tổ chức hội nghị khách hàng nhân kỷ niệm mười năm thành lập chi nhánh công ty yến sào khánh hòa tại tp.hcm

1.2 Lý do hình thành dự án: Nhân kỷ niệm 10 năm thành lập, chi nhánh công ty đã tổ chức buổi hội nghịkhách hàng nhằm tri ân khách hàng đã gắn bó với công ty và để đánh giá mộtchặng đường

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP.HCM

KHOA SAU ĐẠI HỌC

NIỆM MƯỜI NĂM THÀNH LẬP CHI NHÁNH CÔNG TY YẾN SÀO KHÁNH HÒA TẠI TP.HCM

GVHD : TS LƯU TRƯỜNG VĂN SVTH : NGUYỄN BẢO QUỲNH CHI

LỚP : MBA 12B

MSHV : 006

TP.HCM, tháng 05 năm 2013

 

TP.HCM, ngày…… tháng………năm………

1 GIỚI THIỆU: 1

1.1 Tổng quan về công ty: 1

1.2 Lý do hình thành dự án: 1

1.3 Mục tiêu dự án: 1

1.4 Tóm tắt dự án: 2

2 QUY MÔ DỰ ÁN: 2

2.1 Nhân sự: 2

2.2 Chi phí: 5

2.3 Thời gian: 6

3 CÁC GIẢ ĐỊNH: 7

4 CÁC RÀNG BUỘC: 7

5 CÁC LOẠI TRỪ: 7

6 DỰ ÁN CÓ LIÊN QUAN: 8

7 CẤU TRÚC PHÂN CHIA CÔNG VIỆC (WBS): 8

8 TIẾN ĐỘ DỰ ÁN: 9

9 MA TRẬN PHÂN CÔNG TRÁCH NHIỆM (RAM): 10

10 TRÁCH NHIỆM VÀ MỐI QUAN HỆ GIỮA CÁC BỘ PHẬN TRONG DỰ ÁN (RACI): 11

11 CÁCH THỨC KIỂM SOÁT DỰ ÁN ĐÃ ĐƯỢC DÙNG TẠI DỰ ÁN NÀY: 12

11.1 Kiểm soát tiến độ: 12

11.2 Kiểm soát chi phí: 13

11.3 Kiểm soát chất lượng: 14

12 SƠ ĐỒ TỔ CHỨC DỰ ÁN: 14

13 RỦI RO DỰ ÁN: 14

14 GIAO TIẾP GIỮA CÁC BÊN THAM GIA VÀ QUẢN LÝ THÔNG TIN: 15

14.1 Giao tiếp giữa các bên tham gia: 15

14.2 Quản lý và lưu trữ thông tin: 16

15 MỨC ĐỘ THÀNH CÔNG CỦA DỰ ÁN: 16

1 GIỚI THIỆU:

1.1 Tổng quan về công ty:

Công ty TNHH nhà nước một thành viên Yến sào Khánh Hòa là doanh

nghiệp Nhà nước được thành lập theo quyết định số 78/QĐ-UB ngày 16/01/1993của UBND tỉnh Khánh Hòa

Là đơn vị đầu ngành của cả nước về quản lý nguồn lợi yến sào, chiến lược pháttriển của Công ty TNHH nhà nước một thành viên Yến sào Khánh Hòa được xácđịnh : với tâm điểm là « Chim Yến », dựa trên nền tảng thương hiệu “Yến sàoKhánh Hòa”

Chi nhánh công ty Yến Sào Khánh Hòa tại Tp.Hồ Chí Minh được thành lậpnăm 2003 Là một trong những chi nhánh phát triển mạnh và bền vững trong việcbán hàng, phân phối sản phẩm đến người tiêu dùng Sau 10 năm xây dựng và pháttriển chi nhánh đã xây dựng rất thành công hình ảnh thương hiệu “Yến Sào KhánhHòa” trong khu vực miền Nam, với 5 showroom tại Tp.Hồ Chí Minh và 8showroom tại các tỉnh miền Tây Và hiện nay vẫn đang tiếp tục mở rộng thịtrường nhằm phủ sóng thương hiệu “Yến sào Khánh Hòa” đến khắp các tỉnh miềnNam

