí.ớ

Âm thanh chu n bẩ ị ít nh t 3 micro và hi u ch nh thích h p.ấ ệ ỉ ợ

MC nên t o không khí sôi n i và khuy n khích quan khách đ t câu h i.ạ ổ ế ặ ỏ

C mả n sau m i câu trơ ọ ả l i cũng nhờ ư câu h i,cóỏ thể l p l i câu h i cho m iặ ạ ỏ ọ

người cùng nghe, t o b u không khíạ ầ h u nghữ ị và trao đ i nhi t tìnhổ ệ

Trong giờ gi i lao, Ban T ả ổ Ch c ph i liên t c tr ứ ả ụ ả l i các câu h i c a các v ờ ỏ ủ ị

đ i bi u: ạ ể

Anh Tr n ầ Đình Đ c - Ph ứ ụ trách dự án Ph n m m qu n lý ầ ề ả phòng máy CSM lên trình bày các tính năng u vi t c a d ch v ư ệ ủ ị ụ này

Anh Vũ Xuân Bách - Tr ưở ng b ộ ph n Marketing c a VinaGame t i mi n B c, ậ ủ ạ ề ắ

đ i di n cho 123mua gi i thi u v ạ ệ ớ ệ ề d ch v ị ụ này t i ớ đ i di n các phòng máy ạ ệ

t i H i phòng: ạ ả

Sôi n i nh t v n là ổ ấ ẫ ph n giao l u gi a Ban T ầ ư ữ ổ Ch c và ứ các khách m i: ờ

Anh Bùi Minh Ph ươ ng - GĐ CT Zion trao ph n th ầ ưở ng cho 2 đ i lý tiêu bi u ạ ể

t i H i Phòng, g m Công ty Qu c B o và Công Ty Đi n t tin h c H i ạ ả ồ ố ả ệ ử ọ ả Phòng Đây là nh ng đ i lý l n c a VinaGame t i khu v c H i Phòng ữ ạ ớ ủ ạ ự ả

Đ i di n c a nhà tài tr - Công ty máy tính Vĩnh Trinh trao gi i th ạ ệ ủ ợ ả ưở ng cho

10 phòng máy tiêu bi u t i thành ph H i Phòng ể ạ ố ả

Ph n rút thăm may m n ầ ắ đ ượ c m i ọ đ i bi u tham gia h i ngh ạ ể ộ ị h ưở ng ng ứ tích c c Ai s ự ẽ là chủ nhân c a 10 ph n quà ủ ầ may m n c a nhà ắ ủ tài tr ? Cùng ợ

b c thăm nào… ố

Và đây là nh ng đ i bi u may m n b c thăm ữ ạ ể ắ ố đ ượ c quà t ng c a nhà ặ ủ tài tr : ợ

T ng quàặ cho khách m i.ờ

K t thúc bu i h i ngh ế ổ ộ ị

III SAU H I NGH Ộ Ị

Liên l c sau h i ngh ạ ộ ị

N m b t nh ng ýắ ắ ữ ki n, ph n h i sau bu i h i ngh ế ả ồ ổ ộ ị

Đem băng hình đ ghi hình nh trong liên hoan chuy n thành đĩa hình g i t ngả ả ể ử ặ khách hàng tham gia