1.2 Lý do hình thành dự án:

Nhân kỷ niệm 10 năm thành lập, chi nhánh công ty đã tổ chức buổi hội nghịkhách hàng nhằm tri ân khách hàng đã gắn bó với công ty và để đánh giá mộtchặng đường dài phấn đấu và phát triển của Ban lãnh đạo và tập thể nhân viên chinhánh

- Đồng thời quảng bá thương hiệu “Yến Sào Khánh Hòa” ra xa hơn nữa.

1.4 Tóm tắt dự án:

- Tên Dự án “Hội nghị khách hàng nhân kỷ niệm 10 năm thành lập chi nhánhcông ty Yến sào Khánh Hòa tại TP.Hồ Chí Minh”

- Đơn vị tổ chức: chi nhánh công ty Yến sào Khánh Hòa tại TP.Hồ Chí Minh

Địa điểm tổ chức: Trung tâm hội nghị White Palace (194 Hoàng Văn Thụ P.9 – Q.Phú Nhuận)

Thời gian tổ chức: 17h30 ngày 02 tháng 04 năm 2013

- Hội nghị được tổ chức vào ngày 02 tháng 04 năm 2013

- Quy mô của việc tổ chức Hội nghị bao gồm: lập kế hoạch, chuẩn bị các yếu

tố phục vụ cho Hội nghị và thực hiện Hội nghị Việc tổ chức Hội nghị donội bộ chi nhánh công ty Yến sào Khánh Hòa tại TP.Hồ Chí Minh kết hợpvới các đơn vị dịch vụ bên ngoài thực hiện

2.1 Nhân sự:

- Ban quản lý dự án bao gồm các thành viên được phân bổ theo các ban sau:+ Ban tổ chức:

Đinh Viết Thuận: Trưởng ban

Lê Trường Kỳ: Phó banNguyễn Thành Nhân: Thành viên

Lê Thị Hồng Yến : Thành viên+ Ban thư ký:

Trương Mai Đàn : Trưởng banPhạm Ngọc Trân : Phó Ban

Lê Thị Phương : Thành viên+ Ban văn nghệ:

Nguyễn Xuân Nhi: Trưởng ban

Tô Thị Cẩm Vân : Phó banNguyễn Thị Bảo Hương: Thành viên+ Ban hậu Cần:

Lê Xuân Tài: Trưởng banTrần Thị Nhiệm: Phó banNguyễn Thị Hồng Hạnh: Thành viênTrương Thị Hồng Ni: Thành viênPhạm Xuân Cẩm Uyên: Thành viênPhan Thị Kim Oanh: Thành viên

- Trưởng ban dự án do ông Đinh Viết Thuận – Giám đốc chi nhánh Yến SàoKhánh Hòa tại TP.HCM làm trưởng ban, có toàn quyền và trách nhiệmtrong việc quản lý và điều hành dự án theo đúng kế hoạch dự án

- Bảng phân công công việc cụ thể như sau:

-Chuẩn bị báo cáo -Chuẩn bị bài phát biểu khai mạc, bế mạc

-Gửi thư mời-Lập danh sách khách mời -In thẻ đại khách mời, bảng tên -Lập chương trình chính thức cho Hội nghị-In ấn, photo, đóng tập tài liệu

-Lập bảng thông tin liên lạc của các thành viên liên quan (cán

bộ của chi nhánh công ty và người liên hệ của các dịch vụ)

2.2 Chi phí:

- Lãnh đạo công ty sử dụng Quỹ đầu tư, phát triển để thực hiện dự án với ngânsách là 504.5 triệu đồng.

- Dự trù : 5% tổng chi phí

Chi phí được phân bổ chi tiết theo các hạng mục như sau:

Công việc Ngân sách Tỷ lệ Diễn Giải

Phòng hội nghị 42,000,000 8.40%

DV ăn uống 216,000,000 42.90% Tiệc buffet (thức

ăn và nước uống)Văn nghệ 30,000,000 5.90% 2 ca sĩ hát 2 bài

Báo chí 50,000,000

9.90% Báo thanh niên,

tuổi trẻ (phỏngvấn, đăng tin)Thuê MC 20,000,000 4% 2 MC (1 nam,1 nữ)

Giải nhì: 1 chuyến

du lịch Campuchiadành cho 2 ngườiGiải ba: 1 ipad4

2 giải khuyếnkhích: iphone 5Hoa 5,000,000 0.99% Hoa bó và hoa cài áo

In ấn tài liệu 1,000,000 0.20%

Văn phòng

phẩm 500,000

0.02%

về BGĐ.

2.3 Thời gian:

- Thời gian thực hiện dự án: 1,5 tháng

- Công tác chuẩn bị tổ chức hội nghị được thực hiện từ ngày 19/02/2013

- Các mốc thời gian chính như sau:

S tt

6 Gửi thư mới đến các Đại biểu 12/03/13

8 Mua sắm quà lưu niệm, VPP, các dụng cụ

cần thiết cho hội nghị 18/03/13

9 Lập chương trình hội nghị chính thức 22/03/131

0

Lập kế hoạch đón khách mời

22/03/131

2

Khai mạc Hội nghị

02/04/131

3 CÁC GIẢ ĐỊNH:

- Vật giá của các mặt hàng quà lưu niệm, quà tặng,hoa, văn phòng phẩm ít có thayđổi, nếu có thay đổi thì chỉ tăng tối đa trong khoản dự phòng là 5%

- Nguồn nhân viên không biến chuyển

- Thời tiết thuận lợi

4 CÁC RÀNG BUỘC:

- Hội nghị diễn ra đúng thời gian dự kiến

- Kinh phí có giới hạn nên việc triển khai mua sắm, đặt tiệc phải được tính toán kỹlưỡng

- Nhân viên đủ để đảm bảo việc triển khai hội nghị theo đúng kế hoạch

Vào năm 2011 chi nhánh công ty đã tổ chức rất thành công Hội nghị khách hàngnhằm tri ân khách hàng thân thiết và trao giải thưởng cho các đại lý, nhà phân phối,đồng thời đây cũng là dịp quảng cáo hình ảnh công ty Ngoài ra công ty còn liên kết,

hỗ trợ tổ chức các sự kiện cho các showroom liên kết và chương trình Festival cho tỉnhKhánh Hòa Với việc tổ chức rất thành công các Hội nghị, sự kiện là tiền đề để công ty

có kinh nghiệm tổ chức Hội nghị lần này

7 CẤU TRÚC PHÂN CHIA CÔNG VIỆC (WBS):

Dự án tổ chức Hội nghị

Lập kế hoạch dự thảo

Hoàn thành kế hoạch chính thức

Chuẩn bi thực hiện

kế hoạch

Ban tổ chức

Bổ nhiệm các vị trí trong các ban

Theo dõi,nắm bắt báo cáo tình hình thực hiện

dự án

Ban Thư ký

Gửi thư mời

Chuẩn bị nội dung bài phát biểu

Ban văn nghệ

Liên hệ ca

sĩ, MC

Duyệt nội dung văn nghệ

Ban hậu cần

Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ,truyền thông

Lập bảng kinh phí

Mua quà lưu niệm, VPP Chuẩn bị bảng tên, hoa

Tổ chức Hội nghị

Họp tổng kết, đánh giá hội nghị

Côn g việc trư ớc

1 Lập BQL Dự án Hội nghị 19/02/13 22/02

/13

2 Họp tư vấn, chuẩn bị hội nghị 25/02/13 25/02/13 1

3 Lập chương trình dự kiến của Hội nghị. 26/0

6 Lựa chọn Nhà cung cấp Dịch vụ 06/03/13 11/03/13 5

7 Gửi thư mời đến khách mời. 12/03/13 15/03

/13 6

8 Mua sắm quà lưu niệm, VPP, các dụng cụ

cần thiết cho hội nghị 18/03/13 21/03/13 7

9 Lập chương trình hội nghị chính thức. 22/0

3/13

26/03/13 81

0

Lập kế hoạch đón khách mời

22/03/13 26/03/13 81

1

Chuẩn bị nội dung bài diễn văn

27/03/13 27/03/13 91

2

Rà soát lại công tác chuẩn bị

28/03/13 01/04/13 11

3

Khai mạc Hội nghị

02/04/13 02/04/131 121

4

Họp tổng kết, đánh giá Hội nghị

03/04/13 03/04/13 13

9 MA TRẬN PHÂN CÔNG TRÁCH NHIỆM (RAM):

Công việc Bộ phận thực hiện Bộ phận liên quan

Bantổchứ

Banthưký

Banvănng

Ban

hậu

Ban

GĐ

Phòng

nh

Phòng

kế

Bên

ngoà

c h

ệ

cần

ân

sự

toán

i

Lập BQL Dự án Hội nghị C B B

Họp tư vấn, chuẩn bị hội nghị C H H H

Lập chương trình dự kiến của

Hội nghị

C,T

Lập bảng kế hoạch thực hiện

C,H

Lập bảng kinh phí và đề xuất

địa điểm tổ chức

H,V

Lựa chọn Nhà cung cấp Dịch

Gửi thư mời đến các Đại biểu C

Mua sắm quà lưu niệm, VPP,

các dụng cụ cần thiết cho hội

Chuẩn bị nội dung bài diễn văn C B

Rà soát lại công tác chuẩn bị C H H H B

Chịu trách nhiệm trước (A)

Phối hợp với (C)

Báo tin cho (I)

BGĐ

Lập chương trình dự

kiến của Hội nghị

Ban tổchức

BGĐ Ban thư

ký, Banhậu cần,Ban vănnghệ

BGĐ

Lập bảng kế hoạch thực

hiện

Ban tổchức

BGĐ Ban thư

ký, Banhậu cần,Ban vănnghệ

BGĐ

Lập bảng kinh phí và đề

xuất địa điểm tổ chức

Ban hậucần

BGĐ Ban thư

ký, Banhậu cần,Ban vănnghệ

BGĐ

Lựa chọn Nhà cung cấp

Dịch vụ

Ban hậucần

BGĐ Ban thư

ký, Banhậu cần,Ban vănnghệ

BGĐ

Lập kế hoạch đón khách

mời

Ban tổchức

BGĐ Ban văn

nghệ

BGĐ

Chuẩn bị nội dung bài diễnvăn Ban tổ chức BGĐ Ban thư ký BGĐ

Rà soát lại công tác chuẩn bị Ban tổ chức BGĐ Ban thư

ký, Banhậu cần,Ban vănnghệ

BGĐ

11 CÁCH THỨC KIỂM SOÁT DỰ ÁN ĐÃ ĐƯỢC DÙNG TẠI DỰ ÁN NÀY:

11.1 Kiểm soát tiến độ:

Ban QLDA bám sát vào bảng Kế hoạch thực hiện theo sơ đồ mạng đính kèm

để kiểm soát tiến độ thực hiện dự án

Cập nhật thực tế công việc theo các mốc thời gian Đánh giá % tiến độ thựchiện so với kế hoạch để phân bổ lại nguồn lực, khắc phục các sai khác nhằm thựchiện đúng kế hoạch như ban đầu

Việc cập nhật thực tế này tiến hành ngay trên bảng Kế hoạch thực hiện theo

sơ đồ Gantt để dễ dàng so sánh các sai khác

Các sai lệch về thời gian hoàn thành được ghi rõ trên sơ đồ (theo ngày)

Bảng giới hạn thời gian và phương pháp giải quyết:

Giới hạn Phương án giải quyết

Thời gian thực tế vượt kế hoạch

<=5 %

Điều tra tìm nguyên nhân

Điều động thêm nhân viên hoặclàm thêm giờ

Thời gian thực tế vượt kế hoạch 10%

5-Kiểm tra lại quá trình làm việc

Xây dựng phương án để đuổi kịptiến độ nhưng không làm vượt ngânsách

Thời gian thực tế vượt kế hoạch

11.2 Kiểm soát chi phí:

- Kinh phí cấp cho Dự án được chi theo tiến độ Công việc và giao cho Nhân viênchuyên trách lập kế hoạch và chi theo ngân sách dự án

- Trưởng ban tổ chức sẽ chịu trách nhiệm quản lý và báo cáo về chi phí của dự án đếnBan giám đốc trong suốt thời gian của dự án Ban tổ chức sẽ trình bày và xem xét hiệusuất chi phí của dự án trong cuộc họp về tình trạng dự án Ban tổ chức chịu tráchnhiệm giải thích những sai lệch chi phí Tất cả các quyền và các quyết định về ngânsách, bao gồm cả các thay đổi ngân sách đều thuộc về Ban giám đốc.

- Đưa ra bảng giới hạn chi tiêu và phương pháp giải quyết:

Giới hạn Phương án giải quyết

Chi phí thực tế vượt Ngân sách <=5

% Điều tra tìm nguyên nhân.

Chi phí thực tế vượt Ngân sách 10% Kiểm tra lại toàn bộ chi phíChi phí thực tế vượt Ngân sách

11.3 Kiểm soát chất lượng:

Để Hội nghị diễn ra thành công, các bộ phận trong quá trình tham gia dự án cầnchú ý kiểm soát chất lượng công việc như sau:

- Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ uy tín, có kinh nghiệm, tốt nhất là đã từng hợp tác vớicông ty

- In ấn đầy đủ tài liệu, báo cáo, thông tin liên lạc chính xác

- Chuẩn bị quà, hoa đầy đủ

- Việc tặng quà lưu niệm, hoa, chụp ảnh cần được phổ biến trước thời gian, thứ tự chocác bộ phận để tránh việc lộn xộn

- Bộ phận hướng dẫn, tư vấn, giải đáp thắc mắc, hỗ trợ thông tin phải liên hệ với các bộphận liên quan để chuẩn bị đầy đủ các thông tin và nắm thời gian sự kiện diễn ra đểchủ động trong quá trình làm việc Bộ phận này được đặt trước sảnh phòng Hội nghị

- Kiểm tra công tác chạy thử chương trình, tổng duyệt trước ngày 12/04/2013

12 SƠ ĐỒ TỔ CHỨC DỰ ÁN:

- Giao việc cho những cá nhân có

đủ khả năng, “chọn mặt gửi vàng”.-Tiến hành đào tạo nhân lực chotừng khâu của Hội nghị

2 Chậm tiến độ dự án làm gia tăng

Giám sát và yêu cầu các Ban báocáo thường xuyên tiến độ thựchiện

3 Số lượng khách mời đến dự

không đông đủ như mong đợi H

-Khảo sát khả năng tham dự Hộinghị ngay khi phát thiệp mời chokhách

-Chương trình thu hút người tham

dự từ nội dung đến hình thức

4

Sự cố kỹ thuật (mất điện, hư hỏngthiết bị liên quan đến âm thanh,ánh sáng…)

chất lượng các dịch vụ theo cầu

nhau

-Phải có cam kết với các nhà cungcấp về các rủi ro co thể xảy ra để

họ có những biện pháp đối ứng

Ghi chú: H: Cao M: Trung bình L: Thấp

14 GIAO TIẾP GIỮA CÁC BÊN THAM GIA VÀ QUẢN LÝ THÔNG TIN:

14.1 Giao tiếp giữa các bên tham gia:

Trưởng Ban tổ chức làm đầu mối liên hệ khi cần trao đổi, kiểm tra công việc

Các hình thức trao đổi thông tin:

+ Văn bản

+ Email

+ Điện thoại

+ Chat: yahoo, skype…

Họp giao ban hàng tuần vào sáng thứ hai để các Ban báo cáo việc thực hiện tiến

Do quy mô của dự án nhỏ nên không có Điều lệ dự án Các nhân viên tham gia

dự án thực hiện theo Điều lệ công ty và Hợp đồng lao động

14.2 Quản lý và lưu trữ thông tin:

- Ban tổ chức: quản lý và lưu trữ các văn bản, email báo cáo công việc của các bộ phận

liên quan

- Ban thư ký: quản lý và lưu trữ các hồ sơ liên quan đến tài liệu phục vụ cho Hội nghị

như thư mời, bài phát biểu…

- Ban văn nghệ: quản lý và lưu trữ danh sách các tiết mục văn nghệ

- Ban hậu cần: quản lý và lưu trữ hồ sơ liên quan đến công tác chuẩn bị cho Hội nghị

+ Hợp đồng ký kết với các đơn vị thực hiện dịch vụ và thông tin người liên hệ của mỗiđơn vị.

+ Bảng phân công công việc cho công tác hậu cần (mua sắm quà tặng,VPP; các côngviệc trong ngày hội nghị…)

+ Thông tin các thành viên Ban tổ chức, Ban thư ký, Ban văn nghệ, Ban hậu cần

15 MỨC ĐỘ THÀNH CÔNG CỦA DỰ ÁN:

- Chi phí phân bổ và được sử dụng nằm trong phạm vi ngân sách cho phép

- Chất lượng các dịch vụ đáp ứng đúng yêu cầu, không xảy ra các trường hợp ngoài dựkiến

- Số lượng khách mời tham dự đủ, đúng như mong đợi

- Hội nghị đã diễn ra theo đúng kế hoạch và thành công tốt đẹp

- Qua việc tổ chức Hội nghị lần này nhiều khách hàng đã biết đến thương hiệu Yến sàoKhánh Hòa, qua đó đã làm tăng doanh thu bán hàng

- Nhân viên thấy được giá trị truyên thống và phát triển ngành nghề Yến Sào của chinhánh, đó sẽ là động lực để tập thể nhân viên làm việc, phấn đấu hơn nữa

16 NHỮNG NỘI DUNG CẦN CẢI THIỆN CỦA DỰ ÁN NÀY:

- Quy mô cần mở rộng hơn nữa vì có nhiều khách hàng thân thiết chưa được mời thamdự

- Nhân viên cần chuyên nghiệp hơn trong việc chuẩn bị và tổ chức

+ Khâu tiếp đón khách cần chu đáo hơn

+ Cần nắm bắt tình hình trong quá trình diễn ra hội nghị để sẵn sàng phục vụ một cáchtốt nhất

+ Nên lập các phương án dự phòng để tránh những tình huống không mong muốn và

có những giải pháp xử lý thật chuyên nghiệp

17 NHỮNG BÀI HỌC KINH NGHIỆM RÚT RA TỪ DỰ ÁN NÀY:

- Hội nghị diễn ra một cách tốt đẹp, được đông đảo khách hàng và giới truyền thôngđánh giá cao

- Góp phần nâng tầm giá trị thương hiệu Yến Sào Khánh Hòa lên một nấc mới tronglòng các khách hàng thân thiết cũng như truyền thông, đạt được mục đích của ChiNhánh khi tổ chức sự kiện lần này.

- Các nhân viên có thêm niềm tự hào về Chi Nhánh, tinh thần đoàn kết của nhân viênbền chặt hơn